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Kit de ferramentas de facilitação
Folheto de Divulgação
Caixa de ferramentas
O Kit de ferramentas de facilitação para projectos de serviços sociais foi concebido para responder eficazmente aos desafios administrativos e técnicos prementes encontrados em todas as fases do ciclo do projeto. O seu principal objetivo é ajudar as autoridades de gestão que operam a todos os níveis (nacional, regional e local), incluindo os organismos e agências intermediários, no processo de acesso e gestão dos fundos do FSE+ e do FEDER (juntamente com outros programas) em benefício dos serviços sociais.
O conjunto de ferramentas dedica-se a encontrar soluções e a conceber ferramentas que simplifiquem o acesso aos fundos da UE. Oferece uma variedade de ferramentas práticas, conselhos, recomendações e modelos, e destaca práticas promissoras de diferentes Estados-Membros da UE.
O kit de ferramentas foi concebido para racionalizar o processo de gestão de projectos em sete áreas temáticas fundamentais: Aplicação do projeto, parceria e princípios horizontais, seleção e avaliação do projeto, qualidade e comunicação do projeto, orçamento, relatórios, acompanhamento e sustentabilidade.
Nesta secção, encontrará uma série de modelos, folhas de cálculoe listas de controlo concebido para as sete áreas temáticas, destinado a ajudar a navegar nas complexidades da facilitação de projectos e a implementar as melhores práticas com base em conhecimentos específicos do sector.
01 Fase de aplicação
A ferramenta deve ser aplicada na conceção de um convite aberto à inclusão e inovação social para garantir o acesso ao programa a todos os potenciais candidatos relevantes.
Guia do utilizador da ferramenta:
- Integrar a ferramenta no processo de conceção do convite à apresentação de propostas, para lembrar quais os aspectos dos prestadores de serviços sociais que devem ser tidos em conta.
- Verifique as perguntas da ferramenta antes de iniciar a conceção do convite e de criar a equipa de conceção do convite, especialmente a pergunta 1.
- Partilhar as perguntas da ferramenta com a equipa de conceção do convite à apresentação de propostas no início do trabalho de conceção e, se for caso disso, acrescentar à lista perguntas adicionais específicas do país ou do sector.
- Verificar o convite pré-final utilizando a lista de controlo para se certificar de que todas as perguntas podem ser respondidas como SIM.
Esta secção contém um conjunto de ferramentas concebidas para facilitar um processo de candidatura em duas fases nos programas do FSE+ que apoiam os serviços sociais, como uma solução para reduzir a carga administrativa desnecessária tanto dos candidatos como das autoridades de gestão/organismos intermediários, pré-filtrando as propostas de projectos numa fase inicial de desenvolvimento.
A coleção de ferramentas inclui:
A. Lista de controlo para, durante a programação ou antes da conceção do convite, utilizar um processo de candidatura em duas fases
A ferramenta ajuda a decidir se um processo de candidatura em duas fases é o tipo de processo de candidatura mais adequado para o convite planeado. A resposta SIM à pergunta 1 e ao mínimo 50% das perguntas indica que é altamente recomendável utilizar um processo de candidatura em duas fases para reduzir a carga de trabalho tanto dos candidatos como da autoridade de gestão/organismo intermediário.
A ferramenta deve ser utilizada quando é tomada a decisão sobre o tipo de processo de candidatura, quer seja durante o período de programação ou de conceção do convite (consoante o país).
Guia do utilizador da ferramenta
- Integrar a ferramenta no processo de conceção da programação/chamada para garantir que é escolhido o tipo de processo de aplicação mais adequado.
- Opcionalmente, acrescente à lista perguntas específicas por país ou por sector.
- Se a resposta for SIM à pergunta 1 e min. 50% das perguntas, selecionar um processo de candidatura em duas fases
Descarregar a lista de verificação sobre a utilização de um processo de candidatura em duas fases
B. Etapa 1 Modelo de formulário de candidatura ao FSE+
Quando se opta por um processo de candidatura em duas fases num convite à apresentação de propostas do FSE+, especialmente um que apoie a inclusão social e a inovação, o modelo de formulário de candidatura disponível neste ligação pode ser utilizado como exemplo na etapa 1, adaptado, se necessário, ao formulário de candidatura utilizado a nível nacional.
Guia do utilizador da ferramenta:
A amostra do modelo segue a estrutura do modelo de formulário de candidatura ao FSE+ de fase única. Os formulários de candidatura nacionais com uma estrutura diferente devem alterar o modelo em conformidade, mas mantendo o seu objetivo e lógica.
