6.6. Auditorías

Una vez finalizado el proyecto, es sumamente importante conservar los registros y demás documentación justificativa durante al menos 5 años después de su cierre para poder demostrar la correcta ejecución del proyecto y los costes reclamados en caso de auditoría.

¿Qué es una auditoría?

The audit is an administrative control (in the form of desk–based and/or on-the spot verifications) carried out on projects receiving European Union funding. The main objectives of an audit are:

• checking the legality and regularity of project expenditures, i.e. compliance with laws and regulations and with applicable contractual rules and criteria,
• verifying whether project funds have been used effectively and economically, i.e. in accordance with sound financial management,
• garantizar la correcta ejecución del proyecto.

Tipos de auditorías

Auditoría externa (auditoría de primer nivel) 

En algunos casos, puede exigirse a un proyecto que sus estados financieros sean auditados por un auditor externo. Este suele ser el caso de los proyectos de mayor envergadura, o cuando el proyecto lo ejecuta un consorcio de socios y entraña un alto nivel de complejidad financiera.

Una auditoría externa proporciona una verificación independiente de los estados financieros del proyecto y puede dar garantías tanto a la Autoridad de Gestión como a los ejecutores del proyecto de que la gestión financiera del mismo es sólida.

Sin embargo, no siempre es necesaria una auditoría externa. La necesidad de una auditoría externa vendrá determinada por las normas del fondo específico, el tamaño y la complejidad del proyecto y los requisitos de la Autoridad de Gestión.

En cualquier caso, se requiera o no una auditoría externa, todos los proyectos deben asegurarse de que cuentan con controles internos y sistemas de gestión financiera sólidos para garantizar el uso adecuado de los fondos de la UE. También es importante mantener registros precisos y completos de todas las actividades y gastos del proyecto, ya que serán necesarios en caso de auditoría.

Autoridad de gestión

Estas auditorías contribuyen a garantizar que los fondos se utilicen adecuadamente, de acuerdo con las normas nacionales y de la UE, y alcancen los resultados previstos. He aquí el proceso general y el conjunto de principios que rigen estas auditorías:

1. Selección de proyectos para auditoría: Las autoridades de gestión suelen utilizar un enfoque basado en el riesgo para seleccionar los proyectos que deben auditarse. Pueden tener en cuenta diversos factores, como el tamaño del proyecto, su complejidad, los resultados de auditorías anteriores y el historial del beneficiario en la gestión de fondos de la UE.
2. Procedimientos de auditoría: La auditoría suele incluir una revisión de la documentación del proyecto, los registros financieros y la verificación física de los resultados del proyecto (si procede). Se trata de comprobar el cumplimiento por parte del proyecto de los procedimientos de solicitud, las normas de contratación, la subvencionabilidad de los gastos y la consecución de los objetivos del proyecto.
3. Conclusiones y seguimiento de la auditoría: Tras la auditoría, la Autoridad de Gestión emitirá un informe de auditoría en el que se detallarán las irregularidades o los problemas de incumplimiento detectados y se recomendarán medidas correctoras. Dependiendo de la gravedad de los hallazgos, esto podría dar lugar a correcciones financieras (es decir, el reembolso de los fondos) o cambios en la ejecución del proyecto.

El objetivo de estas auditorías no es sólo garantizar el cumplimiento financiero, sino también mejorar la calidad de la ejecución, aumentar el impacto de los proyectos y contribuir a la simplificación y reducción de la carga administrativa.

Aunque las auditorías son críticas, también pueden considerarse una oportunidad de aprendizaje y mejora. La información obtenida en el proceso de auditoría puede ayudar a los gestores de proyectos a detectar posibles deficiencias en sus sistemas de gestión y control de proyectos y a adoptar medidas correctoras para mejorar su rendimiento.

Los procedimientos específicos de auditoría pueden variar entre países y programas debido a las diferencias en las normas nacionales y las estructuras administrativas.

Comisión Europea

Aunque la responsabilidad principal de la gestión y el control de los fondos de la UE, incluida la realización de auditorías a nivel de proyecto, recae en los Estados miembros, la Comisión Europea (CE) también está facultada para llevar a cabo sus propias auditorías. Estas auditorías de la CE suelen tener por objeto comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control implantados por los Estados miembros, pero también pueden incluir auditorías de proyectos concretos.

Las auditorías de proyectos de la CE suelen ser la excepción más que la regla. Suelen llevarse a cabo cuando existen serias dudas sobre los sistemas de gestión y control de un Estado miembro, o cuando hay preocupaciones específicas sobre un proyecto concreto. En la mayoría de los casos, la CE confía en las auditorías llevadas a cabo por las Autoridades de Gestión de cada Estado miembro, y el papel de la CE consiste más bien en verificar que estas auditorías se llevan a cabo correctamente y que los Estados miembros cumplen con sus responsabilidades.

Tenga en cuenta que, en caso de incumplimiento, los costes se considerarán no subvencionables y serán rechazados, y se le impondrán sanciones administrativas y económicas.

Aportación de pruebas

Cuando se someta a una auditoría, se le pedirá que aporte pruebas de los gastos declarados. Recuerde que se necesitan documentos originales (o copias digitales autorizadas). La Comisión/agencia aceptará cualquier documento considerado original con arreglo a la legislación nacional. Si faltan, se rechazará el gasto que amparan. 

Be aware that, to be considered eligible, the costs must be:

• actually incurred (not estimated, budgeted or imputed),
• incurred by the beneficiary,
• incurridos durante la duración del proyecto y utilizados con el único fin del mismo.