EL 
EN 
DE 
BG 
HR 
CS 
DA 
NL 
ET 
FI 
FR 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
SL 
ES 
SV 
Εργαλειοθήκη διευκόλυνσης
Φυλλάδιο διάδοσης
Εργαλειοθήκη
Πρόσθετοι πόροι
Οι Εργαλειοθήκη διευκόλυνσης για έργα κοινωνικών υπηρεσιών έχει σχεδιαστεί για να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά στις πιεστικές διοικητικές και τεχνικές προκλήσεις που αντιμετωπίζονται σε κάθε στάδιο του κύκλου του έργου. Ο πρωταρχικός του στόχος είναι να βοηθήσει τις διαχειριστικές αρχές που λειτουργούν σε όλα τα επίπεδα (εθνικό, περιφερειακό και τοπικό), συμπεριλαμβανομένων των ενδιάμεσων φορέων και οργανισμών, στη διαδικασία πρόσβασης και διαχείρισης των κονδυλίων από το ΕΚΤ+ και το ΕΤΠΑ (μαζί με άλλα προγράμματα) προς όφελος των κοινωνικών υπηρεσιών.
Η εργαλειοθήκη είναι αφιερωμένη στην εξεύρεση λύσεων και στο σχεδιασμό εργαλείων που απλοποιούν την πρόσβαση στα κονδύλια της ΕΕ. Προσφέρει μια ποικιλία πρακτικών εργαλείων, συμβουλών, συστάσεων, υποδειγμάτων και αναδεικνύει ελπιδοφόρες πρακτικές από διάφορα κράτη μέλη της ΕΕ.
Η εργαλειοθήκη έχει σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας διαχείρισης έργων σε επτά βασικούς θεματικούς τομείς: Επιλογή και αξιολόγηση έργων, ποιότητα και επικοινωνία έργων, προϋπολογισμός, υποβολή εκθέσεων, παρακολούθηση και βιωσιμότητα.
Σε αυτό το τμήμα, θα βρείτε μια σειρά από πρότυπα, λογιστικά φύλλα, και λίστες ελέγχου σχεδιασμένο και για τους επτά θεματικούς τομείς, με σκοπό να βοηθήσει στην πλοήγηση στην πολυπλοκότητα της διευκόλυνσης έργων και να εφαρμόσει βέλτιστες πρακτικές με βάση τις ειδικές γνώσεις του τομέα.
01 Φάση εφαρμογής
Το εργαλείο πρέπει να εφαρμόζεται κατά το σχεδιασμό μιας ανοικτής πρόσκλησης κοινωνικής ένταξης και καινοτομίας, ώστε να διασφαλίζεται ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι δυνητικοί αιτούντες έχουν πρόσβαση στο πρόγραμμα.
Οδηγός χρήσης εργαλείου:
- Ενσωματώστε το εργαλείο στη διαδικασία σχεδιασμού της πρόσκλησης ως υπενθύμιση των πτυχών των παρόχων κοινωνικών υπηρεσιών που πρέπει να ληφθούν υπόψη.
- Ελέγξτε τις ερωτήσεις του εργαλείου πριν από την έναρξη του σχεδιασμού της πρόσκλησης και τη συγκρότηση της ομάδας σχεδιασμού της πρόσκλησης, ιδίως την ερώτηση 1.
- Μοιραστείτε τις ερωτήσεις του εργαλείου με την ομάδα σχεδιασμού της πρόσκλησης κατά την έναρξη των εργασιών σχεδιασμού, προσθέστε στον κατάλογο πρόσθετες ερωτήσεις ανά χώρα ή τομέα, εάν χρειάζεται.
- Ελέγξτε την προ-τελική κλήση χρησιμοποιώντας τον κατάλογο ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι ερωτήσεις μπορούν να απαντηθούν ως ΝΑΙ.
Αυτή η ενότητα περιέχει μια συλλογή εργαλείων που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων σε 2 στάδια στα προγράμματα του ΕΚΤ+ που υποστηρίζουν τις κοινωνικές υπηρεσίες, ως λύση για τη μείωση του περιττού διοικητικού φόρτου τόσο των αιτούντων όσο και των διαχειριστικών αρχών/διαμεσολαβητικών φορέων, μέσω του προ-φίλτρου των προτάσεων έργων σε πρώιμο στάδιο ανάπτυξης.
