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Herramientas de facilitación
Folleto de difusión
Caja de herramientas
Recursos adicionales
La Herramientas de facilitación para proyectos de servicios sociales ha sido diseñado para responder eficazmente a los acuciantes retos administrativos y técnicos que se plantean en cada fase del ciclo del proyecto. Su objetivo principal es ayudar a las autoridades de gestión que operan a todos los niveles (nacional, regional y local), incluidos los organismos y agencias intermediarios, en el proceso de acceso y gestión de los fondos del FSE+ y el FEDER (junto con otros programas) en beneficio de los servicios sociales.
Caja de herramientas se dedica a buscar soluciones y diseñar herramientas que simplifiquen el acceso a los fondos de la UE. Ofrece una variedad de herramientas prácticas, consejos, recomendaciones y plantillas, y destaca prácticas prometedoras de distintos Estados miembros de la UE.
Caja de herramientas ha sido diseñado para racionalizar el proceso de gestión de proyectos en siete áreas temáticas clave: Aplicación del proyecto, Asociación y principios horizontales, Selección y evaluación del proyecto, Calidad y comunicación del proyecto, Presupuesto, Informes, Seguimiento y Sostenibilidad.
En esta sección encontrará una serie de plantillas, hojas de cálculoy listas de control diseñado para las siete áreas temáticas con el fin de ayudar a navegar por las complejidades de la facilitación de proyectos y aplicar las mejores prácticas basadas en conocimientos específicos del sector.
01 Fase de solicitud
La herramienta debe aplicarse al diseñar una convocatoria abierta de inclusión e innovación social para garantizar que da acceso al programa a todos los solicitantes potenciales pertinentes.
Guía del usuario de la herramienta:
- Integrar la herramienta en el proceso de diseño de la convocatoria como recordatorio de qué aspectos de los proveedores de servicios sociales es necesario tener en cuenta.
- Compruebe las preguntas de la herramienta antes de iniciar el diseño de la convocatoria y de crear el equipo de diseño de la convocatoria, especialmente la pregunta 1.
- Comparta las preguntas de la herramienta con el equipo de diseño de la convocatoria al principio del trabajo de diseño, añada preguntas adicionales específicas del país o del sector a la lista, si procede.
- Compruebe la convocatoria previa utilizando la lista de control para asegurarse de que todas las preguntas pueden responderse como SÍ.
Esta sección contiene una colección de herramientas diseñadas para facilitar un proceso de solicitud en dos fases en los programas del FSE+ de apoyo a los servicios sociales, como solución para reducir la carga administrativa innecesaria tanto de los solicitantes como de las Autoridades de Gestión/Organismos Intermedios, filtrando previamente las propuestas de proyectos en una fase temprana de desarrollo.
La colección de herramientas incluye:
A. Lista de comprobación para durante la programación o antes del diseño de la convocatoria sobre el uso de un proceso de solicitud en 2 fases
La herramienta ayuda a decidir si un proceso de solicitud en 2 fases es el tipo de proceso de solicitud más adecuado para la convocatoria prevista. Responder SÍ a la pregunta 1. y min 50% de las preguntas indica que es muy recomendable utilizar un proceso de solicitud en 2 fases para reducir la carga de trabajo tanto de los solicitantes como de la Autoridad de Gestión/Organismo Intermedio.
La herramienta debe utilizarse cuando se toma la decisión sobre el tipo de proceso de solicitud, ya sea durante el periodo de programación o de diseño de la convocatoria (depende del país).
Guía del usuario de la herramienta
- Integrar la herramienta en el proceso de diseño de la programación/llamada para garantizar que se elige el tipo de proceso de aplicación más adecuado.
- Si lo desea, añada a la lista preguntas específicas por país o sector.
- Si la respuesta es SÍ a la pregunta 1 y min. 50% de las preguntas, elija un proceso de solicitud en 2 fases.
Descargar la lista de comprobación del proceso de solicitud en dos fases
B. Paso 1 Modelo de formulario de solicitud del FSE
Cuando se opta por un proceso de solicitud en dos fases en una convocatoria del FSE+, especialmente una que apoye la inclusión social y la innovación, la plantilla de formulario de solicitud disponible en este enlace puede utilizarse como muestra en el paso 1, adaptándolo en caso necesario al formulario de solicitud utilizado a nivel nacional.
Guía del usuario de la herramienta:
El modelo de plantilla sigue la estructura de la plantilla del formulario de solicitud estándar del FSE+ de una sola etapa. Los formularios de solicitud nacionales con una estructura diferente deben modificar la plantilla en consecuencia, pero manteniendo su finalidad y lógica.
