NL 
EN 
DE 
BG 
HR 
CS 
DA 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
SL 
ES 
SV 
Facilitatietoolkit
Verspreidingsfolder
Toolkit
Aanvullende middelen
De Facilitatietoolkit voor projecten voor sociale diensten is ontworpen om effectief te reageren op de dringende administratieve en technische uitdagingen in elke fase van de projectcyclus. De primaire focus ligt op het ondersteunen van beheersautoriteiten op alle niveaus (nationaal, regionaal en lokaal), inclusief bemiddelende instanties en agentschappen, in het proces van toegang tot en beheer van fondsen van ESF+ en EFRO (samen met andere programma's) ten behoeve van sociale diensten.
De gereedschapskist is gewijd aan het vinden van oplossingen en het ontwerpen van hulpmiddelen die de toegang tot EU-fondsen vereenvoudigen. Het biedt een verscheidenheid aan praktische hulpmiddelen, advies, aanbevelingen en sjablonen en belicht veelbelovende praktijken uit verschillende EU-lidstaten.
De Toolkit is ontworpen om het projectmanagementproces op zeven belangrijke thematische gebieden te stroomlijnen: Projecttoepassing, Partnerschap en horizontale principes, Projectselectie en -evaluatie, Projectkwaliteit en -communicatie, Begroting, Rapportage, Follow-up en Duurzaamheid.
In dit gedeelte vind je een reeks van sjablonen, spreadsheetsen checklists ontworpen voor alle zeven thematische gebieden om te helpen bij het navigeren door de complexiteit van projectfacilitering en het implementeren van best practices op basis van sectorspecifieke inzichten.
01 Aanvraagfase
De tool moet worden toegepast bij het ontwerpen van een open oproep voor sociale inclusie en innovatie om ervoor te zorgen dat alle relevante potentiële aanvragers toegang krijgen tot het programma.
Gebruikershandleiding voor gereedschap:
- Integreer de tool in het ontwerpproces van oproepen als geheugensteun voor de aspecten van sociale dienstverleners waarmee rekening moet worden gehouden.
- Controleer de vragen in de tool voordat je begint met het gespreksontwerp en het opzetten van het gespreksontwerpteam, vooral vraag 1.
- Deel de vragen van de tool met het ontwerpteam van de uitnodiging aan het begin van het ontwerpwerk en voeg aanvullende land- of sectorspecifieke vragen toe aan de lijst, indien relevant.
- Controleer het voorgesprek aan de hand van de checklist om er zeker van te zijn dat alle vragen met JA beantwoord kunnen worden.
Dit deel bevat een verzameling hulpmiddelen die zijn ontworpen om een aanvraagprocedure in 2 stappen in ESF+-programma's ter ondersteuning van sociale diensten te vergemakkelijken, als oplossing om de onnodige administratieve last voor zowel aanvragers als beheersautoriteiten/intermediaire instanties te verminderen door projectvoorstellen in een vroeg ontwikkelingsstadium vooraf te filteren.
De collectie hulpmiddelen omvat:
A. Checklist voor tijdens de programmering of voorafgaand aan het gespreksontwerp over het gebruik van een aanvraagprocedure in 2 stappen
De tool helpt om te beslissen of een aanvraagprocedure in twee stappen het meest geschikte type aanvraagprocedure is voor de geplande oproep. Als u JA antwoordt op vraag 1. en min 50% van de vragen, betekent dit dat het gebruik van een aanvraagprocedure in twee stappen sterk wordt aanbevolen om de werklast van zowel aanvragers als de beheersautoriteit/ bemiddelende instantie te verminderen.
De tool moet worden gebruikt wanneer de beslissing over het type aanvraagproces wordt genomen, tijdens de programmeringsperiode of de ontwerpperiode van de uitnodiging (afhankelijk van het land).
Gebruikershandleiding voor gereedschap
- Integreer de tool in het programmeer-/oproepontwerpproces om ervoor te zorgen dat het meest geschikte type applicatieproces wordt gekozen.
- Voeg optioneel land- of sectorspecifieke vragen toe aan de lijst.