Η συλλογή εργαλείων περιλαμβάνει:
A. Κατάλογος ελέγχου κατά τη διάρκεια του προγραμματισμού ή πριν από το σχεδιασμό της πρόσκλησης για τη χρήση μιας διαδικασίας εφαρμογής 2 σταδίων
Το εργαλείο βοηθά να αποφασιστεί εάν η διαδικασία υποβολής αιτήσεων 2 σταδίων είναι ο καταλληλότερος τύπος διαδικασίας υποβολής αιτήσεων για την προγραμματισμένη πρόσκληση. Η απάντηση ΝΑΙ στην ερώτηση 1. και min 50% των ερωτήσεων υποδηλώνει ότι συνιστάται ιδιαίτερα η χρήση μιας διαδικασίας υποβολής αιτήσεων 2 σταδίων για τη μείωση του φόρτου εργασίας τόσο των αιτούντων όσο και της Διαχειριστικής Αρχής/του Ενδιάμεσου Φορέα.
Το εργαλείο πρέπει να χρησιμοποιείται όταν λαμβάνεται η απόφαση για τον τύπο της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων, είτε κατά τη διάρκεια του προγραμματισμού είτε κατά τη διάρκεια της περιόδου σχεδιασμού της πρόσκλησης (ανάλογα με τη χώρα).
Οδηγός χρήσης εργαλείου
- Ενσωματώστε το εργαλείο στη διαδικασία σχεδιασμού προγραμματισμού/κλήσης, ώστε να διασφαλίσετε ότι επιλέγεται ο καταλληλότερος τύπος διαδικασίας εφαρμογής.
- Προαιρετικά, προσθέστε στον κατάλογο ερωτήσεις για συγκεκριμένες χώρες ή τομείς.
- Εάν η απάντηση είναι ΝΑΙ στην ερώτηση 1 και min. 50% των ερωτήσεων, επιλέξτε μια διαδικασία εφαρμογής 2 βημάτων
Λήψη λίστας ελέγχου για τη χρήση μιας διαδικασίας αίτησης 2 βημάτων
B. Βήμα 1 Υπόδειγμα υποδείγματος εντύπου αίτησης ESF+
Όταν επιλέγεται μια διαδικασία υποβολής αιτήσεων 2 σταδίων σε μια πρόσκληση του ΕΚΤ+, ιδίως σε μια πρόσκληση που στηρίζει την κοινωνική ένταξη και την καινοτομία, το υπόδειγμα του εντύπου αίτησης που διατίθεται στο παρόν σύνδεσμος μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως δείγμα στο Βήμα 1, προσαρμοσμένο, εφόσον χρειάζεται, στο εθνικά χρησιμοποιούμενο έντυπο αίτησης.
Οδηγός χρήσης εργαλείου:
Το πρότυπο δείγμα ακολουθεί τη δομή του τυποποιημένου προτύπου εντύπου αίτησης ενός σταδίου του ΕΚΤ+. Τα εθνικά έντυπα αιτήσεων με διαφορετική δομή θα πρέπει να τροποποιούν ανάλογα το υπόδειγμα, αλλά να διατηρούν το σκοπό και τη λογική του.
Σκοπός και λογική του βήματος 1:
- Το βήμα 1 θα πρέπει να περιλαμβάνει τμήματα σχετικά με τη συνάφεια του έργου, τη σύμπραξη του έργου, τους γενικούς και ειδικούς στόχους του έργου και μια περιγραφή των κύριων προγραμματισμένων δραστηριοτήτων και τον τρόπο με τον οποίο σχετίζονται με τους δείκτες του προγράμματος.
- Στο βήμα 1 θα πρέπει να ζητείται μόνο ο συνολικός προϋπολογισμός και ο προϋπολογισμός ανά εταίρο.
- Στο στάδιο 1 θα πρέπει να απαιτούνται συνημμένα έγγραφα μόνο για τον έλεγχο της επιλεξιμότητας του επικεφαλής εταίρου και, εάν οι πληροφορίες αυτές μπορούν να συγκεντρωθούν από δημόσια δεδομένα, δεν θα πρέπει να ζητείται κανένα παράρτημα.
- Το Βήμα 1 θα πρέπει να επιτρέπει την αλλαγή όλων των τμημάτων στο Βήμα 2, εκτός από:
- Τίτλος και ακρωνύμιο του έργου
- Επικεφαλής αιτών
- Στόχος της πρόσκλησης, γενικοί στόχοι του έργου και κύρια ομάδα(ες)-στόχος
- Ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου μπορεί να μεταβληθεί μόνο κατά μέγιστο 30% στο Βήμα 2.