Objetivo e lógica da etapa 1:
- A Etapa 1 deve incluir secções sobre a relevância do projeto, a parceria do projeto, os objectivos gerais e específicos do projeto e uma descrição das principais actividades planeadas e da sua relação com os indicadores do Programa.
- Na primeira fase, apenas se deve inquirir sobre o orçamento total e o orçamento repartido por parceiros.
- A etapa 1 só deve exigir documentos anexos para verificar a elegibilidade do Chefe de Fila e se esta informação puder ser recolhida a partir de dados públicos, não deve ser solicitado qualquer anexo
- A etapa 1 deve permitir que todas as secções sejam alteradas na etapa 2, com exceção das seguintes:
- Título e acrónimo do projeto
- Candidato principal
- Objetivo específico do convite à apresentação de propostas, objectivos gerais do projeto e grupo(s) alvo principal(is)
- O orçamento total do projeto só pode ser alterado pelo máximo de 30% na Etapa 2
Descarregar o modelo de formulário de candidatura da etapa 1
C. Etapa 2 Modelo de formulário de candidatura ao FSE+
Quando se opta por um processo de candidatura em duas etapas numa convocatória do FSE+, especialmente uma que apoie a inclusão social e a inovação, o modelo de Formulário de Candidatura disponível abaixo pode ser utilizado como amostra na Etapa 2, adaptado, se necessário, ao Formulário de Candidatura utilizado a nível nacional.
Guia do utilizador da ferramenta:
A amostra do modelo segue a estrutura do modelo de formulário de candidatura ao FSE+ de fase única. Os formulários de candidatura nacionais com uma estrutura diferente devem alterar o modelo em conformidade, mas mantendo o seu objetivo e lógica.
Objetivo e lógica da etapa 2:
- Na etapa 2, todas as secções do formulário de candidatura podem ser alteradas, exceto
- Título e acrónimo do projeto
- Candidato principal
- Objetivo específico do convite à apresentação de propostas, objectivos gerais do projeto e grupo(s) alvo principal(is)
- O orçamento total do projeto só pode ser alterado pelo máximo de 30%.
- Etapa 1 As actividades devem ser complementadas por marcos e resultados.
- O orçamento deve permitir opções de custos simplificados
Descarregar o modelo de formulário de candidatura da etapa 2
Os instrumentos B e C utilizam o formulário de candidatura de fase única do FSE+ como base e baseiam-se na lógica dos programas não abrangidos pelo FSE+ que utilizam processos de candidatura em duas fases (2 etapas) no período de programação 2021-2027, como o programa transnacional Interreg Danúbio e o programa Interreg Noroeste da Europa, como melhores práticas reivindicadas pelos serviços sociais.
Note-se que, paralelamente a esta coleção de ferramentas, como outro pilar do processo de candidatura em duas fases, foi desenvolvida uma coleção de ferramentas para a avaliação de propostas num processo de candidatura em duas fases, no ponto 3.2 Avaliação da proposta de projeto num processo de candidatura em duas fases.
02 Parceria e princípios horizontais
Ferramentas de 1 a 9 sugerir a Autoridades de gestão, sozinhas ou em colaboração com os parceirosperguntas úteis para operacionalizar o princípio da parceria em todo o ciclo do programa. Estas ferramentas podem ser utilizadas para conceber parcerias em relação a qualquer objetivo ou tema político. As sugestões de parceiros adicionais estão destacadas a azul claro e podem ser úteis para criar parcerias no domínio da prestação de serviços sociais.
Ferramentas 10 e 11 são sobre princípios horizontais (igualdade de género, integração da perspetiva de género, igualdade) e podem ser úteis tanto para as autoridades de gestão avaliarem os programas numa perspetiva de igualdade de género como de inclusão social. As mesmas ferramentas podem ser utilizadas por profissionais e parceiros de projeto para avaliar as suas propostas de projeto numa perspetiva de igualdade de género e inclusão.
Ferramenta 12 é dirigido aos parceiros/promotores de projectos. Contém uma lista de verificação que apoia as organizações no processo de construção de uma parceria ou de um projeto a ser implementado com parceiros, indicando os elementos mais importantes que devem ser incluídos num acordo de parceria e dando algumas sugestões.
Aplicação setorial da parceria e dos princípios horizontais
Esta secção incorpora o feedback de cinco sectores de serviços sociais: Famílias em situação de pobreza e crianças em situação de proteção, integração laboral, pessoas com deficiência, pobreza e sem-abrigo, e idosos. As ferramentas da parceria e os princípios horizontais foram revistos por peritos destes sectores. O feedback recolhido a seguir sugere melhorias contínuas para satisfazer as necessidades específicas do sector.