Objetivo y lógica de la etapa 1:
- La Etapa 1 debe incluir secciones sobre la pertinencia del proyecto, el partenariado del proyecto, los objetivos generales y específicos del proyecto y una descripción de las principales actividades previstas y su relación con los indicadores del Programa.
- En el paso 1 sólo se debe preguntar por el presupuesto total y el presupuesto desglosado por socios.
- El paso 1 sólo debe requerir documentos anexos para comprobar la elegibilidad del Jefe de Fila y si esta información puede obtenerse de datos públicos, no debe pedirse ningún anexo.
- El paso 1 debería permitir cambiar todas las secciones en el paso 2, excepto:
- Título y acrónimo del proyecto
- Solicitante principal
- Objetivo de la convocatoria, objetivos generales del proyecto y principales grupos destinatarios
- El presupuesto total del proyecto sólo puede modificarse hasta un máximo de 30% en el Paso 2
Descargar la plantilla del formulario de solicitud de la etapa 1
C. Paso 2 Modelo de formulario de solicitud del FSE+
Cuando se opta por un proceso de solicitud en 2 fases en una convocatoria del FSE+, especialmente una que apoye la inclusión social y la innovación, la plantilla del Formulario de Solicitud disponible a continuación puede utilizarse como muestra en la Fase 2, adaptada en caso necesario al Formulario de Solicitud utilizado a nivel nacional.
Guía del usuario de la herramienta:
El modelo de plantilla sigue la estructura de la plantilla del formulario de solicitud estándar del FSE+ de una sola etapa. Los formularios de solicitud nacionales con una estructura diferente deben modificar la plantilla en consecuencia, pero manteniendo su finalidad y lógica.
Objetivo y lógica de la etapa 2:
- En el paso 2 pueden modificarse todos los apartados del formulario de solicitud, excepto:
- Título y acrónimo del proyecto
- Solicitante principal
- Objetivo de la convocatoria, objetivos generales del proyecto y principales grupos destinatarios
- El presupuesto total del proyecto sólo puede modificarse con un máximo de 30%.
- Paso 1 Las actividades deben complementarse con hitos y entregables.
- El presupuesto debe permitir opciones de costes simplificados
Descargar la plantilla del formulario de solicitud del paso 2
Las herramientas B y C utilizan el formulario de solicitud estándar de una sola etapa del FSE+ como base y se basan en la lógica de los programas que no pertenecen al FSE+ que utilizan procesos de solicitud de dos etapas (2 fases) en el periodo de programación 2021-2027, como el Programa Transnacional Interreg Danubio y el programa Interreg Europa Noroccidental, como mejores prácticas reclamadas por los servicios sociales.
Tenga en cuenta que paralelamente a esta colección de herramientas, como otro pilar del proceso de solicitud en 2 fases, se ha desarrollado una colección de herramientas para la evaluación de propuestas en un proceso de solicitud en 2 fases en el apartado 3.2 Evaluación de la propuesta de proyecto en un proceso de solicitud en 2 fases.
02 Partnership & Horizontal Principles
Herramientas del 1 al 9 sugerir a Autoridades de gestión, solas o en colaboración con los sociospreguntas útiles para operacionalizar el principio de asociación en todo el ciclo del Programa. Estas herramientas pueden utilizarse para concebir asociaciones en relación con cualquier objetivo o tema político. Las sugerencias de socios adicionales se destacan en azul claro y pueden ser útiles para crear asociaciones en el ámbito de la prestación de servicios sociales.
Herramientas 10 y 11 son sobre principios horizontales (igualdad de género, integración de la perspectiva de género, igualdad) y pueden ser útiles tanto a las Autoridades de Gestión para evaluar los Programas desde una perspectiva de igualdad de género como de inclusión social. Las mismas herramientas pueden ser utilizadas por los profesionales y los socios de los proyectos para evaluar sus propuestas de proyectos desde la perspectiva de la igualdad de género y la inclusión.
Herramienta 12 está dirigido a los socios/promotores de proyectos. Contiene una lista de comprobación que ayuda a las organizaciones en el proceso de creación de una asociación o de un proyecto que se vaya a ejecutar con socios, indicando los elementos más importantes que deben incluirse en un acuerdo de asociación y dando algunos consejos.