Κατεβάστε το υπόδειγμα της φόρμας αίτησης του βήματος 1
C. Βήμα 2 Υπόδειγμα εντύπου αίτησης ESF+ Δείγμα
Όταν επιλέγεται μια διαδικασία υποβολής αιτήσεων σε 2 στάδια σε μια πρόσκληση του ΕΚΤ+, ιδίως σε μια πρόσκληση που στηρίζει την κοινωνική ένταξη και την καινοτομία, το υπόδειγμα του εντύπου αίτησης που διατίθεται παρακάτω μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως υπόδειγμα στο στάδιο 2, προσαρμοσμένο, εφόσον χρειάζεται, στο έντυπο αίτησης που χρησιμοποιείται σε εθνικό επίπεδο.
Οδηγός χρήσης εργαλείου:
Το πρότυπο δείγμα ακολουθεί τη δομή του τυποποιημένου προτύπου εντύπου αίτησης ενός σταδίου του ΕΚΤ+. Τα εθνικά έντυπα αιτήσεων με διαφορετική δομή θα πρέπει να τροποποιούν ανάλογα το υπόδειγμα, αλλά να διατηρούν το σκοπό και τη λογική του.
Σκοπός και λογική του βήματος 2:
- Στο Βήμα 2 κάθε τμήμα του εντύπου αίτησης μπορεί να αλλάξει εκτός από:
- Τίτλος και ακρωνύμιο του έργου
- Επικεφαλής αιτών
- Στόχος της πρόσκλησης, γενικοί στόχοι του έργου και κύρια ομάδα(ες)-στόχος
- Ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου μπορεί να μεταβληθεί μόνο με ανώτατο όριο 30%.
- Βήμα 1 Οι δραστηριότητες θα πρέπει να συμπληρώνονται από ορόσημα και παραδοτέα.
- Ο προϋπολογισμός θα πρέπει να επιτρέπει απλουστευμένες επιλογές κόστους
Κατεβάστε το υπόδειγμα της φόρμας αίτησης του βήματος 2
Τα εργαλεία Β και Γ χρησιμοποιούν το τυποποιημένο έντυπο αίτησης ενός σταδίου του ΕΚΤ+ ως βάση και βασίζονται στη λογική των προγραμμάτων εκτός ΕΚΤ+ που χρησιμοποιούν διαδικασίες υποβολής αιτήσεων σε δύο στάδια (2 στάδια) κατά την προγραμματική περίοδο 2021-2027, όπως το διακρατικό πρόγραμμα Interreg Danube και το πρόγραμμα Interreg North-West Europe, ως διεκδικούμενες βέλτιστες πρακτικές από τις κοινωνικές υπηρεσίες.
Επισημαίνεται ότι παράλληλα με αυτή τη συλλογή εργαλείων, ως άλλος πυλώνας της διαδικασίας υποβολής αιτήσεων 2 βημάτων, έχει αναπτυχθεί μια συλλογή εργαλείων για την αξιολόγηση των προτάσεων σε μια διαδικασία υποβολής αιτήσεων 2 βημάτων στο πλαίσιο της 3.2 Αξιολόγηση της πρότασης έργου σε μια διαδικασία υποβολής αιτήσεων 2 βημάτων.
02 Συνεργασία & οριζόντιες αρχές
Εργαλεία από το 1 έως το 9 προτείνετε να Διαχειριστικές αρχές, μόνες τους ή σε συνεργασία με τους εταίρους, ερωτήσεις χρήσιμες για τη λειτουργικότητα την αρχή της εταιρικής σχέσης σε όλο τον κύκλο του προγράμματος. Τα εργαλεία αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη συμπράξεων σε σχέση με οποιονδήποτε στόχο ή θέμα πολιτικής. Οι προτάσεις για πρόσθετους εταίρους επισημαίνονται με γαλάζιο χρώμα και μπορούν να είναι χρήσιμες για τη δημιουργία εταιρικών σχέσεων στον τομέα της παροχής κοινωνικών υπηρεσιών.
Εργαλεία 10 και 11 είναι περίπου οριζόντιες αρχές (ισότητα των φύλων, ενσωμάτωση της διάστασης του φύλου, ισότητα) και μπορεί να είναι χρήσιμη τόσο για τις διαχειριστικές αρχές για την αξιολόγηση των προγραμμάτων από την άποψη της ισότητας των φύλων όσο και της κοινωνικής ένταξης. Τα ίδια εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τους επαγγελματίες και τους εταίρους έργων για την αξιολόγηση των προτάσεων έργων τους από την άποψη της ισότητας των φύλων και της κοινωνικής ένταξης.
Εργαλείο 12 απευθύνεται σε εταίρους/υποκινητές έργων. Περιέχει έναν κατάλογο ελέγχου που υποστηρίζει τους οργανισμούς στη διαδικασία δημιουργίας μιας εταιρικής σχέσης ή ενός έργου που πρόκειται να υλοποιηθεί με εταίρους, υποδεικνύοντας τα σημαντικότερα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνονται σε μια συμφωνία εταιρικής σχέσης και δίνοντας ορισμένες συμβουλές.
