3.4. Utarbeta förslaget
Behovet av
I det här kapitlet behandlas behovet ur ett förslagsskrivningsperspektiv. Du bör också läsa kapitel 1 för att få en bredare bild av behoven hos din målgrupp.
Definiera behovet
För att bäst uttrycka ett behov är det nödvändigt att kontextualisera det genom att göra en bedömning av situationen. Detta behov måste ha uttryckts av aktörerna på fältet och fylla en lucka. Det är därför nödvändigt att höra med de viktigaste aktörerna som är kopplade till detta problem för att förstå och formulera deras behov som helhet: dess nödsituation, dess utmaningar, dess hinder, intressenterna, de centrala frågorna osv. Du måste vara uppmärksam på att vissa behov är dolda och svårare att identifiera direkt. Individers stödbehov kan vara komplexa och varierande.
Det är viktigt att vara tydlig och specifik när det gäller de behov som du lyfter fram:
- Behov: Vilken är den sak du försvarar/stödjer? Inom vilket verksamhetsområde vill du agera?
- Målgrupp: För vem tillgodoses detta behov? Vilka är de människor som påverkas av denna fråga?
- Sammanhang: Förklara i vilket sammanhang detta behov uppstår: historiskt, sociopolitiskt, demografiskt osv.
- Geografisk räckvidd: I vilket geografiskt område är behovet som mest påtagligt?
- Gap: Vad saknas för närvarande som ni behöver mål för att åtgärda?
- Intressenter: Vilka andra aktörer kan involveras? På vilket sätt påverkas de?
Bevisa behovet
Det är viktigt att visa varför ditt projekt behövs genom konkreta bevis. För att objektifiera behovet finns det två huvudsakliga sätt att belysa det: litterära resurser i ämnet samt kvalitativa och kvantitativa data. Tillförlitliga och erkända resurser och/eller uppgifter är avgörande för att stödja ditt förslag och visa var och vad som är den lucka som ditt förslag syftar till att fylla.
När det gäller litterära resurser handlar det om att hitta relevanta studier för att stödja det behov som du tidigare har definierat och uttryckt. Litteraturen finns i landstrategidokument och relevanta utvecklingspolitiska dokument från EU-institutionerna (Europeiska kommissionen, Europaparlamentet, Europeiska unionens råd) och deras forskningscentrum, EU-organ (t.ex. Eurofound, EU-OSHA, etc.), FN och dess fackorgan, OECD, etc. Att utveckla kontakter med universitet, akademiker och forskare inom ditt område kan också hjälpa dig att hitta rätt studier och precisera dina behov.
Dessutom kan du konsultera projekt som redan genomförts i ämnet för att förstå vad som har misslyckats, var åtgärder behövs eller hur man kan komplettera eller fylla luckan med redan genomförda åtgärder.
Som ett komplement kan du också genomföra fältundersökningar för att kvantifiera ditt behov. Vilken typ av undersökning som ska genomföras varierar och är mångfaldig, det är upp till dig att avgöra vad som är mest relevant för din organisation. Forskare kan också hjälpa dig i det avseendet, att identifiera vilken typ av data, att utforma din undersökning metodologiskt eller eventuellt att genomföra undersökningen för sin egen forskning:
- För kvalitativt innehåll kan du genomföra intervjuer (individuella eller kollektiva) och samla in vittnesmål.
- För kvantitativt innehåll är det relevant att genomföra undersökningar/enkäter för att nå ett större antal personer och kvantifiera behovet.
Var medveten om de fördomar som är relaterade till representativiteten i ditt urval och uttryck dessa fördomar när du objektifierar ditt behov.
Demonstrera expertis
Därefter måste du visa att din organisation är bäst lämpad att tillgodose detta behov och att den ombeds att göra det. Detta kan göras genom att samla in kvalitativa bevis: engagemang i lokalsamhället, stödbrev, meriter, användning av dina partner. Du bör också lyfta fram liknande projekt som du har genomfört tidigare och som har gett dig erfarenhet av att tillgodose detta behov. Du bör hitta denna information i dina verksamhetsrapporter eller dina partners rapporter, men också i andra publikationer som kan visa din expertis och/eller ditt intresse.Din expertis bygger först och främst på dina medarbetare, oavsett om de är personal eller partners, som kan ha de kunskaper, färdigheter och erfarenheter som krävs för att tillgodose behovet och genomföra ditt projektförslag.
