CS 
EN 
DE 
BG 
HR 
DA 
NL 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
SL 
ES 
SV 
Soubor nástrojů pro facilitaci
Leták pro šíření informací
Sada nástrojů
Další zdroje
Na stránkách Soubor nástrojů pro facilitaci projektů sociálních služeb byl navržen tak, aby účinně reagoval na naléhavé administrativní a technické problémy, které se vyskytují v každé fázi projektového cyklu. Jejím hlavním cílem je pomáhat řídicím orgánům působícím na všech úrovních (celostátní, regionální a místní), včetně zprostředkujících subjektů a agentur, v procesu získávání a správy finančních prostředků z ESF+ a EFRR (spolu s dalšími programy) ve prospěch sociálních služeb.
Soubor nástrojů se věnuje hledání řešení a navrhování nástrojů, které zjednodušují přístup k fondům EU. Nabízí řadu praktických nástrojů, rad, doporučení a šablon a upozorňuje na slibné postupy z různých členských států EU.
Soubor nástrojů byl navržen tak, aby zefektivnil proces řízení projektů v sedmi klíčových tematických oblastech: Žádost o projekt, partnerství a horizontální principy, výběr a hodnocení projektů, kvalita a komunikace projektu, rozpočet, podávání zpráv, následná opatření a udržitelnost.
V této sekci najdete řadu. šablony, tabulkya kontrolní seznamy navržený pro všech sedm tematických oblastí, který má pomoci při orientaci ve složitých podmínkách usnadňování projektů a zavádění osvědčených postupů na základě poznatků specifických pro dané odvětví.
01 Fáze aplikace
Tento nástroj je třeba použít při přípravě otevřené výzvy v oblasti sociálního začleňování a inovací, aby byl zajištěn přístup k programu pro všechny relevantní potenciální žadatele.
Uživatelská příručka k nástroji:
- Začlenit nástroj do procesu přípravy výzvy jako připomínku toho, jaké aspekty poskytovatelů sociálních služeb je třeba zohlednit.
- Před zahájením návrhu výzvy a sestavením týmu pro návrh výzvy zkontrolujte otázky nástroje, zejména otázku 1.
- Na začátku projektové práce sdílejte otázky nástroje s týmem pro přípravu výzev, případně seznam doplňte o další otázky specifické pro danou zemi nebo odvětví.
- Zkontrolujte předfinální výzvu pomocí kontrolního seznamu, abyste se ujistili, že na všechny otázky lze odpovědět ANO.
Tato sekce obsahuje soubor nástrojů určených k usnadnění dvoufázového procesu podávání žádostí v programech ESF+ na podporu sociálních služeb jako řešení, které má snížit zbytečnou administrativní zátěž žadatelů i řídicích orgánů/zprostředkujících subjektů prostřednictvím předběžné filtrace projektových žádostí v rané fázi jejich přípravy.
Sbírka nástrojů zahrnuje:
A. Kontrolní seznam pro použití dvoufázového procesu podávání žádostí v průběhu programování nebo před návrhem výzvy
Nástroj pomáhá rozhodnout, zda je dvoufázový proces podávání žádostí nejvhodnějším typem procesu podávání žádostí pro plánovanou výzvu. Odpověď ANO na otázku 1. a min. 50% otázek naznačuje, že dvoufázový proces podávání žádostí je velmi doporučeno použít, aby se snížila pracovní zátěž žadatelů i řídicího orgánu/zprostředkujícího subjektu.
Nástroj je třeba použít při rozhodování o typu procesu podávání žádostí, ať už v období programování, nebo v období návrhu výzvy (v závislosti na zemi).
Uživatelská příručka k nástroji
- Začlenit nástroj do procesu programování/návrhu volání, aby bylo zajištěno, že bude vybrán nejvhodnější typ aplikačního procesu.
- Volitelně můžete do seznamu přidat otázky specifické pro danou zemi nebo odvětví.