- Oportunidades de intercâmbio e de formação de parcerias: criação de eventos de intercâmbio e de formação de parcerias facilitados pelas autoridades de gestão, presenciais ou em linha, para promover a partilha de informações entre organizações que operam nos mesmos territórios ou que abordam temas semelhantes.
- Sensibilização e reforço de capacidades: sensibilização e reforço de capacidades para a utilização dos instrumentos da organização interna pelos potenciais beneficiários. Isto pode implicar a utilização de documentos preliminares para reunir parceiros em torno de uma ideia de projeto, promovendo o feedback coletivo e o alinhamento com os modelos oficiais de projeto.
- Equilíbrio entre antigos e novos parceiros:
- Vantagens dos antigos parceiros: Confiança e entendimento comum.
- Vantagens dos novos parceiros: Ideias frescas, inovação e novas competências.
- Recomendação: Procurar uma combinação equilibrada de antigos e novos parceiros, tendo em conta o tempo necessário para criar confiança nos novos parceiros.
- Selecionar os parceiros "certos":
- Efetuar o levantamento e a análise das partes interessadas para identificar potenciais parceiros.
- Avaliar os parceiros com base nas competências, conhecimentos especializados, capacidade, valor acrescentado, recursos, motivação, capacidade de inovação, representatividade e legitimidade.
- Assegurar a especialização relevante e a diversidade na parceria.
- - Envolvimento dos parceiros:
- Incentivar o diálogo aberto e a discussão sobre os objectivos da parceria.
- Identificar indivíduos-chave em organizações parceiras para promover o envolvimento.
- Realizar workshops iniciais e reuniões regulares para clarificar os objectivos.
- Utilizar facilitadores para orientar os debates e assegurar o progresso.
- Dedicar pessoal de apoio para ajudar os parceiros novos ou com recursos limitados.
- Promover relações informais com os representantes dos parceiros.
- Concentre-se numa questão clara e facilmente identificável.
- Considerar compromissos formais através de acordos de parceria.
- Facilitar a criação de redes para os parceiros.
- Chegar a um acordo sobre uma visão comum:
- Estabelecer um consenso sobre os objectivos e métodos da parceria.
- Utilizar abordagens participativas e técnicas de criação de consensos.
- Assegurar que o grupo conduz coletivamente a visão da parceria.
- Abordar a questão da desvinculação através de conversações bilaterais e da revisão da cartografia da parceria.
- Manter o empenhamento e a participação:
- Fomentar a comunicação contínua através de vários canais.
- Colocar a tónica nos resultados tangíveis para demonstrar os progressos realizados.
- Reforçar as metas e os objectivos com planos de ação sólidos.
- Cultivar um ambiente aberto e transparente.
- Proporcionar uma liderança clara para promover a participação.
- Reforçar as relações através de actividades informais.
- Orientar os parceiros que enfrentam desafios em termos de recursos ou de experiência.
- Valorizar igualmente as contribuições de todos os parceiros.
- Lidar com parceiros desmotivados:
- Iniciar discussões bilaterais para compreender as razões do incumprimento.
- Considerar a redistribuição de funções e tarefas no âmbito da parceria.
- Oferecer formação em competências de parceria, se necessário.
- Reforçar as capacidades dos parceiros com recursos limitados.
- Associar parceiros experientes com menos recursos.
- Abordar a transparência, os desequilíbrios de poder e os problemas de comunicação.
- Substituir os parceiros se não for possível encontrar uma solução, seguindo regras pré-estabelecidas.
03 Seleção e avaliação de projectos
De um modo geral, os prestadores de serviços sociais enfrentam os seguintes desafios e obstáculos durante a fase de avaliação.
- Falta de informação ou de sessões de formação sobre avaliação
- Linguagem pouco clara utilizada na grelha de avaliação
- Atraso nos resultados da avaliação
- As secções do formulário de candidatura não podem ser associadas aos critérios de avaliação, o que impossibilita a autoavaliação.
- A pontuação não reflecte os objectivos e as prioridades de um determinado convite.
- Os mal-entendidos ou a incompetência dos avaliadores podem ser detectados no relatório de avaliação.