Aplicación sectorial de los principios de asociación y horizontales
Esta sección incorpora los comentarios de cinco sectores de servicios sociales: Familias en Situación de Pobreza y Menores en Protección, Integración Laboral, Personas con Discapacidad, Pobreza y Personas sin Hogar, y Personas Mayores. Las herramientas de la asociación y los principios horizontales han sido revisados por expertos de estos sectores. Los comentarios recogidos a continuación sugieren mejoras continuas para satisfacer las necesidades específicas de cada sector.
- Oportunidades de intercambio y emparejamiento: creación de eventos de intercambio y emparejamiento facilitados por las autoridades de gestión, ya sea en persona o en línea, para promover el intercambio de información entre organizaciones que operan en los mismos territorios o abordan temas similares.
- Sensibilización y desarrollo de capacidades: sensibilización y desarrollo de capacidades para el uso de las herramientas de organización interna por parte de los beneficiarios potenciales. Esto puede implicar el uso de borradores de documentos para reunir a los socios en torno a una idea de proyecto, fomentando la retroalimentación colectiva y la alineación con las plantillas oficiales del proyecto.
- Equilibrio entre antiguos y nuevos socios:
- Ventajas de los antiguos socios: Confianza y entendimiento comunes.
- Ventajas de los nuevos socios: Ideas frescas, innovación y nuevas competencias.
- Recomendación: Procurar una combinación equilibrada de socios antiguos y nuevos, teniendo en cuenta el tiempo necesario para crear confianza con los nuevos socios.
- Seleccionar a los socios "adecuados":
- Realizar un mapeo y un análisis de las partes interesadas para identificar posibles socios.
- Evaluar a los socios en función de sus competencias, experiencia, capacidad, valor añadido, recursos, motivación, capacidad de innovación, representatividad y legitimidad.
- Garantizar la experiencia y diversidad pertinentes en la asociación.
- - Involucrar a los socios:
- Fomentar el diálogo abierto y el debate sobre los objetivos de la asociación.
- Identificar a las personas clave en las organizaciones asociadas para promover su participación.
- Organizar talleres iniciales y reuniones periódicas para aclarar los objetivos.
- Utilice facilitadores para guiar los debates y garantizar el progreso.
- Dedicar personal de apoyo para ayudar a los socios nuevos o con recursos limitados.
- Fomentar las relaciones informales con los representantes de los socios.
- Céntrese en un tema claro y fácilmente identificable.
- Considerar compromisos formales a través de acuerdos de asociación.
- Facilitar la creación de redes de socios.
- Acordar una visión común:
- Establecer un consenso sobre los objetivos y métodos de la asociación.
- Utilizar enfoques participativos y técnicas de consenso.
- Garantizar que el grupo impulsa colectivamente la visión de la asociación.
- Abordar la desvinculación mediante conversaciones bilaterales y la revisión de la cartografía de la asociación.
- Mantener el compromiso y la participación:
- Fomentar la comunicación continua a través de diversos canales.
- Haga hincapié en los resultados tangibles para demostrar los avances.
- Refuerce las metas y los objetivos con planes de acción sólidos.
- Cultivar un ambiente abierto y transparente.
- Proporcionar un liderazgo claro para promover la participación.
- Fortalecer las relaciones mediante actividades informales.
- Orientar a los socios que se enfrentan a problemas de recursos o experiencia.
- Valorar por igual las aportaciones de todos los socios.
- Tratar con socios desvinculados:
- Iniciar conversaciones bilaterales para comprender las razones del incumplimiento.
- Considere la posibilidad de reasignar funciones y tareas dentro de la asociación.
- Ofrezca formación en habilidades de asociación si es necesario.
- Proporcionar capacitación a los socios con recursos limitados.
- Emparejar a socios experimentados con menos recursos.
- Abordar la transparencia, los desequilibrios de poder y los problemas de comunicación.
- Sustituir a los interlocutores si no se encuentra una solución, siguiendo normas preestablecidas.
03 Project Selection & Evaluation
Por lo general, los proveedores de servicios sociales se enfrentan a los siguientes retos y obstáculos durante la fase de evaluación.
- Falta de información o de sesiones de formación sobre evaluación
- Lenguaje poco claro en la tabla de evaluación
- Retraso en los resultados de la evaluación
- Las secciones del formulario de solicitud no pueden emparejarse con los criterios de evaluación, lo que imposibilita la autoevaluación.
- La puntuación no refleja los objetivos ni las prioridades de la convocatoria.
- La incomprensión o incompetencia de los evaluadores puede rastrearse en el informe de evaluación.
- Falta de comunicación durante las fases de evaluación
Las herramientas se desarrollaron mediante un proceso de colaboración en el que participaron proveedores de servicios sociales y Autoridades de Gestión durante una serie de talleres celebrados del 10 al 12 de mayo de 2023. Las aportaciones de estas partes interesadas y sus comentarios posteriores fueron cruciales para dar forma a las herramientas.
