BG 
EN 
DE 
HR 
CS 
DA 
NL 
ET 
FI 
FR 
EL 
HU 
IT 
LV 
LT 
PL 
PT 
RO 
SK 
SL 
ES 
SV 
Инструментариум за фасилитиране
Листовка за разпространение
Набор от инструменти
Допълнителни ресурси
Сайтът Инструментариум за улесняване на проекти за социални услуги е разработен така, че да отговаря ефективно на неотложните административни и технически предизвикателства, които се срещат на всеки етап от проектния цикъл. Основният му фокус е да подпомага управляващите органи, работещи на всички нива (национално, регионално и местно), включително посредническите органи и агенции, в процеса на достъп и управление на средствата от ЕСФ+ и ЕФРР (заедно с други програми) в полза на социалните услуги.
Наборът от инструменти е посветена на намирането на решения и разработването на инструменти, които опростяват достъпа до средства на ЕС. Той предлага разнообразни практически инструменти, съвети, препоръки, шаблони и изтъква обещаващи практики от различни държави-членки на ЕС.
Наборът от инструменти е разработен с цел да рационализира процеса на управление на проекти в седем ключови тематични области: Прилагане на проектите, партньорство и хоризонтални принципи, подбор и оценка на проектите, качество и комуникация на проектите, бюджет, отчитане, последващи действия и устойчивост.
В този раздел ще намерите редица шаблони, електронни таблици, и контролни списъци предназначени за всички седем тематични области, за да подпомогнат навигирането в сложността на улесняването на проектите и прилагането на най-добрите практики, основани на специфичните за сектора познания.
01 Фаза на кандидатстване
Инструментът трябва да се прилага при разработването на отворена покана за социално приобщаване и иновации, за да се гарантира, че тя дава достъп до програмата на всички съответни потенциални кандидати.
Ръководство за потребителя на инструмента:
- Включете инструмента в процеса на изготвяне на поканата като напомняне за това кои аспекти на доставчиците на социални услуги е необходимо да бъдат взети предвид.
- Проверете въпросите на инструмента, преди да започнете проектирането на поканата и да създадете екипа за проектиране на поканата, особено въпрос 1.
- Споделете въпросите от инструмента с екипа за разработване на поканата в началото на работата по разработване на поканата и добавете към списъка допълнителни въпроси, специфични за страната или сектора, ако е необходимо.
- Проверете предварителния разговор, като използвате контролния списък, за да се уверите, че на всички въпроси може да се отговори с ДА.
Този раздел съдържа набор от инструменти, предназначени за улесняване на двуетапния процес на кандидатстване по програмите на ЕСФ+ за подкрепа на социалните услуги, като решение за намаляване на ненужната административна тежест както за кандидатите, така и за управляващите органи/междинните звена чрез предварително филтриране на проектните предложения на ранен етап на разработване.
Колекцията от инструменти включва:
A. Контролен списък по време на програмирането или преди проектирането на поканата за използване на двуетапен процес на кандидатстване
Инструментът помага да се реши дали двуетапният процес на кандидатстване е най-подходящият тип процес на кандидатстване за планираната покана. Отговорът ДА на въпрос 1. и мин. 50% от въпросите показва, че е силно препоръчително да се използва двуетапен процес на кандидатстване, за да се намали работното натоварване както на кандидатите, така и на управляващия орган/междинното звено.
Инструментът трябва да се използва, когато се взема решение за вида на процеса на кандидатстване, независимо дали това е по време на периода на програмиране или на разработване на поканата (в зависимост от държавата).
Ръководство за потребителя на инструмента
- Интегрирайте инструмента в процеса на програмиране/проектиране на повиквания, за да гарантирате, че е избран най-подходящият тип процес на приложение.
- По желание можете да добавите към списъка въпроси, специфични за страната или сектора.
- Ако отговорът е ДА на въпрос 1 и мин. 50% от въпросите, изберете процес на кандидатстване в 2 стъпки
Изтегляне на контролен списък за използване на двуетапен процес на кандидатстване
B. Стъпка 1 Образец на формуляра за кандидатстване по ЕСФ+
Когато в рамките на покана за представяне на предложения по ЕСФ+, особено в подкрепа на социалното приобщаване и иновациите, е избран двуетапен процес на кандидатстване, образецът на формуляра за кандидатстване, който е на разположение в този връзка може да се използва като образец в стъпка 1, като се адаптира, ако е необходимо, към използвания в страната формуляр за кандидатстване.
