Le Boîte à outils de facilitation pour les projets de services sociaux a été conçu pour répondre efficacement aux défis administratifs et techniques urgents rencontrés à chaque étape du cycle de projet. Son objectif principal est d'aider les autorités de gestion opérant à tous les niveaux (national, régional et local), y compris les organismes intermédiaires et les agences, dans le processus d'accès et de gestion des fonds du FSE+ et du FEDER (ainsi que d'autres programmes) au profit des services sociaux.
La boîte à outils se consacre à la recherche de solutions et à la conception d'outils qui simplifient l'accès aux fonds de l'UE. Il offre une variété d'outils pratiques, de conseils, de recommandations et de modèles, et met en lumière les pratiques prometteuses de différents États membres de l'UE.
La boîte à outils a été conçu pour rationaliser le processus de gestion de projet dans sept domaines thématiques clés : Application du projet, partenariat et principes horizontaux, sélection et évaluation du projet, qualité du projet et communication, budget, rapports, suivi et durabilité.
Dans cette section, vous trouverez une série d'informations sur les thèmes suivants modèles, feuilles de calculet listes de contrôle conçu pour les sept domaines thématiques et destiné à aider à naviguer dans les complexités de la facilitation de projets et à mettre en œuvre les meilleures pratiques basées sur des connaissances sectorielles spécifiques.
L'outil doit être utilisé lors de la conception d'un appel ouvert à l'inclusion sociale et à l'innovation afin de garantir l'accès au programme à tous les candidats potentiels concernés.
Guide d'utilisation de l'outil :
Cette section contient une collection d'outils conçus pour faciliter un processus de candidature en deux étapes dans les programmes du FSE+ soutenant les services sociaux, en tant que solution pour réduire la charge administrative inutile des candidats et des autorités de gestion/organismes intermédiaires en pré-filtrant les propositions de projet à un stade de développement précoce.
La collection d'outils comprend
A. Liste de contrôle pour la programmation ou avant la conception de l'appel concernant l'utilisation d'une procédure de demande en deux étapes
L'outil permet de décider si une procédure de candidature en deux étapes est le type de procédure de candidature le plus approprié pour l'appel prévu. Répondre OUI à la question 1. et min 50% des questions indique qu'il est fortement recommandé d'utiliser un processus de candidature en 2 étapes afin de réduire la charge de travail des candidats et de l'autorité de gestion/organisme intermédiaire.
L'outil doit être utilisé lorsque la décision sur le type de processus de candidature est prise, que ce soit pendant la période de programmation ou la période de conception de l'appel (en fonction du pays).
Guide d'utilisation de l'outil
Télécharger la liste de contrôle sur l'utilisation d'un processus de candidature en deux étapes
B. Étape 1 Modèle de formulaire de demande FSE+
Lorsqu'un processus de candidature en deux étapes est choisi dans le cadre d'un appel FSE+, en particulier un appel soutenant l'inclusion sociale et l'innovation, le modèle de formulaire de candidature disponible dans ce document peut être utilisé. lien peut servir d'exemple à l'étape 1, en l'adaptant si nécessaire au formulaire de demande utilisé dans le pays.
Guide d'utilisation de l'outil :
L'exemple de modèle suit la structure du modèle standard de formulaire de demande FSE+ en une étape. Les formulaires de candidature nationaux ayant une structure différente doivent modifier le modèle en conséquence, tout en conservant son objectif et sa logique.
Objectif et logique de l'étape 1 :
Télécharger le modèle de formulaire de demande de l'étape 1
C. Modèle de formulaire de demande FSE+ de l'étape 2
Lorsqu'un processus de candidature en deux étapes est choisi dans le cadre d'un appel FSE+, en particulier un appel soutenant l'inclusion sociale et l'innovation, le modèle de formulaire de candidature disponible ci-dessous peut être utilisé comme exemple à l'étape 2, en l'adaptant si nécessaire au formulaire de candidature utilisé au niveau national.
Guide d'utilisation de l'outil :
L'exemple de modèle suit la structure du modèle standard de formulaire de demande FSE+ en une étape. Les formulaires de candidature nationaux ayant une structure différente doivent modifier le modèle en conséquence, tout en conservant son objectif et sa logique.
Objectif et logique de l'étape 2 :
Télécharger le modèle de formulaire de demande pour l'étape 2
Les outils B et C utilisent le formulaire de candidature standard en une étape du FSE+ comme base et s'inspirent de la logique des programmes non FSE+ qui utilisent des processus de candidature en deux étapes (2 phases) pour la période de programmation 2021-2027, tels que le programme transnational Interreg Danube et le programme Interreg Europe du Nord-Ouest, qui sont considérés comme des bonnes pratiques par les services sociaux.
Veuillez noter que parallèlement à cette collection d'outils, une collection d'outils pour l'évaluation des propositions dans le cadre d'une procédure de candidature en deux étapes a été développée sous le point 3.2 Évaluation de la proposition de projet dans le cadre d'une procédure de candidature en deux étapes, en tant qu'autre pilier de la procédure de candidature en deux étapes.
