6.7. Retentieplan

Documentatie - wat te bewaren

Het bewaren van gegevens (documenten) is een belangrijke EU-regelgeving. Controleer zorgvuldig je overeenkomst voor de bewaarvereisten. Over het algemeen zijn dit documenten die je minimaal 2 jaar na de afsluiting van het project moet bewaren voor controledoeleinden, maar de beheersautoriteit van het land kan eisen dat de documenten langer worden bewaard:

Basisdocumenten voor projectrapporten

• laatste goedgekeurde versie van het aanvraagformulier en de begroting,
• Subsidieovereenkomst,
• bewijs van het boekhoudsysteem (afzonderlijk boekhoudsysteem of adequate boekhoudcode/kostenplaats) voor alle projectgerelateerde transacties,
• projectpartnerschapsovereenkomsten en alle wijzigingen,
• voortgangsrapporten, inclusief alle verplichte bijlagen, naar behoren ondertekend en ingediend,
• lijst van uitgaven,
• kopieën van de belangrijkste projectresultaten,
• publiciteitsartikelen zoals brochures, publicaties, websites, enz,
• bevestiging van ontvangst van de subsidie uit de vorige periode.

Personeelskosten 

• documenten waaruit de contractuele relaties blijken (bijv. arbeidscontract of andere formele overeenkomst) voor alle werknemers die personeelskosten rapporteren (parttime en fulltime),
• een document met een specificatie van de salarissen voor elke relevante maand en elke persoon die aan het project werkt (bijv. loonstrookjes, uitdraai van het boekhoudsysteem),
• tijdregistraties voor het aantal gedeclareerde uren. De tijdregistratie moet: schriftelijk zijn, een beschrijving van de betreffende activiteit bevatten, goedgekeurd zijn door de personen die aan de actie werken en hun supervisor/projectmanager,
• bewijs van betaling van salarissen en eventuele aanvullende verplichte werkgeversbijdragen (bijv. sociale verzekering),
• berekening van productieve uren,
• berekening van uurtarieven.

Externe deskundigen en diensten

• de geselecteerde aanbieding of het contract,
• facturen en betalingsbewijzen van externe diensten en deskundigen (bijv. bankafschrift),
• deliverables en ander bewijsmateriaal van het werk dat door externe experts is uitgevoerd.

Reizen en accommodatie

• agenda of iets dergelijks van de vergadering/seminar/conferentie,
• bewijs van deelname (bijv. ondertekende deelnemerslijst),
• betaalde facturen of documenten met gelijkwaardige bewijskracht (hotelrekeningen, tickets, enz.),
• informatie over dagvergoedingen / dagvergoedingen,
• bewijs van betaling van reis- en verblijfkosten (bijv. bankafschrift, ontvangstbewijzen, -indien van toepassing- terugbetaling aan het personeel).

Uitrusting 

• bewijs van aankoop van de apparatuur (datum en kosten),
• in het geval van gehuurde apparatuur: huurcontract,
• facturen en betalingsbewijzen,
• bewijs van bestaan en gebruik op het project (foto's, leveringsbon, enz.).

Merk op dat de projectmanager degene is die verantwoordelijk is voor het financiële beheer van het project en voor het verzamelen van alle benodigde documenten met betrekking tot de uitgevoerde uitgaven van alle partners.

Duurzaamheidsregels

De duurzaamheidsregel verplicht de begunstigde van de financiering om de door de EU gefinancierde investeringen gedurende 5 jaar na de laatste betalingen te behouden (3 jaar voor investeringen gedaan door kmo's) voor investeringen in infrastructuur of productieve investeringen.

EU-reclamedisplay

De EU-zichtbaarheidselementen (borden, plaquettes) hoeven niet te worden opgehangen na de afsluiting van het project. Het wordt echter aanbevolen om deze samen met alle ondersteunende documenten te bewaren totdat de bewaartermijn is verstreken.

Project website

Van de projectwebsite wordt meestal verwacht dat deze live is en EU-zichtbaarheidselementen bevat tot het einde van het project. Je moet ervoor zorgen dat je bewijsmateriaal bewaart met betrekking tot de gepubliceerde website-inhoud, vooral als het gaat om het zichtbaar maken van het kanaal voor EU-financiering. Gedrukte en als PDF gearchiveerde screenshots moeten voldoende zijn.

Apparatuur (laptops, meubilair) na afsluiting van het project

In het algemeen zijn de duurzaamheidsregels zoals hierboven uitgelegd niet van toepassing op apparatuur. Er is echter een algemene vereiste om ervoor te zorgen dat fondsen worden gebruikt voor het beoogde doel. Dit moet worden geïnterpreteerd als dat de apparatuur in gebruik moet blijven in overeenstemming met de projectdoelstelling.

Kosten na sluiting

Kosten na afsluiting komen over het algemeen niet in aanmerking voor vergoeding, met enkele uitzonderingen voor activiteiten in verband met projectafsluiting, evaluatie en auditing. Deze moeten echter binnen enkele weken na de projectafsluitingsdatum worden gemaakt.