10.3. Relations avec les autorités de gestion

Résumé des meilleures pratiques

Communication ouverte
Gardez les lignes de communication ouvertes. Informez régulièrement l'autorité de gestion de l'avancement du projet, même si elle ne le demande pas explicitement. La transparence est essentielle.

Rapports proactifs
N'attendez pas les échéances. Soumettez les rapports, les mises à jour et la documentation nécessaire de manière proactive, en veillant à ce que tout soit détaillé et clair.

Demander un retour d'information
Demandez régulièrement un retour d'information sur la mise en œuvre et l'avancement de votre projet. Vous montrerez ainsi que vous appréciez leur point de vue et que vous êtes ouvert à leurs conseils.

Réunions régulières
Planifiez des réunions périodiques en face à face (ou virtuelles) pour discuter des étapes du projet, des défis et des attentes. En cas de difficultés ou d'obstacles, abordez-les en collaboration. Incitez l'EM à trouver des solutions plutôt que de lui présenter des problèmes.

Participer à des ateliers/formations
Participer aux ateliers, séminaires ou sessions de formation organisés par l'AM. Vous démontrerez ainsi votre engagement et vous aurez l'occasion de créer des réseaux et des interactions directes.

Processus participatif de programmation et de suivi
La participation aux réunions de programmation et de suivi d'un programme renforce le partenariat entre les autorités de gestion et les porteurs de projets. 

Respecter les lignes directrices
Veillez à respecter strictement les lignes directrices, les réglementations et les protocoles établis par l'AMM. Cela vous permettra d'asseoir votre réputation de partenaire fiable et respectueux des règles.

Invitation aux activités du projet
Invitez activement des représentants de l'autorité de gestion à assister aux événements du projet, à son lancement ou à toute autre étape importante. Cela leur permet d'avoir un aperçu direct de l'impact du projet.

Répondre rapidement aux préoccupations
Si l'AMM a des préoccupations ou des problèmes, répondez-y rapidement et efficacement. Faire preuve de réactivité permet d'instaurer la confiance.

Documentation et archivage
Veillez à ce que toutes les interactions, tous les accords et toutes les discussions soient bien documentés. Cela garantit la clarté et peut s'avérer utile en cas de changement de personnel ou de litige.

Faire de la publicité commune
Collaborez avec l'AM pour faire connaître les étapes ou les réussites du projet. Des communiqués de presse, des événements ou des engagements médiatiques conjoints peuvent favoriser un sentiment de partenariat.

Vision commune
Renforcer régulièrement les objectifs et les buts communs du projet. Cette vision commune peut servir de base à une relation forte et collaborative.

Applications pratiques des projets

Activation de l'appartenance à la commission de suivi, gouvernement de la Roumanie : En Roumanie, le gouvernement a mis en place des comités de suivi pour la mise en œuvre des fonds FEDER et FSE, et conformément à la méthodologie et au fonctionnement des comités, au moins 40% des membres sont des représentants de la société civile, des universités et des partenaires sociaux. Des tables rondes, des séminaires et des ateliers sont organisés pour faciliter la mise en réseau, la communication et le suivi des programmes (mise en œuvre proprement dite et suivi des résultats et des dépenses), ainsi que la promotion des bonnes pratiques et des visites sur le terrain. 

OP PRAGUE - Pôle de croissance de la République tchèque (programme plurifonds FEDER+, FSE+, période de programmation 2014-2020) : L'autorité de gestion du programme opérationnel a décidé d'accroître la confiance des demandeurs et des bénéficiaires en créant un poste de médiateur indépendant. En cas de doute sur la procédure, le processus ou la conduite du personnel de l'autorité de gestion, les demandeurs ou les bénéficiaires ont pu contacter un expert indépendant sans que leur identité et leur question ne soient liées au personnel de l'autorité de gestion. Le rôle de l'expert indépendant (médiateur) était d'évaluer la situation spécifique, de recommander une solution et la ligne de conduite la plus appropriée. Le médiateur était également en mesure de servir de médiateur dans une situation problématique entre l'AM et le demandeur ou le bénéficiaire. 

Création d'un système frontalier social et sanitaire dans la région de Vysočina, Kraj Vysočina, République tchèque : La région de Vysočina a maintenu une communication et une coopération actives avec l'autorité de gestion tout au long de son projet. Les consultations menées en collaboration ont abouti à des solutions mutuellement bénéfiques, ce qui a favorisé le bon déroulement de la documentation du projet et de l'établissement des rapports.