DA 
EN 
DE 
BG 
HR 
CS 
NL 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
SL 
ES 
SV 
Værktøjskasse til facilitering
Folder til formidling
Værktøjskasse
The Værktøjskasse til facilitering af sociale projekter er designet til effektivt at reagere på de presserende administrative og tekniske udfordringer, man støder på i alle faser af projektcyklussen. Dets primære fokus er at hjælpe forvaltningsmyndigheder på alle niveauer (nationalt, regionalt og lokalt), herunder formidlende organer og agenturer, i processen med at få adgang til og forvalte midler fra ESF+ og EFRU (sammen med andre programmer) til gavn for sociale tjenester.
Værktøjskassen er dedikeret til at finde løsninger og designe værktøjer, der forenkler adgangen til EU-midler. Den tilbyder en række praktiske værktøjer, råd, anbefalinger og skabeloner, og den fremhæver lovende praksis fra forskellige EU-medlemsstater.
Værktøjskassen er designet til at strømline projektstyringsprocessen på tværs af syv tematiske nøgleområder: Projektansøgning, partnerskab og horisontale principper, projektudvælgelse og -evaluering, projektkvalitet og -kommunikation, budget, rapportering, opfølgning og bæredygtighed.
I dette afsnit kan du finde en række skabeloner, regneark, og Tjeklister designet til alle syv tematiske områder for at hjælpe med at navigere i kompleksiteten af projektfacilitering og implementere bedste praksis baseret på sektorspecifik indsigt.
01 Ansøgningsfase
Værktøjet skal anvendes, når man designer et åbent opslag om social inklusion og innovation for at sikre, at det giver adgang til programmet for alle relevante potentielle ansøgere.
Brugervejledning til værktøj:
- Integrer værktøjet i designprocessen for opkaldet som en påmindelse om, hvilke aspekter af udbydere af sociale tjenester der skal tages hensyn til.
- Tjek spørgsmålene i værktøjet, før du begynder at designe opkaldet og sammensætte designteamet, især spørgsmål 1.
- Del værktøjets spørgsmål med call-designteamet i begyndelsen af designarbejdet, og tilføj yderligere lande- eller sektorspecifikke spørgsmål til listen, hvis det er relevant.
- Tjek opkaldet før afslutningen ved hjælp af tjeklisten for at sikre, at alle spørgsmål kan besvares med JA.
Dette afsnit indeholder en samling værktøjer, der er designet til at lette en 2-trins ansøgningsproces i ESF+-programmer, der støtter sociale tjenester, som en løsning til at reducere den unødvendige administrative byrde for både ansøgere og forvaltningsmyndigheder/formidlende organer ved at forfiltrere projektforslag på et tidligt udviklingsstadie.
Samlingen af værktøjer omfatter:
A. Tjekliste til brug under programmeringen eller forud for call design ved brug af en 2-trins ansøgningsproces
Værktøjet hjælper med at beslutte, om en 2-trins ansøgningsproces er den bedst egnede ansøgningsproces til den planlagte indkaldelse. Hvis der svares JA til spørgsmål 1 og min 50% af spørgsmålene, anbefales det stærkt at bruge en 2-trins ansøgningsproces for at reducere arbejdsbyrden for både ansøgere og forvaltningsmyndigheden/det formidlende organ.
Værktøjet skal bruges, når beslutningen om typen af ansøgningsproces er truffet, uanset om det er i programmerings- eller indkaldelsesperioden (afhængigt af land).
Brugervejledning til værktøj
- Integrer værktøjet i programmerings-/opkaldsdesignprocessen for at sikre, at den bedst egnede applikationsproces-type vælges.
- Du kan eventuelt tilføje lande- eller sektorspecifikke spørgsmål til listen.
- Hvis svaret er JA til spørgsmål 1 og min. 50% af spørgsmålene, skal du vælge en 2-trins ansøgningsproces
Download tjekliste til brug af en 2-trins ansøgningsproces
B. Trin 1 ESF+ Ansøgningsskema skabelon eksempel
Når der vælges en 2-trins ansøgningsproces i en ESF+ indkaldelse, især en, der støtter social inklusion og innovation, skal ansøgningsskemaet, der er tilgængeligt i denne link kan bruges som eksempel i trin 1 og tilpasses efter behov til det nationalt anvendte ansøgningsskema.
Brugervejledning til værktøj:
Skabeloneksemplet følger strukturen i ESF+-standardskabelonen for ansøgningsskemaer i én fase. Nationale ansøgningsskemaer med en anden struktur bør ændre skabelonen i overensstemmelse hermed, men beholde dens formål og logik.
