3.4. Utarbeta förslaget
Behovet av
I det her kapitel behandles behovet for et forslagsskrivningsperspektiv. Du bør også læse kapitel 1 for at få et bredt billede af behovene hos din målgruppe.
Definiera behovet
For bedst at kunne udtrykke et behov er det nødvendigt at kontekstualisere det for at gøre en vurdering af situationen. Dette behov skal udtrykkes af aktørerne på marken og fylde en lucka. Det er derfor nødvendigt at høre med de vigtigste aktører, som er knyttet til dette problem for at forstå og formulere deres behov som helhed: dets nødsituation, dets udfordringer, dets hinder, interessenterne, de centrale spørgsmål osv. Du skal være opmærksom på, at visse behov er dolda og vanskelige at identificere direkte. Individers støttebehov kan være komplekse og varierende.
Det er vigtigt at være tydelig og specifik, når det gælder de behov som du lyfter fram:
- Behov: Hvad er den sag, du forsvarer/støtter? Inden for hvilket virksomhedsområde vil du handle?
- Målgruppe: For hvem opfylder dette behov? Hvem er de mennesker, der påvirkes af dette spørgsmål?
- Sammanhang: Forklar i hvilket sammanhang detta behov uppstår: historiskt, sociopolitiskt, demografiskt osv.
- Geografisk räckvidd: I vilket geografiskt område är behovet som mest påtagligt?
- Gap: Hvad mangler for närvarande som ni behöver mål för att åtgärda?
- Intressenter: Hvilke andre aktører kan involveres? På hvilken måde påvirkes de?
Bevisa behovet
Det er vigtigt at vise, hvorfor dit projekt er nødvendigt gennem konkrete beviser. For at objektivere behovet findes det to huvudsakliga sätt att belysa det: litterära resurser i ämnet samt kvalitativa och kvantitativa data. Tillförlitliga och erkända resurser och/eller uppgifter är avgörande för att stödja ditt förslag och visa var och vad som är den lucka som ditt förslag syftar till att fylla.
Når det gælder litterære ressourcer, handler det om at finde relevante studier for at støtte det behov, som du tidligere har defineret og udtrykt. Litteraturen findes i landstrategidokument og relevante udviklingspolitiske dokument fra EU-institutionerna (Europeiska kommissionen, Europaparlamentet, Europeiska unionens råd) och deras forskningscentrum, EU-organ (t.ex. Eurofound, EU-OSHA, etc.), FN och dess fackorgan, OECD, etc. At udvikle kontakter med universiteter, akademikere og forskere inden for dit område kan også hjælpe dig med at finde rigtige studier og præcisere dine behov.
Desuden kan du konsultere projekter, der allerede er gennemført i emnet for at forstå, hvad der er mislykkedes, hvilke foranstaltninger der er nødvendige, eller hvordan man kan gennemføre eller udfylde lykken med allerede gennemførte foranstaltninger.
Som et komplement kan du også gennemføre feltundersøgelser for at kvantificere dit behov. Hvilken type undersøgelse, der skal gennemføres, varierer og er mangfoldig, det er op til dig at afgøre, hvad der er mest relevant for din organisation. Forskare kan også hjælpe dig i det afseendet, at identificere hvilken type data, at utforma din undersøgelse metodologisk eller eventuelt at gennemføre undersøgelsen for sin egen forskning:
- For kvalitativt indhold kan du gennemføre interviews (individuelle eller kollektive) og samle i vidnesmål.
- For kvantitativt indhold er det relevant at gennemføre undersøgelser/enkäter for at nå et større antal personer og kvantificere behovet.
Var medveten om de fördomar som är relaterade till representativiteten i ditt urval och uttryck dessa fördomar när du objektifierar ditt behov.
Demonstrera expertis
Derefter må du vise, at din organisation er bedst egnet til at opfylde dette behov og at den ombeds at gøre det. Dette kan gøres ved at indsamle kvalitative beviser: engagement i lokalsamhället, stödbrev, meriter, användning av dina partner. Du bør også løfte sløret for lignende projekter, som du har gennemført tidligere, og som har givet dig erfaring med at opfylde dette behov. Du bør finde denne information i dine virksomhedsrapporter eller dine partnerrapporter, men også i andre publikationer, som kan vise din ekspertise og/eller din interesse.Din ekspertise bygger først og fremmest på dine medarbejdere, uanset om de er personlige eller partnere, som kan have de kunskaper, färdigheter og erfarenheter som krävs för att tillgodose behovet och genomföra ditt projektförslag.
