SV 
EN 
DE 
BG 
HR 
CS 
DA 
NL 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
SL 
ES 
Verktygslåda för facilitering
Broschyr för spridning
Verktygslåda
The Verktygslåda för facilitering av projekt inom sociala tjänster har utformats för att effektivt svara på de brådskande administrativa och tekniska utmaningar som uppstår i varje skede av projektcykeln. Dess primära fokus är att hjälpa förvaltande myndigheter som verkar på alla nivåer (nationell, regional och lokal) inklusive förmedlande organ och byråer, i processen att få tillgång till och förvalta medel från ESF + och ERUF (tillsammans med andra program) till förmån för sociala tjänster.
Verktygslådan är inriktad på att hitta lösningar och utforma verktyg som förenklar tillgången till EU-medel. Den erbjuder en mängd praktiska verktyg, råd, rekommendationer och mallar och lyfter fram lovande praxis från olika EU-medlemsstater.
Verktygslådan har utformats för att effektivisera projektledningsprocessen inom sju viktiga tematiska områden: Projektansökan, partnerskap och horisontella principer, projekturval och utvärdering, projektkvalitet och kommunikation, budget, rapportering, uppföljning och hållbarhet.
I detta avsnitt hittar du en rad olika mallar, Kalkylbladoch checklistor utformad för alla sju tematiska områden för att hjälpa till att navigera i komplexiteten i projektfacilitering och implementera bästa praxis baserat på sektorsspecifika insikter.
01 Tillämpningsfas
Verktyget ska användas vid utformningen av en öppen ansökningsomgång för social inkludering och innovation för att säkerställa att den ger tillgång till programmet för alla relevanta potentiella sökande.
Användarhandbok för verktyg:
- Integrera verktyget i processen för att utforma utlysningar som en påminnelse om vilka aspekter av leverantörer av sociala tjänster som behöver beaktas.
- Kontrollera verktygets frågor innan du påbörjar samtalsdesignen och tillsätter samtalsdesignerteamet, särskilt fråga 1.
- Dela verktygets frågor med teamet som utformar utlysningen i början av utformningsarbetet och lägg till ytterligare lands- eller sektorsspecifika frågor till listan, om det är relevant.
- Kontrollera det förberedande samtalet med hjälp av checklistan för att se till att alla frågor kan besvaras med JA.
Detta avsnitt innehåller en samling verktyg som är utformade för att underlätta en 2-stegs ansökningsprocess i ESF+-program som stöder sociala tjänster, som en lösning för att minska den onödiga administrativa bördan för både sökande och förvaltningsmyndigheter / förmedlande organ genom att förfiltrera projektförslag i ett tidigt utvecklingsstadium.
Samlingen av verktyg inkluderar:
A. Checklista för användning av en ansökningsprocess i två steg under programplaneringen eller före ansökningsomgången
Verktyget hjälper till att avgöra om en 2-stegs ansökningsprocess är den mest lämpliga ansökningsprocessen för den planerade utlysningen. Att svara JA på fråga 1. och min 50% av frågorna indikerar att en 2-stegs ansökningsprocess rekommenderas starkt att använda för att minska arbetsbelastningen för både sökande och förvaltningsmyndigheten/det förmedlande organet.
Verktyget ska användas när beslutet om typ av ansökningsprocess fattas, oavsett om det är under programplanerings- eller ansökningsomgångens utformningsperiod (beroende på land).
Användarhandbok för verktyg
- Integrera verktyget i processen för utformning av program/samtal för att säkerställa att den lämpligaste typen av tillämpningsprocess väljs.
- Eventuellt kan du lägga till lands- eller sektorsspecifika frågor till listan.
- Om svaret är JA på fråga 1 och min. 50% av frågorna, välj en 2-stegs ansökningsprocess
Ladda ner checklista för att använda en 2-stegs ansökningsprocess
B. Steg 1 ESF+ Ansökningsformulär mall exempel
När ett 2-stegs ansökningsförfarande väljs i en ESF+-utlysning, särskilt en som stöder social inkludering och innovation, används den mall för ansökningsformulär som finns i denna länk kan användas som exempel i steg 1 och vid behov anpassas till det nationellt använda ansökningsformuläret.
Användarhandbok för verktyg:
Mallen följer strukturen för standardmallen för ansökningsformulär för ESF+ i ett steg. Nationella ansökningsformulär med en annan struktur bör ändra mallen i enlighet med detta men behålla dess syfte och logik.