Formål og logik i trin 1:
- Trin 1 skal indeholde afsnit om projektets relevans, projektpartnerskab, projektets generelle og specifikke mål og en beskrivelse af de vigtigste planlagte aktiviteter, og hvordan de relaterer til programmets indikatorer.
- Trin 1 bør kun spørge om det samlede budget og budgettet fordelt på partnere.
- Trin 1 bør kun kræve vedlagte dokumenter for at kontrollere leadpartnerens støtteberettigelse, og hvis disse oplysninger kan indsamles fra offentlige data, bør der ikke kræves bilag.
- Trin 1 skal gøre det muligt at ændre alle sektioner i trin 2, bortset fra:
- Projektets titel og akronym
- Hovedansøger
- Målsætning for opkaldet, projektets generelle målsætninger og vigtigste målgruppe(r)
- Projektets samlede budget kan kun ændres med maks. 30% i trin 2.
Download skabelon til ansøgningsskema til trin 1
C. Trin 2 ESF+ ansøgningsskema skabelon eksempel
Når der vælges en 2-trins ansøgningsproces i et ESF+-opslag, især et, der støtter social inklusion og innovation, kan skabelonen til ansøgningsskemaet nedenfor bruges som eksempel i trin 2, tilpasset efter behov til det nationalt anvendte ansøgningsskema.
Brugervejledning til værktøj:
Skabeloneksemplet følger strukturen i ESF+-standardskabelonen for ansøgningsskemaer i én fase. Nationale ansøgningsskemaer med en anden struktur bør ændre skabelonen i overensstemmelse hermed, men beholde dens formål og logik.
Formål og logik i trin 2:
- I trin 2 kan alle dele af ansøgningsskemaet ændres, bortset fra:
- Projektets titel og akronym
- Hovedansøger
- Målsætning for opkaldet, projektets generelle målsætninger og vigtigste målgruppe(r)
- Projektets samlede budget kan kun ændres med max 30%.
- Trin 1 Aktiviteter bør suppleres med milepæle og leverancer.
- Budgettet bør tillade forenklede omkostningsmuligheder
Download skabelon til trin 2-ansøgningsskema
Værktøj B og C bruger ESF+-standardansøgningsskemaet i én fase som grundlag og trækker på logikken i ikke-ESF+-programmer, der bruger 2-trins (2-step) ansøgningsprocesser i programmeringsperioden 2021-2027, såsom Interreg Danube Transnational Program og Interreg North-West Europe-programmet som hævdede bedste praksis af sociale tjenester.
Bemærk, at der parallelt med denne værktøjssamling, som en anden søjle i den 2-trins ansøgningsproces, er udviklet en værktøjssamling til evaluering af forslag i en 2-trins ansøgningsproces under 3.2 Evaluering af projektforslag i en 2-trins ansøgningsproces.
02 Partnerskab og horisontale principper
Værktøjer fra 1 til 9 foreslå at Forvaltningsmyndigheder, alene eller i samarbejde med partnerne, spørgsmål, der er nyttige til at operationalisere partnerskabsprincippet på tværs af programcyklussen. Disse værktøjer kan bruges til at udvikle partnerskaber i forhold til ethvert politisk mål eller tema. Forslag til yderligere partnere er fremhævet med lyseblåt og kan være nyttige til at opbygge partnerskaber inden for sociale ydelser.
Værktøj 10 og 11 handler om horisontale principper (ligestilling, kønsmainstreaming, ligestilling) og kan være nyttige både for forvaltningsmyndigheder til at vurdere programmer ud fra et ligestillings- og et socialt inklusionsperspektiv. De samme værktøjer kan bruges af praktikere og projektpartnere til at vurdere deres projektforslag ud fra et ligestillings- og inklusionsperspektiv.
Værktøj 12 er henvendt til partnere/projektledere. Den indeholder en tjekliste, der støtter organisationer i processen med at opbygge et partnerskab eller et projekt, der skal implementeres med partnere, ved at angive de vigtigste elementer, der skal indgå i en partnerskabsaftale, og give nogle tips.
Sektorvis anvendelse af partnerskab og horisontale principper
Dette afsnit indeholder feedback fra fem sociale servicesektorer: Familier i fattigdom og børn under beskyttelse, arbejdsintegration, personer med handicap, fattigdom og hjemløshed samt ældre. Værktøjerne fra partnerskabet og de horisontale principper er blevet gennemgået af eksperter på tværs af disse sektorer. Den indsamlede feedback i det følgende foreslår løbende forbedringer for at imødekomme sektorspecifikke behov.