Outils de 1 à 9 suggérer à Autorités de gestion, seules ou en collaboration avec les partenairesLes questions utiles à l'opérationnalisation le principe de partenariat tout au long du cycle du programme. Ces outils peuvent être utilisés pour concevoir des partenariats en rapport avec n'importe quel objectif ou thème politique. Les suggestions de partenaires supplémentaires sont surlignées en bleu clair et peuvent être utiles pour établir des partenariats dans le domaine de la prestation de services sociaux.
Outils 10 et 11 Il s'agit de principes horizontaux (égalité des sexes, intégration de la dimension de genre, égalité) et peuvent être utiles aux autorités de gestion pour évaluer les programmes du point de vue de l'égalité des sexes et de l'inclusion sociale. Les mêmes outils peuvent être utilisés par les praticiens et les partenaires de projet pour évaluer leurs propositions de projet du point de vue de l'égalité entre les femmes et les hommes et de l'inclusion.
Outil 12 s'adresse aux partenaires/promoteurs de projets. Il contient une liste de contrôle qui soutient les organisations dans le processus de construction d'un partenariat ou d'un projet à mettre en œuvre avec des partenaires en indiquant les éléments les plus importants qui doivent être inclus dans un accord de partenariat et en donnant quelques conseils.
Application sectorielle des principes de partenariat et des principes horizontaux
Cette section intègre les commentaires de cinq secteurs de services sociaux : Familles en situation de pauvreté et enfants en situation de protection, Insertion professionnelle, Personnes handicapées, Pauvreté et sans-abrisme, et Personnes âgées. Les outils du partenariat et les principes horizontaux ont été examinés par des experts de ces secteurs. Les commentaires recueillis ci-dessous suggèrent des améliorations continues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur.
En général, les prestataires de services sociaux sont confrontés aux défis et obstacles suivants au cours de la phase d'évaluation.
Les outils ont été développés grâce à un processus de collaboration impliquant les prestataires de services sociaux et les autorités de gestion au cours d'une série d'ateliers qui se sont tenus du 10 au 12 mai 2023. Les contributions fournies par ces parties prenantes et leur retour d'information ont joué un rôle crucial dans l'élaboration des outils.
Liste des outils :
L'assurance qualité est l'un des aspects clés des projets financés par l'UE et les autorités de gestion (AG) sont responsables du maintien d'une qualité élevée dans chaque projet financé. Cependant, les projets de services sociaux manquent souvent d'un cadre commun de gestion et d'évaluation de la qualité, ce qui pose de nombreux problèmes aux autorités de gestion pour contrôler et évaluer équitablement les projets du point de vue de la qualité. Dans le cadre du processus d'assurance qualité, il est important de recueillir les réactions des coordinateurs de projet et des partenaires. Ce retour d'information doit porter à la fois sur l'avancement du projet et sur la dynamique générale concernant le contenu et la qualité de la coopération. Il s'agit donc d'un processus assez différent des rapports de suivi, qui se concentrent sur les progrès mesurables par rapport à l'application du projet.
Liste des outils :
Cette section présente deux outils essentiels pour la gestion de la qualité des projets : l'outil d'assurance qualité, de gestion et d'évaluation (QAME) et une liste de contrôle conçue pour définir des critères de projet mesurables et axés sur les résultats, présentés ci-dessous.
Liste des outils :
De nombreux demandeurs et bénéficiaires ont peur de fournir un retour d'information honnête aux autorités de gestion, car ils pensent que si le retour d'information est négatif, cela pourrait avoir des effets négatifs sur les futures demandes de projet. Nous avons rassemblé les problèmes les plus courants que le secteur des services sociaux rencontre avec les autorités de gestion dans la vie réelle et nous avons proposé des solutions faciles à mettre en œuvre.
Cette section propose des outils pratiques aux autorités de gestion (AG) pour faciliter la phase d'établissement des rapports dans le cadre des projets financés par l'UE.
Liste des outils :
Application sectorielle du rapport de projet
Cette section intègre les commentaires de cinq secteurs de services sociaux : Services de protection de l'enfance et des familles en situation de pauvreté, Intégration professionnelle, Personnes handicapées, Pauvreté et sans-abrisme, et Personnes âgées. Les commentaires recueillis suggèrent les améliorations suivantes pour répondre aux besoins spécifiques des secteurs.
En général, les prestataires de services sociaux et les autorités de gestion identifient les défis et les obstacles suivants lorsqu'il s'agit de la durabilité d'un projet :
Dans le cas des projets de services sociaux, l'absence de durabilité est particulièrement problématique car elle peut entraîner la discontinuité du service et du soutien aux personnes en situation de vulnérabilité.
Cette section contient une collection d'outils conçus pour faciliter la durabilité des projets dans les programmes FSE+ et FEDER soutenant les services sociaux.
Liste des outils :
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