Ръководство за потребителя на инструмента:
Образецът на формуляра следва структурата на стандартния едноетапен формуляр за кандидатстване по ЕСФ+. Националните формуляри за кандидатстване с различна структура трябва да променят съответно образеца, но да запазят неговата цел и логика.
Цел и логика на стъпка 1:
- Стъпка 1 трябва да включва раздели за целесъобразността на проекта, партньорството по проекта, общите и специфичните цели на проекта, както и описание на основните планирани дейности и начина, по който те са свързани с показателите на програмата.
- На стъпка 1 трябва да се направи справка само за общия бюджет и бюджета, разпределен по партньори.
- Стъпка 1 следва да изисква само приложени документи за проверка на допустимостта на водещия партньор и ако тази информация може да бъде събрана от публични данни, не следва да се изисква приложение.
- Стъпка 1 трябва да позволява промяна на всички раздели в стъпка 2, с изключение на:
- Заглавие и акроним на проекта
- Водещ заявител
- Цел на поканата, общи цели на проекта и основна(и) целева(и) група(и)
- Общият бюджет на проекта може да бъде променен само с max 30% в стъпка 2
Изтегляне на шаблон на формуляра за кандидатстване за стъпка 1
C. Стъпка 2 Образец на формуляра за кандидатстване за ЕСФ+
Когато в рамките на покана за представяне на предложения по ЕСФ+, особено в подкрепа на социалното приобщаване и иновациите, е избран двуетапен процес на кандидатстване, наличният по-долу образец на формуляра за кандидатстване може да се използва като образец за етап 2, като при необходимост се адаптира към използвания на национално равнище формуляр за кандидатстване.
Ръководство за потребителя на инструмента:
Образецът на формуляра следва структурата на стандартния едноетапен формуляр за кандидатстване по ЕСФ+. Националните формуляри за кандидатстване с различна структура трябва да променят съответно образеца, но да запазят неговата цел и логика.
Цел и логика на стъпка 2:
- На стъпка 2 може да се промени всеки раздел от формуляра за кандидатстване, с изключение на:
- Заглавие и акроним на проекта
- Водещ заявител
- Цел на поканата, общи цели на проекта и основна(и) целева(и) група(и)
- Общият бюджет на проекта може да бъде променен само с максимум 30%.
- Стъпка 1 Дейностите трябва да бъдат допълнени от етапи и резултати.
- Бюджетът следва да позволява опростени варианти на разходите
Изтегляне на шаблон на формуляра за кандидатстване за стъпка 2
Инструменти Б и В използват стандартния едноетапен формуляр за кандидатстване на ЕСФ+ като основа и се опират на логиката на програми, които не са от ЕСФ+ и използват двуетапни (двустепенни) процеси за кандидатстване през програмния период 2021-2027 г., като например транснационалната програма Interreg Danube и програмата Interreg North-West Europe, като заявени най-добри практики от социалните служби.
Моля, обърнете внимание, че успоредно с тази колекция от инструменти, като друг стълб на двуетапния процес на кандидатстване, е разработена и колекция от инструменти за оценка на проектни предложения в двуетапен процес на кандидатстване в точка 3.2 Оценка на проектно предложение в двуетапен процес на кандидатстване.
02 Партньорство и хоризонтални принципи
Инструменти от 1 до 9 предлагаме да Управляващи органи, самостоятелно или в сътрудничество с партньорите, въпроси, полезни за операционализиране принципа на партньорство в целия цикъл на програмата. Тези инструменти могат да се използват за разработване на партньорства във връзка с всяка цел или тема на политиката. Предложенията за допълнителни партньори са подчертани в светлосиньо и могат да бъдат полезни за изграждане на партньорства в областта на предоставянето на социални услуги.
Инструменти 10 и 11 са за хоризонтални принципи (равенство между половете, интегриране на принципа на равенство между половете, равенство) и могат да бъдат полезни както на управляващите органи за оценка на програмите от гледна точка на равенството между половете, така и на социалното включване. Същите инструменти могат да се използват от специалистите и партньорите по проекти за оценка на техните проектни предложения от гледна точка на равенството между половете и социалното включване.
Инструмент 12 е адресиран до партньорите/организаторите на проекти. Той съдържа контролен списък, който подпомага организациите в процеса на изграждане на партньорство или на проект, който ще се изпълнява с партньори, като посочва най-важните елементи, които трябва да бъдат включени в споразумението за партньорство, и дава някои съвети.
