6.5. Informes finales concisos

A lo largo del proyecto, el coordinador tiene que presentar varios informes de situación al donante. El informe final es el que abarca el último periodo de presentación de informes, para cerrar la subvención. Normalmente, el informe final es más sólido y contiene un resumen detallado de lo ocurrido durante toda la ejecución del proyecto. 

¿Cuándo empezar a escribir? ¿Cuánto tiempo necesitará?

La presentación de informes al final de un proyecto puede ser intensa, con plazos ajustados y muchos requisitos. Normalmente, el informe final debe presentarse 60 días después de la fecha de finalización del proyecto. Por eso es clave planificar bien esta actividad y fijar tiempo suficiente para redactar el informe. Tenga en cuenta que todos los socios deben tener tiempo suficiente para rellenar sus secciones y revisar el informe completo antes de presentarlo. 

Dedica un mínimo de 2-3 semanas a esta tarea. Utiliza documentos en la nube en la medida de lo posible para controlar las versiones de los informes. 

Estructura

El informe final suele ser un documento de 50 páginas en inglés, aunque la extensión puede variar según el tipo de convocatoria y la entidad del proyecto (lo "grande" que sea, etc.). Algunos informes finales tienen casillas específicas que deben rellenarse con un número máximo de caracteres o palabras admitidos.

Normalmente, un informe final se compone de las dos partes siguientes (parte del texto puede solaparse con la evaluación final del proyecto):

• La primera parte incluye información cualitativa relacionada con el trabajo realizado en el proyecto. Se le invita a describir los resultados, los entregables, así como el público destinatario al que ha llegado durante toda su acción.
• La segunda parte presenta la lista de pruebas y anexos que se adjuntarán al informe.

Por lo general, también se solicita un informe financiero.

Hay que tener en cuenta que es el donante el que tiene que proporcionar plantillas de informes (listas de comprobación u otras herramientas de información), que se distribuyen con suficiente antelación al coordinador, quien debe transmitirlas a los socios. En ellos se establece cómo debe facilitarse la información. Los informes narrativos y financieros requieren plantillas diferentes, pero se preparan al mismo tiempo para los mismos periodos de información y se presentan juntos.

Estructura habitual de los informes finales:

1. 1. Resumen del proyectoBreve descripción de la acción, principales objetivos y resultados clave,
   2. Resultados del proyectoObjetivos originales, metas alcanzadas, indicadores, productos y resultados,
   3. Gestión del proyecto (calidad del equipo del proyecto y cooperación),
   4. Retos y lecciones aprendidas,
   5. La impacto potencial (incluido el impacto socioeconómico y las implicaciones sociales más amplias del proyecto hasta la fecha) y las principales actividades de difusión y explotación de resultados,
   6. Anexos.

Todos los socios del proyecto deben contribuir a la redacción del informe rellenando las secciones pertinentes; sin embargo, es el coordinador del proyecto quien deberá presentar la versión final al donante.

Consejos para informar 

Al redactar el informe final, ten en cuenta las siguientes sugerencias:

• Utilice un lenguaje claro y conciso.
• Asegúrese de siga la plantilla proporcionado, rellene todas las secciones e incluya todos los anexos.
• Compruebe si hay longitud máxima de las distintas secciones del informe y aténgase a él.
• Considere que necesitará tiempo para compartir el borrador del informe con todos los socios del proyecto para recibir comentarios y redactar finalmente la versión definitiva que se presentará.
• Asegúrese de que la cantidad de la información facilitada es proporcionada al nivel de gasto reclamado.
• Destacar los principales logros del proyecto y logros.
• Señale las deficiencias del proyecto - sea breve, explicativo y objetivo.
• Resuma las lecciones aprendidas. Recuerde que esta parte no debe sorprender a la AM (informar - discutir - aclarar - resolver - informar).

Aspectos financieros y cómo informar sobre ellos

El Informe Financiero consta de los estados financieros (individuales y consolidados de todos los socios) y la explicación sobre el uso de los recursos.  

Los requisitos financieros están directamente relacionados con las solicitudes de acuerdos de subvención. En cualquier caso, los informes financieros deben hacer un seguimiento de todos los gastos que se produzcan durante la vida del proyecto. Cada gasto debe estar relacionado con una acción/producto/resultado del proyecto y debe ir acompañado de una factura/recibo/contrato/declaración oficial.