SL 
EN 
DE 
BG 
HR 
CS 
DA 
NL 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
ES 
SV 
Orodje za olajševanje
Letak za razširjanje
Zbirka orodij
Dodatni viri
Spletna stran Zbirka orodij za olajševanje projektov socialnih storitev je bil zasnovan tako, da se učinkovito odziva na nujne upravne in tehnične izzive, ki se pojavljajo v vseh fazah projektnega cikla. Njen glavni cilj je pomagati organom upravljanja, ki delujejo na vseh ravneh (nacionalni, regionalni in lokalni), vključno s posredniškimi organi in agencijami, pri dostopu do sredstev ESS+ in ESRR (skupaj z drugimi programi) in njihovem upravljanju v korist socialnih storitev.
Zbirka orodij se ukvarja z iskanjem rešitev in oblikovanjem orodij, ki poenostavljajo dostop do sredstev EU. Ponuja različna praktična orodja, nasvete, priporočila in predloge ter izpostavlja obetavne prakse iz različnih držav članic EU.
Zbirka orodij je bil zasnovan za racionalizacijo postopka upravljanja projektov na sedmih ključnih tematskih področjih: Prijava projekta, partnerstvo in horizontalna načela, izbira in vrednotenje projekta, kakovost projekta in komunikacija, proračun, poročanje, spremljanje in trajnost.
V tem razdelku boste našli vrsto predloge, preglednicein kontrolni seznami za vseh sedem tematskih področij, ki naj bi pomagali pri premagovanju zapletenosti olajševanja projektov in izvajanju najboljših praks na podlagi spoznanj za posamezne sektorje.
01 Faza uporabe
Orodje je treba uporabiti pri oblikovanju odprtega razpisa za socialno vključevanje in inovacije, da se zagotovi dostop do programa za vse ustrezne potencialne prijavitelje.
Uporabniški priročnik za orodje:
- Orodje vključite v postopek oblikovanja razpisa kot opomnik, katere vidike ponudnikov socialnih storitev je treba upoštevati.
- Pred začetkom oblikovanja razpisa in oblikovanjem skupine za oblikovanje razpisa preverite vprašanja v orodju, zlasti vprašanje 1.
- Na začetku oblikovanja razpisa z ekipo, ki pripravlja razpis, delite vprašanja iz orodja in po potrebi dodajte dodatna vprašanja za posamezne države ali sektorje.
- S pomočjo kontrolnega seznama preverite predkončni klic in se prepričajte, da lahko na vsa vprašanja odgovorite z DA.
Ta oddelek vsebuje zbirko orodij, ki so namenjena olajšanju dvostopenjskega postopka prijave v programih ESS+, ki podpirajo socialne storitve, kot rešitev za zmanjšanje nepotrebnega upravnega bremena tako prijaviteljev kot organov upravljanja/posredniških teles s predhodnim filtriranjem projektnih predlogov v zgodnji fazi razvoja.
Zbirka orodij vključuje:
A. Kontrolni seznam za uporabo dvostopenjskega postopka prijave med programiranjem ali pred oblikovanjem razpisa
Orodje pomaga pri odločitvi, ali je dvostopenjski postopek prijave najprimernejša vrsta postopka prijave za načrtovani razpis. Odgovor DA na vprašanje 1. in min 50% vprašanj pomeni, da je zelo priporočljivo uporabiti dvostopenjski postopek prijave, da se zmanjša delovna obremenitev tako prijaviteljev kot organa upravljanja/posredniškega organa.
Orodje je treba uporabiti, ko se sprejme odločitev o vrsti postopka prijave, bodisi v obdobju načrtovanja programa bodisi v obdobju oblikovanja razpisa (odvisno od države).
Navodila za uporabo orodja
- Orodje vključite v postopek načrtovanja programiranja/izbire, da zagotovite izbiro najprimernejše vrste postopka uporabe.
- Seznamu lahko po želji dodate vprašanja za posamezne države ali sektorje.
