2.3. God praxis vid sökning efter samtal
Att hålla sig organiserad är avgörande när man söker efter EU-förslagsinfordringar. Här är några tips som hjälper dig att hålla dig organiserad under hela processen. Se det här som en övning i kapacitetsuppbyggnad. I princip är EU:s finansiering strukturerad och administreras på liknande sätt och den organiserade processen hjälper dig att bygga upp din förståelse.
Skapa ett kalkylblad eller ett dokument: Börja med att skapa ett kalkylblad eller dokument för att registrera all relevant information om de finansieringsmöjligheter du stöter på. Lägg till kolumner för programmets namn, finansieringsorganisation, sista ansökningsdag, urvalskriterier och andra viktiga uppgifter.
Kategorisera finansieringsprogram: Gruppera finansieringsprogrammen i kategorier baserat på deras relevans för din organisation för sociala tjänster. Du kan till exempel skapa kategorier som "Social välfärd", "Utbildning" eller "Hälso- och sjukvård". Detta hjälper dig att snabbt identifiera de program som ligger i linje med din organisations fokus.
Anteckna viktiga datum: Anteckna sista ansökningsdatum och andra viktiga datum som rör finansieringsprogrammen. Ställ in påminnelser eller meddelanden för att se till att du inte missar några tidsfrister.
Markera kriterier för behörighet: Var noga med att läsa igenom kriterierna för varje finansieringsprogram. Notera de specifika kraven, t.ex. geografiska begränsningar, målgrupper eller projektets omfattning. Lyft fram eventuella kriterier som din organisation uppfyller eller behöver ta hänsyn till.
Håll reda på styrkande handlingar: Vissa finansieringsprogram kan kräva att särskilda styrkande handlingar skickas in tillsammans med ansökan. Gör en checklista över dessa dokument och notera eventuella ytterligare krav, t.ex. översättningar eller certifieringar.
Förvara en checklista: Skapa en checklista över de steg som du behöver genomföra för varje finansieringsmöjlighet. Det kan handla om att granska riktlinjer, ta fram ett projektförslag, samla in stödjande dokument och skicka in ansökan. Bocka av varje uppgift när du slutför den för att följa dina framsteg.
Sätt upp påminnelser: Använd kalenderpåminnelser eller verktyg för uppgiftshantering för att hålla koll på viktiga tidsfrister och uppgifter. Ställ in påminnelser i god tid för att ge dig själv tillräckligt med tid för att förbereda nödvändiga dokument och slutföra ansökan.
Spara relevanta länkar och dokument: Spara kopior av riktlinjerna för finansiering, ansökningsblanketter och andra relevanta dokument i en särskild mapp på din dator eller i molnlagring. På så sätt kan du enkelt komma åt dem när du behöver dem.
Granska och uppdatera regelbundet: Gå regelbundet igenom kalkylbladet eller dokumentet för att se till att det är uppdaterat. Ta bort utgångna möjligheter, uppdatera tidsfrister för ansökan och lägg till nya finansieringsprogram när du stöter på dem.
Vi har talat om att bedöma din organisations kapacitet i Kapitel 1. Vi anser att även om detta är lite av en administrativ uppgift så bygger det upp din organisations kunskapsdatabas. Vi rekommenderar att ni använder molnbaserade dokument, delar och samarbetar. Håll processen enkel, texterna lätta och strukturerad.
Tips för tidshantering
Förvänta dig inte något revolutionerande, vi vill bara påminna dig om några goda exempel som vi själva försöker följa.
- Börja tidigt: Detta är lättare sagt än gjort. Vi befinner oss i en hektisk sektor. Ge dig själv tillräckligt med tid genom att börja söka i god tid före ansökningstidens utgång. På så sätt kan du göra grundliga efterforskningar, planera och utveckla ditt förslag.
- Fokusera på relevanta samtal: Begränsa din sökning genom att rikta in dig på finansieringsutlysningar som ligger nära dina projektmål, din målgrupp och ditt temaområde. Du har gjort din research tidigare, eller hur?
- Använd sökfilter: Använd sökfilter och parametrar när du använder onlineplattformar eller databaser. Använd nyckelord, målsektorer, finansieringsprioriteringar och geografiska preferenser för att förfina din sökning och hitta de mest relevanta utlysningarna.
- Prenumerera på meddelanden: Håll dig uppdaterad genom att prenumerera på nyhetsbrev, e-postlistor eller onlineplattformar som ger uppdateringar om EU:s finansieringsmöjligheter. Då får du information i god tid om nya utlysningar, kommande tidsfrister och ändringar i finansieringsprioriteringarna.
- Nätverka, samarbeta, sök vägledning: Samarbeta med andra organisationer, projektledare och intressenter som har erfarenhet av EU-finansiering. Delta i evenemang, workshops och konferenser för att utöka ditt nätverk och få insikter om finansieringsmöjligheter. Samarbete och kunskapsutbyte kan spara tid och ge dig värdefulla råd.
Sökfilter - tips om nyckelordssökning
När du som leverantör av sociala tjänster söker efter ansökningsomgångar för EU-finansiering kan rätt sökord hjälpa dig att hitta relevant information mer effektivt. Här är några nyckelord och fraser du kan använda:
- Sociala tjänster: Inkludera sökord som är relaterade till ditt specifika område inom sociala tjänster, till exempel "social integration", "sysselsättningsstöd", "ungdomsutveckling", "äldreomsorg", "handikapptjänster" eller "familjestöd".
- EU-finansiering: Använd sökord som "EU funding", "European funding", "European grants" eller "EU funding opportunities" för att begränsa din sökning till finansiering som specifikt tillhandahålls av Europeiska unionen.
- Finansieringsprogram: Ange namnen på de EU-finansieringsprogram som är relevanta för din bransch, t.ex. "Europeiska socialfonden (ESF+)", "Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF)".
- Inbjudan att lämna förslag: Lägg till termer som "calls for proposals", "open calls", "grant competitions" eller "funding applications" i din sökning för att fokusera på aktuella finansieringsmöjligheter.
- Kriterier för berättigandea: Använd sökord som "behörighetskrav", "kriterier för sökande" eller "vem kan ansöka" för att hitta information om de specifika kriterier som du måste uppfylla för att vara berättigad till EU-finansiering.
- Tidsfrister: Om du har en specifik tidsram i åtanke kan du inkludera termer som "ansökningsdatum", "sista ansökningsdag" eller "inlämningsdatum" för att hitta finansieringsmöjligheter med ansökningsperioder som passar ditt schema.
- Målgrupper: Om dina sociala tjänster riktar sig till särskilda grupper ska du inkludera nyckelord som är relaterade till dessa grupper, t.ex. "ungdomar", "arbetslösa", "personer med funktionsnedsättning", "flyktingar", "migranter" eller "utsatta befolkningsgrupper".
Kom ihåg att kombinera dessa nyckelord i dina sökfrågor för att förfina dina resultat och hitta den mest relevanta informationen.