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Boîte à outils de facilitation
Brochure de diffusion
Boîte à outils
Ressources supplémentaires
Le Boîte à outils de facilitation pour les projets de services sociaux a été conçu pour répondre efficacement aux défis administratifs et techniques urgents rencontrés à chaque étape du cycle de projet. Son objectif principal est d'aider les autorités de gestion opérant à tous les niveaux (national, régional et local), y compris les organismes intermédiaires et les agences, dans le processus d'accès et de gestion des fonds du FSE+ et du FEDER (ainsi que d'autres programmes) au profit des services sociaux.
La boîte à outils se consacre à la recherche de solutions et à la conception d'outils qui simplifient l'accès aux fonds de l'UE. Il offre une variété d'outils pratiques, de conseils, de recommandations et de modèles, et met en lumière les pratiques prometteuses de différents États membres de l'UE.
La boîte à outils a été conçu pour rationaliser le processus de gestion de projet dans sept domaines thématiques clés : Application du projet, partenariat et principes horizontaux, sélection et évaluation du projet, qualité du projet et communication, budget, rapports, suivi et durabilité.
Dans cette section, vous trouverez une série d'informations sur les thèmes suivants modèles, feuilles de calculet listes de contrôle conçu pour les sept domaines thématiques et destiné à aider à naviguer dans les complexités de la facilitation de projets et à mettre en œuvre les meilleures pratiques basées sur des connaissances sectorielles spécifiques.
01 Phase d'application
L'outil doit être utilisé lors de la conception d'un appel ouvert à l'inclusion sociale et à l'innovation afin de garantir l'accès au programme à tous les candidats potentiels concernés.
Guide d'utilisation de l'outil :
- Intégrer l'outil dans le processus de conception de l'appel pour rappeler quels aspects des prestataires de services sociaux doivent être pris en compte.
- Vérifiez les questions de l'outil avant de commencer la conception de l'appel et de constituer l'équipe de conception de l'appel, en particulier la question 1.
- Partager les questions de l'outil avec l'équipe de conception de l'appel au début du travail de conception, ajouter à la liste des questions supplémentaires spécifiques à un pays ou à un secteur, le cas échéant.
- Vérifier l'appel préfinal à l'aide de la liste de contrôle pour s'assurer que toutes les questions peuvent être répondues par OUI.
Cette section contient une collection d'outils conçus pour faciliter un processus de candidature en deux étapes dans les programmes du FSE+ soutenant les services sociaux, en tant que solution pour réduire la charge administrative inutile des candidats et des autorités de gestion/organismes intermédiaires en pré-filtrant les propositions de projet à un stade de développement précoce.
La collection d'outils comprend
A. Liste de contrôle pour la programmation ou avant la conception de l'appel concernant l'utilisation d'une procédure de demande en deux étapes
L'outil permet de décider si une procédure de candidature en deux étapes est le type de procédure de candidature le plus approprié pour l'appel prévu. Répondre OUI à la question 1. et min 50% des questions indique qu'il est fortement recommandé d'utiliser un processus de candidature en 2 étapes afin de réduire la charge de travail des candidats et de l'autorité de gestion/organisme intermédiaire.
L'outil doit être utilisé lorsque la décision sur le type de processus de candidature est prise, que ce soit pendant la période de programmation ou la période de conception de l'appel (en fonction du pays).
Guide d'utilisation de l'outil
- Intégrer l'outil dans le processus de programmation/conception de l'appel pour s'assurer que le type de processus d'application le plus approprié est choisi.
- Il est possible d'ajouter à la liste des questions spécifiques à un pays ou à un secteur.
- Si la réponse est OUI à la question 1 et min. 50% des questions, choisissez une procédure de candidature en 2 étapes
Télécharger la liste de contrôle sur l'utilisation d'un processus de candidature en deux étapes
B. Étape 1 Modèle de formulaire de demande FSE+
Lorsqu'un processus de candidature en deux étapes est choisi dans le cadre d'un appel FSE+, en particulier un appel soutenant l'inclusion sociale et l'innovation, le modèle de formulaire de candidature disponible dans ce document peut être utilisé. lien peut servir d'exemple à l'étape 1, en l'adaptant si nécessaire au formulaire de demande utilisé dans le pays.
Guide d'utilisation de l'outil :
L'exemple de modèle suit la structure du modèle standard de formulaire de demande FSE+ en une étape. Les formulaires de candidature nationaux ayant une structure différente doivent modifier le modèle en conséquence, tout en conservant son objectif et sa logique.