Τομεακή εφαρμογή της εταιρικής σχέσης και των οριζόντιων αρχών
Το τμήμα αυτό ενσωματώνει σχόλια από πέντε τομείς κοινωνικών υπηρεσιών: Η ένταξη στην εργασία, τα άτομα με αναπηρίες, η φτώχεια και οι άστεγοι και οι ηλικιωμένοι. Τα εργαλεία της εταιρικής σχέσης και οι οριζόντιες αρχές έχουν εξεταστεί από εμπειρογνώμονες σε όλους αυτούς τους τομείς. Η ανατροφοδότηση που συγκεντρώθηκε στη συνέχεια υποδεικνύει συνεχή βελτίωση για την κάλυψη των αναγκών συγκεκριμένων τομέων.
- Ευκαιρίες ανταλλαγής και παντρολογήματος: δημιουργία εκδηλώσεων ανταλλαγής και παντρολογήματος που διευκολύνονται από τις διαχειριστικές αρχές, είτε αυτοπροσώπως είτε διαδικτυακά, για την προώθηση της ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ οργανισμών που δραστηριοποιούνται στα ίδια εδάφη ή ασχολούνται με παρόμοια θέματα.
- Ευαισθητοποίηση και ανάπτυξη ικανοτήτων: ευαισθητοποίηση και ανάπτυξη ικανοτήτων για τη χρήση των εργαλείων εσωτερικής οργάνωσης από τους δυνητικούς δικαιούχους Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση σχεδίων εγγράφων για τη συγκέντρωση εταίρων γύρω από μια ιδέα έργου, την προώθηση της συλλογικής ανατροφοδότησης και την ευθυγράμμιση με τα επίσημα πρότυπα έργου.
- Εξισορρόπηση παλαιών και νέων εταίρων:
- Πλεονεκτήματα των παλαιών εταίρων: Χτισμένη εμπιστοσύνη και κοινή κατανόηση.
- Πλεονεκτήματα των νέων εταίρων: Φρέσκες ιδέες, καινοτομία και νέες δεξιότητες.
- Σύσταση: Να επιδιώξετε ένα ισορροπημένο μείγμα παλαιών και νέων εταίρων, λαμβάνοντας υπόψη το χρόνο που απαιτείται για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τους νέους εταίρους.
- Επιλέγοντας τους "σωστούς" εταίρους:
- Διεξαγωγή χαρτογράφησης και ανάλυσης των ενδιαφερομένων μερών για τον εντοπισμό δυνητικών εταίρων.
- Αξιολογήστε τους εταίρους με βάση τις δεξιότητες, την εμπειρογνωμοσύνη, την ικανότητα, την προστιθέμενη αξία, τους πόρους, τα κίνητρα, την καινοτομία, την αντιπροσωπευτικότητα και τη νομιμότητα.
- Διασφάλιση της σχετικής εμπειρογνωμοσύνης και της ποικιλομορφίας στην εταιρική σχέση.
- - Εμπλοκή εταίρων:
- Ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο και τη συζήτηση σχετικά με τους στόχους της εταιρικής σχέσης.
- Προσδιορίστε άτομα-κλειδιά σε οργανισμούς-εταίρους για να προωθήσετε τη συμμετοχή.
- Διεξαγωγή αρχικών εργαστηρίων και τακτικών συναντήσεων για την αποσαφήνιση των στόχων.
- Χρησιμοποιήστε συντονιστές για την καθοδήγηση των συζητήσεων και τη διασφάλιση της προόδου.
- Αφιερώστε προσωπικό υποστήριξης για να βοηθήσετε νέους ή περιορισμένους σε πόρους εταίρους.
- Προώθηση άτυπων σχέσεων με τους εκπροσώπους των εταίρων.
- Επικεντρωθείτε σε ένα σαφές, εύκολα αναγνωρίσιμο ζήτημα.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο επίσημων δεσμεύσεων μέσω συμφωνιών εταιρικής σχέσης.
- Διευκόλυνση εκδηλώσεων δικτύωσης για τους εταίρους.
- Συμφωνώντας σε ένα κοινό όραμα:
- Καθιέρωση συναίνεσης σχετικά με τους στόχους και τις μεθόδους της εταιρικής σχέσης.
- Χρησιμοποιήστε συμμετοχικές προσεγγίσεις και τεχνικές οικοδόμησης συναίνεσης.
- Διασφαλίστε ότι η ομάδα οδηγεί συλλογικά το όραμα της εταιρικής σχέσης.
