10.5. Hantering av projektsvårigheter
Sammanfattning av bästa praxis
Regelbundna avstämningar
Planera in regelbundna projektstatusmöten för att övervaka framstegen, diskutera utmaningar och ta fram lösningar tillsammans.
Adaptiv planering
Var beredd att ändra projektplanen utifrån ändrade omständigheter eller oförutsedda utmaningar, och se till att tillvägagångssättet är flexibelt.
Riskhantering
Upprätta en riskhanteringsprocess för att identifiera, bedöma och prioritera potentiella hot och utveckla strategier för att mildra dem.
Omfördelning av resurser
Var beredd att omfördela resurser, såväl mänskliga som ekonomiska och materiella, för att hantera och övervinna utmaningar när de uppstår.
Problemlösning i samarbete
Uppmuntra en samarbetskultur där teammedlemmarna arbetar tillsammans för att identifiera och ta itu med utmaningar, genom att samla sin expertis och sina insikter.
Dokumentation
För detaljerade register över alla utmaningar som uppstått och de lösningar som genomförts. Detta underlättar inte bara ansvarsutkrävandet utan ger också en referens för framtida projekt.
Stresshantering
Ta hänsyn till de mentala och känslomässiga påfrestningar som utmaningar innebär för teamet och ge stöd, t.ex. genom rådgivning, teambuilding-aktiviteter eller pauser. Uppmärksamma och fira små prestationer och milstolpar för att stärka teamets moral och motivation.
Praktiska projekttillämpningar
MOAI LABS – Innovativt transnationellt laboratorium, Spanien, Portugal, Frankrike: För att säkerställa en smidig samordning och förvaltning av MOAI LABS inrättades styrande organ. Styrkommittén och MOAI-arbetsgruppen ansvarade för strategisk ledning, teknisk samordning och administrativ tillsyn. För löpande utvärdering och förbättring utvecklades den globala utvärderingsmetoden för MOAI LABS-projektet, och utvärderingen utfördes av en extern expertkommitté. Detta strukturerade tillvägagångssätt bidrog till att projektets mål uppnåddes utan oförutsedda incidenter och svårigheter.
Europe en Hainaut, Frankrike: Europe en Hainaut tog upp flera problem som lokala organisationer står inför, t.ex. bristande kapacitet att hantera EU-projekt och att hitta partner, samt det begränsade startkapital som behövs för att inleda ett EU-projekt. Lösningarna omfattade inbjudningar till intresseanmälan, partnerskap med banker för förfinansiering, erbjudande av utbildning om olika tekniska aspekter av EU-finansiering och förslag till stöd inom områden som projektledning och slutrapportering.