- Udvekslings- og matchmakingmuligheder: Oprettelse af udvekslings- og matchmakingarrangementer faciliteret af forvaltningsmyndigheder, enten personligt eller online for at fremme informationsdeling mellem organisationer, der opererer i de samme områder eller beskæftiger sig med lignende emner.
- Sensibilisering og kapacitetsopbygning: Sensibilisering og kapacitetsopbygning til potentielle modtageres brug af interne organisationsværktøjer Dette kan involvere brug af udkast til dokumenter til at samle partnere omkring en projektidé, fremme kollektiv feedback og tilpasning til officielle projektskabeloner.
- Balancen mellem gamle og nye partnere:
- Fordele ved gamle partnere: Indbygget tillid og fælles forståelse.
- Fordele ved nye partnere: Friske ideer, innovation og nye færdigheder.
- Anbefaling: Sigt efter en afbalanceret blanding af gamle og nye partnere, og tag højde for den tid, det tager at opbygge tillid til nye partnere.
- Valg af de "rigtige" partnere:
- Gennemfør kortlægning og analyse af interessenter for at identificere potentielle partnere.
- Vurder partnere ud fra færdigheder, ekspertise, kapacitet, merværdi, ressourcer, motivation, innovationsevne, repræsentativitet og legitimitet.
- Sikre relevant ekspertise og mangfoldighed i partnerskabet.
- - Engagerende partnere:
- Tilskynd til åben dialog og diskussion om partnerskabets mål.
- Identificer nøglepersoner i partnerorganisationer for at fremme involvering.
- Afhold indledende workshops og regelmæssige møder for at afklare målene.
- Brug facilitatorer til at styre diskussionerne og sikre fremdrift.
- Afsæt støttepersonale til at hjælpe nye eller ressourcebegrænsede partnere.
- Fremme uformelle relationer med partnerrepræsentanter.
- Fokuser på et klart, let identificerbart problem.
- Overvej formelle forpligtelser via partnerskabsaftaler.
- Facilitere netværksarrangementer for partnere.
- At blive enige om en fælles vision:
- Skab konsensus om partnerskabets mål og metoder.
- Brug inddragende tilgange og konsensusskabende teknikker.
- Sikre, at gruppen kollektivt driver partnerskabets vision.
- Håndtering af tilbagetrækning gennem bilaterale samtaler og revision af partnerskabskortlægning.
- Fastholdelse af engagement og deltagelse:
- Fremme løbende kommunikation gennem forskellige kanaler.
- Læg vægt på håndgribelige resultater for at demonstrere fremskridt.
- Styrk mål og målsætninger med robuste handlingsplaner.
- Dyrk en åben og gennemsigtig atmosfære.
- Sørg for tydelig ledelse for at fremme deltagelse.
- Styrk relationerne gennem uformelle aktiviteter.
- Mentor for partnere med ressource- eller erfaringsudfordringer.
- Værdsæt alle partneres bidrag lige meget.
- Håndtering af uengagerede partnere:
- Indled bilaterale drøftelser for at forstå årsagerne til manglende overholdelse.
- Overvej at omfordele roller og opgaver inden for partnerskabet.
- Tilbyd træning i partnerskabsfærdigheder, hvis det er nødvendigt.
- Tilvejebringe kapacitetsopbygning for partnere med begrænsede ressourcer.
- Par erfarne partnere med færre ressourcer.
- Tag hånd om gennemsigtighed, magtubalancer og kommunikationsproblemer.
- Udskift partnere, hvis der ikke kan findes en løsning, efter forudbestemte regler.
03 Projektudvælgelse og -evaluering
Generelt står udbydere af sociale tjenester over for følgende udfordringer og forhindringer i evalueringsfasen.
- Mangel på information eller træningssessioner om evaluering
- Uklart sprogbrug i evalueringsskemaet
- Forsinket resultat af evaluering
- Afsnittene i ansøgningsskemaet kan ikke matches med evalueringskriterier, hvilket gør selvevaluering umulig.
- Scoringen afspejler ikke målene og prioriteterne for det givne opkald.
- Misforståelser eller inkompetence hos evaluatorerne kan spores i evalueringsrapporten.
- Manglende kommunikation i evalueringens faser
Værktøjerne blev udviklet gennem en samarbejdsproces, der involverede sociale tjenesteudbydere og forvaltningsmyndigheder under en række workshops, der blev afholdt fra den 10. til den 12. maj 2023. Inputtene fra disse interessenter og deres efterfølgende feedback spillede en afgørende rolle i udformningen af værktøjerne.
