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Kit di strumenti per la facilitazione
Opuscolo di divulgazione
Kit di strumenti
Risorse aggiuntive
Il Toolkit di facilitazione per progetti di servizi sociali è stato progettato per rispondere efficacemente alle pressanti sfide amministrative e tecniche incontrate in ogni fase del ciclo di progetto. Il suo obiettivo principale è assistere le autorità di gestione che operano a tutti i livelli (nazionale, regionale e locale), compresi gli organismi e le agenzie intermediarie, nel processo di accesso e gestione dei fondi del FSE+ e del FESR (insieme ad altri programmi) a beneficio dei servizi sociali.
Il kit di strumenti è dedicato alla ricerca di soluzioni e alla progettazione di strumenti che semplifichino l'accesso ai fondi UE. Offre una serie di strumenti pratici, consigli, raccomandazioni, modelli e mette in evidenza le pratiche promettenti di diversi Stati membri dell'UE.
Il kit di strumenti è stato concepito per semplificare il processo di gestione dei progetti in sette aree tematiche chiave: Applicazione del progetto, partnership e principi orizzontali, selezione e valutazione del progetto, qualità e comunicazione del progetto, bilancio, rendicontazione, follow-up e sostenibilità.
In questa sezione, troverete una serie di modelli, fogli di calcolo, e liste di controllo per tutte e sette le aree tematiche, per aiutare a navigare nelle complessità della facilitazione dei progetti e implementare le migliori pratiche basate su approfondimenti settoriali.
01 Fase di applicazione
Lo strumento deve essere applicato quando si progetta un bando aperto per l'inclusione e l'innovazione sociale, per garantire l'accesso al programma a tutti i potenziali candidati.
Guida all'uso dello strumento:
- Integrare lo strumento nel processo di progettazione del bando per ricordare quali aspetti dei fornitori di servizi sociali devono essere presi in considerazione.
- Controllare le domande dello strumento prima di iniziare la progettazione della chiamata e di istituire il team di progettazione della chiamata, in particolare la domanda 1.
- Condividere le domande dello strumento con il team di progettazione del bando all'inizio del lavoro di progettazione, aggiungere ulteriori domande specifiche per paese o settore all'elenco, se pertinenti.
- Controllare la chiamata pre-finale utilizzando la lista di controllo per assicurarsi che tutte le domande possano avere una risposta affermativa.
Questa sezione contiene una raccolta di strumenti progettati per facilitare un processo di candidatura in due fasi nei programmi FSE+ a sostegno dei servizi sociali, come soluzione per ridurre l'inutile onere amministrativo sia dei richiedenti che delle Autorità di Gestione/Organismi Intermediari, pre-filtrando le proposte di progetto in una fase iniziale di sviluppo.
La collezione di strumenti comprende:
A. Lista di controllo da utilizzare durante la programmazione o prima della progettazione del bando per l'utilizzo di un processo di applicazione in due fasi
Lo strumento aiuta a decidere se un processo di candidatura in 2 fasi è il tipo di processo di candidatura più adatto per il bando previsto. Rispondere SI alla domanda 1. e al min 50% delle domande indica che è altamente raccomandato l'utilizzo di un processo di candidatura in 2 fasi per ridurre il carico di lavoro sia dei richiedenti che dell'Autorità di Gestione/Organismo Intermedio.
Lo strumento deve essere utilizzato quando viene presa la decisione sul tipo di processo di candidatura, sia durante il periodo di programmazione che di progettazione del bando (a seconda del Paese).
Guida all'uso dello strumento
- Integrare lo strumento nel processo di programmazione/call design per garantire la scelta del tipo di processo applicativo più adatto.
- È possibile aggiungere all'elenco domande specifiche per paese o per settore.