- Als het antwoord JA is op vraag 1 en min. 50% van de vragen, kies dan voor een aanvraagprocedure in 2 stappen
Checklist downloaden voor het gebruik van een aanvraagprocedure in 2 stappen
B. Stap 1 Voorbeeld ESF+ aanvraagformulier
Als in een ESF+-oproep wordt gekozen voor een aanvraagprocedure in twee stappen, met name als het gaat om een oproep ter ondersteuning van sociale inclusie en innovatie, dan is het sjabloon voor het aanvraagformulier in deze brochure beschikbaar. link kan worden gebruikt als voorbeeld in stap 1, waar nodig aangepast aan het landelijk gebruikte aanvraagformulier.
Gebruikershandleiding voor gereedschap:
Het sjabloonvoorbeeld volgt de structuur van het standaard ESF+ aanvraagformulier in één fase. Nationale aanvraagformulieren met een andere structuur moeten het sjabloon dienovereenkomstig aanpassen, maar het doel en de logica moeten behouden blijven.
Doel en logica van stap 1:
- Stap 1 moet paragrafen bevatten over de relevantie van het project, het projectpartnerschap, de algemene en specifieke doelstellingen van het project en een beschrijving van de belangrijkste geplande activiteiten en hoe deze verband houden met de programma-indicatoren.
- Stap 1 moet alleen informeren naar het totale budget en het budget uitgesplitst naar partners.
- Stap 1 dient enkel bijgevoegde documenten te vereisen om de geschiktheid van de hoofdpartner te controleren en als deze informatie kan worden verzameld uit openbare gegevens, dient geen bijlage te worden gevraagd.
- Stap 1 zou het mogelijk moeten maken om alle secties te wijzigen in Stap 2, behalve:
- Titel en acroniem van het project
- Hoofdaanvrager
- Doel van de oproep, algemene doelstellingen van het project en belangrijkste doelgroep(en)
- Het totale projectbudget kan alleen worden gewijzigd met maximaal 30% in stap 2.
Aanvraagformulier stap 1 downloaden
C. Stap 2 ESF+ Aanvraagformulier Voorbeeld
Wanneer in een ESF+ oproep wordt gekozen voor een aanvraagproces in 2 stappen, met name een oproep ter ondersteuning van sociale inclusie en innovatie, kan het hieronder beschikbare sjabloon voor het aanvraagformulier worden gebruikt als voorbeeld in stap 2, waar nodig aangepast aan het nationaal gebruikte aanvraagformulier.
Gebruikershandleiding voor gereedschap:
Het sjabloonvoorbeeld volgt de structuur van het standaard ESF+ aanvraagformulier in één fase. Nationale aanvraagformulieren met een andere structuur moeten het sjabloon dienovereenkomstig aanpassen, maar het doel en de logica moeten behouden blijven.
Doel en logica van stap 2:
- In stap 2 kan elk onderdeel van het aanvraagformulier worden gewijzigd, behalve:
- Titel en acroniem van het project
- Hoofdaanvrager
- Doel van de oproep, algemene doelstellingen van het project en belangrijkste doelgroep(en)
- Het totale projectbudget kan alleen worden gewijzigd met max. 30%.
- Stap 1 Activiteiten moeten worden aangevuld met mijlpalen en deliverables.
- Budget moet vereenvoudigde kostenopties mogelijk maken
Aanvraagformulier stap 2 downloaden
Hulpmiddelen B en C gebruiken het ESF+ standaard aanvraagformulier in één fase als basis en zijn gebaseerd op de logica van niet-ESF+ programma's die gebruik maken van aanvraagprocessen in twee fasen (2-stappen) in de programmeringsperiode 2021-2027, zoals het Interreg Donau Transnationale Programma en het Interreg Noord-West Europa programma als best practices door sociale diensten.
Naast deze verzameling hulpmiddelen is er, als een andere pijler van de aanvraagprocedure in twee stappen, een verzameling hulpmiddelen voor de evaluatie van voorstellen in een aanvraagprocedure in twee stappen ontwikkeld onder 3.2 Evaluatie van projectvoorstellen in een aanvraagprocedure in twee stappen.
