6.2. Afslutning af projektet
Projektafslutningen er den sidste fase i projektets livscyklus. Det er i dette skede som alle leveranser slutförs och formellt överförs, och all dokumentation signeras, godkänns och arkiveras.
Processen opfattes ofte som en kedelig administrativ opgave, der gøres hurtigt for at man skal kunne gå videre til næste projekt. Dette risikerer dog at mindske den betydning og det værdi, som et effektivt projektafslut faktisk har.
At afslutte et projekt er et afgørende skridt for at tilvejebringe korrekt information til at analysere dets resultater og effekter og se, om der fanges succesfaktorer og fejltagelser, som læres og anvendes konstruktivt i det fremtidige projekt.
Selv om det er projektlederens opgave at lede dette arbejde, må hele projektgruppen deltage i afslutningsprocessen, så alle kan bidrage med sine observationer og sin feedback.
Det er utroligt vigtigt, at denne fase i et projekt planlægges ordentligt ligesom alle de andre for at sikre en effektiv overlevering af resultat, dokument osv.
Betydelse
At lukke et projekt på ret måde er særligt vigtigt, fordi det viser og sikrer at:
- du har afsluttet alt arbejde ifølge projektplanen og projektomfattningen,
- ni har gennemført alle projektledningsprocesser,
- Vi har fået slutgodkendelse og godkendelse af leverablerne fra alle parter,
- du har frigjort ressourcer fra projektet, såsom mennesker, hårdvara og entreprenører,
- du fanger projektets gevinster og svagheder. Dette kan være særligt nyttigt for fremtidige projekter, eftersom du kan gå tilbage til tidligere projekter for at se, hvad der fungerede godt, og hvad der ikke gjorde det,
- Du har udarbejdet en plan, der sikrer bæredygtigheden i det afsluttede projekt,
- kan du vise give din pålidelighed og dit engagement for effektivt at gennemføre og afslutte projektet.
Steg til at følge
- Afslut og overfør alle projektresultater til givaren. Gå igennem bidragsaftalen for at identificere alle leverabler og se til at de har afsluttet og overleveret.
- Granska alla dokument som tagits fram under genomförandet av projektet. Kontrollér, at alle kontrakter (interne og eksterne) er underskrevet, at alle tidsrapporter er samlæst, og at alle betalinger er foretaget - det er ikke gjort om det ikke er betalt for!
- Formellt frigöra resurser från projektet, inklusive leverantörer, entreprenörer, teammedlemmar och andra partners. Meddel dem, at projektet er afsluttet, bekræft eventuelle slutbetalinger eller forpligtelser og frigør dem officielt, så de kan arbejde med andre projekter.
- Slut med en endelig evaluering for at vurdere projektets resultater, fejl og udfordringer samt identificere muligheder for forbedringer i fremtiden.
- Ta fram de slutliga narrativa och finansiella rapporterna i enlighet med givarens riktlinjer.
- Arkivera dokument. Se til at alt registreres og samles ind på rette måde. På den måde kan du altid drage nytte af de lærdomar og kunskaper, som du har fået under projektets gennemførelse og være opmærksom på, om det skulle blive aktuelt med en revision.
- Granska policyn för bevarande av allt projektrelaterat material.
- Spred projektresultaterne på passende vis. Dette består i at fremme projektresultaterne og skabe en positiv "multiplikatoreffekt", så det, der er opnået, bliver brugbart og inspirerende for andre indsatser.
- Udvikla en hållbarhetsplan som säkerställer fortsatt användning av projektets resultat.