- Pokud je odpověď na otázku 1 ANO a min. 50% otázek, zvolte dvoufázový postup žádosti
Stáhněte si kontrolní seznam pro používání dvoufázového procesu podávání žádostí
B. Krok 1 Vzor formuláře žádosti o podporu z ESF+
Pokud je v rámci výzvy ESF+ zvolen dvoufázový proces podávání žádostí, zejména pokud se jedná o výzvu podporující sociální začleňování a inovace, použije se šablona formuláře žádosti, která je k dispozici v tomto dokumentu. odkaz lze použít jako vzor v kroku 1 a podle potřeby jej upravit podle vnitrostátně používaného formuláře žádosti.
Uživatelská příručka k nástroji:
Vzorový příklad se řídí strukturou standardní jednostupňové šablony formuláře žádosti ESF+. Národní formuláře žádostí s odlišnou strukturou by měly šablonu odpovídajícím způsobem upravit, ale zachovat její účel a logiku.
Účel a logika kroku 1:
- Krok 1 by měl obsahovat oddíly o relevanci projektu, projektovém partnerství, obecných a specifických cílech projektu a popis hlavních plánovaných činností a jejich vztahu k ukazatelům programu.
- V 1. kroku by se měl zjišťovat pouze celkový rozpočet a rozpočet rozdělený podle partnerů.
- Krok 1 by měl vyžadovat pouze přiložené dokumenty ke kontrole způsobilosti vedoucího partnera, a pokud lze tyto informace získat z veřejných údajů, neměly by být požadovány žádné přílohy.
- Krok 1 by měl umožnit změnu všech oddílů v kroku 2, s výjimkou:
- Název a zkratka projektu
- Vedoucí žadatel
- Cíl výzvy, obecné cíle projektu a hlavní cílová skupina (skupiny)
- Celkový rozpočet projektu lze změnit pouze o max. 30% v kroku 2.
Stáhněte si šablonu formuláře žádosti pro krok 1
C. Krok 2 Vzor formuláře žádosti o podporu z ESF+
Pokud je v rámci výzvy ESF+ zvolen dvoustupňový proces podávání žádostí, zejména pokud se jedná o výzvu na podporu sociálního začleňování a inovací, lze jako vzor pro 2. krok použít níže uvedenou šablonu formuláře žádosti, která je podle potřeby upravena podle vnitrostátně používaného formuláře žádosti.
Uživatelská příručka k nástroji:
Vzorový příklad se řídí strukturou standardní jednostupňové šablony formuláře žádosti ESF+. Národní formuláře žádostí s odlišnou strukturou by měly šablonu odpovídajícím způsobem upravit, ale zachovat její účel a logiku.
Účel a logika kroku 2:
- V kroku 2 lze změnit všechny oddíly formuláře žádosti s výjimkou:
- Název a zkratka projektu
- Vedoucí žadatel
- Cíl výzvy, obecné cíle projektu a hlavní cílová skupina (skupiny)
- Celkový rozpočet projektu lze změnit pouze o max. 30%.
- Krok 1 Činnosti by měly být doplněny milníky a výstupy.
- Rozpočet by měl umožňovat zjednodušené varianty nákladů
Stáhněte si šablonu formuláře žádosti pro krok 2
Nástroje B a C využívají jako základ standardní jednostupňový formulář žádosti ESF+ a čerpají z logiky programů mimo ESF+, které v programovém období 2021-2027 využívají dvoustupňové (dvoufázové) procesy podávání žádostí, jako je nadnárodní program Interreg Danube a program Interreg Severozápadní Evropa, jako deklarované osvědčené postupy sociálních služeb.
Upozorňujeme, že souběžně s touto sbírkou nástrojů byla jako další pilíř dvoustupňového procesu podávání žádostí vytvořena sbírka nástrojů pro hodnocení návrhů ve dvoustupňovém procesu podávání žádostí v rámci kapitoly 3.2 Hodnocení návrhu projektu ve dvoustupňovém procesu podávání žádostí.