Секторно прилагане на принципите на партньорство и хоризонталните принципи
Този раздел включва обратна връзка от пет сектора на социалните услуги: Семейства в бедност и деца под закрила, Интеграция на работното място, Хора с увреждания, Бедност и бездомност и Възрастни хора. Инструментите от партньорството и хоризонталните принципи бяха прегледани от експерти в тези сектори. Събраната обратна връзка в следващите редове предполага постоянно усъвършенстване, за да се отговори на специфичните за сектора нужди.
- Възможности за обмен и намиране на партньори: създаване на събития за обмен и намиране на партньори, подпомагани от управляващите органи, лично или онлайн, за да се насърчи обменът на информация между организации, които работят на една и съща територия или се занимават със сходни теми.
- Сензитивиране и изграждане на капацитет: сензитивиране и изграждане на капацитет за използване на инструментите на вътрешната организация от потенциалните бенефициенти Това може да включва използването на проектодокументи за събиране на партньори около идеята за проект, насърчаване на колективната обратна връзка и съгласуване с официалните образци на проекти.
- Балансиране на стари и нови партньори:
- Предимства на старите партньори: Изградено доверие и общо разбиране.
- Предимства на новите партньори: Свежи идеи, иновации и нови умения.
- Препоръка: Стремете се към балансирана комбинация от стари и нови партньори, като отчитате времето, необходимо за изграждане на доверие с новите партньори.
- Избор на "правилните" партньори:
- Извършване на картографиране и анализ на заинтересованите страни с цел идентифициране на потенциални партньори.
- Оценяване на партньорите въз основа на умения, експертни познания, капацитет, добавена стойност, ресурси, мотивация, иновативност, представителност и легитимност.
- Осигуряване на подходящ експертен опит и разнообразие в партньорството.
- - Привличане на партньори:
- Насърчавайте открития диалог и обсъждането на целите на партньорството.
- Идентифицирайте ключови лица в партньорските организации, които да насърчават участието.
- Провеждане на първоначални работни срещи и редовни срещи за изясняване на целите.
- Използвайте фасилитатори, които да ръководят дискусиите и да гарантират напредъка.
- Отделяне на помощен персонал за подпомагане на нови или ограничени по отношение на ресурсите партньори.
- Насърчаване на неформалните взаимоотношения с представителите на партньорите.
- Съсредоточете се върху ясен, лесно разпознаваем проблем.
- Обмислете поемането на официални ангажименти чрез споразумения за партньорство.
- Улесняване на събитията за създаване на мрежи за партньорите.
- Постигане на съгласие за обща визия:
- постигане на консенсус относно целите и методите на партньорството.
- Използване на подходи с участие и техники за постигане на консенсус.
- Уверете се, че групата колективно ръководи визията на партньорството.
- Решаване на проблема с разединението чрез двустранни разговори и преразглеждане на картата на партньорството.
- Поддържане на ангажираността и участието:
- Насърчаване на непрекъснатата комуникация чрез различни канали.
- Наблегнете на осезаемите резултати, за да демонстрирате напредъка.
- Подсилване на целите и задачите с надеждни планове за действие.
- Създайте открита и прозрачна атмосфера.
- Осигурете ясно ръководство за насърчаване на участието.
- Укрепване на взаимоотношенията чрез неформални дейности.
- Наставляване на партньори, изправени пред предизвикателства, свързани с ресурсите или опита.
- Оценявайте еднакво приноса на всички партньори.
- Справяне с неангажирани партньори:
- Започнете двустранни разговори, за да разберете причините за неспазването на правилата.
- Обмислете преразпределение на ролите и задачите в рамките на партньорството.
- Ако е необходимо, предложете обучение по партньорски умения.
- Осигуряване на изграждане на капацитет за партньори с ограничени ресурси.
- Свържете опитни партньори с по-малко ресурси.
- Решавайте проблемите с прозрачността, неравнопоставеността на силите и комуникацията.
- Заменяйте партньорите, ако не може да се намери решение, като следвате предварително установени правила.
03 Избор и оценка на проекти
Като цяло доставчиците на социални услуги се сблъскват със следните предизвикателства и пречки по време на етапа на оценка.
- Липса на информация или обучения за оценка
- Неясен език, използван в таблицата за оценка
- Закъснели резултати от оценката
- Разделите на формуляра за кандидатстване не могат да бъдат съпоставени с критериите за оценка, което прави невъзможна самооценката.
- Оценяването не отразява целите и приоритетите на дадения разговор.