Syfte och logik för steg 1:
- Steg 1 bör innehålla avsnitt om projektets relevans, projektpartnerskap, projektets allmänna och specifika mål samt en beskrivning av de viktigaste planerade aktiviteterna och hur de förhåller sig till programmets indikatorer.
- I steg 1 bör man bara fråga om den totala budgeten och budgeten fördelad på partner.
- Steg 1 bör endast kräva bifogade dokument för att kontrollera den ledande partnerns behörighet och om denna information kan samlas in från offentliga uppgifter bör ingen bilaga begäras.
- Steg 1 bör tillåta att alla sektioner ändras i steg 2, med undantag för
- Projektets titel och akronym
- Huvudansvarig sökande
- Mål för utlysningen, projektets allmänna mål och huvudsakliga målgrupp(er)
- Total projektbudget kan endast ändras med max 30% i Steg 2
Ladda ner mall för ansökningsformulär för steg 1
C. Steg 2 ESF+ Ansökningsformulär Mall Exempel
När en ansökningsprocess i två steg väljs i en ESF+-utlysning, särskilt en som stöder social integration och innovation, kan den mall för ansökningsformulär som finns nedan användas som ett exempel i steg 2 och vid behov anpassas till det nationellt använda ansökningsformuläret.
Användarhandbok för verktyg:
Mallen följer strukturen för standardmallen för ansökningsformulär för ESF+ i ett steg. Nationella ansökningsformulär med en annan struktur bör ändra mallen i enlighet med detta men behålla dess syfte och logik.
Syfte och logik för steg 2:
- I steg 2 kan alla delar av ansökningsformuläret ändras förutom
- Projektets titel och akronym
- Huvudansvarig sökande
- Mål för utlysningen, projektets allmänna mål och huvudsakliga målgrupp(er)
- Total projektbudget kan endast ändras med max 30%.
- Steg 1 Aktiviteterna bör kompletteras med milstolpar och resultat.
- Budgeten bör tillåta förenklade kostnadsalternativ
Ladda ner mall för ansökningsformulär för steg 2
Verktyg B och C använder ESF+ standardansökningsformulär i ett steg som grund och bygger på logiken i icke-ESF+-program som använder ansökningsprocesser i två steg under programperioden 2021-2027, såsom Interreg Danube Transnational Program och Interreg North-West Europe-programmet som sociala tjänster har hävdat som bästa praxis.
Observera att parallellt med denna verktygssamling, som en annan pelare i den 2-stegs ansökningsprocessen, har en verktygssamling för utvärdering av förslag i en 2-stegs ansökningsprocess utvecklats under 3.2 Utvärdering av projektförslag i en 2-stegs ansökningsprocess.
02 Partnerskap och horisontella principer
Verktyg från 1 till 9 föreslå att Förvaltande myndigheter, ensamma eller i samarbete med partnerna, frågor som är användbara för att operationalisera Partnerskapsprincipen i hela programcykeln.. Dessa verktyg kan användas för att utforma partnerskap i förhållande till alla politiska mål eller teman. Förslag på ytterligare partner är markerade i ljusblått och kan vara användbara för att bygga partnerskap inom området för tillhandahållande av sociala tjänster.
Verktyg 10 och 11 handlar om övergripande principer (jämställdhet, jämställdhetsintegrering, jämlikhet) och kan vara användbara både för förvaltningsmyndigheter för att bedöma program ur ett jämställdhets- och ett socialt integrationsperspektiv. Samma verktyg kan användas av handläggare och projektpartner för att bedöma sina projektförslag ur ett jämställdhets- och inkluderingsperspektiv.
Verktyg 12 riktar sig till partner/projektledare. Den innehåller en checklista som stöder organisationer i processen att bygga upp ett partnerskap eller ett projekt som ska genomföras med partner genom att ange de viktigaste delarna som ska ingå i ett partnerskapsavtal och ge några tips.
Sektorsvis tillämpning av principerna om partnerskap och övergripande principer
Detta avsnitt innehåller feedback från fem sociala tjänstesektorer: Fattiga familjer och skyddade barn, arbetsintegration, personer med funktionsnedsättning, fattigdom och hemlöshet samt äldre. Verktygen från partnerskapet och de horisontella principerna har granskats av experter inom dessa sektorer. Den samlade feedbacken i det följande föreslår löpande förbättringar för att möta sektorsspecifika behov.