Behov -> efterfrågan -> lösning
Slutligen, efter att ha visat på behovet och efterfrågan, är det dags att förklara hur ni tillgodoser detta behov och varför er organisation är bäst lämpad att göra det.
Det innebär att du förklarar ditt projekt steg för steg, genom att definiera och förklara de övergripande och specifika målen, resultaten och relaterad verksamhet samt de mobiliserade resurserna och kostnaderna för varje grupp av verksamheter (eller arbetspaket).
Du ska här förklara hur din plan är relevant för att möta det behov som du har definierat. Det är viktigt att bevisa hur ditt förslag är användbart, hur det tar itu med en prioritering och hur det skiljer sig från projekt som redan har ägt rum.
Projektbeskrivning: visa de lösningar som ditt projekt erbjuder
Den logiska ramen
En tydlig och konsekvent beskrivning av ditt projektförslag bör syfta till att visa hur projektets lösningar bidrar till det behov som tidigare identifierats.
Matrisen för det logiska ramverket (eller logframe) är ett verktyg som kan hjälpa dig att konsekvent formulera ditt projektförslag genom att definiera:
- Projektets mål och deras hierarki,
- Övervakning och utvärdering av projektets resultat,
- de viktigaste externa faktorer som kan påverka projektets framgång.
Matrisen för det logiska ramverket ger också en grund för att fastställa resursbehov och kostnader eller budget för verksamheten. När matrisen är klar ska den ge en sammanfattning av projektdesignen.
För att gå utöver den introduktion som härmed ges, kommer du att få ytterligare metodologiska detaljer i Aid delivery methods – Project cycle management guidelines.
Förklara “Vad”
Att inte ge en fullständig beskrivning av ett projekt är ett av de vanligaste misstagen. När du beskriver ditt projektförslag måste du utgå från att utvärderaren inte vet något om din organisation, ditt nationella eller regionala sammanhang, din verksamhet osv.
Här är “vad & varför“-metoden som du kan följa:
- Vad planerar ni att göra? Och varför?
- På vilket sätt är denna aktivitet specifik för projektet?
- Är det en pilot, eller är det resultatet av en pilot? Motivera din förklaring
- Hur kopplar det till ett identifierat behov eller gap?
- Hur är frågorna formulerade? – Måste frågorna stämma överens med en strategisk anpassning eller med finansiärens mål?
- Hur delas den upp i arbetsområden? Efter målgrupp/tidsskala/finansiärsmål/aktivitetstyp?
- Vem kommer att leverera arbetet:
- Huvudorganisation (beskriv organisationen, organisationens meriter, varför är denna organisation bäst lämpad att genomföra detta projekt)?
- Finns det leveranspartners? Hur passar de in?
- Entreprenörer/ tillhandahållna tjänster?
- Strategiska partner (projektövervakning)?
- Organisationsschema (schema eller diagram som visar hur organisationerna hänger ihop)?
- Hur passar er publik/mottagare in i bilden? Vilka interagerar de med?
Konstruera ett projektmål med hjälp av S.M.A.R.T.
Att skriva ett projektmål korrekt med hjälp av S.M.A.R.T.-kriterierna innebär att man skapar mål som är specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna. Här är en guide som hjälper dig att skapa ett effektivt S.M.A.R.T.-mål:
Specifik
Definiera målet tydligt: Målet bör vara tydligt och specifikt för att säkerställa att alla förstår vad som förväntas. Det bör besvara W-frågorna: Vad behöver åstadkommas? Vilka kommer att vara involverade? Var kommer det att äga rum?
Mätbar
Kvantifiera målet: Inkludera mätbara element för att spåra framsteg och veta när målet är uppnått. Definiera indikatorer på framgång – dessa kan vara numeriska mål eller specifika milstolpar.
Uppnåelig
Säkerställ genomförbarhet: Målet bör vara realistiskt och uppnåeligt inom ramen för dina resurser och begränsningar. Det bör utmana din förmåga men ändå vara möjligt.
Relevant
Stämma överens med målen för ESF+: Se till att ditt mål är relevant för målen för ESF+, t.ex. att främja social integration, förbättra utbildning och fortbildning eller öka sysselsättningsmöjligheterna
Tidsbestämd
Ange en tidsgräns: Ditt mål bör ha en tydlig tidslinje som anger när resultatet/resultaten kan uppnås. Detta bidrar till att skapa en känsla av att det är bråttom och uppmuntrar till handling.