Liste over værktøjer:
- Sørg for, at indkaldelsens mål, prioriteter og forventede resultater er dem, der fokuseres på i evalueringsskemaet og dets pointgivning.
- Sørg for, at ansøgningsskemaet er i overensstemmelse med evalueringsskemaet, dvs. at hvert evalueringskriterium kan matches med afsnittene i ansøgningsskemaet.
- For at lette forståelsen af kravene til opkaldet skal du sørge for, at evalueringsskemaet også bruger lægmandssprog, ligesom andre dele af dokumentationen til opkaldet (der bør være en ordliste, hvis det er nødvendigt).
- Sørg for, at evaluatorerne har testet og vurderet AF, evalueringsskemaet og dets pointgivning under udformningen af indkaldelsen.
- Sørg for, at evaluatorerne også får undervisning i det tematiske område, ikke kun i evalueringsproceduren og -metoden.
- Sørg for, at der tilbydes information eller kurser om evalueringen af forslagene og evalueringskriterierne, specielt rettet mod små eller mindre erfarne organisationer.
- Sørg for klar og forudsigelig kommunikation gennem hele evalueringsprocessen, helst integreret i det elektroniske ansøgningssystem.
04 Projektkvalitet og kommunikation
Kvalitetssikring er et af de vigtigste aspekter af EU-finansierede projekter, og forvaltningsmyndighederne er ansvarlige for at opretholde en høj kvalitet i hvert eneste projekt, der finansieres. Men projekter inden for sociale ydelser mangler ofte en fælles ramme for kvalitetsstyring og evaluering, og det skaber senere mange udfordringer for forvaltningsmyndighederne, når de skal overvåge og evaluere projekterne ud fra et kvalitetssynspunkt. I kvalitetssikringsprocessen er det vigtigt at indsamle feedback fra projektkoordinatorer og partnere. Dette bør dække både projektets fremskridt og den overordnede dynamik i forhold til indhold og kvalitet af samarbejdet. Det er derfor meget forskelligt fra overvågningsrapporter, som fokuserer på målbare fremskridt i forhold til projektanvendelse.
Liste over værktøjer:
Dette afsnit introducerer to vigtige værktøjer til styring af projektkvalitet: QAME-rammeværktøjet (Quality Assurance Management and Evaluation) og en tjekliste designet til at definere målbare og resultatorienterede projektkriterier, som præsenteres nedenfor.
05 Projektbudget
Liste over værktøjer:
06 Projektrapportering
Mange ansøgere og støttemodtagere er bange for at give ærlig feedback til forvaltningsmyndighederne, da de tror, at hvis feedbacken er negativ, kan det få negative konsekvenser for fremtidige projektansøgninger. Vi har samlet de mest almindelige problemer, som den sociale sektor har med forvaltningsmyndigheder i det virkelige liv, og foreslået løsninger, der er nemme at implementere.
Dette afsnit tilbyder praktiske værktøjer til forvaltningsmyndigheder (MA'er) for at lette rapporteringsfasen med EU-finansierede projekter.
Liste over værktøjer:
Sektorvis anvendelse af projektrapporteringen
Dette afsnit indeholder feedback fra fem sociale servicesektorer: Tjenester til beskyttelse af børn og familier i fattigdom, arbejdsintegration, personer med handicap, fattigdom og hjemløshed samt ældre. Den indsamlede feedback foreslår følgende forbedringer for at imødekomme sektorspecifikke behov.
- Bevidsthed om rapporteringsudfordringer: MA'er bør være opmærksomme på de rapporteringsudfordringer, der er specifikke for den sektor, de arbejder i, især når de har med sårbare målgrupper at gøre. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at stemple deltagere som "dårligt stillede" eller "fattige" for at få deltagerlister eller overvågningsark. Men det kan være et følsomt emne, og deltagerne kan være tilbageholdende med at underskrive sådanne dokumenter. Når man arbejder med børn, især dem fra dårligt stillede samfund, bliver håndteringen af personlige data endnu mere følsom. Godkendelse fra forældrene kan være nødvendig for at underskrive dokumenter som f.eks. fremmøde- eller overvågningsskemaer. I situationer, hvor støtten ydes i miljøer uden forældre (f.eks. skoler, børneklubber, medborgerhuse), bliver rapporteringen en udfordring. Der kan være praktiske problemer med at rapportere fremmøde, da traditionelle metoder som billeder eller fremmødeark måske ikke er hensigtsmæssige. Rapporteringsproblemer i miljøer uden forældre kan være svære at løse, og det giver ikke en klar løsning på, hvordan man håndterer problemet med at rapportere om børns fremmøde i sådanne tilfælde.