- Falta de comunicação durante as fases de avaliação
As ferramentas foram desenvolvidas através de um processo de colaboração que envolveu os prestadores de serviços sociais e as autoridades de gestão durante uma série de workshops realizados de 10 a 12 de maio de 2023. Os contributos fornecidos por estas partes interessadas e o seu subsequente feedback desempenharam um papel crucial na elaboração das ferramentas.
Lista de ferramentas:
- Certifique-se de que os objectivos, as prioridades e os resultados esperados do convite à apresentação de propostas são os que estão em foco na grelha de avaliação e na respectiva pontuação.
- Certifique-se de que o formulário de candidatura está em conformidade com a grelha de avaliação, ou seja, que cada critério de avaliação pode ser associado às secções do formulário de candidatura.
- Para facilitar a compreensão dos requisitos do convite, certifique-se de que a grelha de avaliação também utiliza linguagem acessível, tal como outras partes da documentação do convite (se necessário, deve ser fornecido um glossário)
- Certificar-se de que os avaliadores testaram e avaliaram o FA, a grelha de avaliação e a sua pontuação durante a conceção do convite.
- Certifique-se de que os avaliadores recebem também formação sobre o domínio temático e não apenas sobre o procedimento e a metodologia de avaliação.
- Assegurar que são organizadas sessões de informação ou formação sobre a avaliação das propostas e os critérios de avaliação, dirigidas especificamente a organizações pequenas ou menos experientes.
- Assegurar uma comunicação clara e previsível ao longo de todo o processo de avaliação, de preferência integrada no sistema eletrónico de candidatura.
04 Qualidade e comunicação do projeto
A garantia de qualidade é um dos aspectos fundamentais dos projectos financiados pela UE e as Autoridades de Gestão (AG) são responsáveis pela manutenção da elevada qualidade em cada projeto financiado. No entanto, os projectos no domínio dos serviços sociais carecem frequentemente de um quadro comum de gestão e avaliação da qualidade, o que, posteriormente, cria muitos desafios para as AG monitorizarem e avaliarem os projectos de forma justa do ponto de vista da qualidade. No âmbito do processo de garantia da qualidade, é importante recolher feedback dos coordenadores e dos parceiros do projeto. Estas devem abranger tanto o progresso do projeto como a dinâmica global relativa ao conteúdo e à qualidade da cooperação. Por conseguinte, é bastante diferente dos relatórios de acompanhamento, que se centram nos progressos mensuráveis em relação à aplicação do projeto.
Lista de ferramentas:
Esta secção apresenta duas ferramentas essenciais para a gestão da qualidade do projeto: a ferramenta de enquadramento da Gestão e Avaliação da Garantia da Qualidade (QAME) e uma lista de verificação concebida para definir critérios de projeto mensuráveis e orientados para os resultados, apresentada a seguir.
05 Orçamento do projeto
Lista de ferramentas:
06 Relatórios de projectos
Muitos candidatos e beneficiários têm receio de dar um feedback honesto às AG, pois acreditam que, caso o feedback seja negativo, poderá ter efeitos negativos em futuras candidaturas de projectos. Reunimos os problemas mais comuns que o sector dos serviços sociais teve com as autoridades de gestão na vida real e sugerimos soluções fáceis de implementar.
Esta secção oferece ferramentas práticas às autoridades de gestão (AG) para facilitar a fase de apresentação de relatórios dos projectos financiados pela UE.
Lista de ferramentas:
Aplicação setorial do relatório do projeto
Esta secção incorpora o feedback de cinco sectores de serviços sociais: Serviços de Proteção à Criança e às Famílias em Situação de Pobreza, Integração Laboral, Pessoas com Deficiência, Pobreza e Sem-Abrigo, e Pessoas Idosas. O feedback recolhido sugere as seguintes melhorias para responder às necessidades específicas de cada sector.
- Sensibilização para os desafios da comunicação: As AGs devem estar conscientes dos desafios de comunicação específicos do sector em que estão a trabalhar, especialmente quando se trata de grupos-alvo vulneráveis. Em alguns casos, a obtenção de listas de participantes ou de folhas de controlo pode implicar a rotulagem dos participantes como "desfavorecidos" ou "em situação de pobreza". No entanto, esta pode ser uma questão sensível, e os participantes podem ter relutância em assinar tais documentos. Quando se trabalha com crianças, especialmente as de comunidades desfavorecidas, o tratamento de dados pessoais torna-se ainda mais sensível. Pode ser necessária a aprovação dos pais para assinar quaisquer documentos, como folhas de presença ou de controlo. Nas situações em que o apoio é prestado em ambientes sem pais (por exemplo, escolas, clubes infantis, centros comunitários), a elaboração de relatórios torna-se difícil. Pode haver problemas práticos na comunicação da assiduidade, uma vez que os métodos tradicionais, como fotografias ou folhas de presença, podem não ser adequados. Os problemas de comunicação em ambientes sem pais podem ser difíceis de resolver, e o relatório não apresenta uma solução clara para o problema da comunicação da assiduidade das crianças nesses casos.
