RO 
EN 
DE 
BG 
HR 
CS 
DA 
NL 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
SK 
SL 
ES 
SV 
Set de instrumente de facilitare
Pliant de diseminare
Set de instrumente
Resurse suplimentare
The Set de instrumente de facilitare pentru proiecte de servicii sociale a fost conceput pentru a răspunde în mod eficient la provocările administrative și tehnice urgente întâlnite în fiecare etapă a ciclului de proiect. Obiectivul său principal este de a asista autoritățile de management care operează la toate nivelurile (național, regional și local), inclusiv organismele și agențiile intermediare, în procesul de accesare și gestionare a fondurilor din FSE+ și FEDR (împreună cu alte programe) în beneficiul serviciilor sociale.
Setul de instrumente este dedicat găsirii de soluții și conceperii de instrumente care să simplifice accesul la fondurile UE. Acesta oferă o varietate de instrumente practice, sfaturi, recomandări, modele și modele și evidențiază practici promițătoare din diferite state membre ale UE.
Setul de instrumente a fost conceput pentru a simplifica procesul de gestionare a proiectelor în șapte domenii tematice cheie: Aplicarea proiectului, Parteneriatul și principiile orizontale, Selecția și evaluarea proiectului, Calitatea și comunicarea proiectului, Bugetul, Raportarea, Urmărirea și Sustenabilitatea.
În această secțiune, veți găsi o serie de șabloane, foi de calcul, și liste de verificare concepute pentru toate cele șapte domenii tematice, concepute pentru a ajuta la navigarea în complexitatea facilitării proiectelor și pentru a pune în aplicare cele mai bune practici bazate pe informații specifice fiecărui sector.
01 Faza de aplicare
Acest instrument trebuie aplicat atunci când se concepe un apel deschis de incluziune socială și inovare pentru a se asigura că acesta oferă acces la program tuturor potențialilor solicitanți relevanți.
Ghidul de utilizare a instrumentelor:
- Integrarea instrumentului în procesul de proiectare a apelurilor, pentru a reaminti ce aspecte ale furnizorilor de servicii sociale trebuie luate în considerare.
- Verificați întrebările instrumentului înainte de a începe proiectarea apelului și de a înființa echipa de proiectare a apelului, în special întrebarea 1.
- Împărtășiți întrebările instrumentului cu echipa de proiectare a apelului la începutul activității de proiectare, adăugați la listă întrebări suplimentare specifice țării sau sectorului, dacă este cazul.
- Verificați apelul prefinal folosind lista de verificare pentru a vă asigura că la toate întrebările se poate răspunde cu DA.
Această secțiune conține o colecție de instrumente concepute pentru a facilita un proces de depunere a cererilor în două etape în cadrul programelor FSE+ de sprijinire a serviciilor sociale, ca o soluție pentru a reduce sarcina administrativă inutilă atât a solicitanților, cât și a autorităților de management/organismelor intermediare, prin prefiltrarea propunerilor de proiecte într-o etapă timpurie de dezvoltare.
Colecția de instrumente include:
A. Listă de verificare în timpul programării sau înainte de proiectarea apelului privind utilizarea unui proces de solicitare în două etape
Acest instrument ajută să se decidă dacă un proces de depunere a cererilor în două etape este cel mai potrivit tip de proces de depunere a cererilor pentru apelul planificat. Răspunsul DA la întrebarea 1. și min 50% la întrebările indică faptul că este foarte recomandat să se utilizeze un proces de depunere a cererilor în două etape pentru a reduce volumul de muncă atât al solicitanților, cât și al autorității de management/organismului intermediar.
Instrumentul trebuie utilizat atunci când se ia decizia privind tipul de proces de depunere a cererilor, fie în timpul perioadei de programare, fie în timpul perioadei de elaborare a cererii de propuneri (în funcție de țară).
Ghidul de utilizare a instrumentului
- Integrarea instrumentului în procesul de programare/proiectare a apelurilor pentru a se asigura că se alege cel mai potrivit tip de proces de aplicare.
- Opțional, adăugați la listă întrebări specifice unei țări sau unui sector.
