6.5. Kortfattade slutrapporter
Under projektets gång måste projektsamordnaren lämna in flera lägesrapporter till bidragsgivaren. Slutrapporten är den som täcker den sista rapporteringsperioden, för att avsluta bidraget. Vanligtvis är slutrapporten mer robust och innehåller en detaljerad sammanfattning av vad som hände under hela genomförandet av projektet.
När ska jag börja skriva? Hur mycket tid kommer att behövas?
Att rapportera i slutet av ett projekt kan vara intensivt, med snäva tidsfrister och många krav. Vanligtvis ska slutrapporten lämnas in 60 dagar efter projektets slutdatum. Därför är det viktigt att planera denna aktivitet ordentligt och att avsätta tillräckligt med tid för att utarbeta rapporten. Tänk på att alla partner bör ha tillräckligt med tid för att fylla i sina avsnitt och granska den fullständiga rapporten innan den skickas in.
Avsätt minst 2-3 veckor för denna uppgift. Använd molndokument så mycket du kan för att hålla rapportversionerna i schack.
Struktur
Slutrapporten är vanligtvis ett 50-sidigt dokument på engelska, men längden kan variera beroende på typ av utlysning och projektenhet (hur "stort" det är osv.). Vissa slutrapporter har specifika rutor som ska fyllas i med ett maximalt antal tillåtna tecken eller ord.
Vanligtvis består en slutrapport av följande två delar (en del av texten kan överlappa med den slutliga projektutvärderingen):
- Den första delen innehåller kvalitativ information om det arbete som utförts inom projektet. Du uppmanas att beskriva resultaten, leveranserna samt den målgrupp som nåtts under hela din verksamhet.
- Den andra delen innehåller en förteckning över bevis och bilagor som ska bifogas rapporten.
I allmänhet begärs också en finansiell rapport.
Tänk på att det är givaren som ska tillhandahålla rapporteringsmallar (checklistor eller andra rapporteringsverktyg), som i god tid distribueras till samordnaren, som ska vidarebefordra dem till partnerna. I mallarna anges hur informationen ska lämnas. Berättande och finansiell rapportering kräver olika mallar men utarbetas samtidigt för samma rapporteringsperioder och lämnas in tillsammans.
Sedvanlig struktur för slutrapporter:
-
- Sammanfattning av projektet: Kort beskrivning av åtgärden, huvudmål, viktigaste resultat,
- Resultat av projektet: ursprungliga mål, uppnådda mål, indikatorer, output och resultat,
- Förvaltning av projektet (projektgruppens kvalitet och samarbete),
- Utmaningar och lärdomar,
- The potentiell påverkan (inklusive den socioekonomiska effekten och de bredare samhälleliga konsekvenserna av projektet hittills) och den huvudsakliga spridningsverksamheten och utnyttjandet av resultaten,
- Bilagor.
Alla projektpartner bör bidra till utarbetandet av rapporten genom att fylla i relevanta avsnitt, men det är projektsamordnaren som måste lämna in den slutliga versionen till givaren.
Tips för rapportering
Tänk på följande när du skriver slutrapporten:
- Använd en klart och koncist språk.
- Se till att följ mallen fyll i alla avsnitt och inkludera alla bilagor.
- Se om det finns en maximal längd för de olika rapportavsnitten och håll dig till den.
- Tänk på att du kommer att behöva tid för att dela utkastet till rapport med alla projektpartner ta emot feedback och slutligen skriva den slutliga versionen som ska lämnas in.
- Se till att mängden Den information som lämnas är proportionerlig. till den utgiftsnivå som åberopas.
- Lyft fram de viktigaste projektvinsterna och prestationer.
- Påpeka eventuella brister i projektet - Håll dina kommentarer korta, förklarande och objektiva.
- Sammanfatta de lärdomar som dragits. Kom ihåg att denna del inte bör komma som en överraskning för MA (informera - diskutera - klargöra - lösa - rapportera).
Finansiella aspekter och hur man rapporterar om dem
Den finansiella rapporten består av de finansiella rapporterna (individuella och konsoliderade för alla partner) och förklaringen om resursanvändningen.
De finansiella kraven är direkt kopplade till begäran om bidragsavtal. Under alla omständigheter måste den ekonomiska rapporteringen hålla reda på alla utgifter som uppstår under projektets livstid. Varje utgift måste vara relaterad till en projektåtgärd/utfall/resultat och måste åtföljas av en officiell faktura/kvitto/kontrakt/förklaring.