Behov -> efterfrågan -> lösning
Endelig, efter at have set på behovet og efterspørgslen, er det dags at forklare, hvordan man opfylder dette behov, og hvorfor organisationen er bedst egnet til at gøre det.
Det betyder, at du forklarer dit projekt skridt for skridt, ved at definere og forklare de overordnede og specifikke mål, resultater og relaterede aktiviteter samt de mobiliserede ressourcer og omkostningerne for hver gruppe af aktiviteter (eller arbejdspakker).
Du skal her forklare, hvordan din plan er relevant for at opfylde det behov, som du har defineret. Det er vigtigt at bevise, at dit forslag er brugbart, at det er en prioritering, og at det adskiller sig fra det projekt, som allerede har været i gang.
Projektbeskrivelse: Vis de løsninger, som dit projekt tilbyder
Den logiska ramen
En tydlig och konsekvent beskrivning av ditt projektförslag bör syfta till att visa hur projektets lösningar bidrar till det behov som tidigare identifierats.
Matrisen for det logiske ramværk (eller logframe) er et værktøj, som kan hjælpe dig med konsekvent at formulere dit projektforslag gennem at definiera:
- Projektets mål og deres hierarki,
- Overvågning og evaluering af projektets resultater,
- de vigtigste eksterne faktorer, der kan påvirke projektets succes.
Matrisen for det logiska ramverket ger också en grund för att fastställa resursbehov och kostnader eller budget för verksamheten. Når matrisen er klar, skal den give en sammenfatning af projektdesignen.
For at gå ud over den introduktion, som hermed gives, kommer du til at få yderligere metodologiske detaljer i Metoder til levering af bistand - Retningslinjer for projektcyklusstyring.
Förklara "Vad"
At ikke give en fuldstændig beskrivelse af et projekt er en af de hyppigste fejltagelser. Når du beskriver dit projektforslag må du utgå från att utvärderaren inte vet något om din organisation, ditt nationella eller regionala sammanhang, din verksamhet osv.
Her er "vad & varför"-metoden, som du kan følge:
- Hvad planlægger du at gøre? Og hvorfor?
- På hvilken måde er denne aktivitet specifik for projektet?
- Er det en pilot, eller er det resultatet af en pilot? Motiver din forklaring
- Hvordan kobles det til et identificeret behov eller hul?
- Hvordan er spørgsmålene formuleret? - Må spørgsmålene stämma överens med en strategisk anpassning eller med finansiärens mål?
- Hvordan deles den op i arbejdsområder? Efter målgruppe/tidsskala/finansielle mål/aktivitetstype?
- Hvem kommer til at levere arbejdet:
- Hovedorganisation (beskriv organisationen, organisationens meriter, hvorfor er denne organisation bedst egnet til at gennemføre dette projekt)?
- Findes det leveringspartnere? Hur passar de in?
- Entreprenører/ tillhandahållna tjänster?
- Strategisk partner (projektovervågning)?
- Organisationsschema (skema eller diagram som viser hvordan organisationer hænger sammen)?
- Hvordan passer er publik/mottagare ind i billedet? Hvilke interagerer de med?
Konstruer et projektmål ved hjælp af S.M.A.R.T.
At skrive et projektmål korrekt ved hjælp af S.M.A.R.T.-kriterierne betyder, at man skaber mål, som er specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbestemte. Her er en guide, der hjælper dig med at skabe et effektivt S.M.A.R.T.-mål:
Specifik
Definiera målet tydligt: Målet bör vara tydligt och specifikt för att säkerställa att alla förstår vad som förväntas. Det bør besvara W-frågorna: Vad behöver åstadkommas? Hvem kommer til at være involveret? Var kommer det at äga rum?
Mätbar
Kvantificer målet: Inkludera mätbara element för att spåra framsteg och veta när målet är uppnått. Definiera indikatorer på framgång - dessa kan vara numeriska mål eller specifika milstolpar.
Opnåelig
Sikker gennemførbarhed: Målet bør være realistisk og opnåeligt inden for rammerne af dine ressourcer og begrænsninger. Det bør udfordre din evne, men alligevel være muligt.
Relevant
Stämma överens med målen för ESF+: Se till att ditt mål är relevant för målen för ESF+, t.ex. att främja social integration, förbättra utbildning och fortbildning eller öka sysselsättningsmöjligheterna
Tidsbestämd
Ange en tidsgräns: Ditt mål bör ha en tydlig tidslinje som anger när resultatet/resultaten kan uppnås. Dette bidrager til at skabe en følelse af, at det er bråttom og opmuntrer til håndtering.
