6.7. Načrt zadržanja
Dokumentacija - kaj hraniti
Hramba zapisov (dokumentov) je temeljni predpis EU. Natančno preverite zahteve glede hrambe v vaši pogodbi. Na splošno velja, da morate te dokumente hraniti najmanj dve leti po zaključku projekta za namene revizije, vendar lahko organ upravljanja države zahteva, da se dokumenti hranijo dlje:
Osnovni dokumenti poročila o projektu
- zadnjo odobreno različico obrazca vloge in proračuna,
- Sporazum o donaciji,
- dokazila o računovodskem sistemu (ločen računovodski sistem ali ustrezna računovodska oznaka/stroškovni center) za vse transakcije, povezane s projektom,
- sporazumi o projektnem partnerstvu in vse spremembe,
- pravilno podpisana in predložena poročila o napredku, vključno z vsemi obveznimi prilogami,
- seznam odhodkov,
- kopije glavnih rezultatov projekta,
- oglaševalske vsebine, kot so brošure, publikacije, spletne strani itd,
- potrdilo o prejemu donacije iz prejšnjega obdobja.
Stroški osebja
- dokumente, iz katerih so razvidna pogodbena razmerja (npr. pogodba o zaposlitvi ali druga uradna pogodba) za vse zaposlene, ki poročajo o stroških osebja (s krajšim in polnim delovnim časom),
- dokument, v katerem so navedene plače za vsak zadevni mesec in za vsako osebo, ki dela pri projektu (npr. plačilne liste, izpis iz računovodskega sistema),
- evidenca delovnega časa za število prijavljenih ur. Evidenca delovnega časa mora biti: v pisni obliki, vsebovati mora opis povezane dejavnosti, odobriti jo morajo osebe, ki delajo na ukrepu, in njihov nadrejeni/vodja projekta,
- dokazilo o plačilu plač in morebitnih dodatnih obveznih prispevkov delodajalca (npr. socialno zavarovanje),
- izračun produktivnih ur,
- izračun urnih postavk.
Zunanji strokovnjaki in storitve
- izbrano ponudbo ali pogodbo,
- račune in dokazila o plačilu zunanjih storitev in strokovnjakov (npr. izpisek z bančnega računa),
- rezultate in druga dokazila o delu, ki so ga opravili zunanji strokovnjaki.
Potovanja in nastanitev
- dnevni red srečanja/seminarja/konference ali podobno,
- dokazilo o udeležbi (npr. podpisan seznam udeležencev),
- plačane račune ali dokumente z enako dokazno vrednostjo (hotelski računi, vozovnice itd.),
- informacije o zahtevkih za dnevnice / dnevnice,
- dokazilo o plačilu potnih in nastanitvenih stroškov (npr. izpisek z bančnega računa, računi, po potrebi povračilo stroškov osebju).
Oprema
- dokazilo o nakupu opreme (datum in cena),
- v primeru najete opreme: najemna pogodba,
- račune in dokazila o plačilu,
- dokazilo o obstoju in uporabi na projektu (slike, dobavnica itd.).
Upoštevajte, da je vodja projekta odgovoren za finančno upravljanje projekta in zbiranje vseh potrebnih dokumentov v zvezi z opravljenimi stroški od vseh partnerjev.
Pravila o trajnosti
Pravilo o trajnosti zavezuje upravičenca do financiranja, da ohrani naložbe, ki jih financira EU, pet let po končnih plačilih (tri leta za naložbe, ki so jih ustvarila MSP) za naložbe v infrastrukturo ali proizvodne naložbe.
Oglaševanje EU
Elementov prepoznavnosti EU (table, tablice) po zaključku projekta ni treba razstaviti. Vendar je priporočljivo, da se hranijo skupaj z vsemi spremnimi dokumenti, dokler ne poteče obdobje hrambe.
Spletna stran projekta
Običajno se pričakuje, da bo spletna stran projekta delovala in vključevala elemente prepoznavnosti EU le do konca projekta. Poskrbeti morate za hrambo dokazil o objavljenih vsebinah spletnega mesta, zlasti v smislu zagotavljanja vidnosti kanala za podporo financiranja EU. Zadostovati bi morale natisnjene in arhivirane zaslonske slike v formatu PDF.
Oprema (prenosni računalniki, pohištvo) po zaključku projekta
Na splošno pravila o trajnosti, kot so pojasnjena zgoraj, ne veljajo za opremo. Vendar pa velja splošna zahteva, da je treba zagotoviti, da se sredstva uporabljajo za predvideni namen. To je treba razlagati tako, da mora oprema ostati v uporabi, ki je podobna cilju projekta.
Stroški po zaprtju
Stroški po zaključku na splošno niso upravičeni do povračila, z nekaterimi izjemami v zvezi z dejavnostmi, povezanimi z zaključkom projekta, vrednotenjem in revizijo. Vendar pa morajo ti nastati v nekaj tednih po zaključku projekta.