- Se la risposta è SI alla domanda 1 e alla domanda min. 50% delle domande, scegliere un processo di applicazione in 2 fasi
Scarica la Lista di controllo per l'utilizzo di un processo di candidatura in 2 fasi
B. Fase 1 Modello di modulo di domanda FSE+
Quando viene scelto un processo di candidatura in due fasi in un bando FSE+, in particolare uno che sostiene l'inclusione sociale e l'innovazione, il modello di modulo di candidatura disponibile in questa sezione è il seguente link può essere utilizzato come esempio nella fase 1, adattandolo, se necessario, al modulo di domanda utilizzato a livello nazionale.
Guida all'uso dello strumento:
L'esempio di modello segue la struttura del modello di modulo di candidatura standard FSE+ a fase unica. I moduli di candidatura nazionali con una struttura diversa devono modificare il modello di conseguenza, pur mantenendone lo scopo e la logica.
Scopo e logica della Fase 1:
- La fase 1 dovrebbe includere sezioni sulla rilevanza del progetto, sul partenariato del progetto, sugli obiettivi generali e specifici del progetto e una descrizione delle principali attività previste e del loro rapporto con gli indicatori del Programma.
- La fase 1 dovrebbe riguardare solo il budget totale e il budget suddiviso per partner.
- La fase 1 dovrebbe richiedere solo documenti allegati per verificare l'ammissibilità del capofila e, se queste informazioni possono essere raccolte da dati pubblici, non dovrebbe essere richiesto alcun allegato.
- La fase 1 dovrebbe consentire di modificare tutte le sezioni nella fase 2, ad eccezione di:
- Titolo e acronimo del progetto
- Candidato principale
- Obiettivo dell'invito mirato, obiettivi generali del progetto e principali gruppi target
- Il budget totale del progetto può essere modificato solo da un massimo di 30% al punto 2.
Scarica il modello di modulo di domanda Step 1
C. Fase 2 Modello di modulo di domanda FSE+ Campione
Quando viene scelto un processo di candidatura in due fasi in un bando FSE+, in particolare uno che sostiene l'inclusione sociale e l'innovazione, il modello di modulo di candidatura disponibile di seguito può essere utilizzato come esempio nella fase 2, adattandolo se necessario al modulo di candidatura utilizzato a livello nazionale.
Guida all'uso dello strumento:
L'esempio di modello segue la struttura del modello di modulo di candidatura standard FSE+ a fase unica. I moduli di candidatura nazionali con una struttura diversa devono modificare il modello di conseguenza, pur mantenendone lo scopo e la logica.
Scopo e logica della Fase 2:
- Nella fase 2 è possibile modificare tutte le sezioni del modulo di domanda, ad eccezione di:
- Titolo e acronimo del progetto
- Candidato principale
- Obiettivo dell'invito mirato, obiettivi generali del progetto e principali gruppi target
- Il budget totale del progetto può essere modificato solo da max 30%.
- Fase 1 Le attività devono essere integrate da tappe e risultati.
- Il budget dovrebbe consentire opzioni di costo semplificate
Scarica il modello di modulo di domanda Step 2
Gli strumenti B e C utilizzano come base il modulo di candidatura standard a fase unica del FSE+ e si basano sulla logica dei programmi non FSE+ che utilizzano processi di candidatura a 2 fasi (2-step) nel periodo di programmazione 2021-2027, come il programma transnazionale Interreg Danubio e il programma Interreg Nord-Ovest Europa, come best practice rivendicata dai servizi sociali.
Si noti che, parallelamente a questa raccolta di strumenti, come altro pilastro del processo di candidatura in 2 fasi, è stata sviluppata una raccolta di strumenti per la valutazione delle proposte in un processo di candidatura in 2 fasi, al punto 3.2 Valutazione della proposta di progetto in un processo di candidatura in 2 fasi.
