6.5. Lyhyet loppuraportit
Hankekoordinaattorin on koko hankkeen ajan toimitettava rahoittajalle useita edistymisraportteja. Loppuraportti kattaa viimeisen raportointikauden, jolloin avustus päättyy. Loppuraportti on yleensä laajempi ja sisältää yksityiskohtaisen yhteenvedon siitä, mitä koko hankkeen toteuttamisen aikana tapahtui.
Milloin kirjoittaminen kannattaa aloittaa? Kuinka paljon aikaa tarvitaan?
Raportointi projektin lopussa voi olla intensiivistä, ja siihen liittyy tiukkoja määräaikoja ja paljon vaatimuksia. Yleensä loppuraportti on toimitettava 60 päivän kuluttua hankkeen päättymispäivästä. Tämän vuoksi on tärkeää suunnitella tämä toiminto kunnolla ja varata riittävästi aikaa raportin laatimiseen. Ota huomioon, että kaikilla yhteistyökumppaneilla on oltava riittävästi aikaa täyttää omat osionsa ja tarkistaa koko raportti ennen sen toimittamista.
Varaa tähän tehtävään vähintään 2-3 viikkoa. Käytä mahdollisimman paljon pilvipalveluiden asiakirjoja, jotta raporttiversiot pysyvät hallinnassa.
Rakenne
Loppuraportti on yleensä 50-sivuinen englanninkielinen asiakirja, mutta sen pituus voi vaihdella ehdotuspyynnön tyypin ja hankkeen kokonaisuuden mukaan (kuinka "suuri" hanke on jne.). Joissakin loppuraporteissa on tietyt kentät, jotka on täytettävä ja joissa on enintään sallittu merkkien tai sanojen määrä.
Loppuraportti koostuu yleensä kahdesta seuraavasta osasta (osa tekstistä voi olla päällekkäistä hankkeen loppuarvioinnin kanssa):
- The first part includes qualitative information related to the work done on the project. You are invited to describe the results, the deliverables as well as the target audience reached during your whole action.
- The second part presents the list of evidence and annexes to be attached to the report.
Yleensä pyydetään myös rahoitusselvitys.
Muista, että avunantajan on toimitettava raportointimallit (tarkistuslistat tai muut raportointivälineet), jotka jaetaan hyvissä ajoin etukäteen koordinaattorille, jonka on välitettävä ne kumppaneille. Niissä määritellään, miten tiedot olisi toimitettava. Kertomus- ja talousraportointi edellyttävät eri malleja, mutta ne laaditaan samaan aikaan samoille raportointijaksoille ja toimitetaan yhdessä.
Usual structure of final reports:
-
- Hankkeen tiivistelmä: short description of the action, main objectives, key results,
- Hankkeen tulokset: original goals, targets achieved, indicators, outputs, and outcomes,
- Hankkeen hallinnointi (quality of the project team and cooperation),
- Challenges and lessons learned,
- The potential impact (including the socio-economic impact and the wider societal implications of the project so far) and the main dissemination activities and exploitation of results,
- Annexes.
Kaikkien hankekumppaneiden olisi osallistuttava raportin laatimiseen täyttämällä asiaankuuluvat kohdat, mutta lopullisen version toimittaa rahoittajalle kuitenkin hankekoordinaattori.
Vinkkejä raportointiin
Kun kirjoitat loppuraporttia, pidä mielessäsi seuraavat ehdotukset:
- Käytä selkeä ja ytimekäs kieli.
- Varmista, että noudata mallia täytä kaikki kohdat ja sisällytä kaikki liitteet.
- Katso, onko raportin eri osien enimmäispituus ja pitäydy siinä.
- Ota huomioon, että tarvitset aika jakaa raporttiluonnos kaikille hankekumppaneille. palautteen saamiseksi ja lopullisen version kirjoittamiseksi.
- Varmista, että annetut tiedot ovat oikeasuhteisia haettuun menotasoon nähden.
- Korosta hankkeen tärkeimmät voitot ja saavutukset.
- Osoitetaan mahdolliset hankkeen puutteet - Pidä puheenvuorosi lyhyinä, selittävinä ja asiallisina.
- Yhteenveto saaduista kokemuksista. Muista, että tämän osan ei pitäisi tulla yllätyksenä pääjohtajalle (informoi - keskustele - selvitä - ratkaise - raportoi).
Taloudelliset näkökohdat ja niiden raportointi
Talousraportti koostuu tilinpäätöksestä (yksittäinen tilinpäätös ja konsolidoitu tilinpäätös kaikkien kumppanien osalta) sekä selvityksestä varojen käytöstä.
Taloudelliset vaatimukset liittyvät suoraan avustussopimuspyyntöihin. Rahoitusraportoinnissa on joka tapauksessa seurattava kaikkia hankkeen elinkaaren aikana tapahtuvia menoja. Jokaisen menon on liityttävä hankkeen toimeen/tulokseen/tulokseen, ja siihen on liitettävä virallinen lasku/kuitti/sopimus/ilmoitus.