02 Partnerství a horizontální principy
Nástroje od 1 do 9 navrhnout, aby Řídící orgány, samostatně nebo ve spolupráci s partnery, otázky užitečné pro operacionalizaci princip partnerství v celém programovém cyklu. Tyto nástroje lze použít k vytváření partnerství ve vztahu k jakémukoli politickému cíli nebo tématu. Návrhy na další partnery jsou zvýrazněny světle modrou barvou a mohou být užitečné při vytváření partnerství v oblasti poskytování sociálních služeb.
Nástroje 10 a 11 se týkají horizontální principy (genderová rovnost, gender mainstreaming, rovnost) a mohou být užitečné jak pro řídicí orgány, tak pro hodnocení programů z hlediska genderové rovnosti a sociálního začleňování. Stejné nástroje mohou využít i odborníci z praxe a projektoví partneři k posouzení svých projektových návrhů z hlediska rovnosti žen a mužů a sociálního začleňování.
Nástroj 12 je určena partnerům/předkladatelům projektů. Obsahuje kontrolní seznam, který podporuje organizace v procesu vytváření partnerství nebo projektu, který má být realizován s partnery, tím, že uvádí nejdůležitější prvky, které mají být zahrnuty do dohody o partnerství, a poskytuje několik tipů.
Odvětvové uplatňování zásad partnerství a horizontálních zásad
Tato část zahrnuje zpětnou vazbu z pěti odvětví sociálních služeb: Rodiny v chudobě a ochrana dětí, pracovní integrace, osoby se zdravotním postižením, chudoba a bezdomovectví a senioři. Nástroje z partnerství a horizontální principy byly přezkoumány odborníky napříč těmito sektory. Shromážděná zpětná vazba v následujícím textu navrhuje průběžné zlepšování s cílem vyhovět potřebám jednotlivých sektorů.
- Příležitosti k výměně a navazování kontaktů: vytváření příležitostí k výměně a navazování kontaktů zprostředkovaných řídicími orgány, a to buď osobně, nebo online, s cílem podpořit sdílení informací mezi organizacemi působícími na stejných územích nebo zabývajícími se podobnými tématy.
- Senzibilizace a budování kapacit: senzibilizace a budování kapacit pro používání nástrojů vnitřní organizace potenciálními příjemci To může zahrnovat použití návrhů dokumentů pro shromáždění partnerů kolem projektového záměru, podporu kolektivní zpětné vazby a sladění s oficiálními šablonami projektů.
- Vyvažování starých a nových partnerů:
- Výhody starých partnerů: Vybudovaná důvěra a společné porozumění.
- Výhody nových partnerů: Nové nápady, inovace a nové dovednosti.
- Doporučení: Doporučení: Snažte se o vyvážený poměr starých a nových partnerů s ohledem na čas potřebný k vybudování důvěry s novými partnery.
- Výběr "správných" partnerů:
- Provést mapování a analýzu zainteresovaných stran s cílem identifikovat potenciální partnery.
- Posuzujte partnery na základě dovedností, odborných znalostí, kapacity, přidané hodnoty, zdrojů, motivace, inovativnosti, reprezentativnosti a legitimity.
- Zajistit odpovídající odbornost a rozmanitost v partnerství.
- - Zapojení partnerů:
- Podporujte otevřený dialog a diskusi o cílech partnerství.
- Určete klíčové osoby v partnerských organizacích, které budou podporovat zapojení.
- Uspořádejte úvodní semináře a pravidelné schůzky k vyjasnění cílů.
- Využijte facilitátory, kteří povedou diskuse a zajistí jejich průběh.
- Vyčlenit podpůrný personál na pomoc novým partnerům nebo partnerům s omezenými zdroji.
- Podporovat neformální vztahy se zástupci partnerů.
- Zaměřte se na jasný, snadno identifikovatelný problém.
- Zvažte formální závazky prostřednictvím dohod o partnerství.