- Неразбирането или некомпетентността на оценителите може да се проследи в доклада за оценка.
- Липса на комуникация по време на етапите на оценка
Инструментите са разработени чрез процес на сътрудничество с участието на доставчици на социални услуги и управляващи органи по време на поредица от работни срещи, проведени от 10 до 12 май 2023 г. Вноските, предоставени от тези заинтересовани страни, и последващата им обратна връзка изиграха решаваща роля при оформянето на инструментите.
Списък на инструментите:
- Уверете се, че целите, приоритетите и очакваните резултати на поканата са тези, върху които се акцентира в таблицата за оценка и нейното точкуване.
- Уверете се, че формулярът за кандидатстване е в съответствие с таблицата за оценка, т.е. всеки критерий за оценка може да бъде съпоставен с разделите на формуляра за кандидатстване.
- За да се улесни разбирането на изискванията към поканата, уверете се, че в таблицата за оценка също се използва непрофесионален език, както и в другите части на документацията за поканата (при необходимост трябва да се предостави речник).
- Уверете се, че оценителите са тествали и оценили AF, таблицата за оценка и нейното точкуване по време на разработването на поканата.
- Уверете се, че оценителите са преминали обучение и по тематичната област, а не само по процедурата и методологията на оценяване.
- Уверете се, че са осигурени информационни или обучителни сесии относно оценката на предложенията и критериите за оценка, специално насочени към малки или по-малко опитни организации.
- Осигурете ясна и предвидима комуникация по време на целия процес на оценяване, за предпочитане интегрирана в електронната система за кандидатстване.
04 Качество на проекта и комуникация
Осигуряването на качеството е един от ключовите аспекти на проектите, финансирани от ЕС, а управляващите органи (УО) отговарят за поддържането на високо качество на всеки финансиран проект. При проектите в областта на социалните услуги обаче често липсва обща рамка за управление и оценка на качеството и това впоследствие създава много предизвикателства пред УО за справедливо наблюдение и оценка на проектите от гледна точка на качеството. В рамките на процеса на осигуряване на качеството е важно да се събира обратна информация от координаторите на проекти и партньорите. Тя трябва да обхваща както напредъка на проекта, така и цялостната динамика по отношение на съдържанието и качеството на сътрудничеството. Поради това тя е доста различна от докладите за мониторинг, които се фокусират върху измеримия напредък по отношение на прилагането на проекта.
Списък на инструментите:
В този раздел са представени два основни инструмента за управление на качеството на проектите: рамковият инструмент за управление и оценка на качеството (QAME) и контролен списък, предназначен за определяне на измерими и ориентирани към резултатите критерии за проектите, представен по-долу.
05 Бюджет на проекта
Списък на инструментите:
06 Отчитане на проекта
Много кандидати и бенефициенти се страхуват да предоставят честна обратна връзка на УО, тъй като смятат, че в случай на отрицателна обратна връзка тя може да има отрицателно въздействие върху бъдещи заявления за проекти. Събрахме най-често срещаните проблеми, които секторът на социалните услуги е имал с управляващите органи в реалния живот, и предложихме лесни за изпълнение решения.
Този раздел предлага практически инструменти за управляващите органи (УО) за улесняване на етапа на отчитане на финансираните от ЕС проекти.
Списък на инструментите:
Секторно приложение на отчитането на проекта
Този раздел включва обратна връзка от пет сектора на социалните услуги: Услуги за закрила на детето и семействата в бедност, интеграция на работното място, хора с увреждания, бедност и бездомност и възрастни хора. Събраната обратна връзка предлага следните подобрения, за да се отговори на специфичните за сектора нужди.
- Информираност за предизвикателствата при докладването: УО трябва да са наясно с предизвикателствата при докладването, характерни за сектора, в който работят, особено при работа с уязвими целеви групи. В някои случаи получаването на списъци на участниците или мониторингови листове може да включва етикетиране на участниците като "в неравностойно положение" или "в бедност". Това обаче може да бъде деликатен въпрос и участниците може да не желаят да подписват такива документи. Когато се работи с деца, особено с такива от общности в неравностойно положение, боравенето с лични данни става още по-чувствително. Може да е необходимо одобрение от родителите за подписване на всякакви документи, като например листове за присъствие или мониторинг. В ситуации, в които подкрепата се предоставя в среда без родители (напр. училища, детски клубове, читалища), отчитането става предизвикателство. Възможно е да възникнат практически проблеми при отчитането на присъствието, тъй като традиционните методи като снимки или присъствени листове може да не са подходящи. Проблемите с отчитането в среди без родители могат да бъдат трудни за решаване и не се дава ясно решение за това как да се реши проблемът с отчитането на присъствието на децата в такива случаи.