- În cazul în care răspunsul este DA la întrebarea 1 și min. 50% dintre întrebări, alegeți un proces de aplicare în 2 etape
Descărcați lista de verificare privind utilizarea unui proces de depunere a cererilor în două etape
B. Etapa 1 Formularul de cerere FSE+ - model de formular de cerere
Atunci când se alege un proces de depunere a candidaturii în două etape în cadrul unui apel FSE+, în special unul care sprijină incluziunea socială și inovarea, modelul de formular de candidatură disponibil în acest link poate fi utilizat ca model în etapa 1, adaptat, după caz, la formularul de cerere utilizat la nivel național.
Ghidul de utilizare a instrumentelor:
Modelul de model urmează structura modelului de formular de cerere standard FSE+ într-o singură etapă. Formularele de cerere naționale cu o structură diferită ar trebui să modifice modelul în mod corespunzător, dar să păstreze scopul și logica acestuia.
Scopul și logica etapei 1:
- Etapa 1 ar trebui să includă secțiuni privind relevanța proiectului, parteneriatul proiectului, obiectivele generale și specifice ale proiectului și o descriere a principalelor activități planificate și a modului în care acestea se raportează la indicatorii programului.
- În etapa 1 ar trebui să se întrebe doar despre bugetul total și bugetul defalcat pe parteneri.
- Etapa 1 ar trebui să solicite documente anexate doar pentru a verifica eligibilitatea partenerului principal, iar dacă aceste informații pot fi colectate din date publice, nu ar trebui să se solicite nicio anexă.
- Etapa 1 ar trebui să permită ca toate secțiunile să fie modificate în etapa 2, cu excepția:
- Titlul și acronimul proiectului
- Solicitant principal
- Obiectivul vizat al apelului, obiectivele generale ale proiectului și grupul (grupurile) țintă principal(e)
- Bugetul total al proiectului poate fi modificat numai cu un maxim de 30% în etapa 2.
Descărcați modelul de formular de cerere pentru etapa 1
C. Etapa 2 - Formularul de cerere FSE+ - Model de cerere tip
Atunci când se alege un proces de depunere a candidaturii în două etape în cadrul unui apel FSE+, în special în cazul unui apel care sprijină incluziunea socială și inovarea, modelul de formular de candidatură disponibil mai jos poate fi utilizat ca model în etapa 2, adaptat, după caz, la formularul de candidatură utilizat la nivel național.
Ghidul de utilizare a instrumentelor:
Modelul de model urmează structura modelului de formular de cerere standard FSE+ într-o singură etapă. Formularele de cerere naționale cu o structură diferită ar trebui să modifice modelul în mod corespunzător, dar să păstreze scopul și logica acestuia.
Scopul și logica etapei 2:
- În etapa 2, fiecare secțiune a formularului de cerere poate fi modificată, cu excepția:
- Titlul și acronimul proiectului
- Solicitant principal
- Obiectivul vizat al apelului, obiectivele generale ale proiectului și grupul (grupurile) țintă principal(e)
- Bugetul total al proiectului poate fi modificat numai cu maximum 30%.
- Etapa 1 Activitățile ar trebui să fie completate de etape și de rezultate.
- Bugetul ar trebui să permită opțiuni de costuri simplificate
Descărcați modelul de formular de cerere pentru etapa 2
Instrumentele B și C utilizează formularul standard de cerere în o singură etapă al FSE+ ca bază și se bazează pe logica programelor non-ESF+ care utilizează procese de cerere în două etape (în două etape) în perioada de programare 2021-2027, cum ar fi programul transnațional Interreg Danube și programul Interreg North-West Europe, ca fiind considerate cele mai bune practici de către serviciile sociale.
Vă rugăm să rețineți că, în paralel cu această colecție de instrumente, ca un alt pilon al procesului de depunere a candidaturii în două etape, a fost elaborată o colecție de instrumente pentru evaluarea propunerilor în cadrul unui proces de depunere a candidaturii în două etape la punctul 3.2 Evaluarea propunerii de proiect în cadrul unui proces de depunere a candidaturii în două etape.