- Αντιμετώπιση της αποδέσμευσης μέσω διμερών συνομιλιών και αναθεώρησης της χαρτογράφησης της εταιρικής σχέσης.
- Διατήρηση της δέσμευσης και της συμμετοχής:
- Προώθηση της συνεχούς επικοινωνίας μέσω διαφόρων διαύλων.
- Δώστε έμφαση σε απτές εκροές για να καταδείξετε την πρόοδο.
- Ενισχύστε τους σκοπούς και τους στόχους με ισχυρά σχέδια δράσης.
- Καλλιέργεια ανοικτής και διαφανούς ατμόσφαιρας.
- Παροχή σαφούς ηγεσίας για την προώθηση της συμμετοχής.
- Ενίσχυση των σχέσεων μέσω άτυπων δραστηριοτήτων.
- Να καθοδηγούν τους εταίρους που αντιμετωπίζουν προκλήσεις σε σχέση με τους πόρους ή την εμπειρία.
- Εκτιμήστε εξίσου τις συνεισφορές όλων των εταίρων.
- Αντιμετώπιση των αποσυνδεδεμένων συνεργατών:
- Έναρξη διμερών συζητήσεων για την κατανόηση των λόγων μη συμμόρφωσης.
- Εξετάστε την ανακατανομή ρόλων και καθηκόντων στο πλαίσιο της εταιρικής σχέσης.
- Προσφέρετε εκπαίδευση σε θέματα δεξιοτήτων συνεργασίας, εάν χρειάζεται.
- Ανάπτυξη ικανοτήτων για εταίρους με περιορισμένους πόρους.
- Συνδυάστε έμπειρους εταίρους με λιγότερους πόρους.
- Αντιμετώπιση της διαφάνειας, των ανισορροπιών ισχύος και των προβλημάτων επικοινωνίας.
- Αντικαταστήστε τους εταίρους εάν δεν μπορεί να βρεθεί λύση, ακολουθώντας προκαθορισμένους κανόνες.
03 Επιλογή και αξιολόγηση έργων
Γενικά, οι πάροχοι κοινωνικών υπηρεσιών αντιμετωπίζουν τις ακόλουθες προκλήσεις και εμπόδια κατά τη φάση της αξιολόγησης.
- Έλλειψη ενημέρωσης ή κατάρτισης για την αξιολόγηση
- Ασαφής γλώσσα που χρησιμοποιείται στο πλέγμα αξιολόγησης
- Καθυστερημένα αποτελέσματα της αξιολόγησης
- Τα τμήματα του εντύπου αίτησης δεν μπορούν να αντιστοιχιστούν με τα κριτήρια αξιολόγησης, καθιστώντας αδύνατη την αυτοαξιολόγηση.
- Η βαθμολόγηση δεν αντικατοπτρίζει τους στόχους, τις προτεραιότητες της συγκεκριμένης πρόσκλησης.
- Η παρανόηση ή η ανικανότητα των αξιολογητών μπορεί να εντοπιστεί στην έκθεση αξιολόγησης.
- Έλλειψη επικοινωνίας κατά τα στάδια της αξιολόγησης
Τα εργαλεία αναπτύχθηκαν μέσω μιας συλλογικής διαδικασίας στην οποία συμμετείχαν πάροχοι κοινωνικών υπηρεσιών και Διαχειριστικές Αρχές κατά τη διάρκεια μιας σειράς εργαστηρίων που πραγματοποιήθηκαν από τις 10 έως τις 12 Μαΐου 2023. Οι εισηγήσεις που παρείχαν οι εν λόγω ενδιαφερόμενοι φορείς και η επακόλουθη ανατροφοδότησή τους έπαιξαν καθοριστικό ρόλο στη διαμόρφωση των εργαλείων.
Κατάλογος εργαλείων:
- Βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι, οι προτεραιότητες και τα αναμενόμενα αποτελέσματα της πρόσκλησης είναι αυτά στα οποία επικεντρώνεται το πλέγμα αξιολόγησης και η βαθμολόγησή του.
- Βεβαιωθείτε ότι το Έντυπο Αίτησης συνάδει με το πλέγμα αξιολόγησης, δηλαδή ότι κάθε κριτήριο αξιολόγησης μπορεί να αντιστοιχιστεί με τα τμήματα του Εντύπου Αίτησης.
- Για να διευκολύνετε την κατανόηση των απαιτήσεων της πρόσκλησης, βεβαιωθείτε ότι το πλέγμα αξιολόγησης χρησιμοποιεί επίσης τη γλώσσα των απλών ανθρώπων, όπως και άλλα μέρη της τεκμηρίωσης της πρόσκλησης (όπου χρειάζεται, πρέπει να παρέχεται γλωσσάριο).
