2.3. Osvedčené postupy pri vyhľadávaní výziev

Pri vyhľadávaní výziev EÚ na predkladanie návrhov je veľmi dôležité zachovať si organizáciu. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu udržať si organizáciu počas celého procesu. Berte to ako cvičenie na budovanie kapacít. Financovanie EÚ je v zásade štruktúrované a spravované podobne a organizovaný proces vám pomôže vybudovať si prehľad.

Vytvorte tabuľku alebo dokument: Start by creating a spreadsheet or document to record all the relevant information about the funding opportunities you come across. Include columns for the programme name, funding organisation, application deadline, eligibility criteria, and any other important details.

Kategorizácia programov financovania: Zoskupte programy financovania do kategórií na základe ich významu pre vašu organizáciu sociálnych služieb. Môžete napríklad vytvoriť kategórie ako "Sociálna starostlivosť", "Vzdelávanie a odborná príprava" alebo "Zdravotná starostlivosť". To vám pomôže rýchlo identifikovať programy, ktoré sú v súlade so zameraním vašej organizácie.

Zapíšte si kľúčové dátumy: Zaznamenajte si termíny podávania žiadostí a všetky ďalšie dôležité dátumy súvisiace s programami financovania. Nastavte si pripomenutia alebo upozornenia, aby ste nezmeškali žiadne termíny.

Zdôraznite kritériá oprávnenosti: Venujte pozornosť kritériám oprávnenosti jednotlivých programov financovania. Zaznamenajte si konkrétne požiadavky, ako sú geografické obmedzenia, cieľový príjemca alebo rozsah projektu. Zvýraznite všetky kritériá, ktoré vaša organizácia spĺňa alebo musí splniť.

Sledujte podporné dokumenty: Niektoré programy financovania môžu vyžadovať predloženie osobitných podporných dokumentov spolu so žiadosťou. Vytvorte si kontrolný zoznam týchto dokumentov a zaznamenajte si všetky ďalšie požiadavky, ako sú preklady alebo osvedčenia.

Vedenie kontrolného zoznamu: Vytvorte si kontrolný zoznam krokov, ktoré musíte vykonať pre každú príležitosť financovania. Môže to zahŕňať úlohy, ako je preskúmanie usmernení, vypracovanie návrhu projektu, zhromaždenie podporných dokumentov a predloženie žiadosti. Každú úlohu si odškrtnite, keď ju dokončíte, aby ste mohli sledovať svoj pokrok.

Nastavenie pripomienok: Používajte pripomenutia v kalendári alebo nástroje na správu úloh, aby ste mali prehľad o dôležitých termínoch a úlohách. Nastavte si pripomenutia v dostatočnom predstihu, aby ste mali dostatok času na prípravu potrebných dokumentov a dokončenie žiadosti.

Uloženie príslušných prepojení a dokumentov: Uložte si kópie usmernení o financovaní, formulárov žiadostí a akýchkoľvek iných relevantných dokumentov do osobitného priečinka v počítači alebo v cloudovom úložisku. To vám umožní jednoduchý prístup k nim vždy, keď to budete potrebovať.

Pravidelne kontrolujte a aktualizujte: Pravidelne kontrolujte svoju tabuľku alebo dokument, aby ste sa uistili, že je stále aktuálny. Odstráňte možnosti, ktorých platnosť vypršala, aktualizujte termíny podávania žiadostí a pridávajte nové programy financovania, keď na ne narazíte.

Hovorili sme o hodnotení kapacity vašej organizácie v Kapitola 1. Domnievame sa, že aj keď je to trochu administratívna úloha, vytvára databázu znalostí vašej organizácie. Odporúčame vám využívať cloudové dokumenty, zdieľať a spolupracovať. Udržujte proces jednoduchý, texty ľahké a štruktúrované.

Tipy na riadenie času

Nečakajte nič prevratné, len vám chceme pripomenúť niekoľko osvedčených postupov, ktoré sa sami snažíme dodržiavať.

1. Začnite včas: To sa ľahšie povie, ako urobí. Sme v rušnom sektore. Napriek tomu si dajte dostatok času a začnite s hľadaním v dostatočnom predstihu pred termínom podávania žiadostí. To vám umožní dôkladne preskúmať, naplánovať a vypracovať svoju žiadosť.
2. Zamerajte sa na relevantné výzvy: Zúžte svoje vyhľadávanie tak, že sa zameriate na výzvy na financovanie, ktoré sú v úzkom súlade s cieľmi vášho projektu, cieľovou skupinou a tematickou oblasťou. Predtým ste si urobili prieskum, však?
3. Využívajte filtre vyhľadávania: Pri používaní online platforiem alebo databáz používajte vyhľadávacie filtre a parametre. Na spresnenie vyhľadávania a nájdenie najrelevantnejších výziev použite kľúčové slová, cieľové sektory, priority financovania a geografické preferencie.
4. Prihláste sa na odber upozornení: Aktuálne informácie získate prihlásením sa na odber informačných bulletinov, poštových zoznamov alebo online platforiem, ktoré poskytujú aktuálne informácie o možnostiach financovania EÚ. Zabezpečíte si tak, že budete včas dostávať oznámenia o nových výzvach, blížiacich sa termínoch a zmenách v prioritách financovania.
5. Vytvárajte siete, spolupracujte, hľadajte poradenstvo: Spolupracujte s inými organizáciami, projektovými manažérmi a zainteresovanými stranami, ktoré majú skúsenosti s financovaním EÚ. Zúčastnite sa podujatí, seminárov a konferencií, aby ste rozšírili svoju sieť a získali prehľad o možnostiach financovania. Spolupráca a zdieľanie poznatkov vám môžu ušetriť čas a poskytnúť cenné rady.

Vyhľadávacie filtre - tipy na vyhľadávanie podľa kľúčových slov

Pri vyhľadávaní výziev na predkladanie návrhov na financovanie z fondov EÚ vám ako poskytovateľovi sociálnych služieb môže použitie správnych kľúčových slov pomôcť efektívnejšie nájsť relevantné informácie. Tu sú niektoré z nich Kľúčové slová a frázy môžete použiť:

• Sociálne služby: Include keywords related to your specific area of social services, such as “social inclusion,” “employment support,” “youth development,” “elderly care,” “disability services,” or “family support.”
• Financovanie zo strany EÚ: Use keywords like “EU funding,” “European funding,” “European grants,” or “EU funding opportunities” to narrow down your search to funding specifically provided by the European Union.
• Programy financovania: Include the names of EU funding programs that are relevant to your sector, such as “European Social Fund (ESF+),” “European Regional Development Fund (ERDF).”
• Výzvy na predkladanie návrhov: Add terms like “calls for proposals,” “open calls,” “grant competitions,” or “funding applications” to your search to focus on current funding opportunities.
• Kritériá oprávnenostia: Include keywords such as “eligibility requirements,” “applicant criteria,” or “who can apply” to find information about the specific criteria you need to meet in order to be eligible for EU funding.
• Termíny: If you have a specific time frame in mind, include terms like “application deadlines,” “closing dates,” or “submission timelines” to find funding opportunities with application periods that align with your schedule.
• Cieľové skupiny: If your social services target specific groups, include keywords related to those groups, such as “youth,” “unemployed,” “people with disabilities,” “refugees,” “migrants,” or “vulnerable populations.”

Nezabudnite tieto kľúčové slová kombinovať vo vyhľadávacích dotazoch, aby ste spresnili výsledky a našli najrelevantnejšie informácie.