6.7. Plán zadržení

Dokumentace - co je třeba uchovávat

Uchovávání záznamů (dokumentů) je základním předpisem EU. Pečlivě si zkontrolujte požadavky na uchovávání dokumentů ve vaší smlouvě. Obecně se jedná o dokumenty, které byste měli uchovávat minimálně 2 roky po ukončení projektu, a to pro účely auditu, nicméně řídicí orgán země může požadovat, abyste dokumenty uchovávali déle:

Základní dokumenty k projektové zprávě

• poslední schválenou verzi formuláře žádosti a rozpočtu,
• Dohoda o grantu,
• doklad o účetním systému (buď samostatný účetní systém, nebo odpovídající účetní kód/nákladové středisko) pro všechny transakce související s projektem,
• dohody o partnerství v projektu a všechny dodatky,
• řádně podepsané a předložené zprávy o pokroku včetně všech povinných příloh,
• seznam výdajů,
• kopie hlavních výstupů projektu,
• propagační předměty, jako jsou brožury, publikace, webové stránky atd.,
• potvrzení o přijetí grantu z předchozího období.

Náklady na zaměstnance 

• dokumenty prokazující smluvní vztahy (např. pracovní smlouva nebo jiná formální dohoda) pro všechny zaměstnance vykazující náklady na zaměstnance (na částečný i plný úvazek),
• dokument s uvedením mezd za každý příslušný měsíc a každé osoby pracující na projektu (např. výplatní pásky, výtisk z účetního systému),
• záznamy o čase pro počet vykázaných hodin. Záznamy o čase musí být: písemné, obsahovat popis související činnosti, být schváleny osobami pracujícími na akci a jejich nadřízeným/vedoucím projektu,
• doklad o výplatě mezd a případných dalších povinných příspěvků zaměstnavatele (např. na sociální pojištění),
• výpočet produktivních hodin,
• výpočet hodinových sazeb.

Externí odborníci a služby

• vybranou nabídku nebo smlouvu,
• faktury a doklady o zaplacení externích služeb a odborníků (např. výpis z bankovního účtu),
• výstupy a další doklady o práci externích odborníků.

Cesty a ubytování

• program schůze/semináře/konference nebo podobný program,
• doklad o účasti (např. podepsaný seznam účastníků),
• zaplacené faktury nebo doklady stejné důkazní hodnoty (účty za hotel, letenky atd.),
• informace o žádostech o denní příspěvky / diety,
• doklad o zaplacení cestovních nákladů a nákladů na ubytování (např. výpis z bankovního účtu, účtenky, případně úhrada nákladů zaměstnancům).

Vybavení 

• doklad o nákupu zařízení (datum a cena),
• v případě pronajatého vybavení: nájemní smlouva,
• faktury a doklady o zaplacení,
• doklad o existenci a použití v projektu (fotografie, dodací list atd.).

Upozorňujeme, že projektový manažer je odpovědný za finanční řízení projektu a za shromažďování všech potřebných dokladů týkajících se uskutečněných výdajů od všech partnerů.

Pravidla trvanlivosti

Pravidlo trvanlivosti ukládá příjemci financování povinnost udržovat investice financované EU po dobu 5 let po závěrečných platbách (3 roky u investic vytvořených malými a středními podniky) v případě investic do infrastruktury nebo výrobních investic.

Reklamní displej EU

Prvky viditelnosti EU (tabule, pamětní desky) nemusí být po ukončení projektu vystaveny. Doporučuje se však, aby byly uchovávány společně se všemi podpůrnými dokumenty až do uplynutí doby jejich uchovávání.

Webové stránky projektu

Obvykle se očekává, že webové stránky projektu budou živé a budou obsahovat prvky pro zviditelnění EU pouze do konce projektu. Měli byste se ujistit, že uchováváte důkazy týkající se zveřejněného obsahu webových stránek, zejména pokud jde o zviditelnění kanálu podpory z fondů EU. Měly by postačovat vytištěné a archivované snímky obrazovek ve formátu PDF.

Vybavení (notebooky, nábytek) po ukončení projektu

Obecně platí, že výše uvedená pravidla o trvanlivosti se na vybavení nevztahují. Existuje však obecný požadavek zajistit, aby byly prostředky použity k určenému účelu. To je třeba vykládat tak, že vybavení by mělo zůstat v užívání podobném cíli projektu.

Náklady po uzavření

Náklady po ukončení projektu nejsou obecně způsobilé k proplacení, s určitou výjimkou týkající se činností spojených s ukončením projektu, hodnocením a auditem. Ty by však měly vzniknout do několika týdnů od data ukončení projektu.