- Βεβαιωθείτε ότι οι αξιολογητές δοκίμασαν και αξιολόγησαν το ΑΠ, το πλέγμα αξιολόγησης και τη βαθμολόγησή του κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού της πρόσκλησης.
- Βεβαιωθείτε ότι οι αξιολογητές εκπαιδεύονται και στη θεματική περιοχή και όχι μόνο στη διαδικασία και τη μεθοδολογία αξιολόγησης.
- Βεβαιωθείτε ότι παρέχονται πληροφορίες ή σεμινάρια κατάρτισης σχετικά με την αξιολόγηση των προτάσεων και τα κριτήρια αξιολόγησης, απευθυνόμενοι ειδικά σε μικρές ή λιγότερο έμπειρες οργανώσεις.
- Διασφάλιση σαφούς και προβλέψιμης επικοινωνίας καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης, κατά προτίμηση ενσωματωμένης στο ηλεκτρονικό σύστημα υποβολής αιτήσεων.
04 Ποιότητα και επικοινωνία του έργου
Η διασφάλιση της ποιότητας είναι μία από τις βασικές πτυχές των χρηματοδοτούμενων από την ΕΕ έργων και οι διαχειριστικές αρχές (ΔΑ) είναι υπεύθυνες για τη διατήρηση της υψηλής ποιότητας σε κάθε χρηματοδοτούμενο έργο. Ωστόσο, τα έργα στον τομέα των κοινωνικών υπηρεσιών συχνά δεν διαθέτουν ένα κοινό πλαίσιο διαχείρισης και αξιολόγησης της ποιότητας και αυτό δημιουργεί πολλές προκλήσεις για τις ΜΑ ώστε να παρακολουθούν και να αξιολογούν δίκαια τα έργα από άποψη ποιότητας. Στο πλαίσιο της διαδικασίας διασφάλισης της ποιότητας, είναι σημαντικό να συλλέγονται ανατροφοδοτήσεις από τους συντονιστές και τους εταίρους των έργων. Αυτό θα πρέπει να καλύπτει τόσο την πρόοδο του έργου όσο και τη συνολική δυναμική όσον αφορά το περιεχόμενο και την ποιότητα της συνεργασίας. Συνεπώς, διαφέρει αρκετά από τις εκθέσεις παρακολούθησης, οι οποίες επικεντρώνονται στη μετρήσιμη πρόοδο σε σχέση με την εφαρμογή του έργου.
Κατάλογος εργαλείων:
Στην παρούσα ενότητα παρουσιάζονται δύο βασικά εργαλεία για τη διαχείριση της ποιότητας του έργου: το εργαλείο-πλαίσιο διαχείρισης και αξιολόγησης της διασφάλισης ποιότητας (QAME) και ένας κατάλογος ελέγχου που έχει σχεδιαστεί για τον καθορισμό μετρήσιμων και προσανατολισμένων στα αποτελέσματα κριτηρίων του έργου, ο οποίος παρουσιάζεται παρακάτω.
05 Προϋπολογισμός έργου
Κατάλογος εργαλείων:
06 Αναφορά έργου
Πολλοί αιτούντες και δικαιούχοι φοβούνται να παράσχουν ειλικρινή ανατροφοδότηση στις ΜΑ, καθώς πιστεύουν ότι σε περίπτωση που η ανατροφοδότηση είναι αρνητική θα μπορούσε να έχει αρνητικές επιπτώσεις σε μελλοντικές αιτήσεις έργων. Συγκεντρώσαμε τα πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετώπιζε ο τομέας των κοινωνικών υπηρεσιών με τις διαχειριστικές αρχές στην πραγματική ζωή και προτείναμε λύσεις που είναι εύκολο να εφαρμοστούν.
Η παρούσα ενότητα προσφέρει πρακτικά εργαλεία για τις διαχειριστικές αρχές (ΔΑ) ώστε να διευκολυνθεί η φάση υποβολής εκθέσεων σε έργα που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ.
Κατάλογος εργαλείων:
Τομεακή εφαρμογή της αναφοράς του έργου
Το τμήμα αυτό ενσωματώνει σχόλια από πέντε τομείς κοινωνικών υπηρεσιών: Η ένταξη στην εργασία, τα άτομα με αναπηρίες, η φτώχεια και η έλλειψη στέγης και οι ηλικιωμένοι. Η ανατροφοδότηση που συγκεντρώθηκε προτείνει τις ακόλουθες βελτιώσεις για την κάλυψη των αναγκών των συγκεκριμένων τομέων.