Lista de herramientas:
- Asegúrese de que los objetivos, prioridades y resultados esperados de la convocatoria son los que se tienen en cuenta en la tabla de evaluación y su puntuación.
- Asegúrese de que el formulario de solicitud está en consonancia con la tabla de evaluación, es decir, que cada criterio de evaluación puede corresponderse con las secciones del formulario de solicitud.
- Para facilitar la comprensión de los requisitos de la convocatoria, asegúrese de que el cuadro de evaluación también utiliza un lenguaje sencillo, al igual que otras partes de la documentación de la convocatoria (debe facilitarse un glosario cuando sea necesario).
- Asegúrese de que los evaluadores han probado y valorado el AF, la tabla de evaluación y su puntuación durante el diseño de la convocatoria.
- Asegúrese de que los evaluadores reciben formación también sobre el área temática, no sólo sobre el procedimiento y la metodología de evaluación.
- Asegúrese de que se imparten sesiones de información o formación sobre la evaluación de las propuestas y los criterios de evaluación, dirigidas específicamente a las organizaciones pequeñas o con menos experiencia.
- Garantizar una comunicación clara y previsible a lo largo de todo el proceso de evaluación, preferiblemente integrada en el sistema electrónico de solicitud.
04 Project Quality & Communication
La garantía de calidad es uno de los aspectos clave de los proyectos financiados por la UE y las Autoridades de Gestión (AG) son responsables de mantener un alto nivel de calidad en cada uno de los proyectos financiados. Sin embargo, los proyectos de servicios sociales suelen carecer de un marco común de gestión y evaluación de la calidad, lo que plantea a las autoridades de gestión muchos problemas a la hora de supervisar y evaluar los proyectos desde el punto de vista de la calidad. Dentro del proceso de garantía de la calidad, es importante recabar la opinión de los coordinadores de los proyectos y de los socios. Esto debería abarcar tanto el progreso del proyecto como la dinámica general en cuanto al contenido y la calidad de la cooperación. Por lo tanto, es bastante diferente de los informes de seguimiento, que se centran en los progresos mensurables en relación con la aplicación del proyecto.
Lista de herramientas:
En esta sección se presentan dos herramientas esenciales para gestionar la calidad de los proyectos: la Herramienta marco de gestión y evaluación de la garantía de calidad (QAME) y una Lista de comprobación diseñada para definir criterios de proyecto medibles y orientados a los resultados, que se presenta a continuación.
05 Presupuesto del proyecto
Lista de herramientas:
06 Informes de proyectos
Muchos solicitantes y beneficiarios temen dar su opinión sincera a las autoridades de gestión porque creen que, si es negativa, podría repercutir negativamente en futuras solicitudes de proyectos. Recopilamos los problemas más comunes del sector de los servicios sociales con las autoridades de gestión en la vida real y sugerimos soluciones fáciles de aplicar.
Esta sección ofrece herramientas prácticas a las autoridades de gestión (AG) para facilitar la fase de presentación de informes en los proyectos financiados por la UE.
Lista de herramientas:
Aplicación sectorial de los informes de proyectos
Esta sección incorpora los comentarios de cinco sectores de servicios sociales: Servicios de Protección a la Infancia y Familias en Situación de Pobreza, Integración Laboral, Personas con Discapacidad, Pobreza y Personas sin Hogar, y Personas Mayores. Los comentarios recogidos sugieren las siguientes mejoras para satisfacer las necesidades específicas de cada sector.
- Conocimiento de los retos que plantea la elaboración de informes: Las AM deben ser conscientes de los retos que plantea la elaboración de informes específicos del sector en el que trabajan, especialmente cuando se trata de grupos objetivo vulnerables. En algunos casos, obtener listas de participantes u hojas de seguimiento puede implicar etiquetar a los participantes como "desfavorecidos" o "en situación de pobreza". Sin embargo, esto puede ser un tema delicado y los participantes pueden mostrarse reacios a firmar este tipo de documentos. Cuando se trabaja con niños, especialmente los de comunidades desfavorecidas, el manejo de datos personales se vuelve aún más delicado. Puede ser necesaria la aprobación de los padres para firmar cualquier documento, como las hojas de asistencia o seguimiento. En situaciones en las que el apoyo se presta en entornos sin padres (por ejemplo, escuelas, clubes infantiles, centros comunitarios), la presentación de informes se convierte en un reto. Puede haber problemas prácticos a la hora de informar sobre la asistencia, ya que los métodos tradicionales, como las fotos o las hojas de asistencia, pueden no ser apropiados. Los problemas de notificación en entornos sin padres pueden ser difíciles de resolver, y no ofrece una solución clara sobre cómo abordar el problema de la notificación de la asistencia de los niños en estos casos.