- Forenkle rapporteringsprocessen: Sørg for enkelhed, gennemsigtighed og sammenhæng i rapporteringen ved at fjerne overflødige spørgsmål, forenkle timesedler, udvide accepterede rapporteringsværktøjer og automatisere finansiel opfølgning, især for organisationer, der beskæftiger sig med ældre/arbejdsløse/personer med handicap/fattige familier og børn, for at imødekomme begrænsede ressourcer.
- Giv klare oplysninger: Dette omfatter oplysninger om, hvordan man udfylder formularer, registrerer personalets tid og den måde, rapporteringen forventes at blive udført på. Det vil hjælpe organisationer med at fokusere på områder, der potentielt kan blive et problem.
- Identificer almindelige fejl: Fremhæv og ret tilbagevendende fejl for at forbedre rapporteringens nøjagtighed.
- Konsistens i regler: Bevar konsekvensen i reglerne uden at indføre ændringer under igangværende processer.
- Forbedring af bæredygtigheden: Rapporteringen bør udformes, så den tilskynder til og støtter en bredere formidling på lang sigt efter programmets afslutning. Dette omfatter primært deling og implementering af god praksis og værktøjer.
- Forbedring af rapporteringsindikatorer: Diversificering af dataindsamlingsmetoder, vægtning af arbejdets kvalitet frem for den rene arbejdstid.
- Rimelige krav til brug af logo: Implementer fornuftige retningslinjer for brug af logoer i dokumenter.
- Tag højde for forskelle: Tag højde for variationer i nationale regler, kalenderår og projektperioder, når du registrerer personalets tid og den økonomiske rapportering.
- Afhjælpning af risici: Indarbejd risikovurdering i projekter, så teams proaktivt kan håndtere potentielle problemer.
07 Projektopfølgning og bæredygtighed
Generelt identificerer sociale tjenesteudbydere og forvaltningsmyndigheder følgende typiske udfordringer og forhindringer, når det kommer til projektbæredygtighed:
- Mangel på økonomiske og menneskelige ressourcer til at opretholde projektresultater og overholde kontraktlige forpligtelser vedrørende projektets bæredygtighed/holdbarhed, især i non-profit organisationer.
- Mangel på bæredygtighedsplan eller designtænkning, der sikrer overførbarhed, replikerbarhed og bæredygtighed, især i sociale innovationsprojekter.
- Kontraktlige forpligtelser vedrørende bæredygtighed af projektresultater er for strenge, og det er derfor en barriere for at indsende forslag.
- Fortsættelsen af projektaktiviteterne efter projektets afslutning sker i de fleste tilfælde ikke uden yderligere økonomisk støtte.
- EU's finansieringslogik begrænser ofte adgangen til finansiering fra andre EU-programmer til fortsættelse/bæredygtighed af projektaktiviteter.
- Selvom det er meningen, at EU-finansiering skal give en kickstart til visse interventioner, reformer og innovationer, hvorefter national finansiering skal tage over, gør manglende politisk vilje til national finansiering eller begrænsede nationale ressourcer det vanskeligt at få finansiering til projektopfølgningsperioden.
- Manglende støtte og vejledning fra forvaltningsmyndighederne om bæredygtighed, mens overvågningen af bæredygtighedsperioden er vilkårlig i nogle programmer.
- Kommunikation, information og uddannelse om EU-midlernes muligheder og karakteristika for at hjælpe med at bruge dem er ikke behandlet.
- For nogle calls er projektperioden for kort til at opnå og måle mere håndgribelige resultater eller længerevarende effekt.
- Manglende kontinuitet i udformningen af opkaldet og manglende opbygning af synergi mellem programmer/opkald
I tilfælde af sociale serviceprojekter er manglende bæredygtighed særligt problematisk, da det kan føre til afbrydelse af service og støtte til personer i sårbare situationer.
Dette afsnit indeholder en samling værktøjer, der er designet til at lette bæredygtigheden af projekter i ESF+- og EFRU-programmer, der støtter sociale tjenester.
Liste over værktøjer:
Se dokumentet Facilitation Toolkit her
Værktøjskasse
Vejledning
HELPDESK Support
Samfinansieret af Den Europæiske Union. De synspunkter og holdninger, der kommer til udtryk, er dog udelukkende forfatterens/forfatternes og afspejler ikke nødvendigvis Den Europæiske Unions synspunkter og holdninger. Hverken Den Europæiske Union eller den myndighed, der yder støtten, kan holdes ansvarlig for dem.
HELPDESK Support