6.6. Revisioner
Når projektet er afsluttet, er det utrolig vigtigt at bevare register og anden styrende dokumentation i mindst 5 år efter afslutningen for at kunne bevise det korrekte projektgenomførelse og de redovisade kostnader vid en eventuell revision.
Hvad er en revision?
Revisionen er en administrativ kontrol (i form af skrivbordskontroller og/eller kontroller på stedet), som udføres på et projekt, der får finansiering fra Den Europæiske Union. De vigtigste mål for en revision er følgende:
- Kontroller, at projektopgaverne er laglige og korrekte, dvs. at de stemmer overens med love og andre forfattere og med gældende aftaleregler og kriterier,
- Kontrollen af projektmedlen anvendes på en effektiv og økonomisk måde, dvs. i overensstemmelse med sund økonomisk forvaltning,
- sikre en korrekt gennemførelse af projektet.
Typer af revisioner
Ekstern revision (revision på første niveau)
I visse tilfælde kan et projekt få sine finansielle rapporter godkendt af en ekstern revisor. Dette er ofte tilfældet for større projekter, eller når projektet gennemføres af et konsortium af partnere og en høj grad af finansiel kompleksitet er involveret.
En ekstern revision giver en uafhængig verificering af projektets finansielle rapporter og kan give både forvaltningsmyndigheden og projektgenomførerne en forsikring om, at den finansielle forvaltning af projektet er sund.
En ekstern revision kræver dog ikke altid. Behovet for en ekstern revision kommer til at omfatte regler for den specifikke fond, projektets størrelse og kompleksitet samt krav fra den forvaltende myndighed.
Uanset om det kræver en ekstern revision eller ej, må alle projekter se til, at de har robuste interne kontroller og systemer til økonomisk forvaltning for at sikre, at EU-medlen bruges på rette måde. Det er også vigtigt at føre et grundigt og samlet register over alle projektaktiviteter og udgifter, da disse vil være nødvendige ved en eventuel revision.
Forvaltende myndighed
Disse revisioner bidrager til at sikre, at medlen bruges på passende måde, i tråd med EU:s og nationale regler, og at de tilsigtede resultater opnås. Her følger en generel proces og en række principper, som styrer disse revisioner:
- Urval av projekt för revision: Forvaltende myndigheder bruger normalt en risikobaseret fremgangsmåde for at vælge et projekt til revision. De kan tage hensyn til forskellige faktorer som projektets størrelse, dets kompleksitet, tidligere revisionsresultater og stödmottagarens meriter, når det gælder at forvalte EU-midler.
- Revisionsforfaranden: Revisionen omfatter normalt en gennemgang af projektdokumentation, regnskaber og fysisk kontrol af projektresultatet (i tillämpliga fall). Dette indebærer kontrol af projektets overholdelse af ansøgningsförfaranden, ophandlingsregler, utgifternas stödberättigande och uppnåendet av projektmålen.
- Revisionsresultat og opfølgning: Efter revisionen kommer forvaltningsmyndigheden til at udstede en revisionsrapport, som beskriver eventuelle oegentligheder eller manglende overholdelse og anbefaler korrigerende foranstaltninger. Beroende på hvor alvorlige resultaterne er, kan dette føre til finansielle korrektioner (dvs. tilbagebetaling af midler) eller ændringer af projektets gennemførelse.
Formålet med disse revisioner er ikke bare at sikre finansiel efterlevnad, men også at forbedre kvaliteten på gennemførelsen, øge projektets effekt og bidrage til at forenkle og mindske den administrative byrde.
Revisioner er kritiske, men de kan også ses som en mulighed til læring og forbedring. Genoptagelse af revisionsprocessen kan hjælpe projektlederne med at identificere potentielle svagheder i deres projektlednings- og kontrolsystem og med at træffe korrigerende foranstaltninger for at forbedre deres resultater.
De specifikke revisionsforpligtelser kan variere mellem lande og programmer på grund af forskelle i nationale regler og administrative strukturer.
Den Europæiske Kommission
Medlemsstaterne har hovedansvaret for at forvalte og kontrollere EU-medlen, herunder at gennemføre revisioner på projektniveau, men Den Europæiske Kommission (EG) har også beføjelser til at gennemføre egne revisioner. Disse EG-revisioner tjener normalt til at kontrollere effektiviteten i de forvaltnings- og kontrolsystemer, som medlemsstaterne har indført, men de kan også omfatte revisioner af enkelte projekter.
EG:s revisioner på projektniveau er i almindelighed snarere undtagelse end regel. De udføres normalt, når der findes alvorlige farhågor om forvaltnings- og kontrolsystemer i en medlemsstat, eller når der findes specifikke farhågor om et bestemt projekt. I de fleste tilfælde forlitar sig EG på de revisioner, som udføres af forvaltningsmyndighederne i hver medlemsstat, og EG:s rolle handler mere om at kontrollere, at disse revisioner udføres korrekt, og at medlemsstaterne opfylder deres forpligtelser.
Tænk på, at hvis du ikke følger reglerne, kommer omkostningerne til at være ikke-støtteberettigede og kommer til at afvise, og du kommer til at blive genstand for administrative og økonomiske påföljder.
Tilvejebringelse af bevis
Ved en revision kommer I til at behøve styrke de udgifter, som redovisas. Husk, at originalhandlinger (eller godkendte digitale kopier) er nødvendige. Kommissionen/organet accepterer alle dokumenter, der betragtes som originale i henhold til national lovgivning. Om disse mangler kommer de utgifter som de täcker att avvisas.
Bemærk at Kosten må være følgende for at være støtteberettigede:
- faktiskt uppkommit (inte uppskattat, budgeterat eller beräknat),
- som förmånstagaren ådragit sig,
- som opkommer under projektets løbetid og som kun bruges til projektets formål.