6.7. Kinnipidamise kava
Dokumentatsioon - mida säilitada
Registrite (dokumentide) säilitamine on üks ELi põhieeskirju. Palun kontrollige hoolikalt oma lepingu säilitamisnõudeid. Üldiselt peaksite neid dokumente säilitama vähemalt 2 aastat pärast projekti lõpetamist auditeerimise eesmärgil, kuid riigi korraldusasutus võib nõuda dokumentide pikemat säilitamist:
Projektiaruande põhidokumendid
- taotlusvormi ja eelarve viimane heakskiidetud versioon,
- Toetusleping,
- tõendid raamatupidamissüsteemi kohta (kas eraldi raamatupidamissüsteem või asjakohane raamatupidamiskood/kulukeskus) kõigi projektiga seotud tehingute kohta,
- projekti partnerluslepingud ja kõik muudatused,
- nõuetekohaselt allkirjastatud ja esitatud eduaruanded, sealhulgas kõik kohustuslikud lisad,
- kulude loetelu,
- koopiad projekti peamistest tulemustest,
- reklaamtooted, nagu brošüürid, trükised, veebilehed jne,
- kinnitus eelmise perioodi toetuse saamise kohta.
Personalikulud
- dokumendid, mis näitavad lepingulisi suhteid (nt tööleping või muu ametlik kokkulepe) kõigi töötajate kohta, kes esitavad personalikulusid (osalise ja täistööajaga),
- dokument, milles on täpsustatud iga asjaomase kuu ja iga projektis töötava isiku palgad (nt palgalehti, väljatrükk raamatupidamissüsteemist),
- deklareeritud tundide arvuga seotud ajarekordid. Tööaja arvestus peab olema kirjalik, sisaldama asjaomase tegevuse kirjeldust, olema heaks kiidetud tegevusega tegelevate isikute ja nende juhi/projektijuhi poolt,
- tõend palga ja täiendavate kohustuslike tööandja sissemaksete (nt sotsiaalkindlustus) tasumise kohta,
- tootliku tööaja arvutamine,
- tunnitasude arvutamine.
Väliseksperdid ja -teenused
- valitud pakkumine või leping,
- arved ja tõendid väliste teenuste ja ekspertide tasumise kohta (nt pangakonto väljavõte),
- tulemused ja muud tõendid välisekspertide tehtud töö kohta.
Reisid ja majutus
- koosoleku/seminari/konverentsi päevakava vms,
- tõend osalemise kohta (nt allkirjastatud osalejate nimekiri),
- makstud arved või samaväärse tõendusväärtusega dokumendid (hotelliarved, piletid jne),
- teave päevaraha/päevarahataotluste kohta,
- tõend reisi- ja majutuskulude tasumise kohta (nt pangakonto väljavõte, kviitungid, vajaduse korral hüvitis töötajatele).
Seadmed
- tõend seadmete ostmise kohta (kuupäev ja maksumus),
- renditud seadmete puhul: rendileping,
- arved ja maksetõendid,
- tõendid projekti olemasolu ja kasutamise kohta (pildid, saateleht jne).
Pange tähele, et projektijuht vastutab projekti finantsjuhtimise eest ja kõigi vajalike dokumentide kogumise eest, mis on seotud kõigi partnerite tehtud kulutustega.
Vastupidavuse eeskirjad
Kestvuse reegel kohustab toetuse saajat säilitama ELi rahastatud investeeringuid 5 aastat pärast lõppmaksete tegemist (3 aastat VKEde poolt loodud investeeringute puhul) infrastruktuuri või tootlike investeeringute puhul.
ELi reklaami väljapanek
ELi nähtavuselemendid (tahvlid, tahvlid) ei pea olema pärast projekti lõpetamist välja pandud. Neid soovitatakse siiski säilitada koos kõigi tõendavate dokumentidega kuni nende säilitamisaja lõpuni.
Projekti veebisait
Projekti veebisait peaks tavaliselt olema reaalajas ja sisaldama ELi nähtavuse elemente ainult projekti lõpuni. Peaksite kindlasti säilitama tõendusmaterjali seoses avaldatud veebisaidi sisuga, eriti seoses ELi rahastamise toetuskanali nähtavaks tegemisega. Prinditud ja PDF-arhiivis olevad ekraanipildid peaksid olema piisavad.
Seadmed (sülearvutid, mööbel) pärast projekti lõpetamist
Üldiselt ei kohaldata seadmete suhtes eespool selgitatud vastupidavuse eeskirju. Siiski kehtib üldine nõue tagada, et vahendeid kasutatakse ettenähtud otstarbel. Seda tuleb tõlgendada nii, et seadmed peaksid jääma projekti eesmärgile vastavasse kasutusse.
Kulud pärast sulgemist
Kulud pärast projekti lõpetamist ei ole üldjuhul abikõlblikud, välja arvatud mõned erandid seoses projekti lõpetamise, hindamise ja auditeerimisega seotud tegevustega. Need peaksid siiski olema kantud mitme nädala jooksul pärast projekti lõpetamise kuupäeva.