02 Principi di partnership e orizzontali
Strumenti da 1 a 9 suggerire a Autorità di gestione, da sole o in collaborazione con i partner, domande utili per rendere operativi il principio del partenariato in tutto il ciclo del Programma. Questi strumenti possono essere utilizzati per ideare partenariati in relazione a qualsiasi obiettivo o tema politico. I suggerimenti per ulteriori partner sono evidenziati in azzurro e possono essere utili per costruire partnership nel campo della fornitura di servizi sociali.
Strumenti 10 e 11 sono circa principi orizzontali (parità di genere, mainstreaming di genere, uguaglianza) e possono essere utili sia alle Autorità di gestione per valutare i programmi da una prospettiva di parità di genere che di inclusione sociale. Gli stessi strumenti possono essere utilizzati dagli operatori e dai partner di progetto per valutare le loro proposte di progetto dal punto di vista dell'uguaglianza di genere e dell'inclusione.
Strumento 12 è rivolto ai partner/promotore di progetti. Contiene una lista di controllo che supporta le organizzazioni nel processo di costruzione di un partenariato o di un progetto da realizzare con i partner, indicando gli elementi più importanti da includere in un accordo di partenariato e fornendo alcuni suggerimenti.
Applicazione settoriale dei principi di partenariato e orizzontali
Questa sezione incorpora il feedback di cinque settori dei servizi sociali: Famiglie in povertà e minori sotto tutela, Integrazione lavorativa, Persone con disabilità, Povertà e senzatetto e Anziani. Gli strumenti del partenariato e i principi orizzontali sono stati esaminati da esperti di questi settori. I feedback raccolti di seguito suggeriscono miglioramenti continui per soddisfare le esigenze specifiche del settore.
- Opportunità di scambio e matchmaking: creazione di eventi di scambio e matchmaking facilitati dalle autorità di gestione, di persona o online, per promuovere la condivisione di informazioni tra organizzazioni che operano negli stessi territori o che affrontano temi simili.
- Sensibilizzazione e sviluppo delle capacità: sensibilizzazione e sviluppo delle capacità per l'uso degli strumenti dell'organizzazione interna da parte dei potenziali beneficiari. Questo può comportare l'uso di bozze di documenti per riunire i partner intorno a un'idea di progetto, promuovendo il feedback collettivo e l'allineamento con i modelli ufficiali di progetto.
- Equilibrio tra vecchi e nuovi partner:
- Vantaggi dei vecchi partner: Fiducia e comprensione comune.
- Vantaggi dei nuovi partner: Idee fresche, innovazione e nuove competenze.
- Raccomandazione: Puntare su un mix equilibrato di partner vecchi e nuovi, tenendo conto del tempo necessario per costruire la fiducia con i nuovi partner.
- Selezionare i partner "giusti":
- Condurre la mappatura e l'analisi delle parti interessate per identificare i potenziali partner.
- Valutare i partner in base a capacità, competenze, capacità, valore aggiunto, risorse, motivazione, innovatività, rappresentatività e legittimità.
- Garantire la competenza e la diversità all'interno del partenariato.
- - Coinvolgere i partner:
- Incoraggiare il dialogo aperto e la discussione sugli obiettivi della partnership.
- Identificare le persone chiave nelle organizzazioni partner per promuovere il coinvolgimento.
- Condurre workshop iniziali e incontri regolari per chiarire gli obiettivi.
- Utilizzate dei facilitatori per guidare le discussioni e garantire i progressi.
- Dedicare personale di supporto per assistere i partner nuovi o con risorse limitate.
- Favorire le relazioni informali con i rappresentanti dei partner.
- Concentratevi su un problema chiaro e facilmente identificabile.
- Considerare impegni formali attraverso accordi di partenariato.
- Facilitare gli eventi di networking per i partner.
- Concordare una visione comune:
- Stabilire un consenso sugli obiettivi e sui metodi del partenariato.
- Utilizzare approcci partecipativi e tecniche di costruzione del consenso.
- Assicurarsi che il gruppo guidi collettivamente la visione della partnership.
