6.6. Revisioner
När projektet har avslutats är det oerhört viktigt att bevara register och annan styrkande dokumentation i minst 5 år efter avslutandet för att kunna bevisa det korrekta projektgenomförandet och de redovisade kostnaderna vid en eventuell revision.
Vad är en revision?
Revisionen är en administrativ kontroll (i form av skrivbordskontroller och/eller kontroller på plats) som utförs på projekt som får finansiering från Europeiska unionen. De viktigaste målen för en revision är följande:
- Kontrollera att projektutgifterna är lagliga och korrekta, dvs. att de överensstämmer med lagar och andra författningar och med tillämpliga avtalsregler och kriterier,
- Kontrollera om projektmedlen har använts på ett effektivt och ekonomiskt sätt, dvs. i enlighet med sund ekonomisk förvaltning,
- säkerställa ett korrekt genomförande av projektet.
Typer av revisioner
Extern revision (revision på första nivån)
I vissa fall kan ett projekt behöva få sina finansiella rapporter granskade av en extern revisor. Detta är ofta fallet för större projekt, eller när projektet genomförs av ett konsortium av partner och en hög nivå av finansiell komplexitet är inblandad.
En extern revision ger en oberoende verifiering av projektets finansiella rapporter och kan ge både förvaltningsmyndigheten och projektgenomförarna en försäkran om att den finansiella förvaltningen av projektet är sund.
En extern revision krävs dock inte alltid. Behovet av en extern revision kommer att avgöras av reglerna för den specifika fonden, projektets storlek och komplexitet samt kraven från den förvaltande myndigheten.
Oavsett om det krävs en extern revision eller inte måste alla projekt se till att de har robusta interna kontroller och system för ekonomisk förvaltning för att säkerställa att EU-medlen används på rätt sätt. Det är också viktigt att föra noggranna och heltäckande register över alla projektaktiviteter och utgifter, eftersom dessa kommer att behövas vid en eventuell revision.
Förvaltande myndighet
Dessa revisioner bidrar till att säkerställa att medlen används på lämpligt sätt, i linje med EU:s och nationella regler, och att de avsedda resultaten uppnås. Här följer en allmän process och en uppsättning principer som styr dessa revisioner:
- Urval av projekt för revision: Förvaltande myndigheter använder vanligtvis ett riskbaserat tillvägagångssätt för att välja ut projekt för revision. De kan beakta olika faktorer som projektets storlek, dess komplexitet, tidigare revisionsresultat och stödmottagarens meriter när det gäller att förvalta EU-medel.
- Revisionsförfaranden: Revisionen omfattar vanligtvis en granskning av projektdokumentation, räkenskaper och fysisk kontroll av projektresultat (i tillämpliga fall). Detta innebär kontroll av projektets efterlevnad av ansökningsförfaranden, upphandlingsregler, utgifternas stödberättigande och uppnåendet av projektmålen.
- Revisionsresultat och uppföljning: Efter revisionen kommer förvaltningsmyndigheten att utfärda en revisionsrapport som beskriver eventuella oegentligheter eller bristande efterlevnad och rekommenderar korrigerande åtgärder. Beroende på hur allvarliga resultaten är kan detta leda till finansiella korrigeringar (dvs. återbetalning av medel) eller ändringar av projektets genomförande.
Syftet med dessa revisioner är inte bara att säkerställa finansiell efterlevnad, utan också att förbättra kvaliteten på genomförandet, öka projektens effekt och bidra till att förenkla och minska den administrativa bördan.
Revisioner är kritiska, men de kan också ses som en möjlighet till lärande och förbättring. Återkopplingen från revisionsprocessen kan hjälpa projektledarna att identifiera potentiella svagheter i sina projektlednings- och kontrollsystem och att vidta korrigerande åtgärder för att förbättra sina resultat.
De specifika revisionsförfarandena kan variera mellan länder och program på grund av skillnader i nationella regler och administrativa strukturer.
Europeiska kommissionen
Medlemsstaterna har huvudansvaret för att förvalta och kontrollera EU-medlen, inklusive att genomföra revisioner på projektnivå, men Europeiska kommissionen (EG) har också befogenhet att genomföra egna revisioner. Dessa EG-revisioner syftar vanligtvis till att kontrollera effektiviteten i de förvaltnings- och kontrollsystem som medlemsstaterna har infört, men de kan också omfatta revisioner av enskilda projekt.
EG:s revisioner på projektnivå är i allmänhet snarare undantag än regel. De utförs vanligtvis när det finns allvarliga farhågor om förvaltnings- och kontrollsystemen i en medlemsstat, eller när det finns specifika farhågor om ett visst projekt. I de flesta fall förlitar sig EG på de revisioner som utförs av förvaltningsmyndigheterna i varje medlemsstat, och EG:s roll handlar mer om att kontrollera att dessa revisioner utförs korrekt och att medlemsstaterna fullgör sina skyldigheter.
Tänk på att om du inte följer reglerna kommer kostnaderna att anses vara icke stödberättigande och kommer att avvisas och du kommer att bli föremål för administrativa och ekonomiska påföljder.
Tillhandahållande av bevis
Vid en revision kommer ni att behöva styrka de utgifter som redovisats. Kom ihåg att originalhandlingar (eller godkända digitala kopior) behövs. Kommissionen/organet godtar alla dokument som betraktas som original enligt nationell lagstiftning. Om dessa saknas kommer de utgifter som de täcker att avvisas.
Observera att kostnaderna måste vara följande för att vara stödberättigande:
- faktiskt uppkommit (inte uppskattat, budgeterat eller beräknat),
- som förmånstagaren ådragit sig,
- som uppkommer under projektets löptid och som endast används för projektets ändamål.