6.6. Audits
Une fois le projet terminé, il est extrêmement important de conserver les registres et autres documents justificatifs pendant au moins 5 ans après sa clôture afin de pouvoir prouver la bonne mise en œuvre du projet et les coûts déclarés en cas d'audit.
Qu'est-ce qu'un audit ?
The audit is an administrative control (in the form of desk–based and/or on-the spot verifications) carried out on projects receiving European Union funding. The main objectives of an audit are:
- checking the legality and regularity of project expenditures, i.e. compliance with laws and regulations and with applicable contractual rules and criteria,
- verifying whether project funds have been used effectively and economically, i.e. in accordance with sound financial management,
- assurer la bonne mise en œuvre du projet.
Types d'audits
Audit externe (audit de premier niveau)
Dans certains cas, il peut être demandé à un projet de faire contrôler ses états financiers par un auditeur externe. C'est souvent le cas pour les projets de grande envergure, ou lorsque le projet est mis en œuvre par un consortium de partenaires et qu'il présente un niveau élevé de complexité financière.
Un audit externe fournit une vérification indépendante des états financiers du projet et peut rassurer l'autorité de gestion et les responsables de la mise en œuvre du projet quant à la qualité de la gestion financière du projet.
Cependant, un audit externe n'est pas toujours nécessaire. La nécessité d'un audit externe sera déterminée par les règles du fonds spécifique, la taille et la complexité du projet, et les exigences de l'autorité de gestion.
En tout état de cause, qu'un audit externe soit requis ou non, tous les projets doivent s'assurer qu'ils ont mis en place des contrôles internes et des systèmes de gestion financière solides afin de garantir la bonne utilisation des fonds de l'UE. Il est également important de tenir des registres précis et complets de toutes les activités et dépenses du projet, car ils seront nécessaires en cas d'audit.
L'autorité de gestion
Ces audits permettent de s'assurer que les fonds sont utilisés de manière appropriée, conformément aux règles européennes et nationales, et qu'ils atteignent les résultats escomptés. Voici un processus général et un ensemble de principes guidant ces audits :
- Sélection des projets à auditer : Les autorités de gestion utilisent généralement une approche basée sur le risque pour sélectionner les projets à auditer. Elles peuvent prendre en compte différents facteurs tels que la taille du projet, sa complexité, les résultats d'audits antérieurs et les antécédents du bénéficiaire en matière de gestion des fonds de l'UE.
- Procédures d'audit : L'audit comprend généralement un examen de la documentation du projet, des registres financiers et une vérification physique des résultats du projet (le cas échéant). Il s'agit de vérifier la conformité du projet avec les procédures de demande, les règles de passation des marchés, l'éligibilité des dépenses et la réalisation des objectifs du projet.
- Constatations et suivi de l'audit : À la suite de l'audit, l'autorité de gestion publiera un rapport d'audit détaillant les irrégularités ou les problèmes de non-conformité constatés et recommandant des mesures correctives. En fonction de la gravité des constatations, cela peut conduire à des corrections financières (c'est-à-dire au remboursement des fonds) ou à des changements dans la mise en œuvre du projet.
L'objectif de ces audits n'est pas seulement d'assurer la conformité financière, mais aussi d'améliorer la qualité de la mise en œuvre, d'accroître l'impact des projets et de contribuer à la simplification et à la réduction de la charge administrative.
Si les audits sont critiques, ils peuvent également être considérés comme une opportunité d'apprentissage et d'amélioration. Le retour d'information du processus d'audit peut aider les gestionnaires de projet à identifier les faiblesses potentielles de leurs systèmes de gestion et de contrôle de projet et à prendre des mesures correctives pour améliorer leurs performances.
Les procédures d'audit spécifiques peuvent varier d'un pays à l'autre et d'un programme à l'autre en raison des différences entre les règles nationales et les structures administratives.
Commission européenne
Si la responsabilité première de la gestion et du contrôle des fonds de l'UE, y compris la réalisation d'audits au niveau des projets, incombe aux États membres, la Commission européenne (CE) a également le pouvoir de réaliser ses propres audits. Ces audits de la CE visent généralement à vérifier l'efficacité des systèmes de gestion et de contrôle mis en place par les États membres, mais ils peuvent également inclure des audits de projets individuels.
Les audits de la CE au niveau des projets sont généralement l'exception plutôt que la règle. Ils sont généralement réalisés lorsque les systèmes de gestion et de contrôle d'un État membre suscitent de sérieuses inquiétudes, ou lorsqu'un projet particulier soulève des préoccupations spécifiques. Dans la plupart des cas, la CE s'appuie sur les audits réalisés par les autorités de gestion de chaque État membre, et le rôle de la CE consiste davantage à vérifier que ces audits sont menés correctement et que les États membres assument leurs responsabilités.
N'oubliez pas qu'en cas de non-conformité, les coûts seront considérés comme inéligibles et seront rejetés, et vous serez soumis à des sanctions administratives et financières.
Fournir des preuves
En cas d'audit, vous devrez fournir des preuves des dépenses déclarées. N'oubliez pas que les documents originaux (ou des copies numériques autorisées) sont nécessaires. La Commission/l'agence acceptera tout document considéré comme un original en vertu de la législation nationale. En l'absence de ces documents, les dépenses qu'ils couvrent seront rejetées.
Be aware that, to be considered eligible, the costs must be:
- actually incurred (not estimated, budgeted or imputed),
- incurred by the beneficiary,
- encourus pendant la durée du projet et utilisés aux seules fins du projet.