6.2. Avslutning av projektet
Projektavslut är den sista fasen i projektets livscykel. Det är i detta skede som alla leveranser slutförs och formellt överförs, och all dokumentation signeras, godkänns och arkiveras.
Processen uppfattas ofta som en tråkig administrativ uppgift som görs snabbt för att man ska kunna gå vidare till nästa projekt. Detta riskerar dock att minska den betydelse och det värde som ett effektivt projektavslut faktiskt har.
Att avsluta ett projekt är ett avgörande steg för att tillhandahålla korrekta uppgifter för att analysera dess resultat och effekter och se till att framgångsfaktorer och misstag fångas upp, lärs ut och används konstruktivt i framtida projekt.
Även om det är projektledarens uppgift att leda detta arbete måste hela projektgruppen delta i avslutningsprocessen så att alla kan bidra med sina iakttagelser och sin feedback.
Det är oerhört viktigt att denna fas i ett projekt planeras ordentligt liksom alla de andra för att säkerställa en effektiv överlämning av resultat, dokument etc.
Betydelse
Att stänga ett projekt på rätt sätt är särskilt viktigt eftersom det visar och säkerställer att:
- du har slutfört allt arbete enligt projektplanen och projektomfattningen,
- ni har genomfört alla projektledningsprocesser,
- ni har fått slutgodkännande och godkännande av leverablerna från alla parter,
- du har frigjort resurser från projektet, såsom människor, hårdvara och entreprenörer,
- du fångar upp projektets vinster och svagheter. Detta kan vara särskilt användbart för framtida projekt, eftersom du kan gå tillbaka till tidigare projekt för att se vad som fungerade bra och vad som inte gjorde det,
- Du har tagit fram en plan som garanterar hållbarheten i det slutförda projektet,
- kan du visa givaren din pålitlighet och ditt engagemang för att effektivt genomföra och slutföra projekt.
Steg att följa
- Slutför och överför alla projektresultat till givaren. Gå igenom bidragsavtalet för att identifiera alla leverabler och se till att de har slutförts och överlämnats.
- Granska alla dokument som tagits fram under genomförandet av projektet. Kontrollera att alla kontrakt (interna och externa) har undertecknats, att alla tidrapporter har samlats in och att alla betalningar har gjorts – det är inte gjort om det inte har betalats för!
- Formellt frigöra resurser från projektet, inklusive leverantörer, entreprenörer, teammedlemmar och andra partners. Meddela dem att projektet är avslutat, bekräfta eventuella slutbetalningar eller skyldigheter och frigör dem officiellt så att de kan arbeta med andra projekt.
- Slutföra en slutlig utvärdering för att bedöma projektets framgångar, misslyckanden och utmaningar samt identifiera möjligheter till förbättringar i framtiden.
- Ta fram de slutliga narrativa och finansiella rapporterna i enlighet med givarens riktlinjer.
- Arkivera dokument. Se till att allt registreras och samlas in på rätt sätt. På så sätt kan ni alltid dra nytta av de lärdomar och kunskaper som ni fått under projektets genomförande och vara beredda om det skulle bli aktuellt med en revision.
- Granska policyn för bevarande av allt projektrelaterat material.
- Sprida projektresultaten på lämpligt sätt. Detta består i att främja projektresultaten och skapa en positiv “multiplikatoreffekt” så att det som har uppnåtts blir användbart och inspirerande för andra insatser.
- Utveckla en hållbarhetsplan som säkerställer fortsatt användning av projektets resultat.