- Če je odgovor DA na vprašanje 1 in min. 50% vprašanj, izberite dvostopenjski postopek prijave
Prenesite kontrolni seznam za uporabo dvostopenjskega postopka prijave
B. Korak 1 Vzorec vzorca obrazca za prijavo za ESS+
Kadar je pri razpisu ESS+, zlasti tistem, ki podpira socialno vključenost in inovacije, izbran dvostopenjski postopek prijave, je treba uporabiti predlogo prijavnega obrazca, ki je na voljo v tem povezava se lahko uporabi kot vzorec v koraku 1, po potrebi prilagojen nacionalnemu obrazcu za prijavo.
Uporabniški priročnik za orodje:
Vzorec vzorca sledi strukturi enostopenjske standardne predloge obrazca za prijavo ESS+. Nacionalni prijavni obrazci z drugačno strukturo morajo predlogo ustrezno spremeniti, vendar ohraniti njen namen in logiko.
Namen in logika koraka 1:
- Korak 1 mora vključevati poglavja o ustreznosti projekta, projektnem partnerstvu, splošnih in posebnih ciljih projekta ter opis glavnih načrtovanih dejavnosti in njihove povezave s kazalniki programa.
- V prvem koraku se lahko pozanimate le o skupnem proračunu in proračunu, razdeljenem po partnerjih.
- V koraku 1 je treba zahtevati le priložene dokumente za preverjanje upravičenosti vodilnega partnerja in če je te informacije mogoče pridobiti iz javnih podatkov, ni treba zahtevati priloge.
- V koraku 1 je treba omogočiti spremembo vseh delov v koraku 2, razen:
- Naslov in kratica projekta
- Vodilni prijavitelj
- Cilj ciljnega razpisa, splošni cilji projekta in glavne ciljne skupine
- Skupni proračun projekta je mogoče spremeniti le z največ 30% v koraku 2.
Prenesi predlogo obrazca za prijavo v 1. koraku
C. Korak 2 Vzorec obrazca za prijavo ESS+
Kadar je pri razpisu ESS+, zlasti pri razpisu, ki podpira socialno vključenost in inovacije, izbran dvostopenjski postopek prijave, se lahko spodaj navedena predloga obrazca za prijavo uporabi kot vzorec v 2. koraku in se po potrebi prilagodi nacionalnemu obrazcu za prijavo.
Uporabniški priročnik za orodje:
Vzorec vzorca sledi strukturi enostopenjske standardne predloge obrazca za prijavo ESS+. Nacionalni prijavni obrazci z drugačno strukturo morajo predlogo ustrezno spremeniti, vendar ohraniti njen namen in logiko.
Namen in logika koraka 2:
- V 2. koraku lahko spremenite vse dele prijavnega obrazca, razen:
- Naslov in kratica projekta
- Vodilni prijavitelj
- Cilj ciljnega razpisa, splošni cilji projekta in glavne ciljne skupine
- Skupni proračun projekta je mogoče spremeniti le z največ 30%.
- Korak 1 Dejavnosti je treba dopolniti z mejniki in rezultati.
- Proračun bi moral omogočati poenostavljene stroškovne možnosti
Prenesi predlogo obrazca za prijavo v 2. koraku
Orodji B in C uporabljata standardni enostopenjski prijavni obrazec ESS+ kot osnovo in se opirata na logiko programov, ki niso v ESS+ in uporabljajo dvostopenjske (2-stopenjske) prijavne postopke v programskem obdobju 2021-2027, kot sta transnacionalni program Interreg Donava in program Interreg Severozahodna Evropa, kot zatrjevane najboljše prakse s strani socialnih služb.
Upoštevajte, da je bila vzporedno s to zbirko orodij kot drugi steber dvostopenjskega postopka prijave razvita tudi zbirka orodij za ocenjevanje predlogov v dvostopenjskem postopku prijave pod točko 3.2 Ocenjevanje predloga projekta v dvostopenjskem postopku prijave.