- Möjligheter till utbyte och matchmaking: skapande av evenemang för utbyte och matchmaking som underlättas av förvaltande myndigheter, antingen personligen eller online för att främja informationsutbyte mellan organisationer som är verksamma i samma territorier eller behandlar liknande ämnen.
- Sensibilisering och kapacitetsuppbyggnad: Sensibilisering och kapacitetsuppbyggnad för potentiella stödmottagares användning av interna organisationsverktyg Detta kan innebära användning av utkast till dokument för att samla partner kring en projektidé, främja kollektiv återkoppling och anpassning till officiella projektmallar.
- Balans mellan gamla och nya partners:
- Fördelar med gamla partners: Inbyggt förtroende och gemensam förståelse.
- Fördelar med nya partners: Nya idéer, innovation och ny kompetens.
- Rekommendation: Sträva efter en balanserad blandning av gamla och nya partner, med hänsyn till den tid som behövs för att bygga upp förtroendet för nya partner.
- Att välja "rätt" partner:
- Genomföra kartläggning och analys av intressenter för att identifiera potentiella partner.
- Bedöm partner utifrån kompetens, expertis, kapacitet, mervärde, resurser, motivation, innovationsförmåga, representativitet och legitimitet.
- Säkerställa relevant expertis och mångfald i partnerskapet.
- - Engagerande partner:
- Uppmuntra till öppen dialog och diskussion om partnerskapets mål.
- Identifiera nyckelpersoner i partnerorganisationer för att främja engagemang.
- Genomför inledande workshops och regelbundna möten för att klargöra målen.
- Använd facilitatorer för att leda diskussionerna och se till att de fortskrider.
- Avsätta stödpersonal för att hjälpa nya partners eller partners med begränsade resurser.
- Främja informella relationer med partnerrepresentanter.
- Fokusera på en tydlig, lätt identifierbar fråga.
- Överväg formella åtaganden via partnerskapsavtal.
- Underlätta nätverksträffar för partner.
- Att enas om en gemensam vision:
- Upprätta samförstånd om partnerskapets mål och metoder.
- Använd deltagarbaserade metoder och konsensusskapande tekniker.
- Se till att gruppen kollektivt driver partnerskapets vision.
- Ta itu med avspänningen genom bilaterala samtal och översyn av partnerskapskartläggningen.
- Upprätthålla engagemang och delaktighet:
- Främja kontinuerlig kommunikation genom olika kanaler.
- Betona konkreta resultat för att visa på framsteg.
- Förstärk mål och syften med robusta handlingsplaner.
- Odla en öppen och transparent atmosfär.
- Ge tydligt ledarskap för att främja deltagande.
- Stärk relationerna genom informella aktiviteter.
- Mentorskap för partners som står inför resurs- eller erfarenhetsproblem.
- Värdera alla partners bidrag lika.
- Hantering av oengagerade partners:
- Inleda bilaterala diskussioner för att förstå orsakerna till den bristande efterlevnaden.
- Överväg att omfördela roller och uppgifter inom partnerskapet.
- Erbjuda utbildning i partnerskapsfärdigheter vid behov.
- Tillhandahålla kapacitetsuppbyggnad för partner med begränsade resurser.
- Para ihop erfarna partners med mindre resurser.
- Ta itu med transparens, maktobalans och kommunikationsproblem.
- Byta ut partner om det inte går att hitta en lösning, enligt förutbestämda regler.
03 Projekturval och utvärdering
I allmänhet möter leverantörer av sociala tjänster följande utmaningar och hinder under utvärderingsfasen.
- Brist på information eller utbildning om utvärdering
- Oklart språk som används i utvärderingsformuläret
- Försenade resultat av utvärderingen
- Avsnitten i ansökningsformuläret kan inte matchas med utvärderingskriterier, vilket gör det omöjligt att göra en självutvärdering.
- Poängsättningen återspeglar inte målen och prioriteringarna för det givna samtalet.
- Missförstånd eller inkompetens hos utvärderarna kan spåras i utvärderingsrapporten.
- Bristande kommunikation under utvärderingsfaserna
Verktygen utvecklades genom en samarbetsprocess med leverantörer av sociala tjänster och förvaltningsmyndigheter under en serie workshops som hölls den 10-12 maj 2023. De synpunkter som lämnades av dessa intressenter och deras efterföljande feedback spelade en avgörande roll för utformningen av verktygen.