- Опростяване на процеса на отчитане: Осигуряване на опростеност, прозрачност и съгласуваност при отчитането чрез премахване на излишните въпроси, опростяване на таблиците за работното време, разширяване на приетите инструменти за отчитане и автоматизиране на финансовите проследявания, особено за организациите, работещи с възрастни хора/безработни/лица с увреждания/семейства в бедност и деца, за да се съобразят с ограничените ресурси.
- Предоставяне на ясна информация: Това включва информация за начина на попълване на формулярите, отчитане на работното време на персонала и начина, по който се очаква да се извършва отчитането. Това ще помогне на организациите да се съсредоточат върху областите, които потенциално могат да се превърнат в проблем.
- Идентифициране на често срещани грешки: Подчертайте и отстранете повтарящите се грешки, за да повишите точността на отчитането.
- Последователност на правилата: Поддържайте последователност в правилата, без да въвеждате промени по време на текущите процеси.
- Подобряване на устойчивостта: Отчитането следва да бъде разработено така, че да стимулира и подкрепя по-широкото разпространение в дългосрочен план след края на програмата. Това включва главно споделяне и прилагане на добри практики и инструменти.
- Подобряване на показателите за отчитане: Разнообразяване на методите за събиране на данни, като се акцентира върху качеството на работата, а не върху работните часове.
- Разумни изисквания за използване на логото: Въведете разумни насоки за използване на логото в документите.
- Отчитане на различията: Отчитайте различията в националните правила, календарните години и периодите на проекта при отчитане на работното време на персонала и финансовата отчетност.
- Намаляване на рисковете: Включете оценка на риска за проектите, за да дадете възможност на екипите да се справят проактивно с потенциални проблеми.
07 Последващи действия и устойчивост на проекта
Като цяло доставчиците на социални услуги и управляващите органи посочват следните типични предизвикателства и пречки пред устойчивостта на проектите:
- Липса на финансови и човешки ресурси за поддържане на резултатите от проектите и спазване на договорните задължения по отношение на устойчивостта/продължителността на проектите, особено в организациите с нестопанска цел.
- Липса на план за устойчивост или проектно мислене, което да гарантира преносимост, възпроизводимост и устойчивост, особено в проектите за социални иновации.
- Договорните задължения по отношение на устойчивостта на резултатите от проектите са твърде строги и това е пречка за подаване на предложения.
- Продължаването на дейностите по проекта след края му в повечето случаи не става без допълнителна финансова подкрепа.
- Логиката на финансиране от ЕС често ограничава достъпа до финансиране от други програми на ЕС за продължаване/устойчивост на проектните дейности.
- Макар че финансирането от ЕС е предназначено да даде начален тласък на определени интервенции, реформи и иновации, след което се очаква да бъде поето националното финансиране, липсата на политическа воля за национално финансиране или ограничените национални ресурси затрудняват получаването на финансиране за периода на проследяване на проекта.
- Липса на подкрепа и насоки от страна на управляващите органи по отношение на устойчивостта, докато мониторингът на периода на устойчивост е произволен в някои програми.
- Не се обръща внимание на комуникацията, информацията и обучението относно възможностите и характеристиките на фондовете на ЕС, за да се подпомогне тяхното използване.
- Периодът на изпълнение на проектите при някои покани е твърде кратък, за да се получат и измерят по-осезаеми резултати или по-дълготрайно въздействие.
- Липса на приемственост по време на разработването на поканата и липса на синергия между програмите/поканите
При проектите за социални услуги липсата на устойчивост е особено проблематична, тъй като може да доведе до прекъсване на услугата и подкрепата за лица в уязвимо положение.
Този раздел съдържа набор от инструменти, предназначени за улесняване на устойчивостта на проектите по програмите на ЕСФ+ и ЕФРР за подкрепа на социалните услуги.
Списък на инструментите:
Запознайте се с документа "Инструменти за улесняване" тук
Набор от инструменти
Насочване
Поддръжка на HELPDESK
Съфинансиран от Европейския съюз. Изразените възгледи и мнения обаче са единствено на автора(ите) и не отразяват непременно тези на Европейския съюз. Нито Европейският съюз, нито органът, предоставящ помощта, могат да бъдат държани отговорни за тях.
Поддръжка на HELPDESK