02 Partnerschap & horizontale principes
Gereedschap van 1 tot 9 voorstellen om Beheersautoriteiten, alleen of in samenwerking met de partnersvragen nuttig om te operationaliseren het partnerschapsbeginsel gedurende de gehele programmacyclus. Deze hulpmiddelen kunnen worden gebruikt om partnerschappen op te zetten voor elk beleidsdoel of -thema. Suggesties voor aanvullende partners zijn lichtblauw gemarkeerd en kunnen nuttig zijn om partnerschappen op het gebied van sociale dienstverlening op te zetten.
Gereedschap 10 en 11 gaan over horizontale principes (gendergelijkheid, gendermainstreaming, gelijkheid) en kunnen nuttig zijn voor zowel beheersautoriteiten om programma's te beoordelen vanuit het perspectief van gendergelijkheid als sociale integratie. Dezelfde instrumenten kunnen gebruikt worden door vakmensen en projectpartners om hun projectvoorstellen te beoordelen vanuit het perspectief van gendergelijkheid en sociale integratie.
Gereedschap 12 is bedoeld voor partners/projectpromotors. Het bevat een checklist die organisaties ondersteunt bij het opbouwen van een partnerschap of een project dat samen met partners wordt uitgevoerd, door de belangrijkste elementen aan te geven die in een partnerschapsovereenkomst moeten worden opgenomen en enkele tips te geven.
Sectorale toepassing van partnerschap en horizontale beginselen
Dit deel bevat feedback van vijf sociale dienstensectoren: Gezinnen in armoede en kinderen in bescherming, Arbeidsintegratie, Personen met een handicap, Armoede en dakloosheid, en Ouderen. De instrumenten van het partnerschap en de horizontale principes zijn beoordeeld door experts uit deze sectoren. De verzamelde feedback in het volgende suggereert voortdurende verbeteringen om tegemoet te komen aan sectorspecifieke behoeften.
- Uitwisselings- en matchmakingmogelijkheden: het opzetten van uitwisselings- en matchmakingevenementen die worden gefaciliteerd door beheersautoriteiten, in persoon of online, om informatie-uitwisseling te bevorderen tussen organisaties die actief zijn in dezelfde gebieden of zich bezighouden met vergelijkbare onderwerpen.
- Sensibilisering en capaciteitsopbouw: sensibilisering en capaciteitsopbouw voor het gebruik van interne organisatie-instrumenten door potentiële begunstigden Dit kan het gebruik van ontwerpdocumenten inhouden om partners rond een projectidee te verzamelen, collectieve feedback te stimuleren en afstemming met officiële projecttemplates te bevorderen.
- Balanceren tussen oude en nieuwe partners:
- Voordelen van oude partners: Ingebouwd vertrouwen en gemeenschappelijk begrip.
- Voordelen van nieuwe partners: Frisse ideeën, innovatie en nieuwe vaardigheden.
- Aanbeveling: Streef naar een evenwichtige mix van oude en nieuwe partners, rekening houdend met de tijd die nodig is om vertrouwen op te bouwen met nieuwe partners.
- De "juiste" partners selecteren:
- Belanghebbenden in kaart brengen en analyseren om potentiële partners te identificeren.
- Beoordeel partners op basis van vaardigheden, expertise, capaciteit, toegevoegde waarde, middelen, motivatie, innovativiteit, representativiteit en legitimiteit.
- Zorg voor relevante expertise en diversiteit in het partnerschap.
- - Partners betrekken:
- Stimuleer een open dialoog en discussie over de doelen van het partnerschap.
- Identificeer sleutelfiguren in partnerorganisaties om betrokkenheid te bevorderen.
- Voer initiële workshops en regelmatige bijeenkomsten uit om de doelen te verduidelijken.
- Gebruik facilitators om discussies te begeleiden en vooruitgang te garanderen.
- Zet ondersteunend personeel in om nieuwe partners of partners met beperkte middelen te helpen.
- Informele relaties met partnervertegenwoordigers onderhouden.
- Richt je op een duidelijke, gemakkelijk herkenbare kwestie.
- Overweeg formele toezeggingen via partnerschapsovereenkomsten.
- Netwerkevenementen voor partners faciliteren.
- Het eens worden over een gemeenschappelijke visie:
- Consensus bereiken over de doelstellingen en methoden van het partnerschap.
- Gebruik participatieve benaderingen en technieken om consensus te bereiken.