Objectif et logique de l'étape 1 :
- L'étape 1 doit comprendre des sections sur la pertinence du projet, le partenariat du projet, les objectifs généraux et spécifiques du projet, ainsi qu'une description des principales activités prévues et de la manière dont elles sont liées aux indicateurs du programme.
- L'étape 1 ne devrait porter que sur le budget total et le budget ventilé par partenaires.
- L'étape 1 ne doit exiger des documents annexes que pour vérifier l'éligibilité du partenaire chef de file et si cette information peut être recueillie à partir de données publiques, aucune annexe ne doit être demandée.
- L'étape 1 devrait permettre de modifier toutes les sections à l'étape 2, à l'exception des sections suivantes :
- Titre et acronyme du projet
- Candidat principal
- Objectif de l'appel ciblé, objectifs généraux du projet et principal(s) groupe(s) cible(s)
- Le budget total du projet ne peut être modifié que par le montant maximum de 30% à l'étape 2.
Télécharger le modèle de formulaire de demande de l'étape 1
C. Modèle de formulaire de demande FSE+ de l'étape 2
Lorsqu'un processus de candidature en deux étapes est choisi dans le cadre d'un appel FSE+, en particulier un appel soutenant l'inclusion sociale et l'innovation, le modèle de formulaire de candidature disponible ci-dessous peut être utilisé comme exemple à l'étape 2, en l'adaptant si nécessaire au formulaire de candidature utilisé au niveau national.
Guide d'utilisation de l'outil :
L'exemple de modèle suit la structure du modèle standard de formulaire de demande FSE+ en une étape. Les formulaires de candidature nationaux ayant une structure différente doivent modifier le modèle en conséquence, tout en conservant son objectif et sa logique.
Objectif et logique de l'étape 2 :
- À l'étape 2, toutes les sections du formulaire de demande peuvent être modifiées, à l'exception des sections suivantes :
- Titre et acronyme du projet
- Candidat principal
- Objectif de l'appel ciblé, objectifs généraux du projet et principal(s) groupe(s) cible(s)
- Le budget total du projet ne peut être modifié qu'avec un maximum de 30%.
- Étape 1 Les activités doivent être complétées par des étapes et des résultats.
- Le budget devrait permettre des options de coûts simplifiés
Télécharger le modèle de formulaire de demande pour l'étape 2
Les outils B et C utilisent le formulaire de candidature standard en une étape du FSE+ comme base et s'inspirent de la logique des programmes non FSE+ qui utilisent des processus de candidature en deux étapes (2 phases) pour la période de programmation 2021-2027, tels que le programme transnational Interreg Danube et le programme Interreg Europe du Nord-Ouest, qui sont considérés comme des bonnes pratiques par les services sociaux.
Veuillez noter que parallèlement à cette collection d'outils, une collection d'outils pour l'évaluation des propositions dans le cadre d'une procédure de candidature en deux étapes a été développée sous le point 3.2 Évaluation de la proposition de projet dans le cadre d'une procédure de candidature en deux étapes, en tant qu'autre pilier de la procédure de candidature en deux étapes.
02 Partenariat et principes horizontaux
Outils de 1 à 9 suggérer à Autorités de gestion, seules ou en collaboration avec les partenairesLes questions utiles à l'opérationnalisation le principe de partenariat tout au long du cycle du programme. Ces outils peuvent être utilisés pour concevoir des partenariats en rapport avec n'importe quel objectif ou thème politique. Les suggestions de partenaires supplémentaires sont surlignées en bleu clair et peuvent être utiles pour établir des partenariats dans le domaine de la prestation de services sociaux.
Outils 10 et 11 Il s'agit de principes horizontaux (égalité des sexes, intégration de la dimension de genre, égalité) et peuvent être utiles aux autorités de gestion pour évaluer les programmes du point de vue de l'égalité des sexes et de l'inclusion sociale. Les mêmes outils peuvent être utilisés par les praticiens et les partenaires de projet pour évaluer leurs propositions de projet du point de vue de l'égalité entre les femmes et les hommes et de l'inclusion.
Outil 12 s'adresse aux partenaires/promoteurs de projets. Il contient une liste de contrôle qui soutient les organisations dans le processus de construction d'un partenariat ou d'un projet à mettre en œuvre avec des partenaires en indiquant les éléments les plus importants qui doivent être inclus dans un accord de partenariat et en donnant quelques conseils.
Application sectorielle des principes de partenariat et des principes horizontaux
Cette section intègre les commentaires de cinq secteurs de services sociaux : Familles en situation de pauvreté et enfants en situation de protection, Insertion professionnelle, Personnes handicapées, Pauvreté et sans-abrisme, et Personnes âgées. Les outils du partenariat et les principes horizontaux ont été examinés par des experts de ces secteurs. Les commentaires recueillis ci-dessous suggèrent des améliorations continues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur.