Mål, udfald, resultat
At opnå målene
Europæiske fonde har flere vigtige dokumenter, der definerer prioriteringer og forventede resultater. Se til at dit projekt opfylder kravene i specifikationerne. Dit projekt kommer ikke til at finansieres om det ikke opfylder de mål som efterfrågas i inbjudan. For at få valuta for pengene må du forstå, hvordan disse mål evalueres
Output og resultat
Oprätta baslinjer för att utvärdera projektets övergripande nytta:
- Identifiera ert utgångsläge,
- identificere var du befinner dig nu,
- egen eller publiceret statistik/diagram/rapporter,
- Første undersøgelse eller interview med brugere/formånstagere.
Hur ser framgång ut?
När ingen beslutter om der er output og era resultat for projektet:
- Nogle finansiører foretrækker output frem for outcome og vice versa (f.eks. økonomisk kontra socialt).
- Var realistisk, når det gælder, hvad din organisation kan gøre.
- Underlova och överleverera (siffror såväl som tid).
- Balance med valuta for pengene.
- Identificer eventuelle antagelser og risici, som kan hindre indflydelse.
- Fundera på hvordan det rent praktisk går til at måle resultat.
- Se til at du forstår definitionen af utdata.
Informerar om hur du ska mäta projektets framgång - verktyg för att mäta resultat:
- sammanställning av uppgifter - evenemangsplaner - dagböcker/kalendrar - närvaro/engagemang - produktionssiffror - aktivitetsnivåer,
- bygge i tide for at overvåge,
- Identificer den bedste kilde,
- konsistens,
- lämpliga intervall.
Holdbarhed og exitstrategi
Hållbarhet är förmågan hos ett projekts resultat att bibehållas efter det att bidragsfinansieringen upphört. Du bør kunne forklare, hvordan du kommer til at sikre denne hållbarhet inom projektet och ge konkreta exempel, t.ex:
- Spredning af resultater - planlæg en strategi for dette,
- resultatens overførbarhed til andre - beskriv hvordan
- Fortsättning av verksamheten - utarbetande av en genomförandeplan.
För vem (stödmottagare)
Målgruppen for jeres projekt kommer til at drage nytte af de foranstaltninger, som I planlægger at iværksætte. Denne gruppe skal være definerbar og målbar.
Derefter må du vurdere, hvilke direkte og indirekte fordele denne målgruppe kommer til at få. Det er vigtigt at se, at dine målgrupper/klientgrupper drager nytte af alle aspekter af projektet, eller at de er differentierede.
Med vem?
Det er nødvendigt at tydeligt definere, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver. Når du har personlige fordele, er du klar over, hvem der skal arbejde med hvem. Använder ni personalens tid som matchningsmedel? Betald personal eller volontärer?
Det er tre kategorier af personer, der arbejder med projektet:
- Projektledningsteam: personer som kommer til at lede projektet og se til at de overordnede mål opfyldes.
- Projektgenomförandegrupp: gruppe som kommer til at ansvara för att genomföra besluten. De kommer til at gennemføre projektet (rekruttering, upphandling osv.) og afslutte projektet (endelige anspråk, likvidation, arv, utvärdering).
- Projektpartner: organisationer, der kommer til at følge med dig i gennemførelsen af dit projekt. Det er vigtigt at definere disse partnere tidligt, så deres engagement maksimeres fra starten af projektet. På den måde kan du også få deres meninger og råd under hele projektet.
Var
Projektets lokalisering må defineres ud fra, at projektvirksomheden og projektmodtagerne er vigtige. Det er vigtigt at være tydelig med denne plads og dens afstand. Tveka inte att bifoga kartor till din ansökan om det behövs.
Når (tidslinje)
Når det gælder hele projektets varaktighet, må du være omhyggelig med at definere start- og slutdato så realistisk som muligt. Se til, at du afsætter tilstrækkeligt med tid til at afslutte projekter.
Alle projektaktiviteter skal have start- og slutdato. Fastställ om de olika projektaktiviteterna sker samtidigt eller om de är beroende av varandra.
Projektets merværdi
For på bedste vis at vise nytan med projektet bør du identificere organisationer, der tilbyder samme eller lignende virksomhed og forklare, hvordan det foreslåede projekt tilfører merværdi eller er omveldende. Forklar tydeligt, hvordan dit projekt ikke duplikerer eller ersätter en befintlig verksamhet. Endelig skal du løfte dine grunde frem til at arbejde på en bestemt måde og med visse partnere.