- Affrontare il disimpegno attraverso colloqui bilaterali e la revisione della mappatura dei partenariati.
- Mantenere il coinvolgimento e la partecipazione:
- Promuovere una comunicazione continua attraverso vari canali.
- Enfatizzare i risultati tangibili per dimostrare i progressi.
- Rafforzare gli obiettivi e i traguardi con solidi piani d'azione.
- Coltivare un'atmosfera aperta e trasparente.
- Fornire una leadership chiara per promuovere la partecipazione.
- Rafforzare le relazioni attraverso attività informali.
- Mentore dei partner che devono affrontare problemi di risorse o di esperienza.
- Valorizzare i contributi di tutti i partner in egual misura.
- Gestire i partner disimpegnati:
- Avviare discussioni bilaterali per comprendere le ragioni della mancata conformità.
- Considerare la possibilità di ridistribuire ruoli e compiti all'interno della partnership.
- Offrire una formazione sulle competenze di partnership, se necessario.
- Fornire un rafforzamento delle capacità ai partner con risorse limitate.
- Accoppiare partner esperti con meno risorse.
- Affrontare la trasparenza, gli squilibri di potere e i problemi di comunicazione.
- Sostituire i partner se non si riesce a trovare una soluzione, seguendo le regole prestabilite.
03 Selezione e valutazione dei progetti
In generale, i fornitori di servizi sociali devono affrontare le seguenti sfide e ostacoli durante la fase di valutazione.
- Mancanza di informazioni o di sessioni di formazione sulla valutazione
- Linguaggio poco chiaro nella griglia di valutazione
- Ritardo nei risultati della valutazione
- Le sezioni del modulo di domanda non possono essere abbinate ai criteri di valutazione, rendendo impossibile l'autovalutazione.
- Il punteggio non riflette gli obiettivi e le priorità della chiamata.
- L'incomprensione o l'incompetenza dei valutatori può essere rintracciata nel rapporto di valutazione.
- Mancanza di comunicazione durante le fasi di valutazione
Gli strumenti sono stati sviluppati attraverso un processo collaborativo che ha coinvolto i fornitori di servizi sociali e le Autorità di gestione durante una serie di workshop tenutisi dal 10 al 12 maggio 2023. Gli input forniti da queste parti interessate e il loro successivo feedback hanno svolto un ruolo cruciale nella definizione degli strumenti.
Elenco degli strumenti:
- Assicuratevi che gli obiettivi, le priorità e i risultati attesi del bando siano quelli su cui si concentra la griglia di valutazione e il relativo punteggio.
- Assicuratevi che il modulo di candidatura sia in linea con la griglia di valutazione, ossia che ogni criterio di valutazione possa essere abbinato alle sezioni del modulo di candidatura.
- Per facilitare la comprensione dei requisiti del bando, assicurarsi che anche la griglia di valutazione utilizzi un linguaggio profano, proprio come altre parti della documentazione del bando (se necessario, si dovrebbe fornire un glossario).
- Assicuratevi che i valutatori abbiano testato e valutato l'AF, la griglia di valutazione e il suo punteggio durante la progettazione del bando.
- Assicuratevi che i valutatori ricevano una formazione anche sull'area tematica, non solo sulla procedura e sulla metodologia di valutazione.
- Assicurarsi che vengano fornite informazioni o sessioni di formazione sulla valutazione delle proposte e sui criteri di valutazione, rivolgendosi in particolare alle organizzazioni piccole o meno esperte.
- Garantire una comunicazione chiara e prevedibile durante l'intero processo di valutazione, preferibilmente integrata nel sistema elettronico di candidatura.
