6.7. Plan de conservation

Documentation - ce qu'il faut conserver

La conservation des dossiers (documents) est un élément essentiel de la réglementation de l'UE. Veuillez vérifier attentivement les exigences en matière de conservation dans votre accord. En général, il s'agit de documents que vous devez conserver pendant au moins deux ans après la clôture du projet, à des fins d'audit, mais l'autorité de gestion du pays peut exiger que les documents soient conservés plus longtemps :

Documents de base du rapport de projet

• latest approved version of the application form and budget,
• Grant Agreement,
• evidence of the accounting system (either separate accounting system or adequate accounting code/cost centre) for all project-related transactions,
• project partnership agreements and all amendments,
• progress reports including all obligatory annexes, properly signed and submitted,
• list of expenditures,
• copies of main project deliverables,
• publicity items such as brochures, publications, websites, etc.,
• confirmation of receipt of the grant from the previous period.

Frais de personnel 

• documents showing the contractual relationships (e.g., employment contract or other formal agreement) for all employees reporting staff costs (part-time and full-time),
• a document specifying salaries for each relevant month and each person working on the project (e.g., payslips, print-out of the accounting system),
• time records for the number of hours declared. The time records must: be in writing, contain a description of the related activity, be approved by the persons working on the action and their supervisor/project manager,
• proof of payment of salaries and any additional compulsory employer contributions (e.g., social insurance),
• productive hours calculation,
• calculation of hourly rates.

Experts et services externes

• the selected offer or the contract,
• invoices and proof of payment of external services and experts (e.g. bank account statement),
• deliverables and other evidence of the work carried out by external experts.

Voyages et hébergement

• agenda or similar of the meeting/seminar/conference,
• proof of participation (e.g. signed list of participants),
• paid invoices or documents of equivalent probative value (hotel bills, tickets, etc.),
• information on daily subsistence allowance / per diem claims,
• proof of payment of travel and accommodation costs (e.g., bank account statement, receipts, -if applicable- reimbursement to the staff).

Equipement 

• proof of the purchase of the equipment (date and cost),
• in the case of rented equipment: rental contract,
• invoices and proof of payment,
• proof of existence and use on the project (pictures, delivery note, etc.).

Notez que le gestionnaire de projet est responsable de la gestion financière du projet et de la collecte de tous les documents nécessaires relatifs aux dépenses effectuées auprès de tous les partenaires.

Règles de durabilité

La règle de durabilité oblige le bénéficiaire du financement à maintenir les investissements financés par l'UE pendant 5 ans après les derniers paiements (3 ans pour les investissements créés par les PME) pour les investissements dans les infrastructures ou les investissements productifs.

Affichage de la publicité de l'UE

Les éléments de visibilité de l'UE (panneaux, plaques) ne doivent pas être exposés après la clôture du projet. Il est toutefois recommandé de les conserver avec tous les documents justificatifs jusqu'à la fin de leur période de conservation.

Site web du projet

Le site web du projet est généralement censé être en ligne et inclure des éléments de visibilité de l'UE jusqu'à la fin du projet. Vous devez veiller à conserver les preuves concernant le contenu publié du site web, en particulier en ce qui concerne la visibilité du canal de soutien financier de l'UE. Des captures d'écran imprimées et archivées au format PDF devraient suffire.

Matériel (ordinateurs portables, mobilier) après la clôture du projet

En général, les règles de durabilité expliquées ci-dessus ne s'appliquent pas aux équipements. Toutefois, il existe une exigence générale visant à garantir que les fonds sont utilisés aux fins prévues. Cela signifie que l'équipement doit rester utilisé conformément à l'objectif du projet.

Coût après fermeture

Les coûts postérieurs à la clôture ne sont généralement pas éligibles au remboursement, à l'exception des activités liées à la clôture, à l'évaluation et à l'audit du projet. Ils doivent toutefois être engagés dans les semaines qui suivent la date de clôture du projet.