02 Partnership & Horizontal Principles
Orodja od 1 do 9 predlagati, da Organi upravljanja, sami ali v sodelovanju s partnerji, vprašanja, uporabna za operacionalizacijo načelo partnerstva v celotnem programskem ciklu.. Ta orodja se lahko uporabljajo za oblikovanje partnerstev v zvezi s katerim koli ciljem ali temo politike. Predlogi za dodatne partnerje so poudarjeni s svetlo modro barvo in so lahko koristni za oblikovanje partnerstev na področju zagotavljanja socialnih storitev.
Orodji 10 in 11 se nanašajo na horizontalna načela (enakost spolov, vključevanje načela enakosti spolov, enakost) in so lahko koristni tako za organe upravljanja pri ocenjevanju programov z vidika enakosti spolov kot z vidika socialne vključenosti. Ista orodja lahko uporabljajo izvajalci in projektni partnerji za ocenjevanje svojih projektnih predlogov z vidika enakosti spolov in socialne vključenosti.
Orodje 12 je naslovljeno na partnerje/projektne nosilce. Vsebuje kontrolni seznam, ki organizacijam pomaga pri vzpostavljanju partnerstva ali projekta, ki se izvaja s partnerji, saj navaja najpomembnejše elemente, ki jih je treba vključiti v partnerski sporazum, in daje nekaj nasvetov.
Sektorska uporaba partnerskih in horizontalnih načel
Ta oddelek vključuje povratne informacije iz petih sektorjev socialnih storitev: Družine v revščini in otroci v varstvu, vključevanje v delo, invalidi, revščina in brezdomstvo ter starejši. Orodja iz partnerstva in horizontalna načela so pregledali strokovnjaki iz teh sektorjev. Zbrane povratne informacije v nadaljevanju predlagajo stalne izboljšave za izpolnjevanje potreb posameznih sektorjev.
- Priložnosti za izmenjavo in iskanje partnerjev: oblikovanje dogodkov za izmenjavo in iskanje partnerjev, ki jih omogočajo organi upravljanja, bodisi osebno ali prek spleta, da bi spodbudili izmenjavo informacij med organizacijami, ki delujejo na istih ozemljih ali obravnavajo podobne teme.
- Osveščanje in krepitev zmogljivosti: osveščanje in krepitev zmogljivosti za uporabo orodij notranje organizacije s strani potencialnih upravičencev To lahko vključuje uporabo osnutkov dokumentov za zbiranje partnerjev okoli projektne zamisli, spodbujanje skupnih povratnih informacij in uskladitev z uradnimi predlogami projektov.
- Usklajevanje starih in novih partnerjev:
- Prednosti starih partnerjev: Vgrajeno zaupanje in skupno razumevanje.
- Prednosti novih partnerjev: Sveže ideje, inovacije in nova znanja.
- Priporočilo: Prizadevajte si za uravnoteženo kombinacijo starih in novih partnerjev, pri čemer upoštevajte čas, potreben za vzpostavitev zaupanja z novimi partnerji.
- Izbira "pravih" partnerjev:
- Izvedite kartiranje in analizo deležnikov za opredelitev potencialnih partnerjev.
- Ocenite partnerje na podlagi spretnosti, strokovnega znanja, zmogljivosti, dodane vrednosti, virov, motivacije, inovativnosti, reprezentativnosti in legitimnosti.
- Zagotavljanje ustreznega strokovnega znanja in raznolikosti v partnerstvu.
- - Vključevanje partnerjev:
- Spodbujajte odprt dialog in razpravo o ciljih partnerstva.
- Določite ključne posameznike v partnerskih organizacijah za spodbujanje sodelovanja.
- Izvedite začetne delavnice in redna srečanja za razjasnitev ciljev.
- Za vodenje razprav in zagotavljanje napredka uporabite moderatorje.
- namenite podporno osebje za pomoč novim partnerjem ali partnerjem z omejenimi viri.
- Spodbujanje neformalnih odnosov s predstavniki partnerjev.
- Osredotočite se na jasen, zlahka prepoznaven problem.
- Razmislite o formalnih zavezah v obliki sporazumov o partnerstvu.