Mål, utfall, resultat
Att uppnå målen
Europeiska fonder har flera viktiga dokument som definierar prioriteringar och förväntade resultat. Se till att ditt projekt uppfyller kraven i specifikationerna. Ditt projekt kommer inte att finansieras om det inte uppfyller de mål som efterfrågas i inbjudan. För att få valuta för pengarna måste du förstå hur dessa mål utvärderas
Output och resultat
Upprätta baslinjer för att utvärdera projektets övergripande nytta:
- Identifiera ert utgångsläge,
- identifiera var du befinner dig nu,
- egen eller publicerad statistik/diagram/rapporter,
- Första undersökningen eller intervjun med användare/förmånstagare.
Hur ser framgång ut?
När ni beslutar om er output och era resultat för projektet:
- Vissa finansiärer föredrar output framför outcome och vice versa (t.ex. ekonomiskt kontra socialt).
- Var realistisk när det gäller vad din organisation kan göra.
- Underlova och överleverera (siffror såväl som tid).
- Balans med valuta för pengarna.
- Identifiera eventuella antaganden och risker som kan hindra leveransen.
- Fundera på hur det rent praktiskt går till att mäta resultat.
- Se till att du förstår definitionen av utdata.
Informerar om hur du ska mäta projektets framgång – verktyg för att mäta resultat:
- sammanställning av uppgifter – evenemangsplaner – dagböcker/kalendrar – närvaro/engagemang – produktionssiffror – aktivitetsnivåer,
- bygga i tid för att övervaka,
- identifiera bästa källa,
- konsistens,
- lämpliga intervall.
Hållbarhet och exitstrategi
Hållbarhet är förmågan hos ett projekts resultat att bibehållas efter det att bidragsfinansieringen upphört. Du bör kunna förklara hur du kommer att säkerställa denna hållbarhet inom projektet och ge konkreta exempel, t.ex:
- Spridning av resultaten – planera en strategi för detta,
- resultatens överförbarhet till andra – beskriv hur
- Fortsättning av verksamheten – utarbetande av en genomförandeplan.
För vem (stödmottagare)
Målgruppen för ert projekt kommer att dra nytta av de åtgärder som ni planerar att vidta. Denna grupp måste vara definierbar och mätbar.
Sedan måste ni bedöma vilka direkta och indirekta fördelar denna målgrupp kommer att få. Det är viktigt att se till att dina målgrupper/klientgrupper drar nytta av alla aspekter av projektet eller att de är differentierade.
Med vem?
Det är nödvändigt att tydligt definiera vem som ansvarar för vilka uppgifter. När ni fördelar personal, var tydlig med vem som ska arbeta med vem. Använder ni personalens tid som matchningsmedel? Betald personal eller volontärer?
Det finns tre kategorier av personer som arbetar med projektet:
- Projektledningsteam: personer som kommer att leda projektet och se till att de övergripande målen uppfylls.
- Projektgenomförandegrupp: grupp som kommer att ansvara för att genomföra besluten. De kommer att genomföra projektet (rekrytering, upphandling osv.) och avsluta projektet (slutliga anspråk, likvidation, arv, utvärdering).
- Projektpartner: organisationer som kommer att följa med dig i genomförandet av ditt projekt. Det är viktigt att definiera dessa partner tidigt så att deras engagemang maximeras från början av projektet. På så sätt kan ni också få deras åsikter och råd under hela projektet.
Var
Projektets lokalisering måste definieras utifrån var projektverksamheten och projektmottagarna är belägna. Det är viktigt att vara tydlig med denna plats och dess avstånd. Tveka inte att bifoga kartor till din ansökan om det behövs.
När (tidslinje)
När det gäller hela projektets varaktighet måste ni vara noga med att definiera start- och slutdatum så realistiskt som möjligt. Se till att ni avsätter tillräckligt med tid för att slutföra projekte.
Alla projektaktiviteter måste ha start- och slutdatum. Fastställ om de olika projektaktiviteterna sker samtidigt eller om de är beroende av varandra.
Projektets mervärde
För att på bästa sätt visa nyttan med projektet bör du identifiera organisationer som erbjuder samma eller liknande verksamhet och förklara hur det föreslagna projektet tillför mervärde eller är omvälvande. Förklara tydligt hur ditt projekt inte duplicerar eller ersätter en befintlig verksamhet. Slutligen ska du lyfta fram dina skäl till att arbeta på ett visst sätt och med vissa partner.