6.7. Plan de retención

Documentación: qué conservar

La conservación de registros (documentos) es una normativa básica de la UE. Compruebe detenidamente en su acuerdo los requisitos de conservación. En general, debe conservar estos documentos durante un mínimo de 2 años tras el cierre del proyecto, a efectos de auditoría; no obstante, la autoridad de gestión del país puede exigir que los documentos se conserven durante más tiempo:

Documentos básicos del informe del proyecto

• última versión aprobada del formulario de solicitud y del presupuesto,
• Convenio de subvención,
• Pruebas del sistema contable (ya sea un sistema contable independiente o un código contable/centro de costes adecuado) para todas las transacciones relacionadas con el proyecto,
• los acuerdos de asociación del proyecto y todas sus modificaciones,
• informes de situación que incluyan todos los anexos obligatorios, debidamente firmados y presentados,
• lista de gastos,
• copias de los principales resultados del proyecto,
• elementos publicitarios como folletos, publicaciones, sitios web, etc,
• confirmación de la recepción de la subvención del periodo anterior.

Gastos de personal 

• Documentos que muestren las relaciones contractuales (por ejemplo, contrato de trabajo u otro acuerdo formal) de todos los empleados que declaren gastos de personal (a tiempo parcial y a tiempo completo),
• un documento que especifique los salarios de cada mes pertinente y de cada persona que trabaje en el proyecto (por ejemplo, nóminas, impresión del sistema contable),
• registros de tiempo por el número de horas declaradas. Los registros de tiempo deben: hacerse por escrito, contener una descripción de la actividad relacionada, ser aprobados por las personas que trabajan en la acción y su supervisor/jefe de proyecto,
• justificante del pago de los salarios y de las posibles cotizaciones patronales obligatorias adicionales (por ejemplo, seguros sociales),
• cálculo de horas productivas,
• cálculo de las tarifas horarias.

Expertos y servicios externos

• la oferta seleccionada o el contrato,
• facturas y justificantes de pago de servicios y expertos externos (por ejemplo, extracto de cuenta bancaria),
• resultados y otras pruebas del trabajo realizado por expertos externos.

Viajes y alojamiento

• orden del día o similar de la reunión/seminario/conferencia,
• prueba de participación (por ejemplo, lista firmada de participantes),
• facturas pagadas o documentos de valor probatorio equivalente (facturas de hotel, billetes, etc.),
• información sobre las solicitudes de dietas,
• prueba del pago de los gastos de viaje y alojamiento (por ejemplo, extracto de cuenta bancaria, recibos, -si procede- reembolso al personal).

Equipamiento 

• prueba de la compra del equipo (fecha y coste),
• en el caso de equipos alquilados: contrato de alquiler,
• facturas y justificantes de pago,
• prueba de existencia y uso en el proyecto (fotos, albarán, etc.).

Tenga en cuenta que el gestor del proyecto es el responsable de la gestión financiera del proyecto y de recopilar de todos los socios todos los documentos necesarios relacionados con los gastos realizados.

Normas de durabilidad

La norma de durabilidad obliga al beneficiario de la financiación a mantener las inversiones financiadas por la UE durante 5 años después de los pagos finales (3 años para inversiones creadas por PYME) para inversiones en infraestructuras o inversiones productivas.

Expositor publicitario de la UE

Los elementos de visibilidad de la UE (tablones, placas) no tienen que exponerse tras el cierre del proyecto. No obstante, se recomienda conservarlos junto con todos los documentos justificativos hasta que haya transcurrido su periodo de conservación.

Página web del proyecto

Normalmente se espera que el sitio web del proyecto esté activo e incluya elementos de visibilidad de la UE sólo hasta el final del proyecto. Debe asegurarse de conservar las pruebas relativas al contenido publicado del sitio web, especialmente en lo que se refiere a hacer visible el canal de apoyo financiero de la UE. Las capturas de pantalla impresas y archivadas en PDF deberían ser suficientes.

Equipamiento (ordenadores portátiles, mobiliario) tras el cierre del proyecto

En general, las normas de durabilidad explicadas anteriormente no se aplican a los equipos. Sin embargo, existe el requisito general de garantizar que los fondos se utilicen para el fin previsto. Esto debe interpretarse en el sentido de que el equipamiento debe permanecer en uso similar al objetivo del proyecto.

Coste tras el cierre

En general, los gastos posteriores al cierre no son reembolsables, con algunas excepciones relativas a las actividades relacionadas con el cierre, la evaluación y la auditoría del proyecto. No obstante, estos gastos deben efectuarse en las semanas siguientes a la fecha de cierre del proyecto.