- Ervoor zorgen dat de groep collectief de visie van het partnerschap aanstuurt.
- Terugtrekking aanpakken door bilaterale gesprekken en herziening van het in kaart brengen van partnerschappen.
- Betrokkenheid en deelname behouden:
- Bevorder continue communicatie via verschillende kanalen.
- Leg de nadruk op tastbare resultaten om vooruitgang aan te tonen.
- Versterk doelen en doelstellingen met robuuste actieplannen.
- Zorg voor een open en transparante sfeer.
- Zorg voor duidelijk leiderschap om deelname te bevorderen.
- Relaties versterken door informele activiteiten.
- Mentor van partners die kampen met uitdagingen op het gebied van middelen of ervaring.
- Waardeer de bijdragen van alle partners gelijk.
- Omgaan met afgehaakte partners:
- Start bilaterale gesprekken om de redenen voor niet-naleving te begrijpen.
- Overweeg een herverdeling van rollen en taken binnen het partnerschap.
- Bied indien nodig training in partnerschapsvaardigheden aan.
- Zorg voor capaciteitsopbouw voor partners met beperkte middelen.
- Koppel ervaren partners met minder middelen.
- Transparantie, machtsongelijkheid en communicatieproblemen aanpakken.
- Vervang partners als er geen oplossing kan worden gevonden, volgens vooraf vastgestelde regels.
03 Selectie en evaluatie van projecten
Over het algemeen worden sociale dienstverleners tijdens de evaluatiefase geconfronteerd met de volgende uitdagingen en obstakels.
- Gebrek aan informatie of trainingssessies over evaluatie
- Onduidelijk taalgebruik in evaluatieschema
- Vertraagde resultaten van evaluatie
- Onderdelen van het aanvraagformulier kunnen niet worden gekoppeld aan evaluatiecriteria, waardoor zelfevaluatie onmogelijk is.
- De scores weerspiegelen niet de doelstellingen en prioriteiten van de betreffende oproep.
- Onbegrip of onbekwaamheid van beoordelaars kan worden teruggevonden in het evaluatierapport.
- Gebrek aan communicatie tijdens de evaluatiefasen
De instrumenten werden ontwikkeld via een samenwerkingsproces met sociale dienstverleners en beheersautoriteiten tijdens een reeks workshops die plaatsvonden van 10 tot 12 mei 2023. De input van deze belanghebbenden en hun daaropvolgende feedback speelden een cruciale rol bij het vormgeven van de instrumenten.
Lijst met gereedschappen:
- Zorg ervoor dat de doelstellingen, prioriteiten en verwachte resultaten van de oproep centraal staan in het evaluatieschema en de puntentelling.
- Zorg ervoor dat het Aanvraagformulier in lijn is met het evaluatierooster, dat wil zeggen dat elk evaluatiecriterium kan worden gekoppeld aan de onderdelen van het Aanvraagformulier.
- Om het begrijpen van de eisen van de uitnodiging te vergemakkelijken, moet ervoor worden gezorgd dat het evaluatierooster ook lekentaal gebruikt, net als andere delen van de documentatie van de uitnodiging (waar nodig moet een verklarende woordenlijst worden meegeleverd).
- Zorg ervoor dat de beoordelaars het AF, het evaluatieschema en de puntentelling hebben getest en beoordeeld tijdens het ontwerp van de uitnodiging.
- Zorg ervoor dat de evaluatoren ook training krijgen over het thematische gebied en niet alleen over de evaluatieprocedure en -methodologie.
- Zorg ervoor dat er informatie- of trainingssessies worden gegeven over de evaluatie van de voorstellen en de evaluatiecriteria, specifiek gericht op kleine of minder ervaren organisaties.
- Zorg voor duidelijke en voorspelbare communicatie tijdens het evaluatieproces, bij voorkeur geïntegreerd in het elektronische aanvraagsysteem.