04 Qualità del progetto e comunicazione
L'assicurazione della qualità è uno degli aspetti chiave dei progetti finanziati dall'UE e le Autorità di Gestione (AdG) sono responsabili del mantenimento di un'elevata qualità in ogni singolo progetto finanziato. Tuttavia, i progetti nei servizi sociali spesso non dispongono di un quadro comune per la gestione e la valutazione della qualità e questo crea molte sfide per le AdG, che devono monitorare e valutare i progetti dal punto di vista della qualità. Nell'ambito del processo di garanzia della qualità, è importante raccogliere feedback dai coordinatori dei progetti e dai partner. Questo dovrebbe riguardare sia lo stato di avanzamento del progetto che la dinamica generale relativa al contenuto e alla qualità della cooperazione. È quindi molto diverso dai rapporti di monitoraggio, che si concentrano sui progressi misurabili rispetto all'applicazione del progetto.
Elenco degli strumenti:
Questa sezione introduce due strumenti essenziali per la gestione della qualità del progetto: lo Strumento quadro per la gestione e la valutazione dell'assicurazione della qualità (QAME) e una Lista di controllo progettata per definire criteri di progetto misurabili e orientati ai risultati, presentata di seguito.
05 Bilancio del progetto
Elenco degli strumenti:
06 Rendicontazione del progetto
Molti richiedenti e beneficiari hanno paura di fornire un feedback onesto alle autorità di gestione, poiché ritengono che un eventuale feedback negativo potrebbe avere effetti negativi sulle future domande di finanziamento dei progetti. Abbiamo raccolto i problemi più comuni che il settore dei servizi sociali ha avuto con le autorità di gestione nella vita reale e abbiamo suggerito soluzioni di facile attuazione.
Questa sezione offre strumenti pratici alle autorità di gestione (AdG) per facilitare la fase di rendicontazione dei progetti finanziati dall'UE.
Elenco degli strumenti:
Applicazione settoriale della rendicontazione del progetto
Questa sezione incorpora il feedback di cinque settori dei servizi sociali: Servizi per la protezione dell'infanzia e delle famiglie in povertà, Integrazione lavorativa, Persone con disabilità, Povertà e senzatetto e Anziani. Il feedback raccolto suggerisce i seguenti miglioramenti per soddisfare le esigenze specifiche del settore.
- Consapevolezza delle difficoltà di rendicontazione: Gli AdG devono essere consapevoli delle difficoltà di rendicontazione specifiche del settore in cui operano, soprattutto quando hanno a che fare con gruppi target vulnerabili. In alcuni casi, ottenere liste di partecipanti o schede di monitoraggio può comportare l'etichettatura dei partecipanti come "svantaggiati" o "in povertà". Tuttavia, questa può essere una questione delicata e i partecipanti possono essere riluttanti a firmare tali documenti. Quando si lavora con i bambini, soprattutto quelli provenienti da comunità svantaggiate, la gestione dei dati personali diventa ancora più delicata. Può essere necessaria l'approvazione dei genitori per firmare qualsiasi documento, come i fogli di presenza o di monitoraggio. Nelle situazioni in cui il sostegno viene fornito in ambienti privi di genitori (ad esempio, scuole, club per bambini, centri comunitari), la rendicontazione diventa difficile. Possono esserci problemi pratici nel segnalare le presenze, in quanto i metodi tradizionali come le fotografie o i fogli di presenza potrebbero non essere appropriati. I problemi di rendicontazione in ambienti privi di genitori possono essere difficili da risolvere e il documento non fornisce una soluzione chiara su come affrontare il problema della rendicontazione della frequenza dei bambini in questi casi.
- Semplificare il processo di rendicontazione: Garantire la semplicità, la trasparenza e la coerenza della rendicontazione eliminando le domande ridondanti, semplificando i fogli di presenza, ampliando gli strumenti di rendicontazione accettati e automatizzando i follow-up finanziari, soprattutto per le organizzazioni che si occupano di anziani/disoccupati/persone con disabilità/famiglie in povertà e bambini, per far fronte alle risorse limitate.