- Usnadnit partnerům navazování kontaktů.
- Shoda na společné vizi:
- Dosáhnout shody o cílech a metodách partnerství.
- Využívejte participativní přístupy a techniky budování konsensu.
- Zajistit, aby skupina společně řídila vizi partnerství.
- Řešit odpojení prostřednictvím dvoustranných rozhovorů a revize mapování partnerství.
- Udržení angažovanosti a účasti:
- Podporovat nepřetržitou komunikaci prostřednictvím různých kanálů.
- Důraz klaďte na hmatatelné výstupy, které prokazují pokrok.
- Posilujte cíle a úkoly pomocí důkladných akčních plánů.
- Pěstujte otevřenou a transparentní atmosféru.
- Zajistěte jasné vedení na podporu účasti.
- Posilujte vztahy prostřednictvím neformálních aktivit.
- Mentorovat partnery, kteří čelí problémům se zdroji nebo zkušenostmi.
- Oceňujte příspěvky všech partnerů stejně.
- Jednání s partnery, kteří se odpojili:
- Zahájit dvoustranná jednání s cílem pochopit důvody nedodržování předpisů.
- Zvažte přerozdělení rolí a úkolů v rámci partnerství.
- V případě potřeby nabídněte školení partnerských dovedností.
- Zajistit budování kapacit pro partnery s omezenými zdroji.
- Spojte zkušené partnery s menším počtem zdrojů.
- Řešení problémů s transparentností, nerovnováhou moci a komunikací.
- Vyměňte partnery, pokud se nepodaří najít řešení, a to podle předem stanovených pravidel.
03 Výběr a hodnocení projektů
Poskytovatelé sociálních služeb se ve fázi hodnocení obecně potýkají s následujícími problémy a překážkami.
- Nedostatek informací nebo školení o hodnocení
- Nejasný jazyk použitý v hodnotící tabulce
- Opožděné výsledky hodnocení
- Oddíly formuláře žádosti nelze přiřadit k hodnotícím kritériím, což znemožňuje vlastní hodnocení.
- Bodové hodnocení neodráží cíle a priority dané výzvy.
- V hodnotící zprávě lze vysledovat nepochopení nebo nekompetentnost hodnotitelů.
- Nedostatečná komunikace ve fázích hodnocení
Nástroje byly vyvinuty na základě spolupráce poskytovatelů sociálních služeb a řídicích orgánů během série workshopů, které se konaly od 10. do 12. května 2023. Vstupy těchto zúčastněných stran a jejich následná zpětná vazba hrály při formování nástrojů zásadní roli.
Seznam nástrojů:
- Ujistěte se, že cíle, priority a očekávané výsledky výzvy jsou ty, na které se zaměřuje hodnotící tabulka a její bodové hodnocení.
- Ujistěte se, že formulář žádosti je v souladu s hodnotící tabulkou, tj. že každé hodnotící kritérium lze přiřadit k oddílům formuláře žádosti.
- Pro usnadnění pochopení požadavků výzvy dbejte na to, aby i hodnotící tabulka používala laický jazyk, stejně jako ostatní části dokumentace výzvy (v případě potřeby by měl být uveden slovníček pojmů).
- Ujistěte se, že hodnotitelé během přípravy výzvy otestovali a posoudili AF, hodnotící tabulku a její bodování.
- Dbejte na to, aby hodnotitelé byli proškoleni i v tematické oblasti, nejen v postupu a metodice hodnocení.
- Zajistěte, aby byly poskytovány informace nebo školení o hodnocení návrhů a hodnotících kritériích, zejména se zaměřením na malé nebo méně zkušené organizace.
- Zajistěte jasnou a předvídatelnou komunikaci v průběhu celého procesu hodnocení, nejlépe integrovanou do elektronického systému žádostí.