02 Parteneriat și principii orizontale
Unelte de la 1 la 9 sugerează să Autoritățile de management, singure sau în colaborare cu partenerii, întrebări utile pentru a operaționaliza principiul parteneriatului pe tot parcursul ciclului programului. Aceste instrumente pot fi utilizate pentru a concepe parteneriate în legătură cu orice obiectiv sau temă de politică. Sugestiile pentru parteneri suplimentari sunt evidențiate în albastru deschis și pot fi utile pentru a construi parteneriate în domeniul furnizării de servicii sociale.
Instrumentele 10 și 11 sunt despre principii orizontale (egalitate de gen, integrare a dimensiunii de gen, egalitate) și pot fi utile atât pentru autoritățile de management pentru a evalua programele din perspectiva egalității de gen, cât și a incluziunii sociale. Aceleași instrumente pot fi utilizate de către practicieni și partenerii de proiect pentru a-și evalua propunerile de proiect din perspectiva egalității de gen și a incluziunii.
Instrumentul 12 se adresează partenerilor/promotoarelor de proiecte. Acesta conține o listă de verificare care sprijină organizațiile în procesul de construire a unui parteneriat sau a unui proiect care urmează să fie implementat cu parteneri, indicând cele mai importante elemente care trebuie incluse într-un acord de parteneriat și oferind câteva sfaturi.
Aplicarea sectorială a principiilor parteneriatului și orizontalității
Această secțiune include feedback-ul din partea a cinci sectoare de servicii sociale: Familii sărace și copii sub protecție, Integrare în muncă, Persoane cu dizabilități, Sărăcie și persoane fără adăpost și Persoane vârstnice. Instrumentele din cadrul parteneriatului și principiile orizontale au fost analizate de experți din aceste sectoare. Feedback-ul adunat în cele ce urmează sugerează îmbunătățirea continuă pentru a răspunde nevoilor specifice fiecărui sector.
- Oportunități de schimb și de asociere: crearea de evenimente de schimb și de asociere facilitate de autoritățile de management, fie în persoană, fie online, pentru a promova schimbul de informații între organizațiile care își desfășoară activitatea în aceleași teritorii sau care abordează subiecte similare.
- Sensibilizarea și consolidarea capacităților: sensibilizarea și consolidarea capacităților pentru utilizarea instrumentelor de organizare internă de către potențialii beneficiari Acest lucru poate implica utilizarea de proiecte de documente pentru a aduna partenerii în jurul unei idei de proiect, încurajând feedback-ul colectiv și alinierea la modelele oficiale de proiect.
- Echilibrul între partenerii vechi și cei noi:
- Avantajele vechilor parteneri: Încredere și înțelegere comună.
- Avantajele noilor parteneri: Idei noi, inovație și noi competențe.
- Recomandare: Încercați să obțineți o combinație echilibrată de parteneri vechi și noi, având în vedere timpul necesar pentru a crea încredere cu noii parteneri.
- Selectarea partenerilor "potriviți":
- Efectuarea unei cartografieri și a unei analize a părților interesate pentru a identifica potențialii parteneri.
- Evaluați partenerii pe baza competențelor, expertizei, capacității, valorii adăugate, resurselor, motivației, inovativității, reprezentativității și legitimității.
- Asigurarea expertizei relevante și a diversității în cadrul parteneriatului.
- - Angajarea partenerilor:
- Încurajați dialogul deschis și discuțiile despre obiectivele parteneriatului.
- Identificați persoanele-cheie din cadrul organizațiilor partenere pentru a promova implicarea.
- Organizarea de ateliere de lucru inițiale și de reuniuni periodice pentru a clarifica obiectivele.
- Folosiți facilitatori pentru a ghida discuțiile și a asigura progresul.
- Să aloce personal de sprijin pentru a asista partenerii noi sau cu resurse limitate.
- Promovarea unor relații informale cu reprezentanții partenerilor.
- Concentrează-te pe o problemă clară, ușor de identificat.
- Luați în considerare angajamente formale prin intermediul acordurilor de parteneriat.
- Facilitarea evenimentelor de networking pentru parteneri.
- Convenirea unei viziuni comune:
- Stabilirea unui consens cu privire la obiectivele și metodele parteneriatului.
