3.4. Opbyg forslaget
Behovet for
Dette kapitel ser på behovet ud fra et forslagsskrivningssynspunkt. Du bør også tjekke Kapitel 1 til bredere tænkning om din målgruppes behov.
Definer behovet
For bedst at udtrykke et behov er det nødvendigt at kontekstualisere det ved at gøre status over situationen. Dette behov skal være udtrykt af aktørerne på området og adressere et hul. Det er derfor nødvendigt at høre de vigtigste aktører i forbindelse med dette problem for at forstå og indramme deres behov som en helhed: dets nødsituation, dets udfordringer, dets forhindringer, interessenterne, de centrale spørgsmål osv. Du skal være opmærksom på, at nogle behov er skjulte og sværere at identificere direkte. Enkeltpersoners støttebehov kan være komplekse og varierede.
Det er vigtigt at være tydelig og specifik omkring behov som du bringer frem:
- Behov: Hvad er det for en sag, du forsvarer/støtter? Inden for hvilket område ønsker du at handle?
- Målgruppe: Hvem får opfyldt dette behov? Hvem er de mennesker, der er berørt af dette problem?
- Kontekst: Forklar den kontekst, hvori dette behov opstår: historisk, sociopolitisk, demografisk osv.
- Geografisk rækkevidde: Hvad er det geografiske område, hvor dette behov er mest tydeligt?
- Gap: Hvad mangler der i øjeblikket, som du har brug for mål til at løse?
- Interessenter: Hvilke andre aktører kan inddrages? Hvordan bliver de påvirket?
Bevis for behovet
Det er vigtigt at demonstrere, hvorfor der er behov for dit projekt gennem konkrete beviser. For at objektivere behovet er der to hovedmåder at fremhæve det på: litterære ressourcer om emnet og kvalitative og kvantitative data. Pålidelige og anerkendte ressourcer og/eller data er nøglen til at støtte dit forslag og demonstrere, hvor og hvad der er det hul, som dit forslag sigter mod at udfylde.
Hvad angår litterære ressourcer, handler det om at finde relevante studier, der understøtter det behov, som du tidligere har defineret og udtrykt. Litteraturen kan findes i landestrategipapirer og relevante udviklingspolitiske dokumenter udarbejdet af europæiske institutioner (Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union) og deres forskningscentre, EU-agenturer (f.eks. Eurofound, EU-OSHA osv.), FN og dets specialiserede agenturer, OECD osv. At udvikle kontakter med universiteter, akademikere og forskere inden for dit felt kan også hjælpe dig med at finde de rigtige studier og objektivere dine behov.
Derudover kan du konsultere allerede gennemførte projekter om emnet for at forstå, hvad der er mislykkedes, hvor der er behov for handling, eller hvordan man kan supplere eller udfylde hullet med allerede gennemførte tiltag.
Som et supplement kan du også udføre feltundersøgelser for at kvantificere dit behov. Den type undersøgelse, der skal gennemføres, er varieret og mangfoldig, og det er op til dig at afgøre, hvad der er mest relevant for din organisation. Forskere kan også hjælpe dig i den henseende, med at identificere typen af data, med at udforme din undersøgelse metodisk eller eventuelt med at Gennemfør undersøgelsen til deres egen forskning:
- For kvalitativt indhold kan du foretage interviews (individuelle eller kollektive) og indsamle udtalelser.
- For kvantitativt indhold er det relevant at gennemføre undersøgelser/afstemninger for at nå ud til et større antal mennesker og kvantificere behovet.
Vær opmærksom på de skævheder, der er forbundet med repræsentativiteten af din stikprøve, og udtryk disse skævheder, når du objektiverer dit behov.
Demonstrer ekspertisen
Dernæst skal du demonstrere, at din organisation er bedst egnet til at opfylde dette behov og bliver bedt om at gøre det. Det kan gøres ved at indsamle kvalitative beviser: engagement i lokalsamfundet, støtteerklæringer, resultater, brug af partnere. Du bør også fremhæve lignende projekter, som du tidligere har gennemført, og som har givet dig den erfaring, der skal til for at opfylde dette behov. Du bør finde disse oplysninger i dine eller dine partneres aktivitetsrapporter, men også i andre publikationer, der kan demonstrere din ekspertise og/eller interesse. Din ekspertise afhænger først og fremmest af dine medarbejdere eller partnere, som kan have den viden, de færdigheder og den erfaring, der skal til for at imødekomme behovet og gennemføre dit projektforslag.
Behov -> efterspørgsel -> løsning
Når du har påvist behovet og efterspørgslen, er det tid til at forklare, hvordan du opfylder dette behov, og hvorfor din organisation er bedst placeret til at gøre det.
Det betyder, at du skal forklare dit projekt trin for trin ved at definere og forklare de overordnede og specifikke mål, resultaterne og de relaterede aktiviteter samt de mobiliserede ressourcer og omkostninger for hver gruppe af aktiviteter (eller arbejdspakke).