- Opportunités d'échange et de rapprochement : création d'événements d'échange et de rapprochement facilités par les autorités de gestion, en personne ou en ligne, afin de promouvoir le partage d'informations entre les organisations opérant sur les mêmes territoires ou traitant de sujets similaires.
- Sensibilisation et renforcement des capacités : sensibilisation et renforcement des capacités pour l'utilisation des outils de l'organisation interne par les bénéficiaires potentiels. Cela peut impliquer l'utilisation de documents provisoires pour rassembler les partenaires autour d'une idée de projet, en encourageant le retour d'information collectif et l'alignement sur les modèles de projet officiels.
- Équilibrer les anciens et les nouveaux partenaires :
- Avantages des anciens partenaires : Confiance et compréhension communes.
- Avantages des nouveaux partenaires : Idées neuves, innovation et nouvelles compétences.
- Recommandation : Viser un mélange équilibré d'anciens et de nouveaux partenaires, en tenant compte du temps nécessaire à l'instauration d'un climat de confiance avec les nouveaux partenaires.
- Sélectionner les "bons" partenaires :
- Réaliser une cartographie et une analyse des parties prenantes afin d'identifier les partenaires potentiels.
- Évaluer les partenaires en fonction de leurs compétences, de leur expertise, de leur capacité, de leur valeur ajoutée, de leurs ressources, de leur motivation, de leur capacité d'innovation, de leur représentativité et de leur légitimité.
- Garantir une expertise pertinente et la diversité au sein du partenariat.
- - Engager des partenaires :
- Encourager un dialogue ouvert et une discussion sur les objectifs du partenariat.
- Identifier les personnes clés dans les organisations partenaires pour promouvoir la participation.
- Organiser des ateliers initiaux et des réunions régulières pour clarifier les objectifs.
- Faire appel à des animateurs pour guider les discussions et garantir les progrès.
- Affecter du personnel de soutien pour aider les partenaires nouveaux ou disposant de ressources limitées.
- Favoriser les relations informelles avec les représentants des partenaires.
- Se concentrer sur une question claire et facilement identifiable.
- Envisager des engagements formels par le biais d'accords de partenariat.
- Faciliter les événements de mise en réseau pour les partenaires.
- S'accorder sur une vision commune :
- Établir un consensus sur les objectifs et les méthodes du partenariat.
- Utiliser des approches participatives et des techniques de recherche de consensus.
- Veiller à ce que le groupe soit collectivement à l'origine de la vision du partenariat.
- Remédier au désengagement par des entretiens bilatéraux et la révision de la cartographie des partenariats.
- Maintenir l'engagement et la participation :
- Favoriser une communication continue par le biais de différents canaux.
- Mettre l'accent sur des résultats tangibles pour démontrer les progrès accomplis.
- Renforcer les buts et les objectifs par des plans d'action solides.
- Cultiver une atmosphère ouverte et transparente.
- Assurer un leadership clair pour promouvoir la participation.
- Renforcer les relations par des activités informelles.
- Encadrer les partenaires confrontés à des problèmes de ressources ou d'expérience.
- Valoriser les contributions de tous les partenaires de la même manière.
- Faire face à des partenaires désengagés :
- Engager des discussions bilatérales pour comprendre les raisons de la non-conformité.
- Envisager de réattribuer les rôles et les tâches au sein du partenariat.
- Proposer une formation aux compétences en matière de partenariat si nécessaire.
- Renforcer les capacités des partenaires aux ressources limitées.
- Associer des partenaires expérimentés à des ressources moindres.
- Aborder les questions de transparence, de déséquilibre des pouvoirs et de communication.
- Remplacer les partenaires si une solution ne peut être trouvée, en suivant des règles préétablies.
03 Sélection et évaluation des projets
En général, les prestataires de services sociaux sont confrontés aux défis et obstacles suivants au cours de la phase d'évaluation.
- Manque d'informations ou de sessions de formation sur l'évaluation
- Manque de clarté des termes utilisés dans la grille d'évaluation
- Résultats tardifs de l'évaluation
- Les sections du formulaire de candidature ne peuvent pas être associées à des critères d'évaluation, ce qui rend l'auto-évaluation impossible.
- La notation ne reflète pas les objectifs et les priorités de l'appel en question.
- L'incompréhension ou l'incompétence des évaluateurs peut être décelée dans le rapport d'évaluation.