- Utilizați abordări participative și tehnici de construire a consensului.
- Să se asigure că grupul conduce în mod colectiv viziunea parteneriatului.
- Să abordeze problema dezangajării prin discuții bilaterale și prin revizuirea cartografierii parteneriatului.
- Menținerea angajamentului și a participării:
- Promovarea unei comunicări continue prin diverse canale.
- Puneți accentul pe rezultate tangibile pentru a demonstra progresele înregistrate.
- Consolidați scopurile și obiectivele cu planuri de acțiune solide.
- Cultivați o atmosferă deschisă și transparentă.
- Asigurați o conducere clară pentru a promova participarea.
- Consolidarea relațiilor prin activități informale.
- să fie mentorul partenerilor care se confruntă cu probleme legate de resurse sau de experiență.
- Apreciați în mod egal contribuțiile tuturor partenerilor.
- Cum să te descurci cu partenerii dezangajați:
- Inițierea de discuții bilaterale pentru a înțelege motivele nerespectării.
- Luați în considerare realocarea rolurilor și sarcinilor în cadrul parteneriatului.
- Oferiți formare în domeniul competențelor de parteneriat, dacă este necesar.
- Asigurarea consolidării capacităților pentru partenerii cu resurse limitate.
- Împerecheați parteneri experimentați cu resurse mai puține.
- Abordați problema transparenței, a dezechilibrelor de putere și a problemelor de comunicare.
- Înlocuiți partenerii în cazul în care nu se poate găsi o soluție, respectând regulile prestabilite.
03 Selecția și evaluarea proiectelor
În general, furnizorii de servicii sociale se confruntă cu următoarele provocări și obstacole în timpul fazei de evaluare.
- Lipsa de informații sau de sesiuni de formare privind evaluarea
- Limbaj neclar utilizat în grila de evaluare
- Rezultate întârziate ale evaluării
- Secțiunile din formularul de candidatură nu pot fi corelate cu criteriile de evaluare, ceea ce face imposibilă autoevaluarea.
- Punctajul nu reflectă obiectivele, prioritățile apelului respectiv.
- Neînțelegerea sau incompetența evaluatorilor poate fi urmărită în raportul de evaluare.
- Lipsa de comunicare pe parcursul etapelor de evaluare
Instrumentele au fost elaborate printr-un proces de colaborare care a implicat furnizorii de servicii sociale și autoritățile de management în cadrul unei serii de ateliere de lucru desfășurate în perioada 10-12 mai 2023. Contribuțiile furnizate de aceste părți interesate și feedback-ul lor ulterior au jucat un rol crucial în elaborarea instrumentelor.
Lista de instrumente:
- Asigurați-vă că obiectivele, prioritățile și rezultatele așteptate ale cererii de propuneri sunt cele pe care se concentrează grila de evaluare și punctajul acesteia.
- Asigurați-vă că formularul de candidatură este în concordanță cu grila de evaluare, adică fiecare criteriu de evaluare poate fi asociat cu secțiunile din formularul de candidatură.
- Pentru a facilita înțelegerea cerințelor apelului, asigurați-vă că grila de evaluare utilizează, de asemenea, un limbaj de profan, la fel ca și alte părți ale documentației apelului (dacă este necesar, trebuie să se furnizeze un glosar).
- Asigurați-vă că evaluatorii au testat și evaluat AF, grila de evaluare și punctajul acesteia în timpul conceperii apelului.
- Asigurați-vă că evaluatorii sunt instruiți și cu privire la domeniul tematic, nu doar cu privire la procedura și metodologia de evaluare.
- Asigurați-vă că sunt oferite informații sau sesiuni de formare privind evaluarea propunerilor și criteriile de evaluare, vizând în special organizațiile mici sau cu mai puțină experiență.
- Asigurarea unei comunicări clare și previzibile pe tot parcursul procesului de evaluare, de preferință integrată în sistemul electronic de depunere a candidaturilor.