Lista över verktyg:
- Se till att utlysningens mål, prioriteringar och förväntade resultat är de som fokuseras på i utvärderingsformuläret och dess poängsättning.
- Se till att ansökningsformuläret är i linje med utvärderingsschemat, dvs. att varje utvärderingskriterium kan matchas med avsnitten i ansökningsformuläret.
- För att underlätta förståelsen av utlysningskraven, se till att utvärderingstabellen också använder lekmannaspråk, precis som andra delar av utlysningsdokumentationen (ordlista bör tillhandahållas vid behov).
- Se till att utvärderarna har testat och bedömt AF, utvärderingsformuläret och dess poängsättning under utformningen av utlysningen.
- Se till att utvärderarna också får utbildning om det tematiska området, inte bara om utvärderingsförfarandet och utvärderingsmetoden.
- Se till att information eller utbildning ges om utvärderingen av förslagen och utvärderingskriterierna, särskilt riktat till små eller mindre erfarna organisationer.
- Säkerställ tydlig och förutsebar kommunikation under hela utvärderingsprocessen, helst integrerad i det elektroniska ansökningssystemet.
04 Projektkvalitet och kommunikation
Kvalitetssäkring är en av de viktigaste aspekterna av EU-finansierade projekt och förvaltningsmyndigheterna ansvarar för att upprätthålla hög kvalitet i varje enskilt finansierat projekt. Projekt inom sociala tjänster saknar dock ofta ett gemensamt ramverk för kvalitetshantering och utvärdering, och detta skapar senare många utmaningar för förvaltande myndigheter att rättvist övervaka och utvärdera projekten ur kvalitetssynpunkt. Inom kvalitetssäkringsprocessen är det viktigt att samla in feedback från projektsamordnare och partner. Detta bör omfatta både projektframsteg och övergripande dynamik när det gäller innehåll och kvalitet i samarbetet. Det är därför något helt annat än övervakningsrapporter, som fokuserar på mätbara framsteg i förhållande till projekttillämpningen.
Lista över verktyg:
I detta avsnitt introduceras två viktiga verktyg för att hantera projektkvalitet: ramverktyget QAME (Quality Assurance Management and Evaluation) och en checklista för att definiera mätbara och resultatinriktade projektkriterier, som presenteras nedan.
05 Projektbudget
Lista över verktyg:
06 Projektrapportering
Många sökande och stödmottagare är rädda för att ge ärlig feedback till förvaltande myndigheter eftersom de tror att om feedbacken är negativ kan det få negativa effekter på framtida projektansökningar. Vi samlade de vanligaste problemen som sociala myndigheter har med förvaltande myndigheter i verkligheten och föreslog lösningar som är enkla att genomföra.
Detta avsnitt innehåller praktiska verktyg för förvaltande myndigheter för att underlätta rapporteringsfasen för EU-finansierade projekt.
Lista över verktyg:
Sektoriell tillämpning av projektrapporteringen
Detta avsnitt innehåller feedback från fem sociala tjänstesektorer: Tjänster för barnskydd och fattiga familjer, arbetsintegration, personer med funktionsnedsättning, fattigdom och hemlöshet samt äldre personer. Den samlade feedbacken föreslår följande förbättringar för att tillgodose sektorsspecifika behov.
- Medvetenhet om rapporteringsutmaningar: MA:s bör vara medvetna om de rapporteringsutmaningar som är specifika för den sektor de arbetar inom, särskilt när det gäller utsatta målgrupper. I vissa fall kan det vara nödvändigt att stämpla deltagare som "missgynnade" eller "fattiga" för att få tag på deltagarlistor eller övervakningsblad. Detta kan dock vara en känslig fråga, och deltagarna kan vara ovilliga att underteckna sådana dokument. När man arbetar med barn, särskilt barn från missgynnade samhällen, blir hanteringen av personuppgifter ännu känsligare. Det kan krävas godkännande från föräldrarna för att underteckna dokument, t.ex. närvaro- eller övervakningslistor. I situationer där stöd ges i miljöer utan föräldrar (t.ex. skolor, barnklubbar, fritidsgårdar) blir rapporteringen en utmaning. Det kan finnas praktiska problem med att rapportera närvaro, eftersom traditionella metoder som bilder eller närvarolistor kanske inte är lämpliga. Rapporteringsfrågor i miljöer utan föräldrar kan vara svåra att lösa, och det finns ingen tydlig lösning på hur man ska hantera problemet med att rapportera barns närvaro i sådana fall.