04 Kvalita projektu a komunikace
Zajištění kvality je jedním z klíčových aspektů projektů financovaných EU a řídicí orgány (ŘO) jsou odpovědné za udržení vysoké kvality každého financovaného projektu. Projekty v sociálních službách však často postrádají společný rámec pro řízení a hodnocení kvality, což později vytváří pro řídicí orgány řadu problémů, aby mohly projekty spravedlivě sledovat a hodnotit z hlediska kvality. V rámci procesu zajišťování kvality je důležité shromažďovat zpětnou vazbu od koordinátorů projektů a partnerů. Ta by se měla týkat jak průběhu projektu, tak celkové dynamiky, pokud jde o obsah a kvalitu spolupráce. Je tedy zcela odlišná od monitorovacích zpráv, které se zaměřují na měřitelný pokrok ve vztahu k aplikaci projektu.
Seznam nástrojů:
V této části jsou představeny dva základní nástroje pro řízení kvality projektů: rámcový nástroj pro řízení a hodnocení kvality (QAME) a kontrolní seznam určený k definování měřitelných a na výsledek orientovaných kritérií projektu, který je uveden níže.
05 Rozpočet projektu
Seznam nástrojů:
06 Podávání zpráv o projektech
Mnoho žadatelů a příjemců se obává poskytnout ŘO upřímnou zpětnou vazbu, protože se domnívají, že v případě negativní zpětné vazby by to mohlo mít negativní dopad na budoucí projektové žádosti. Shromáždili jsme nejčastější problémy, se kterými se sektor sociálních služeb v reálném životě potýkal s řídicími orgány, a navrhli snadno proveditelná řešení.
Tato část nabízí praktické nástroje pro řídicí orgány (ŘO), které usnadňují fázi podávání zpráv u projektů financovaných EU.
Seznam nástrojů:
Odvětvová aplikace vykazování projektů
Tato část zahrnuje zpětnou vazbu z pěti odvětví sociálních služeb: Služby pro ochranu dětí a rodiny v chudobě, pracovní integrace, osoby se zdravotním postižením, chudoba a bezdomovectví a starší osoby. Shromážděná zpětná vazba navrhuje následující zlepšení, která by odpovídala potřebám jednotlivých odvětví.
- Povědomí o výzvách při podávání zpráv: Zodpovědné osoby by si měly být vědomy problémů s vykazováním, které jsou specifické pro odvětví, v němž pracují, zejména pokud se jedná o zranitelné cílové skupiny. V některých případech může získání seznamů účastníků nebo monitorovacích listů zahrnovat označení účastníků jako "znevýhodněných" nebo "v chudobě". To však může být citlivá otázka a účastníci se mohou zdráhat takové dokumenty podepsat. Při práci s dětmi, zejména těmi ze znevýhodněných komunit, je nakládání s osobními údaji ještě citlivější. K podpisu jakýchkoli dokumentů, jako jsou například prezenční nebo monitorovací listy, může být nutný souhlas rodičů. V situacích, kdy je podpora poskytována v prostředí bez rodičů (např. ve školách, dětských klubech, komunitních centrech), se vykazování stává náročným. Při vykazování docházky mohou nastat praktické problémy, protože tradiční metody, jako jsou fotografie nebo docházkové listy, nemusí být vhodné. Problémy s vykazováním v prostředích bez rodičů mohou být obtížně řešitelné a neposkytuje jasné řešení, jak v takových případech problém vykazování docházky dětí řešit.
- Zjednodušení procesu podávání zpráv: Zajistit jednoduchost, transparentnost a soudržnost vykazování odstraněním nadbytečných otázek, zjednodušením časových výkazů, rozšířením přijatelných nástrojů pro vykazování a automatizací následných finančních kontrol, zejména u organizací, které se zabývají staršími osobami / nezaměstnanými / osobami se zdravotním postižením / chudými rodinami a dětmi, s cílem přizpůsobit se omezeným zdrojům.