04 Projectkwaliteit en -communicatie
Kwaliteitsborging is een van de belangrijkste aspecten van door de EU gefinancierde projecten en beheersautoriteiten (MA's) zijn verantwoordelijk voor het handhaven van een hoge kwaliteit in elk afzonderlijk gefinancierd project. Projecten in de sociale dienstverlening missen echter vaak een gemeenschappelijk kader voor kwaliteitsmanagement en -evaluatie en dit zorgt later voor veel uitdagingen voor MG's om de projecten eerlijk te monitoren en te evalueren vanuit het oogpunt van kwaliteit. Binnen het kwaliteitsgarantieproces is het belangrijk om feedback te verzamelen van projectcoördinatoren en partners. Dit moet zowel betrekking hebben op de voortgang van het project als op de algemene dynamiek met betrekking tot de inhoud en de kwaliteit van de samenwerking. Dit is dus iets heel anders dan monitoringrapporten, die zich richten op meetbare vooruitgang ten opzichte van de projecttoepassing.
Lijst met gereedschappen:
In dit hoofdstuk worden twee essentiële hulpmiddelen voor het beheren van projectkwaliteit geïntroduceerd: het hulpmiddel Quality Assurance Management and Evaluation (QAME) en een checklist die is ontworpen om meetbare en resultaatgerichte projectcriteria te definiëren.
05 Projectbegroting
Lijst met gereedschappen:
06 Projectrapportage
Veel aanvragers en begunstigden zijn bang om eerlijke feedback te geven aan beheersautoriteiten omdat ze denken dat negatieve feedback negatieve gevolgen kan hebben voor toekomstige projectaanvragen. We verzamelden de meest voorkomende problemen die de sociale dienstensector in de praktijk had met beheersautoriteiten en stelden eenvoudig te implementeren oplossingen voor.
Dit hoofdstuk biedt praktische hulpmiddelen voor managementautoriteiten (MA's) om de rapportagefase met door de EU gefinancierde projecten te vergemakkelijken.
Lijst met gereedschappen:
Sectorale toepassing van de projectrapportage
Dit deel bevat feedback van vijf sociale dienstensectoren: Diensten voor kinderbescherming en gezinnen in armoede, Arbeidsintegratie, Personen met een handicap, Armoede en dakloosheid, en Ouderen. De verzamelde feedback suggereert de volgende verbeteringen om tegemoet te komen aan sectorspecifieke behoeften.
- Bewustzijn van rapportage-uitdagingen: MG's moeten zich bewust zijn van rapportage-uitdagingen die specifiek zijn voor de sector waarin ze werken, vooral wanneer ze te maken hebben met kwetsbare doelgroepen. In sommige gevallen kan het verkrijgen van deelnemerslijsten of monitoring sheets inhouden dat deelnemers als "kansarm" of "in armoede" bestempeld moeten worden. Dit kan echter een gevoelige kwestie zijn en deelnemers kunnen terughoudend zijn om dergelijke documenten te ondertekenen. Bij het werken met kinderen, vooral uit achtergestelde gemeenschappen, ligt het omgaan met persoonlijke gegevens nog gevoeliger. Toestemming van de ouders kan nodig zijn voor het ondertekenen van documenten, zoals aanwezigheids- of controleformulieren. In situaties waar ondersteuning wordt geboden in omgevingen zonder ouders (bijv. scholen, kinderclubs, gemeenschapscentra), wordt rapportage een uitdaging. Er kunnen praktische problemen zijn bij het rapporteren van aanwezigheid, omdat traditionele methoden zoals foto's of aanwezigheidsformulieren niet geschikt zijn. Rapportageproblemen in omgevingen zonder ouders kunnen moeilijk op te lossen zijn en er wordt geen duidelijke oplossing geboden voor hoe het probleem van rapportage over de aanwezigheid van kinderen in dergelijke gevallen moet worden aangepakt.
- Vereenvoudig rapportageproces: Zorg voor eenvoud, transparantie en samenhang in de rapportage door overbodige vragen te schrappen, urenstaten te vereenvoudigen, geaccepteerde rapportage-instrumenten uit te breiden en financiële follow-ups te automatiseren, vooral voor organisaties die zich bezighouden met ouderen / werklozen / mensen met een handicap / gezinnen in armoede en kinderen, om ruimte te bieden aan beperkte middelen.
- Zorg voor duidelijke informatie: Dit omvat informatie over hoe formulieren moeten worden ingevuld, hoe de tijd van het personeel moet worden geregistreerd en de manier waarop verslag moet worden uitgebracht. Dit helpt organisaties om zich te concentreren op gebieden die mogelijk een probleem kunnen worden.