- Συνειδητοποίηση των προκλήσεων υποβολής εκθέσεων: Ειδικά όταν πρόκειται για ευάλωτες ομάδες-στόχους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η απόκτηση καταλόγων συμμετεχόντων ή φύλλων παρακολούθησης μπορεί να συνεπάγεται τον χαρακτηρισμό των συμμετεχόντων ως "μειονεκτούντων" ή "σε κατάσταση φτώχειας". Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι ένα ευαίσθητο ζήτημα και οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι απρόθυμοι να υπογράψουν τέτοια έγγραφα. Όταν εργάζεστε με παιδιά, ιδίως από μειονεκτούσες κοινότητες, ο χειρισμός προσωπικών δεδομένων γίνεται ακόμη πιο ευαίσθητος. Η έγκριση των γονέων μπορεί να είναι απαραίτητη για την υπογραφή οποιωνδήποτε εγγράφων, όπως τα δελτία παρακολούθησης ή παρακολούθησης. Σε περιπτώσεις όπου η υποστήριξη παρέχεται σε περιβάλλοντα χωρίς γονείς (π.χ. σχολεία, παιδικές λέσχες, κοινοτικά κέντρα), η υποβολή εκθέσεων καθίσταται δύσκολη. Ενδέχεται να υπάρχουν πρακτικά ζητήματα στην αναφορά της παρουσίας, καθώς οι παραδοσιακές μέθοδοι, όπως οι φωτογραφίες ή τα φύλλα παρουσίας, μπορεί να μην είναι κατάλληλες. Τα ζητήματα αναφοράς σε περιβάλλοντα χωρίς γονείς μπορεί να είναι δύσκολο να επιλυθούν και δεν παρέχεται μια σαφής λύση για το πώς να αντιμετωπιστεί το πρόβλημα της αναφοράς της παρουσίας των παιδιών σε τέτοιες περιπτώσεις.
- Απλοποίηση της διαδικασίας υποβολής εκθέσεων: Εξασφάλιση της απλότητας, της διαφάνειας και της συνοχής στην υποβολή εκθέσεων με την εξάλειψη των περιττών ερωτήσεων, την απλοποίηση των δελτίων εργασίας, την επέκταση των αποδεκτών εργαλείων υποβολής εκθέσεων και την αυτοματοποίηση των οικονομικών παρακολουθήσεων, ιδίως για τις οργανώσεις που ασχολούνται με ηλικιωμένους / ανέργους / άτομα με αναπηρία / οικογένειες σε συνθήκες φτώχειας και παιδιά, ώστε να εξυπηρετούνται οι περιορισμένοι πόροι.
- Παρέχετε σαφείς πληροφορίες: Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο συμπλήρωσης των εντύπων, την καταγραφή του χρόνου του προσωπικού και τον τρόπο με τον οποίο αναμένεται να γίνονται οι αναφορές. Αυτό θα βοηθήσει τους οργανισμούς να επικεντρωθούν σε τομείς που θα μπορούσαν ενδεχομένως να αποτελέσουν ζήτημα.
- Εντοπισμός κοινών λαθών: Επισήμανση και αντιμετώπιση επαναλαμβανόμενων σφαλμάτων για την ενίσχυση της ακρίβειας των αναφορών.
- Συνέπεια στους κανόνες: Διατήρηση της συνέπειας των κανόνων χωρίς την εισαγωγή αλλαγών κατά τη διάρκεια των τρεχουσών διαδικασιών.
- Ενίσχυση της βιωσιμότητας: Η υποβολή εκθέσεων θα πρέπει να σχεδιαστεί έτσι ώστε να παρέχει κίνητρα και να υποστηρίζει την ευρύτερη διάδοση μακροπρόθεσμα μετά το τέλος του προγράμματος. Αυτό περιλαμβάνει κυρίως την ανταλλαγή και την εφαρμογή καλών πρακτικών και εργαλείων.
- Βελτίωση των δεικτών αναφοράς: Διαφοροποίηση των μεθόδων συλλογής δεδομένων, δίνοντας έμφαση στην ποιότητα της εργασίας έναντι των ωρών εργασίας.
- Εύλογες απαιτήσεις χρήσης λογότυπου: Εφαρμόστε λογικές κατευθυντήριες γραμμές για τη χρήση του λογότυπου στα έγγραφα.
- Λογαριασμός για τις διαφορές: Αντιμετωπίστε τις διαφορές στους εθνικούς κανόνες, τα ημερολογιακά έτη και τις περιόδους έργων κατά την καταγραφή του χρόνου εργασίας του προσωπικού και την υποβολή οικονομικών εκθέσεων.