- omogočanje dogodkov za mreženje partnerjev.
- Dogovor o skupni viziji:
- doseganje soglasja o ciljih in metodah partnerstva.
- Uporabite participativne pristope in tehnike doseganja soglasja.
- Zagotovite, da skupina skupaj uresničuje vizijo partnerstva.
- Z dvostranskimi pogovori in revizijo načrtovanja partnerstev obravnavajte problem prekinitve sodelovanja.
- Ohranjanje vključenosti in sodelovanja:
- Spodbujajte stalno komunikacijo prek različnih kanalov.
- Poudarjajte oprijemljive rezultate, ki dokazujejo napredek.
- Okrepite cilje in naloge z natančnimi akcijskimi načrti.
- Ustvarite odprto in pregledno vzdušje.
- Zagotovite jasno vodstvo za spodbujanje sodelovanja.
- Okrepite odnose z neformalnimi dejavnostmi.
- Mentoriranje partnerjev, ki se soočajo z izzivi v zvezi z viri ali izkušnjami.
- Enako cenite prispevke vseh partnerjev.
- Ravnanje z neuspešnimi partnerji:
- Začnite dvostranske pogovore, da bi razumeli razloge za neskladnost.
- Razmislite o prerazporeditvi vlog in nalog v partnerstvu.
- Po potrebi ponudite usposabljanje za partnerske veščine.
- Zagotavljanje krepitve zmogljivosti za partnerje z omejenimi viri.
- Združite izkušene partnerje z manj sredstvi.
- Obravnavajte vprašanja preglednosti, neravnovesja moči in komunikacije.
- zamenjajte partnerje, če ni mogoče najti rešitve, v skladu z vnaprej določenimi pravili.
03 Project Selection & Evaluation
Na splošno se izvajalci socialnih storitev v fazi ocenjevanja srečujejo z naslednjimi izzivi in ovirami.
- Pomanjkanje informacij ali usposabljanj o vrednotenju
- Nejasen jezik, uporabljen v ocenjevalni tabeli
- Zamujeni rezultati vrednotenja
- Delov prijavnega obrazca ni mogoče uskladiti z ocenjevalnimi merili, kar onemogoča samoocenjevanje.
- Točkovanje ne odraža ciljev in prednostnih nalog posameznega razpisa.
- Nerazumevanje ali nesposobnost ocenjevalcev je mogoče zaslediti v ocenjevalnem poročilu.
- Pomanjkanje komunikacije med fazami ocenjevanja
Orodja so bila razvita s sodelovanjem ponudnikov socialnih storitev in organov upravljanja na več delavnicah, ki so potekale od 10. do 12. maja 2023. Prispevki teh zainteresiranih strani in njihove poznejše povratne informacije so imeli ključno vlogo pri oblikovanju orodij.
Seznam orodij:
- Prepričajte se, da so cilji, prednostne naloge in pričakovani rezultati razpisa tisti, na katere se osredotoča ocenjevalna lestvica in njeno točkovanje.
- Prepričajte se, da je prijavni obrazec usklajen z ocenjevalno mrežo, tj. da se vsako ocenjevalno merilo lahko ujema z razdelki prijavnega obrazca.
- Za lažje razumevanje zahtev razpisa poskrbite, da bo tudi ocenjevalna tabela uporabljala laični jezik, tako kot drugi deli dokumentacije razpisa (po potrebi je treba zagotoviti glosar).
- Prepričajte se, da so ocenjevalci med pripravo razpisa preizkusili in ocenili AF, ocenjevalno lestvico in točkovanje.
- Poskrbite, da bodo ocenjevalci deležni usposabljanja tudi o tematskem področju, ne le o postopku in metodologiji ocenjevanja.
- poskrbite za informiranje ali usposabljanje o ocenjevanju predlogov in merilih za ocenjevanje, zlasti za majhne ali manj izkušene organizacije.
- Zagotovite jasno in predvidljivo komunikacijo med celotnim postopkom ocenjevanja, po možnosti vključeno v elektronski prijavni sistem.
