6.7. Piano di conservazione

Documentazione: cosa conservare

La conservazione delle registrazioni (documenti) è un regolamento fondamentale dell'UE. Verificate attentamente il vostro accordo per quanto riguarda i requisiti di conservazione. In generale, questi documenti dovrebbero essere conservati per un minimo di 2 anni dopo la chiusura del progetto, ai fini della revisione contabile, ma l'autorità di gestione del Paese potrebbe richiedere di conservarli più a lungo:

Documenti di base del rapporto di progetto

• l'ultima versione approvata del modulo di domanda e del bilancio,
• Accordo di sovvenzione,
• evidenza del sistema di contabilità (sistema di contabilità separato o codice contabile adeguato/centro di costo) per tutte le transazioni relative al progetto,
• accordi di partenariato di progetto e tutti gli emendamenti,
• relazioni sullo stato di avanzamento, compresi tutti gli allegati obbligatori, debitamente firmate e presentate,
• elenco delle spese,
• copie dei principali prodotti del progetto,
• articoli pubblicitari come opuscoli, pubblicazioni, siti web, ecc,
• conferma del ricevimento della sovvenzione del periodo precedente.

Costi del personale 

• documenti che mostrino i rapporti contrattuali (ad esempio, contratto di lavoro o altro accordo formale) per tutti i dipendenti che dichiarano i costi del personale (a tempo parziale e a tempo pieno),
• un documento che specifichi gli stipendi per ogni mese di riferimento e per ogni persona che lavora al progetto (ad esempio, buste paga, stampa del sistema contabile),
• le registrazioni del tempo per il numero di ore dichiarate. Le registrazioni delle ore devono: essere scritte, contenere una descrizione della relativa attività, essere approvate dalle persone che lavorano all'azione e dal loro supervisore/responsabile di progetto,
• la prova del pagamento degli stipendi e di eventuali contributi aggiuntivi obbligatori a carico del datore di lavoro (ad esempio, l'assicurazione sociale),
• calcolo delle ore produttive,
• calcolo delle tariffe orarie.

Esperti e servizi esterni

• l'offerta selezionata o il contratto,
• fatture e prove di pagamento di servizi ed esperti esterni (ad es. estratto conto bancario),
• i risultati e le altre prove del lavoro svolto dagli esperti esterni.

Viaggi e alloggio

• l'ordine del giorno o simili della riunione/seminario/conferenza,
• prova di partecipazione (ad es. elenco firmato dei partecipanti),
• fatture pagate o documenti di valore probatorio equivalente (fatture alberghiere, biglietti, ecc.),
• informazioni sulle richieste di indennità giornaliera/diaria,
• prova del pagamento delle spese di viaggio e di soggiorno (ad esempio, estratto conto bancario, ricevute, eventuale rimborso al personale).

Attrezzatura 

• prova dell'acquisto dell'apparecchiatura (data e costo),
• nel caso di attrezzature noleggiate: contratto di noleggio,
• fatture e prove di pagamento,
• prova dell'esistenza e dell'utilizzo nel progetto (foto, bolla di consegna, ecc.).

Si noti che il project manager è il responsabile della gestione finanziaria del progetto e della raccolta di tutti i documenti necessari relativi alle spese effettuate da tutti i partner.

Regole di durata

La regola della durata obbliga il beneficiario del finanziamento a mantenere gli investimenti finanziati dall'UE per 5 anni dopo i pagamenti finali (3 anni per gli investimenti creati dalle PMI) per gli investimenti in infrastrutture o investimenti produttivi.

Display pubblicitario dell'UE

Gli elementi di visibilità dell'UE (pannelli, targhe) non devono essere esposti dopo la chiusura del progetto. Si raccomanda tuttavia di conservarli insieme a tutti i documenti di supporto fino alla scadenza del periodo di conservazione.

Sito web del progetto

Di solito si prevede che il sito web del progetto sia attivo e includa elementi di visibilità dell'UE solo fino alla fine del progetto. Dovreste assicurarvi di conservare le prove relative ai contenuti del sito web pubblicati, soprattutto per quanto riguarda la visibilità del canale di sostegno del finanziamento UE. Gli screenshot stampati e archiviati in PDF dovrebbero essere sufficienti.

Attrezzature (computer portatili, mobili) dopo la chiusura del progetto

In generale, le regole di durata sopra descritte non si applicano alle attrezzature. Tuttavia, esiste un requisito generale per garantire che i fondi siano utilizzati per lo scopo previsto. Ciò va interpretato nel senso che l'attrezzatura deve rimanere in uso in modo simile all'obiettivo del progetto.

Costo dopo la chiusura

I costi successivi alla chiusura non sono generalmente ammissibili al rimborso, con alcune eccezioni relative alle attività connesse alla chiusura del progetto, alla valutazione e all'audit. Questi ultimi, tuttavia, dovrebbero essere sostenuti entro alcune settimane dalla data di chiusura del progetto.