- Μετριασμός των κινδύνων: Ενσωματώστε την αξιολόγηση κινδύνων για τα έργα, ώστε οι ομάδες να μπορούν να αντιμετωπίζουν προληπτικά πιθανά ζητήματα.
07 Παρακολούθηση του έργου και βιωσιμότητα
Γενικά, οι πάροχοι κοινωνικών υπηρεσιών και οι διαχειριστικές αρχές εντοπίζουν τις ακόλουθες τυπικές προκλήσεις και εμπόδια όσον αφορά τη βιωσιμότητα των έργων:
- Έλλειψη οικονομικών και ανθρώπινων πόρων για τη διατήρηση των αποτελεσμάτων του έργου και τη συμμόρφωση με τις συμβατικές υποχρεώσεις όσον αφορά τη βιωσιμότητα/διάρκεια του έργου, ιδίως σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.
- Έλλειψη σχεδίου βιωσιμότητας ή σχεδιαστικής σκέψης που να διασφαλίζει τη δυνατότητα μεταφοράς, αναπαραγωγής και βιωσιμότητας, ιδίως σε έργα κοινωνικής καινοτομίας.
- Οι συμβατικές υποχρεώσεις όσον αφορά τη βιωσιμότητα των αποτελεσμάτων του έργου είναι πολύ αυστηρές και, ως εκ τούτου, αποτελούν εμπόδιο για την υποβολή προτάσεων.
- Η συνέχιση των δραστηριοτήτων του έργου μετά τη λήξη του έργου δεν πραγματοποιείται στις περισσότερες περιπτώσεις χωρίς περαιτέρω οικονομική στήριξη.
- Η χρηματοδοτική λογική της ΕΕ συχνά περιορίζει την πρόσβαση σε χρηματοδότηση από άλλα προγράμματα της ΕΕ για τη συνέχιση/βιωσιμότητα των δραστηριοτήτων του έργου.
- Παρόλο που η χρηματοδότηση της ΕΕ προορίζεται να δώσει έναυσμα για ορισμένες παρεμβάσεις, μεταρρυθμίσεις και καινοτομίες, μετά την οποία υποτίθεται ότι θα αναλάβει η εθνική χρηματοδότηση, η έλλειψη πολιτικής βούλησης για εθνική χρηματοδότηση ή οι περιορισμένοι εθνικοί πόροι καθιστούν δύσκολη τη χρηματοδότηση για την περίοδο παρακολούθησης του έργου.
- Έλλειψη υποστήριξης, καθοδήγησης από τις διαχειριστικές αρχές όσον αφορά τη βιωσιμότητα, ενώ η παρακολούθηση της περιόδου βιωσιμότητας είναι αυθαίρετη σε ορισμένα προγράμματα.
- Η επικοινωνία, η πληροφόρηση και η κατάρτιση σχετικά με τις δυνατότητες και τα χαρακτηριστικά των κονδυλίων της ΕΕ για να βοηθηθεί η χρήση τους δεν αντιμετωπίζονται.
- Η περίοδος υλοποίησης του έργου για ορισμένες προσκλήσεις είναι πολύ σύντομη για να επιτευχθούν και να μετρηθούν πιο απτά αποτελέσματα ή πιο μακροχρόνιες επιπτώσεις.
- Έλλειψη συνέχειας κατά το σχεδιασμό των προσκλήσεων και έλλειψη οικοδόμησης συνεργειών μεταξύ προγραμμάτων/προσκλήσεων
Στην περίπτωση των έργων κοινωνικών υπηρεσιών, η έλλειψη βιωσιμότητας είναι ιδιαίτερα προβληματική, καθώς μπορεί να οδηγήσει σε διακοπή των υπηρεσιών και της υποστήριξης των ατόμων που βρίσκονται σε ευάλωτες καταστάσεις.
Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει μια συλλογή εργαλείων που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τη βιωσιμότητα των έργων στα προγράμματα του ΕΚΤ+ και του ΕΤΠΑ που υποστηρίζουν τις κοινωνικές υπηρεσίες.
Κατάλογος εργαλείων:
Συμβουλευτείτε το έγγραφο της εργαλειοθήκης διευκόλυνσης εδώ
Εργαλειοθήκη
Καθοδήγηση
Υποστήριξη HELPDESK
Συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Ωστόσο, οι απόψεις και οι γνώμες που εκφράζονται είναι αποκλειστικά και μόνο του/των συγγραφέα/ων και δεν αντικατοπτρίζουν κατ' ανάγκη τις απόψεις και τις γνώμες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ούτε η Ευρωπαϊκή Ένωση ούτε η χορηγούσα αρχή μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνες γι' αυτές.
Υποστήριξη HELPDESK