04 Calitatea proiectului și comunicarea
Asigurarea calității este unul dintre aspectele cheie ale proiectelor finanțate de UE, iar autoritățile de management (AM) sunt responsabile pentru menținerea unui nivel ridicat de calitate în fiecare proiect finanțat. Cu toate acestea, proiectelor din domeniul serviciilor sociale le lipsește adesea un cadru comun de gestionare și evaluare a calității, ceea ce creează ulterior numeroase provocări pentru autoritățile de management în ceea ce privește monitorizarea și evaluarea corectă a proiectelor din punct de vedere al calității. În cadrul procesului de asigurare a calității, este important să se colecteze feedback de la coordonatorii de proiect și de la parteneri. Acesta ar trebui să acopere atât progresul proiectului, cât și dinamica generală în ceea ce privește conținutul și calitatea cooperării. Prin urmare, este destul de diferit de rapoartele de monitorizare, care se concentrează asupra progreselor măsurabile față de aplicarea proiectului.
Lista de instrumente:
Această secțiune prezintă două instrumente esențiale pentru gestionarea calității proiectelor: instrumentul cadru de gestionare și evaluare a asigurării calității (QAME) și o listă de verificare concepută pentru a defini criterii de proiect măsurabile și orientate spre rezultate, prezentate mai jos.
05 Bugetul proiectului
Lista de instrumente:
06 Raportarea proiectelor
Mulți solicitanți și beneficiari se tem să ofere un feedback onest AM-urilor, deoarece cred că, în cazul în care feedback-ul este negativ, acesta ar putea avea efecte negative asupra viitoarelor cereri de proiecte. Am adunat cele mai frecvente probleme pe care sectorul serviciilor sociale le-a avut cu autoritățile de management în viața reală și am sugerat soluții ușor de implementat.
Această secțiune oferă instrumente practice pentru autoritățile de management (AM) pentru a facilita faza de raportare în cazul proiectelor finanțate de UE.
Lista de instrumente:
Aplicarea sectorială a proiectului Raportare
Această secțiune include feedback-ul din partea a cinci sectoare de servicii sociale: Servicii pentru protecția copilului și familii sărace, Integrarea în muncă, Persoane cu dizabilități, Sărăcie și persoane fără adăpost și Persoane în vârstă. Feedback-ul adunat sugerează următoarele îmbunătățiri pentru a răspunde nevoilor specifice fiecărui sector.
- Conștientizarea provocărilor legate de raportare: AM-urile ar trebui să fie conștiente de provocările legate de raportare specifice sectorului în care lucrează, în special atunci când au de-a face cu grupuri țintă vulnerabile. În unele cazuri, obținerea listelor de participanți sau a fișelor de monitorizare poate implica etichetarea participanților ca fiind "defavorizați" sau "în sărăcie". Cu toate acestea, aceasta poate fi o chestiune sensibilă, iar participanții pot fi reticenți în a semna astfel de documente. Atunci când se lucrează cu copii, în special cu cei din comunitățile defavorizate, manipularea datelor cu caracter personal devine și mai sensibilă. Aprobarea părinților poate fi necesară pentru semnarea oricăror documente, cum ar fi fișele de prezență sau de monitorizare. În situațiile în care sprijinul este oferit în medii fără părinți (de exemplu, școli, cluburi pentru copii, centre comunitare), raportarea devine o provocare. Pot exista probleme practice în raportarea prezenței, deoarece metodele tradiționale, cum ar fi fotografiile sau foile de prezență, pot fi nepotrivite. Problemele de raportare în mediile fără părinți pot fi dificil de rezolvat și nu oferă o soluție clară pentru modul în care se poate aborda problema raportării prezenței copiilor în astfel de cazuri.
- Simplificarea procesului de raportare: Asigurați simplitatea, transparența și coerența raportării prin eliminarea întrebărilor redundante, simplificarea fișelor de pontaj, extinderea instrumentelor de raportare acceptate și automatizarea monitorizărilor financiare, în special pentru organizațiile care se ocupă de persoanele în vârstă/șomeri/persoane cu handicap/familii sărace și copii, pentru a se adapta la resursele limitate.
- Furnizați informații clare: Acestea includ informații despre cum se completează formularele, cum se înregistrează timpul personalului și despre modul în care se așteaptă să se facă raportarea. Acest lucru ar ajuta organizațiile să se concentreze asupra domeniilor care ar putea deveni o problemă.