04 Project Quality & Communication
Zagotavljanje kakovosti je eden ključnih vidikov projektov, ki jih financira EU, organi upravljanja pa so odgovorni za ohranjanje visoke kakovosti vsakega financiranega projekta. Vendar pa projekti na področju socialnih storitev pogosto nimajo skupnega okvira za upravljanje in ocenjevanje kakovosti, kar pozneje povzroča veliko izzivov za OU pri poštenem spremljanju in ocenjevanju projektov z vidika kakovosti. V okviru postopka zagotavljanja kakovosti je pomembno, da se zbirajo povratne informacije od koordinatorjev projektov in partnerjev. To bi moralo zajemati tako napredek projekta kot splošno dinamiko glede vsebine in kakovosti sodelovanja. Zato se precej razlikuje od poročil o spremljanju, ki se osredotočajo na merljiv napredek glede na uporabo projekta.
Seznam orodij:
V tem poglavju sta predstavljeni dve bistveni orodji za upravljanje kakovosti projekta: okvirno orodje za upravljanje in vrednotenje zagotavljanja kakovosti (QAME) ter kontrolni seznam, namenjen opredelitvi merljivih in v rezultate usmerjenih meril projekta, ki je predstavljen v nadaljevanju.
05 Proračun projekta
Seznam orodij:
06 Poročanje o projektih
Veliko prijaviteljev in upravičencev se boji posredovati poštene povratne informacije OU, saj menijo, da bi lahko negativne povratne informacije negativno vplivale na prihodnje prijave projektov. Zbrali smo najpogostejše težave, ki jih je imel sektor socialnih storitev z organi upravljanja v resničnem življenju, in predlagali enostavno izvedljive rešitve.
Ta oddelek ponuja praktična orodja za organe upravljanja (OU), ki olajšajo fazo poročanja pri projektih, ki jih financira EU.
Seznam orodij:
Sektorska uporaba projektnega poročanja
Ta oddelek vključuje povratne informacije iz petih sektorjev socialnih storitev: Vključevanje v delo, invalidi, revščina in brezdomstvo ter starejše osebe. Zbrane povratne informacije predlagajo naslednje izboljšave za izpolnitev potreb posameznih sektorjev.
- Zavedanje o izzivih poročanja: Vključevanje v sistem poročanja: UO se morajo zavedati izzivov poročanja, ki so značilni za sektor, v katerem delujejo, zlasti pri delu z ranljivimi ciljnimi skupinami. V nekaterih primerih lahko pridobivanje seznamov udeležencev ali listov za spremljanje vključuje označevanje udeležencev kot "prikrajšanih" ali "v revščini". Vendar je to lahko občutljivo vprašanje, udeleženci pa takih dokumentov morda ne bodo želeli podpisati. Pri delu z otroki, zlasti z otroki iz prikrajšanih skupnosti, je ravnanje z osebnimi podatki še bolj občutljivo. Za podpisovanje kakršnih koli dokumentov, kot so listi o prisotnosti ali spremljanju, je lahko potrebna odobritev staršev. V primerih, ko se podpora zagotavlja v okoljih brez staršev (npr. v šolah, otroških klubih, centrih skupnosti), je poročanje težavno. Pri poročanju o prisotnosti se lahko pojavijo praktične težave, saj tradicionalne metode, kot so slike ali listi prisotnosti, morda niso primerne. Težave s poročanjem v okoljih brez staršev so lahko težko rešljive, zato ni jasne rešitve, kako v takih primerih rešiti problem poročanja o prisotnosti otrok.
- Poenostavitev postopka poročanja: Zagotoviti enostavnost, preglednost in skladnost poročanja z odpravo odvečnih vprašanj, poenostavitvijo časovnih listov, razširitvijo sprejetih orodij za poročanje in avtomatizacijo finančnih spremljanj, zlasti za organizacije, ki se ukvarjajo s starejšimi/ brezposelnimi/ invalidi/ revnimi družinami in otroki, da se prilagodijo omejenim virom.
