6.5. Kortfattede afsluttende rapporter

I løbet af projektet skal projektkoordinatoren indsende flere statusrapporter til donoren. Den endelige rapport er den, der dækker den sidste rapporteringsperiode, så bevillingen kan afsluttes. Normalt er slutrapporten mere robust og indeholder et detaljeret resumé af, hvad der er sket under hele projektets gennemførelse. 

Hvornår skal jeg begynde at skrive? Hvor meget tid skal der bruges?

Rapportering ved afslutningen af et projekt kan være intens, med stramme deadlines og mange krav. Normalt skal den endelige rapport indsendes 60 dage efter projektets slutdato. Derfor er det vigtigt at planlægge denne aktivitet ordentligt og sætte nok tid af til at udarbejde rapporten. Vær opmærksom på, at alle partnere skal have tid nok til at udfylde deres afsnit og gennemgå den fulde rapport, før den indsendes. 

Afsæt mindst 2-3 uger til denne opgave. Brug cloud-dokumenter så meget som muligt for at holde styr på rapportversionerne. 

Struktur

Den endelige rapport er normalt et dokument på 50 sider på engelsk, men længden kan variere afhængigt af typen af indkaldelse og projektets enhed (hvor "stort" det er osv.). Nogle slutrapporter har specifikke felter, der skal udfyldes med et maksimalt antal tilladte tegn eller ord.

Normalt består en slutrapport af følgende to dele (noget af teksten kan overlappe med den endelige projektevaluering):

• Den første del omfatter kvalitative oplysninger om det arbejde, der er udført på projektet. Du opfordres til at beskrive resultaterne, leverancerne samt den målgruppe, du har nået under hele din indsats.
• Den anden del indeholder en liste over dokumentation og bilag, der skal vedlægges rapporten.

Som regel bliver der også bedt om en finansiel rapport.

Husk, at det er donoren, der skal levere rapporteringsskabeloner (tjeklister eller andre rapporteringsværktøjer), som i god tid distribueres til koordinatoren, som skal give dem videre til partnerne. De beskriver, hvordan oplysningerne skal gives. Fortællende og finansiel rapportering kræver forskellige skabeloner, men udarbejdes på samme tid for de samme rapporteringsperioder og indsendes sammen.

Sædvanlig struktur for afsluttende rapporter:

1. 1. Sammenfatning af projektet: kort beskrivelse af aktionen, hovedmål, vigtigste resultater,
   2. Projektets resultater: oprindelige mål, opnåede mål, indikatorer, output og resultater,
   3. Ledelse af projektet (kvaliteten af projektteamet og samarbejdet),
   4. Udfordringer og erfaringer,
   5. The potentiel indvirkning (herunder den socioøkonomiske indvirkning og de bredere samfundsmæssige konsekvenser af projektet indtil videre) og de vigtigste formidlingsaktiviteter og udnyttelse af resultater,
   6. Bilag.

Alle projektpartnere bør bidrage til udarbejdelsen af rapporten ved at udfylde de relevante afsnit, men det er projektkoordinatoren, der skal indsende den endelige version til donoren.

Tips til rapportering 

Når du skriver den endelige rapport, skal du huske på følgende forslag:

• Brug en klart og præcist sprog.
• Sørg for at Følg skabelonen udfyld alle afsnit og medtag alle bilag.
• Se, om der er en maksimal længde for de forskellige rapportafsnit og hold dig til det.
• Overvej, hvad du skal bruge tid til at dele rapportudkastet med alle projektpartnere for at modtage feedback og til sidst skrive den endelige version, der skal indsendes.
• Sørg for, at mængden af at oplysningerne er proportionelle til det ansøgte udgiftsniveau.
• Fremhæv de vigtigste projektgevinster og præstationer.
• Påpeg eventuelle mangler ved projektet - Hold dine bemærkninger korte, forklarende og objektive.
• Opsummer de indhøstede erfaringer. Husk, at denne del ikke bør komme som en overraskelse for MA (inform - discuss - clarify - resolve - report).

Finansielle aspekter og hvordan man rapporterer om dem

Den finansielle rapport består af årsregnskabet (individuelt og konsolideret for alle partnere) og forklaringen om brugen af ressourcer.  

De finansielle krav er direkte forbundet med anmodningerne om tilskudsaftaler. Under alle omstændigheder skal den finansielle rapportering holde styr på alle de udgifter, der opstår i projektets levetid. Hver udgift skal være relateret til en projekthandling/output/resultat og skal ledsages af en officiel faktura/kvittering/kontrakt/erklæring.