- Manque de communication au cours des étapes de l'évaluation
Les outils ont été développés grâce à un processus de collaboration impliquant les prestataires de services sociaux et les autorités de gestion au cours d'une série d'ateliers qui se sont tenus du 10 au 12 mai 2023. Les contributions fournies par ces parties prenantes et leur retour d'information ont joué un rôle crucial dans l'élaboration des outils.
Liste des outils :
- Veillez à ce que les objectifs, les priorités et les résultats escomptés de l'appel soient ceux sur lesquels se concentrent la grille d'évaluation et la notation.
- Assurez-vous que le formulaire de candidature est conforme à la grille d'évaluation, c'est-à-dire que chaque critère d'évaluation peut être mis en correspondance avec les sections du formulaire de candidature.
- Pour faciliter la compréhension des exigences de l'appel, veillez à ce que la grille d'évaluation soit rédigée en langage courant, tout comme les autres parties de la documentation de l'appel (un glossaire doit être fourni si nécessaire).
- Assurez-vous que les évaluateurs ont testé et évalué l'AF, la grille d'évaluation et sa notation au cours de la conception de l'appel.
- Veillez à ce que les évaluateurs reçoivent également une formation sur le domaine thématique, et pas seulement sur la procédure et la méthodologie d'évaluation.
- Veillez à ce que des séances d'information ou de formation soient organisées sur l'évaluation des propositions et les critères d'évaluation, en ciblant particulièrement les organisations de petite taille ou moins expérimentées.
- Assurer une communication claire et prévisible tout au long du processus d'évaluation, de préférence intégrée au système de candidature électronique.
04 Qualité du projet et communication
L'assurance qualité est l'un des aspects clés des projets financés par l'UE et les autorités de gestion (AG) sont responsables du maintien d'une qualité élevée dans chaque projet financé. Cependant, les projets de services sociaux manquent souvent d'un cadre commun de gestion et d'évaluation de la qualité, ce qui pose de nombreux problèmes aux autorités de gestion pour contrôler et évaluer équitablement les projets du point de vue de la qualité. Dans le cadre du processus d'assurance qualité, il est important de recueillir les réactions des coordinateurs de projet et des partenaires. Ce retour d'information doit porter à la fois sur l'avancement du projet et sur la dynamique générale concernant le contenu et la qualité de la coopération. Il s'agit donc d'un processus assez différent des rapports de suivi, qui se concentrent sur les progrès mesurables par rapport à l'application du projet.
Liste des outils :
Cette section présente deux outils essentiels pour la gestion de la qualité des projets : l'outil d'assurance qualité, de gestion et d'évaluation (QAME) et une liste de contrôle conçue pour définir des critères de projet mesurables et axés sur les résultats, présentés ci-dessous.
05 Budget du projet
Liste des outils :
06 Rapports sur les projets
De nombreux demandeurs et bénéficiaires ont peur de fournir un retour d'information honnête aux autorités de gestion, car ils pensent que si le retour d'information est négatif, cela pourrait avoir des effets négatifs sur les futures demandes de projet. Nous avons rassemblé les problèmes les plus courants que le secteur des services sociaux rencontre avec les autorités de gestion dans la vie réelle et nous avons proposé des solutions faciles à mettre en œuvre.
Cette section propose des outils pratiques aux autorités de gestion (AG) pour faciliter la phase d'établissement des rapports dans le cadre des projets financés par l'UE.
Liste des outils :
Application sectorielle du rapport de projet
Cette section intègre les commentaires de cinq secteurs de services sociaux : Services de protection de l'enfance et des familles en situation de pauvreté, Intégration professionnelle, Personnes handicapées, Pauvreté et sans-abrisme, et Personnes âgées. Les commentaires recueillis suggèrent les améliorations suivantes pour répondre aux besoins spécifiques des secteurs.
- Sensibilisation aux difficultés liées à l'établissement de rapports : Les AM doivent être conscientes des difficultés liées à l'établissement de rapports spécifiques au secteur dans lequel elles travaillent, en particulier lorsqu'elles ont affaire à des groupes cibles vulnérables. Dans certains cas, l'obtention de listes de participants ou de fiches de suivi peut impliquer d'étiqueter les participants comme étant "défavorisés" ou "en situation de pauvreté". Toutefois, il peut s'agir d'une question sensible et les participants peuvent être réticents à signer de tels documents. Lorsque l'on travaille avec des enfants, en particulier ceux issus de communautés défavorisées, la manipulation de données personnelles devient encore plus délicate. L'approbation des parents peut être nécessaire pour signer des documents tels que des fiches de présence ou de suivi. Dans les situations où le soutien est fourni dans des environnements sans parents (par exemple, les écoles, les clubs d'enfants, les centres communautaires), l'établissement de rapports devient difficile. Des problèmes d'ordre pratique peuvent se poser en ce qui concerne l'enregistrement des présences, les méthodes traditionnelles telles que les photos ou les feuilles de présence n'étant pas toujours appropriées. Les problèmes de déclaration dans les environnements sans parents peuvent être difficiles à résoudre, et il n'y a pas de solution claire sur la manière de traiter le problème de la déclaration de l'assiduité des enfants dans de tels cas.