- Identificeer veelvoorkomende fouten: Markeer terugkerende fouten en pak ze aan om de nauwkeurigheid van de rapportage te verbeteren.
- Consistentie in regels: Consistentie in regels behouden zonder wijzigingen aan te brengen tijdens lopende processen.
- Verbetering van de duurzaamheid: Rapportage moet zo worden ontworpen dat bredere verspreiding op de lange termijn na afloop van het programma wordt gestimuleerd en ondersteund. Dit omvat voornamelijk het delen en toepassen van goede praktijken en instrumenten.
- Verbetering van rapportage-indicatoren: Gegevensverzamelingsmethoden diversifiëren en de nadruk leggen op de kwaliteit van het werk in plaats van op het aantal werkuren.
- Redelijke vereisten voor logo-gebruik: Implementeer redelijke richtlijnen voor het gebruik van logo's in documenten.
- Houd rekening met verschillen: Houd rekening met verschillen in nationale regels, kalenderjaren en projectperioden bij het registreren van personeelstijd en financiële rapportage.
- Risico's beperken: Integreer risicobeoordeling voor projecten om teams in staat te stellen potentiële problemen proactief aan te pakken.
07 Projectopvolging en duurzaamheid
Over het algemeen noemen sociale dienstverleners en beheersautoriteiten de volgende typische uitdagingen en obstakels als het gaat om de duurzaamheid van projecten:
- Gebrek aan financiële en personele middelen om projectresultaten te ondersteunen en te voldoen aan contractuele verplichtingen met betrekking tot duurzaamheid/duurzaamheid van projecten, vooral in non-profitorganisaties.
- Gebrek aan duurzaamheidsplan of ontwerpdenken dat overdraagbaarheid, repliceerbaarheid en duurzaamheid garandeert, vooral bij sociale innovatieprojecten.
- De contractuele verplichtingen met betrekking tot de duurzaamheid van projectresultaten zijn te streng en vormen dus een belemmering voor het indienen van voorstellen.
- De voortzetting van de projectactiviteiten na afloop van het project gebeurt in de meeste gevallen niet zonder verdere financiële steun.
- De financieringslogica van de EU beperkt vaak de toegang tot financiering uit andere EU-programma's voor de voortzetting/duurzaamheid van projectactiviteiten.
- Hoewel EU-financiering bedoeld is om bepaalde interventies, hervormingen en innovaties een kickstart te geven, waarna nationale financiering geacht wordt deze over te nemen, maken een gebrek aan politieke wil voor nationale financiering of beperkte nationale middelen het moeilijk om financiering te krijgen voor de vervolgperiode van het project.
- Gebrek aan steun en begeleiding van beheersautoriteiten met betrekking tot duurzaamheid, terwijl het monitoren van de duurzaamheidsperiode in sommige programma's willekeurig is.
- Er is geen aandacht voor communicatie, informatie en training over de mogelijkheden en kenmerken van EU-fondsen om ze te helpen gebruiken.
- De projectimplementatieperiode voor sommige oproepen is te kort om meer tastbare resultaten of een langduriger impact te krijgen en te meten.
- Gebrek aan continuïteit tijdens het ontwerp van oproepen en gebrek aan synergie tussen programma's/oproepen
In het geval van sociale dienstverleningsprojecten is een gebrek aan duurzaamheid vooral problematisch omdat het kan leiden tot discontinuïteit van de dienstverlening en ondersteuning aan personen in kwetsbare situaties.
Deze sectie bevat een verzameling hulpmiddelen die zijn ontworpen om de duurzaamheid van projecten in ESF+ en EFRO programma's ter ondersteuning van sociale diensten te vergemakkelijken.
Lijst met gereedschappen:
Raadpleeg het document Facilitatietoolkit hier
Toolkit
Begeleiding
HELPDESK Ondersteuning
Medegefinancierd door de Europese Unie. De opvattingen en meningen die worden geuit zijn echter uitsluitend die van de auteur(s) en komen niet noodzakelijk overeen met die van de Europese Unie. Noch de Europese Unie, noch de steunverlenende autoriteit kunnen daarvoor verantwoordelijk worden gesteld.
HELPDESK Ondersteuning