- Fornire informazioni chiare: Questo include informazioni su come compilare i moduli, registrare il tempo del personale e il modo in cui ci si aspetta che venga fatta la rendicontazione. Questo aiuterebbe le organizzazioni a concentrarsi sulle aree che potrebbero potenzialmente diventare un problema.
- Identificare gli errori più comuni: Evidenziare e risolvere gli errori ricorrenti per migliorare l'accuratezza dei rapporti.
- Coerenza delle regole: Mantenere la coerenza delle regole senza introdurre modifiche durante i processi in corso.
- Migliorare la sostenibilità: La rendicontazione deve essere concepita in modo da incentivare e sostenere una più ampia diffusione a lungo termine dopo la fine del programma. Ciò include principalmente la condivisione e l'implementazione di buone pratiche e strumenti.
- Migliorare gli indicatori di rendicontazione: Diversificare i metodi di raccolta dei dati, dando più importanza alla qualità del lavoro che alle ore di lavoro.
- Requisiti ragionevoli per l'uso del logo: Implementare linee guida ragionevoli per l'utilizzo del logo nei documenti.
- Tenere conto delle differenze: Tenere conto delle variazioni delle norme nazionali, degli anni solari e dei periodi di progetto quando si registra il tempo del personale e la rendicontazione finanziaria.
- Mitigazione dei rischi: Incorporare la valutazione dei rischi nei progetti per consentire ai team di affrontare in modo proattivo i potenziali problemi.
07 Follow-up e sostenibilità del progetto
In generale, i fornitori di servizi sociali e le autorità di gestione identificano le seguenti sfide e ostacoli tipici quando si tratta di sostenibilità dei progetti:
- Mancanza di risorse finanziarie e umane per sostenere i risultati dei progetti e rispettare gli obblighi contrattuali relativi alla sostenibilità/durata dei progetti, soprattutto nelle organizzazioni non profit.
- Mancanza di un piano di sostenibilità o di un pensiero progettuale che garantisca la trasferibilità, la replicabilità e la sostenibilità, soprattutto nei progetti di innovazione sociale.
- Gli obblighi contrattuali relativi alla sostenibilità dei risultati dei progetti sono troppo rigidi e quindi costituiscono un ostacolo alla presentazione delle proposte.
- Nella maggior parte dei casi, il proseguimento delle attività del progetto dopo la sua conclusione non avviene senza un ulteriore sostegno finanziario.
- La logica di finanziamento dell'UE spesso limita l'accesso ai finanziamenti di altri programmi dell'UE per la continuazione/sostenibilità delle attività del progetto.
- Sebbene i finanziamenti dell'UE siano destinati a dare il via a determinati interventi, riforme e innovazioni, dopo i quali dovrebbero subentrare i finanziamenti nazionali, la mancanza di volontà politica per il finanziamento nazionale o le limitate risorse nazionali rendono difficile ottenere finanziamenti per il periodo di follow-up del progetto.
- Mancanza di supporto e di indicazioni da parte delle autorità di gestione in materia di sostenibilità, mentre il monitoraggio del periodo di sostenibilità è arbitrario in alcuni programmi.
- La comunicazione, l'informazione e la formazione sulle possibilità e le caratteristiche dei fondi UE per aiutarne l'utilizzo non sono state affrontate.
- Il periodo di attuazione del progetto per alcuni bandi è troppo breve per ottenere e misurare risultati più tangibili o un impatto più duraturo.
- Mancanza di continuità durante la progettazione delle chiamate e di sinergie tra i programmi e le chiamate.
Nel caso dei progetti di servizi sociali, la mancanza di sostenibilità è particolarmente problematica in quanto può portare all'interruzione del servizio e del sostegno alle persone in situazioni di vulnerabilità.
Questa sezione contiene una raccolta di strumenti pensati per facilitare la sostenibilità dei progetti nei programmi FSE+ e FESR a sostegno dei servizi sociali.
Elenco degli strumenti:
Consultate il documento Facilitation Toolkit qui
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