- Simplifier le processus d'établissement des rapports : Garantir la simplicité, la transparence et la cohérence des rapports en éliminant les questions redondantes, en simplifiant les feuilles de temps, en développant les outils de rapport acceptés et en automatisant les suivis financiers, en particulier pour les organisations s'occupant de personnes âgées, de chômeurs, de personnes handicapées, de familles en situation de pauvreté et d'enfants, afin de tenir compte des ressources limitées.
- Fournir des informations claires : Il s'agit notamment d'informations sur la manière de remplir les formulaires, d'enregistrer le temps de travail du personnel et sur la façon dont les rapports sont censés être établis. Ces informations aideront les organisations à se concentrer sur les domaines susceptibles de poser problème.
- Identifier les erreurs courantes : Mettez en évidence les erreurs récurrentes et corrigez-les pour améliorer la précision des rapports.
- Cohérence des règles : Maintenir la cohérence des règles sans introduire de changements au cours des processus en cours.
- Renforcer la durabilité : Les rapports doivent être conçus de manière à encourager et à soutenir une diffusion plus large à long terme après la fin du programme. Cela inclut principalement le partage et la mise en œuvre de bonnes pratiques et d'outils.
- Améliorer les indicateurs de rapport : Diversifier les méthodes de collecte de données, mettre l'accent sur la qualité du travail plutôt que sur le nombre d'heures de travail.
- Exigences raisonnables en matière d'utilisation du logo : Mettre en œuvre des lignes directrices raisonnables pour l'utilisation du logo dans les documents.
- Tenir compte des différences : Tenir compte des différences entre les règles nationales, les années civiles et les périodes de projet lors de l'enregistrement du temps de travail du personnel et de l'établissement des rapports financiers.
- Atténuer les risques : Intégrer l'évaluation des risques dans les projets pour permettre aux équipes d'aborder de manière proactive les problèmes potentiels.
07 Suivi et durabilité des projets
En général, les prestataires de services sociaux et les autorités de gestion identifient les défis et les obstacles suivants lorsqu'il s'agit de la durabilité d'un projet :
- Manque de ressources financières et humaines pour maintenir les résultats des projets et respecter les obligations contractuelles relatives à la durabilité des projets, en particulier dans les organisations à but non lucratif.
- Absence de plan de durabilité ou de réflexion sur la conception garantissant la transférabilité, la reproductibilité et la durabilité, en particulier dans les projets d'innovation sociale.
- Les obligations contractuelles concernant la durabilité des résultats du projet sont trop strictes et constituent donc un obstacle à la soumission de propositions.
- Dans la plupart des cas, la poursuite des activités après la fin du projet ne peut se faire sans un soutien financier supplémentaire.
- La logique de financement de l'UE limite souvent l'accès au financement d'autres programmes de l'UE pour la poursuite/la durabilité des activités du projet.
- Bien que le financement de l'UE soit censé donner un coup de fouet à certaines interventions, réformes et innovations, après quoi le financement national est censé prendre le relais, le manque de volonté politique pour un financement national ou les ressources nationales limitées rendent difficile l'obtention d'un financement pour la période de suivi du projet.
- Manque de soutien et d'orientation de la part des autorités de gestion en ce qui concerne la durabilité, alors que le suivi de la période de durabilité est arbitraire dans certains programmes.
- La communication, l'information et la formation sur les possibilités et les caractéristiques des fonds de l'UE pour aider à les utiliser ne sont pas abordées.
- La période de mise en œuvre des projets pour certains appels est trop courte pour obtenir et mesurer des résultats plus tangibles ou un impact plus durable.
- Manque de continuité lors de la conception des appels et manque de synergie entre les programmes/appels
Dans le cas des projets de services sociaux, l'absence de durabilité est particulièrement problématique car elle peut entraîner la discontinuité du service et du soutien aux personnes en situation de vulnérabilité.
Cette section contient une collection d'outils conçus pour faciliter la durabilité des projets dans les programmes FSE+ et FEDER soutenant les services sociaux.
Liste des outils :
Consultez le document "Facilitation Toolkit" ici
Boîte à outils
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