- Förenkla rapporteringsprocessen: Säkerställ enkelhet, öppenhet och konsekvens i rapporteringen genom att eliminera överflödiga frågor, förenkla tidrapporter, utöka accepterade rapporteringsverktyg och automatisera ekonomiska uppföljningar, särskilt för organisationer som arbetar med äldre personer / arbetslösa / personer med funktionshinder / familjer i fattigdom och barn, för att tillgodose begränsade resurser.
- Ge tydlig information: Detta omfattar information om hur formulär ska fyllas i, hur personalens arbetstid ska registreras och hur rapporteringen förväntas ske. Detta skulle hjälpa organisationer att fokusera på områden som potentiellt kan bli ett problem.
- Identifiera vanliga misstag: Markera och åtgärda återkommande fel för att förbättra rapporteringens noggrannhet.
- Konsekvens i regler: Behåll konsekvensen i reglerna utan att införa ändringar under pågående processer.
- Förbättrad hållbarhet: Rapporteringen bör utformas för att stimulera och stödja en bredare spridning på lång sikt efter programmets slut. Detta omfattar främst delning och genomförande av god praxis och verktyg.
- Förbättring av rapporteringsindikatorerna: Diversifiera metoderna för datainsamling, betona arbetets kvalitet framför ren arbetstid.
- Rimliga krav för användning av logotyper: Inför rimliga riktlinjer för logotypanvändning i dokument.
- Ta hänsyn till skillnader: Ta hänsyn till variationer i nationella regler, kalenderår och projektperioder vid registrering av personaltid och ekonomisk rapportering.
- Minska riskerna: Inför riskbedömning för projekt så att teamen proaktivt kan ta itu med potentiella problem.
07 Projektuppföljning och hållbarhet
I allmänhet identifierar leverantörer av sociala tjänster och förvaltande myndigheter följande typiska utmaningar och hinder när det gäller projektens hållbarhet:
- Brist på ekonomiska och mänskliga resurser för att upprätthålla projektresultat och uppfylla avtalsenliga skyldigheter avseende projektens hållbarhet/hållbarhet, särskilt i ideella organisationer.
- Avsaknad av hållbarhetsplan eller designtänkande som säkerställer överförbarhet, replikerbarhet och hållbarhet, särskilt i sociala innovationsprojekt.
- Avtalsenliga skyldigheter avseende hållbarhet av projektresultat är för strikta och utgör därför ett hinder för inlämnande av förslag.
- En fortsättning av projektverksamheten efter projektets slut är i de flesta fall inte möjlig utan ytterligare ekonomiskt stöd.
- EU:s finansieringslogik begränsar ofta tillgången till finansiering från andra EU-program för fortsatt/hållbar projektverksamhet.
- Även om EU-finansiering är tänkt att ge en kickstart till vissa insatser, reformer och innovationer, varefter nationell finansiering är tänkt att ta över, gör bristen på politisk vilja för nationell finansiering eller begränsade nationella resurser det svårt att få finansiering för projektuppföljningsperioden.
- Brist på stöd och vägledning från förvaltande myndigheter när det gäller hållbarhet, samtidigt som övervakningen av hållbarhetsperioden är godtycklig i vissa program.
- Kommunikation, information och utbildning om EU-medlens möjligheter och egenskaper för att hjälpa till att använda dem tas inte upp.
- För vissa ansökningsomgångar är projektgenomförandeperioden för kort för att man ska kunna uppnå och mäta mer konkreta resultat eller mer långvariga effekter.
- Bristande kontinuitet under utformningen av utlysningar och brist på synergier mellan program/utlysningar
När det gäller projekt för sociala tjänster är bristande hållbarhet särskilt problematiskt eftersom det kan leda till att tjänsterna och stödet till personer i utsatta situationer upphör.
Detta avsnitt innehåller en samling verktyg som är utformade för att underlätta hållbarheten i projekt inom ESF+- och ERUF-program som stöder sociala tjänster.
Lista över verktyg:
Här kan du läsa dokumentet Facilitation Toolkit
Verktygslåda
Vägledning
Stöd för HELPDESK
Samfinansierad av Europeiska unionen. De åsikter som uttrycks är dock endast författarnas och återspeglar inte nödvändigtvis Europeiska unionens åsikter. Varken Europeiska unionen eller den beviljande myndigheten kan hållas ansvariga för dem.
Stöd för HELPDESK