- Identificați greșelile comune: Evidențiați și remediați erorile recurente pentru a îmbunătăți acuratețea raportării.
- Consecvența normelor: Menținerea consecvenței normelor fără a introduce modificări în timpul proceselor în curs.
- Consolidarea sustenabilității: Raportarea ar trebui să fie concepută astfel încât să stimuleze și să sprijine o diseminare mai largă pe termen lung după încheierea programului. Aceasta include în principal schimbul și punerea în aplicare a bunelor practici și a instrumentelor.
- Îmbunătățirea indicatorilor de raportare: Diversificarea metodelor de colectare a datelor, punând accentul pe calitatea muncii mai degrabă decât pe orele de muncă.
- Cerințe rezonabile de utilizare a logo-ului: Implementați orientări rezonabile pentru utilizarea logo-ului în documente.
- Țineți cont de diferențe: Abordați variațiile normelor naționale, ale anilor calendaristici și ale perioadelor de proiect atunci când înregistrați timpul personalului și raportați financiar.
- Atenuarea riscurilor: Încorporați evaluarea riscurilor pentru proiecte pentru a permite echipelor să abordeze proactiv problemele potențiale.
07 Urmărirea și durabilitatea proiectului
În general, furnizorii de servicii sociale și autoritățile de management identifică următoarele provocări și obstacole tipice în ceea ce privește durabilitatea proiectelor:
- Lipsa resurselor financiare și umane pentru a susține rezultatele proiectelor și pentru a respecta obligațiile contractuale privind durabilitatea/durabilitatea proiectelor, în special în cazul organizațiilor non-profit.
- Lipsa unui plan de sustenabilitate sau a unei gândiri de proiectare care să asigure transferabilitatea, replicabilitatea și sustenabilitatea, în special în cazul proiectelor de inovare socială.
- Obligațiile contractuale privind durabilitatea rezultatelor proiectului sunt prea stricte și, prin urmare, reprezintă o barieră pentru depunerea de propuneri.
- În majoritatea cazurilor, continuarea activităților proiectului după încheierea acestuia nu are loc fără sprijin financiar suplimentar.
- Logica de finanțare a UE restricționează adesea accesul la finanțare din partea altor programe UE pentru continuarea/susținerea activităților proiectului.
- Cu toate că finanțarea UE este menită să dea startul unor intervenții, reforme și inovații, după care se presupune că finanțarea națională va prelua controlul, lipsa de voință politică pentru finanțarea națională sau resursele naționale limitate fac dificilă obținerea de finanțare pentru perioada de urmărire a proiectului.
- Lipsa de sprijin și de îndrumare din partea autorităților de management în ceea ce privește durabilitatea, în timp ce monitorizarea perioadei de durabilitate este arbitrară în unele programe.
- Comunicarea, informarea și formarea cu privire la posibilitățile și caracteristicile fondurilor UE pentru a ajuta la utilizarea acestora nu sunt abordate.
- Perioada de punere în aplicare a proiectelor pentru unele apeluri este prea scurtă pentru a obține și măsura rezultate mai tangibile sau un impact de durată mai mare.
- Lipsa de continuitate în timpul conceperii apelurilor și lipsa de sinergie între programe/apeluri
În cazul proiectelor de servicii sociale, lipsa sustenabilității este deosebit de problematică, deoarece poate duce la întreruperea serviciilor și a sprijinului acordat persoanelor aflate în situații vulnerabile.
Această secțiune conține o colecție de instrumente concepute pentru a facilita durabilitatea proiectelor din cadrul programelor FSE+ și FEDER care sprijină serviciile sociale.
Lista de instrumente:
Consultați documentul Facilitation Toolkit aici
Set de instrumente
Îndrumare
Suport HELPDESK
Cofinanțat de Uniunea Europeană. Punctele de vedere și opiniile exprimate sunt însă numai ale autorului (autorilor) și nu reflectă în mod necesar cele ale Uniunii Europene. Nici Uniunea Europeană, nici autoritatea care acordă ajutorul nu pot fi considerate responsabile pentru acestea.
Suport HELPDESK