- Zagotovite jasne informacije: To vključuje informacije o tem, kako izpolnjevati obrazce, beležiti čas osebja in kako naj bi se poročanje izvajalo. To bi organizacijam pomagalo, da se osredotočijo na področja, ki bi lahko postala problematična.
- Prepoznavanje pogostih napak: Poudarite in odpravite ponavljajoče se napake, da povečate natančnost poročanja.
- Doslednost pravil: Ohranjanje doslednosti pravil brez uvajanja sprememb med tekočimi postopki.
- Krepitev trajnostnega razvoja: Poročanje mora biti zasnovano tako, da spodbuja in podpira širše razširjanje na dolgi rok po koncu programa. To vključuje predvsem izmenjavo in izvajanje dobrih praks in orodij.
- Izboljšanje kazalnikov poročanja: Raznolikost metod zbiranja podatkov, poudarjanje kakovosti dela in ne zgolj delovnih ur.
- Razumne zahteve za uporabo logotipa: Izvedite razumne smernice za uporabo logotipa v dokumentih.
- Upoštevajte razlike: Upoštevajte razlike v nacionalnih pravilih, koledarskih letih in projektnih obdobjih pri beleženju časa osebja in finančnem poročanju.
- Zmanjševanje tveganj: Vključite oceno tveganj za projekte, da se ekipe lahko proaktivno lotijo morebitnih težav.
07 Spremljanje projekta in trajnost
Na splošno izvajalci socialnih storitev in organi upravljanja navajajo naslednje tipične izzive in ovire za trajnost projektov:
- Pomanjkanje finančnih in človeških virov za ohranjanje rezultatov projekta in izpolnjevanje pogodbenih obveznosti glede trajnosti projekta, zlasti v neprofitnih organizacijah.
- pomanjkanje načrta trajnosti ali oblikovalskega razmišljanja, ki bi zagotavljalo prenosljivost, ponovljivost in trajnost, zlasti pri projektih socialnih inovacij.
- Pogodbene obveznosti glede trajnosti rezultatov projekta so prestroge in zato ovirajo predložitev predlogov.
- Nadaljevanje projektnih dejavnosti po koncu projekta v večini primerov ni mogoče brez nadaljnje finančne podpore.
- Logika financiranja EU pogosto omejuje dostop do financiranja iz drugih programov EU za nadaljevanje/ustvarjalnost projektnih dejavnosti.
- Čeprav je financiranje EU namenjeno za zagon določenih ukrepov, reform in inovacij, nato pa naj bi jih prevzelo nacionalno financiranje, je zaradi pomanjkanja politične volje za nacionalno financiranje ali omejenih nacionalnih sredstev težko pridobiti sredstva za obdobje spremljanja projekta.
- Pomanjkanje podpore in smernic organov upravljanja glede trajnosti, medtem ko je spremljanje trajnostnega obdobja v nekaterih programih samovoljno.
- Komunikacija, informiranje in usposabljanje o možnostih in značilnostih skladov EU, ki bi pomagali pri njihovi uporabi, niso obravnavani.
- Obdobje izvajanja projekta je pri nekaterih razpisih prekratko, da bi lahko dosegli in izmerili bolj oprijemljive rezultate ali dolgotrajnejši učinek.
- Pomanjkanje kontinuitete med oblikovanjem razpisov in pomanjkanje sinergije med programi/razpisi
Pri projektih socialnih storitev je pomanjkanje trajnosti še posebej problematično, saj lahko privede do prekinitve storitev in podpore osebam v ranljivem položaju.
V tem razdelku so zbrana orodja, namenjena spodbujanju trajnosti projektov v programih ESS+ in ESRR, ki podpirajo socialne storitve.
Seznam orodij:
Oglejte si dokument Facilitation Toolkit tukaj
Zbirka orodij
Vodenje
Podpora HELPDESK
Sofinancira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno stališča in mnenja avtorjev in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije. Niti Evropska unija niti organ, ki je dodelil pomoč, ne moreta biti odgovorna zanje.
Podpora HELPDESK