- Simplificar el proceso de elaboración de informes: Garantizar la simplicidad, transparencia y coherencia en la elaboración de informes eliminando preguntas redundantes, simplificando las hojas de horas, ampliando las herramientas de elaboración de informes aceptadas y automatizando el seguimiento financiero, especialmente en el caso de organizaciones que se ocupan de personas mayores / desempleados / personas con discapacidad / familias en situación de pobreza y niños, para adaptarse a unos recursos limitados.
- Proporcionar información clara: Esto incluye información sobre cómo rellenar formularios, registrar el tiempo del personal y la forma en que se espera que se realicen los informes. Esto ayudaría a las organizaciones a centrarse en las áreas que podrían convertirse en un problema.
- Identificar errores comunes: Resalte y corrija los errores recurrentes para mejorar la precisión de los informes.
- Coherencia de las normas: Mantener la coherencia de las normas sin introducir cambios durante los procesos en curso.
- Mejora de la sostenibilidad: Los informes deben diseñarse para incentivar y apoyar una difusión más amplia a largo plazo, una vez finalizado el programa. Esto incluye principalmente el intercambio y la aplicación de buenas prácticas y herramientas.
- Mejorar los indicadores de información: Diversificación de los métodos de recogida de datos, haciendo hincapié en la calidad del trabajo por encima de las meras horas de trabajo.
- Requisitos razonables para el uso del logotipo: Aplique directrices razonables para el uso del logotipo en los documentos.
- Tener en cuenta las diferencias: Abordar las variaciones en las normas nacionales, los años naturales y los periodos de los proyectos a la hora de registrar el tiempo del personal y los informes financieros.
- Mitigación de riesgos: Incorpore la evaluación de riesgos a los proyectos para que los equipos puedan abordar los posibles problemas de forma proactiva.
07 Seguimiento y sostenibilidad de los proyectos
En general, los proveedores de servicios sociales y las autoridades de gestión identifican los siguientes retos y obstáculos típicos en lo que respecta a la sostenibilidad de los proyectos:
- Falta de recursos financieros y humanos para mantener los resultados de los proyectos y cumplir las obligaciones contractuales relativas a la sostenibilidad/durabilidad de los proyectos, especialmente en las organizaciones sin ánimo de lucro.
- Falta de un plan de sostenibilidad o de un pensamiento de diseño que garantice la transferibilidad, replicabilidad y sostenibilidad, especialmente en los proyectos de innovación social.
- Las obligaciones contractuales relativas a la sostenibilidad de los resultados de los proyectos son demasiado estrictas, por lo que suponen un obstáculo para la presentación de propuestas.
- La continuación de las actividades del proyecto tras su finalización no se produce en la mayoría de los casos sin más apoyo financiero.
- La lógica de financiación de la UE a menudo restringe el acceso a la financiación de otros programas de la UE para la continuación/sostenibilidad de las actividades del proyecto.
- Aunque la financiación de la UE está pensada para dar el pistoletazo de salida a determinadas intervenciones, reformas e innovaciones, tras lo cual se supone que la financiación nacional tomará el relevo, la falta de voluntad política para la financiación nacional o los limitados recursos nacionales dificultan la obtención de fondos para el periodo de seguimiento del proyecto.
- Falta de apoyo y orientación por parte de las autoridades de gestión en materia de sostenibilidad, mientras que el seguimiento del periodo de sostenibilidad es arbitrario en algunos programas.
- No se aborda la comunicación, información y formación sobre las posibilidades y características de los fondos de la UE para ayudar a utilizarlos.
- El periodo de ejecución de los proyectos de algunas convocatorias es demasiado corto para obtener y medir resultados más tangibles o repercusiones más duraderas.
- Falta de continuidad en el diseño de las convocatorias y de sinergias entre programas y convocatorias.
En el caso de los proyectos de servicios sociales, la falta de sostenibilidad es especialmente problemática, ya que puede provocar la interrupción del servicio y del apoyo a las personas en situación vulnerable.
Esta sección contiene una colección de herramientas diseñadas para facilitar la sostenibilidad de los proyectos en los programas del FSE+ y del FEDER que apoyan los servicios sociales.
Lista de herramientas:
Consulte aquí el documento Facilitation Toolkit
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