- Simplificar o processo de apresentação de relatórios: Assegurar a simplicidade, a transparência e a coerência dos relatórios, eliminando as perguntas redundantes, simplificando as folhas de presença, alargando os instrumentos de apresentação de relatórios aceites e automatizando o acompanhamento financeiro, especialmente para as organizações que lidam com idosos/desempregados/pessoas com deficiência/famílias em situação de pobreza e crianças, a fim de ter em conta os recursos limitados.
- Fornecer informações claras: Isto inclui informações sobre como preencher formulários, registar o tempo do pessoal e a forma como se espera que os relatórios sejam feitos. Isto ajudará as organizações a concentrarem-se nas áreas que podem potencialmente tornar-se um problema.
- Identificar erros comuns: Destaque e resolva os erros recorrentes para melhorar a exatidão dos relatórios.
- Consistência nas regras: Manter a coerência das regras sem introduzir alterações durante os processos em curso.
- Reforçar a sustentabilidade: Os relatórios devem ser concebidos para incentivar e apoiar uma divulgação mais alargada a longo prazo, após o termo do programa. Isto inclui principalmente a partilha e a aplicação de boas práticas e ferramentas.
- Melhorar os indicadores de informação: Diversificar os métodos de recolha de dados, dando ênfase à qualidade do trabalho em detrimento do número de horas de trabalho.
- Requisitos razoáveis de utilização do logótipo: Implementar directrizes sensatas para a utilização do logótipo em documentos.
- Ter em conta as diferenças: Ter em conta as variações das regras nacionais, dos anos civis e dos períodos de projeto ao registar o tempo do pessoal e os relatórios financeiros.
- Mitigar os riscos: Incorporar a avaliação de riscos nos projectos para permitir que as equipas tratem proactivamente de potenciais problemas.
07 Acompanhamento e sustentabilidade do projeto
De um modo geral, os prestadores de serviços sociais e as autoridades de gestão identificam os seguintes desafios e obstáculos típicos no que se refere à sustentabilidade dos projectos:
- Falta de recursos financeiros e humanos para manter os resultados do projeto e cumprir as obrigações contratuais relativas à sustentabilidade/durabilidade do projeto, especialmente em organizações sem fins lucrativos.
- Falta de um plano de sustentabilidade ou de uma conceção que garanta a transferibilidade, a replicabilidade e a sustentabilidade, especialmente nos projectos de inovação social.
- As obrigações contratuais relativas à sustentabilidade dos resultados dos projectos são demasiado rigorosas, pelo que constituem um obstáculo à apresentação de propostas.
- Na maioria dos casos, a continuação das actividades do projeto após o seu termo não se verifica sem apoio financeiro adicional.
- A lógica de financiamento da UE restringe frequentemente o acesso ao financiamento de outros programas da UE para a continuação/sustentabilidade das actividades do projeto.
- Embora o financiamento da UE se destine a dar um pontapé de saída a certas intervenções, reformas e inovações, após o que o financiamento nacional deve assumir o controlo, a falta de vontade política para o financiamento nacional ou os recursos nacionais limitados dificultam a obtenção de financiamento para o período de acompanhamento do projeto.
- Falta de apoio e de orientação das autoridades de gestão em matéria de sustentabilidade, enquanto o acompanhamento do período de sustentabilidade é arbitrário em alguns programas.
- A comunicação, a informação e a formação sobre as possibilidades e as características dos fundos da UE para ajudar a utilizá-los não são abordadas.
- O período de execução do projeto para alguns convites é demasiado curto para obter e medir resultados mais tangíveis ou um impacto mais duradouro.
- Falta de continuidade durante a conceção do convite e falta de criação de sinergias entre programas/convites
No caso dos projectos de serviços sociais, a falta de sustentabilidade é especialmente problemática, uma vez que pode levar à descontinuidade do serviço e do apoio a pessoas em situações vulneráveis.
Esta secção contém um conjunto de ferramentas concebidas para facilitar a sustentabilidade dos projectos nos programas do FSE+ e do FEDER que apoiam os serviços sociais.
Lista de ferramentas:
Consultar o documento Kit de ferramentas de facilitação aqui
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