- Poskytování jasných informací: To zahrnuje informace o tom, jak vyplňovat formuláře, zaznamenávat pracovní dobu zaměstnanců a jakým způsobem se očekává, že bude podávání zpráv probíhat. To by organizacím pomohlo zaměřit se na oblasti, které by se potenciálně mohly stát problémem.
- Identifikace běžných chyb: Upozorněte na opakující se chyby a řešte je, abyste zvýšili přesnost výkazů.
- Konzistence pravidel: Udržujte konzistenci pravidel bez zavádění změn během probíhajících procesů.
- Zvyšování udržitelnosti: Zprávy by měly být koncipovány tak, aby motivovaly a podporovaly širší šíření v dlouhodobém horizontu po skončení programu. To zahrnuje především sdílení a zavádění osvědčených postupů a nástrojů.
- Zlepšení ukazatelů vykazování: Diverzifikace metod sběru dat, důraz na kvalitu práce před samotnou pracovní dobou.
- Přiměřené požadavky na používání loga: Zavedení rozumných pravidel pro používání loga v dokumentech.
- Zohlednění rozdílů: Při zaznamenávání času zaměstnanců a finančním vykazování řešte rozdíly v národních pravidlech, kalendářních letech a projektových obdobích.
- Zmírnění rizik: Začlenění hodnocení rizik do projektů, aby týmy mohly proaktivně řešit potenciální problémy.
07 Následná opatření a udržitelnost projektu
Poskytovatelé sociálních služeb a řídicí orgány obecně uvádějí následující typické problémy a překážky, pokud jde o udržitelnost projektů:
- Nedostatek finančních a lidských zdrojů pro udržení výsledků projektů a dodržování smluvních závazků týkajících se udržitelnosti/trvalosti projektů, zejména v neziskových organizacích.
- Chybí plán udržitelnosti nebo koncepční myšlení zajišťující přenositelnost, opakovatelnost a udržitelnost, zejména v projektech sociálních inovací.
- Smluvní závazky týkající se udržitelnosti výsledků projektu jsou příliš přísné, a proto jsou překážkou pro předkládání návrhů.
- Pokračování projektových aktivit po skončení projektu se ve většině případů neobejde bez další finanční podpory.
- Logika financování EU často omezuje přístup k financování z jiných programů EU, aby bylo možné pokračovat v projektových činnostech nebo je udržet.
- Přestože financování EU má nastartovat určité intervence, reformy a inovace, po nichž by mělo následovat financování z vnitrostátních zdrojů, nedostatek politické vůle k vnitrostátnímu financování nebo omezené vnitrostátní zdroje ztěžují získání finančních prostředků na následné období projektu.
- Nedostatek podpory a pokynů ze strany řídicích orgánů v oblasti udržitelnosti, zatímco sledování doby udržitelnosti je v některých programech svévolné.
- Neřeší se komunikace, informování a školení o možnostech a vlastnostech fondů EU, které by pomohly při jejich využívání.
- Doba realizace projektu je u některých výzev příliš krátká na to, aby bylo možné získat a měřit hmatatelnější výsledky nebo dlouhodobější dopad.
- Nedostatečná kontinuita při navrhování výzev a nedostatečné budování synergie mezi programy/výzvami.
V případě projektů sociálních služeb je nedostatečná udržitelnost obzvláště problematická, protože může vést k přerušení poskytování služeb a podpory osobám ve zranitelných situacích.
Tato část obsahuje soubor nástrojů určených k usnadnění udržitelnosti projektů v programech ESF+ a EFRR na podporu sociálních služeb.
Seznam nástrojů:
Dokument Facilitation Toolkit naleznete zde
Sada nástrojů
Poradenství
Podpora HELPDESK
Spolufinancováno Evropskou unií. Vyjádřené názory a stanoviska jsou však pouze názory a stanoviska autora (autorů) a nemusí nutně odrážet názory a stanoviska Evropské unie. Evropská unie ani orgán poskytující podporu za ně nemohou nést odpovědnost.
Podpora HELPDESK