6.4. Slutlig utvärdering av projektet
Den slutliga utvärderingen är en analys av hur framgångsrikt ett projekt har varit när det avslutas. Observera att en utvärderingsplan ska tas fram i början av ditt projekt baserat på dina mål och syften. Mer information om detta finns i kapitlet Master the Proposal.
Utvärderingsrapporten ska ge feedback på projektverksamheten och dess resultat – med fokus på ledningens kvalitet – och rekommendationer om framtida hållbarhet och överföring av projektmetoden och resultaten.
Struktur för den slutliga utvärderingsrapporten
Vissa standardelement bör tas upp i varje utvärderingsrapport. Den exakta strukturen beror dock på projektets och utvärderingens specifika inriktning, behov och omständigheter.
Ett exempel på en struktur presenteras nedan:
- abstrakt,
- kortfattad bakgrund till projektet och dess logik,
- Utvärderingens syfte, omfattning och uppdragsgivare,
- metodik,
- Översyn av genomförandet,
- Presentation av resultaten avseende projektets resultat,
- slutsatser,
- rekommendationer,
- lärdomar som dragits,
- bilagor.
Utvärderingsrapporten bör normalt inte överstiga 20 till 30 sidor.
Vad ska utvärderas (resultat, effekter etc.), hur och med vem?
- Förändringar i målgruppens eller målgruppernas tänkande eller beteende,
- prestationer av medlemmar i målgruppen/målgrupperna,
- Projektets inverkan på medlemsinstitutionerna eller medlemsorganisationerna,
- Projektets inverkan på andra institutioner eller organisationer,
- någon mer omfattande inverkan på regionala eller nationella system
För att utvärdera de faktorer som nämns ovan kan flera verktyg användas:
- Granskning av projektrapporter och uppgifter,
- frågeformulär,
- intervjuer,
- observation,
- fokusgrupper,
- Fallstudier.
Spridning av rapporten
När utvärderingsrapporten är klar är det viktigt att den skickas till projektgruppen och projektets intressenter så att de kan ta del av resultaten och alla lärdomar, och för att se till att de viktigaste rekommendationerna omsätts i handling. När rapporten utarbetas är det därför viktigt att ha målgruppen i åtanke och skräddarsy dokumentet för dem. Att anordna ett möte med projektgruppen och intressenterna för att presentera resultaten av utvärderingen kan vara ett värdefullt sätt att sprida rapporten. Detta kan också underlätta diskussionen om hur man kan gå vidare och förbättra framtida projekt baserat på resultaten av utvärderingen.