10.3. Отношения с управляващите органи

Обобщение на най-добрите практики

Отворена комуникация
Поддържайте отворени линиите за комуникация. Редовно информирайте УО за напредъка на проекта, дори и да не са го поискали изрично. Прозрачността е от ключово значение.

Проактивно отчитане
Не чакайте крайни срокове. Изпращайте доклади, актуализации и необходима документация активно, като се уверите, че всичко е подробно и ясно.

Търсене на обратна връзка
Редовно искайте обратна връзка за изпълнението и напредъка на проекта. Това показва, че цените техните идеи и сте отворени за напътствия.

Редовни срещи
Планирайте периодични лични (или виртуални) срещи за обсъждане на основните етапи на проекта, предизвикателствата и очакванията. Ако възникнат предизвикателства или пречки, подхождайте към тях съвместно. Ангажирайте УО в намирането на решения, вместо да им представяте проблеми.

Участие в семинари/обучение
да участва във всички работни срещи, семинари или обучения, организирани от УО. Това показва ангажираност и предоставя възможности за създаване на мрежи и пряко взаимодействие.

Процес на програмиране и мониторинг с участие
Участието в заседанията за програмиране и мониторинг на дадена програма укрепва партньорството между управляващите органи и титулярите на проекти. 

Придържайте се към насоките
Осигуряване на стриктно спазване на насоките, разпоредбите и протоколите, определени от УО. Това ще изгради репутацията ви на надежден и спазващ правилата партньор.

Покана за участие в дейности по проекта
Активно канете представители на УО да присъстват на събития по проекта, на стартирането му или на други важни събития. Това им дава възможност да се запознаят с въздействието на проекта от първа ръка.

Незабавно адресиране на притесненията
Ако УО има някакви притеснения или проблеми, отговорете на тях бързо и ефективно. Демонстрирането на отзивчивост укрепва доверието.

Документиране и водене на документация
Уверете се, че всички взаимодействия, споразумения и обсъждания са добре документирани. Това гарантира яснота и може да бъде от полза при промяна на персонала или при възникване на спорове.

Участие в съвместна реклама
Сътрудничество с УО за популяризиране на основните етапи или успехи на проекта. Съвместните съобщения за пресата, събитията или медийните ангажименти могат да засилят чувството за партньорство.

Споделена визия
Редовно потвърждавайте общите цели и задачи на проекта. Тази обща визия може да послужи като основа за силни и съвместни отношения.

Практически приложения на проекта

Активиране на членството в Комитета за наблюдение, Правителство на Румъния: В Румъния правителството създаде мониторингови комитети за усвояване на средствата от ЕФРР и ЕСФ, като в съответствие с методологията и функционирането на комитетите най-малко 40% от членовете са представители на гражданското общество, академичните среди и социалните партньори. Организират се кръгли маси, семинари и работни срещи за улесняване на работата в мрежа, комуникацията и наблюдението на програмите (самото изпълнение и наблюдението на резултатите и разходите), както и за популяризиране на добри практики и посещения на място. 

ОП ПРАГА - Полюс на растежа на Чешката република (многофондова програма, ЕФРР+, ЕСФ+, програмен период 2014-2020 г.): Управляващият орган на оперативната програма реши да повиши доверието на кандидатите и бенефициентите, като създаде позиция на независим омбудсман. В случай на съмнения относно процедурата, процеса или поведението на служителите на УО, кандидатите или бенефициентите имаха възможност да се обърнат към независим експерт, без самоличността и въпросът им да са свързани със служителите на УО. Ролята на независимия експерт (омбудсмана) беше да оцени конкретната ситуация, да препоръча решение и най-подходящия начин на действие. Омбудсманът можеше също така да посредничи в проблемна ситуация между УО и кандидата или бенефициента. 

Създаване на социална и здравна гранична система в област Височина, Kraj Vysočina, Чешка република: Регионът Vysočina поддържаше активна комуникация и сътрудничество с Управляващия орган по време на целия проект. Съвместните консултации доведоха до взаимноизгодни решения, които спомогнаха за безпроблемното документиране и отчитане на проекта.