Her skal du forklare, hvordan din plan er relevant for at opfylde det behov, du har defineret. Det er vigtigt at dokumentere, hvordan dit forslag er nyttigt, hvordan det adresserer en prioritet, og hvordan det adskiller sig fra projekter, der allerede har fundet sted.
Projektbeskrivelsen: demonstrer de løsninger, som dit projekt tilbyder.
Den logiske ramme
En klar og konsekvent beskrivelse af dit projektforslag bør sigte mod at demonstrere, hvordan projektets løsninger bidrager til det behov, der tidligere er identificeret.
Den logiske ramme (eller logframe) er et værktøj, der kan hjælpe dig med at formulere dit projektforslag på en konsekvent måde, ved at definerende:
- the project’s objectives and their hierarchy,
- overvågning og evaluering af projektets resultater; og,
- de vigtigste eksterne faktorer, der kan påvirke dit projekts succes.
Denne logiske rammematrix giver også et grundlag for at bestemme ressourcebehov og omkostninger eller budget for aktiviteter. Når matrixen er færdig, bør den give et resumé af projektdesignet.
For at gå ud over den introduktion, der hermed vil blive givet, vil du yderligere metodiske detaljer i Metoder til levering af bistand - Retningslinjer for projektcyklusstyring.
Forklar "hvad"
En af de mest almindelige fejl er ikke at beskrive et projekt fyldestgørende. Når du beskriver dit projektforslag, skal du gå ud fra, at bedømmeren ikke ved noget om din organisation, din nationale eller regionale kontekst, dine aktiviteter osv.
Her er den "hvad & hvorfor"-metoden, som du kan følge:
- Hvad har du tænkt dig at gøre? Og hvorfor?
- Hvordan er denne aktivitet specifik for projektet?
- Er det en pilot, eller er det resultatet af en pilot? Underbyg din forklaring.
- Hvordan hænger det sammen med et identificeret behov eller hul?
- Hvordan er spørgsmålene formuleret? - Skal du knytte an til et strategisk fit eller til bevillingsgiverens mål?
- Hvordan opdeles det i arbejdsområder? Efter målgruppe/ tidsskala/ finansierende mål/ aktivitetstype?
- Hvem skal levere arbejdet:
- Ledende organisation (beskriv organisationen, organisationens track record, hvorfor er denne organisation bedst til at levere dette projekt)?
- Er der leveringspartnere? Hvordan passer de ind?
- Entreprenører/leverede tjenester?
- Strategiske partnere (projektovervågning)?
- Organisationsdiagram (diagram, der viser, hvordan organisationerne hænger sammen)?
- Hvordan passer dit publikum/dine modtagere ind i billedet? Hvem interagerer de med?
Constructing a project objective using S.M.A.R.T.
Writing a project objective correctly using the S.M.A.R.T. criteria involves creating objectives that are Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. Here’s a guide to help you craft an effective S.M.A.R.T. objective:
Specifik
Define the Objective Clearly: The objective should be clear and specific to ensure everyone understands what is expected. It should answer the W questions: What needs to be accomplished? Who will be involved? Where will it take place?
Measurable
Quantify the Objective: Include measurable elements to track progress and know when the objective is achieved. Define the indicators of success – these could be numerical targets or specific milestones.
Achievable
Ensure Feasibility: The objective should be realistic and attainable within the scope of your resources and constraints. It should stretch your abilities but remain possible.
Relevant
Align with ESF+ Goals: Make sure your objective is relevant to the aims of the ESF+, such as promoting social inclusion, improving education and training, or enhancing employment opportunities.
Time-bound
Set a Deadline: Your objective should have a clear timeline specifying when the result(s) can be achieved. This helps to create a sense of urgency and prompts action.
Mål, output, resultater
Opfyldelse af mål
De europæiske fonde har flere vigtige dokumenter, der definerer prioriteter og forventede resultater. Sørg for, at dit projekt opfylder kravene i specifikationerne. Dit projekt vil nemlig ikke blive finansieret, hvis det ikke opfylder de mål, der kræves i indkaldelsen. For at sikre værdi for pengene skal du forstå, hvordan disse mål evalueres.
Output og resultater
Etablere baselines for at evaluere projektets overordnede fordel:
- identificere din baseline,
- identificere, hvor du er nu,
- your own or published statistics / diagrams / reports,
- first survey or interview of users/beneficiaries.
Hvordan ser succes ud?
Når beslutte dine output og resultater til projektet:
- Nogle bidragsydere foretrækker output frem for resultater og omvendt (f.eks. økonomisk frem for socialt).
- Vær realistisk omkring, hvad din organisation kan gøre.
- Lov for lidt og levér for meget (tal såvel som tid).
- Balance med værdi for pengene.
- Identificer eventuelle antagelser og risici, der kan forhindre levering.
- Tænk over, hvordan du måler resultaterne i praksis.
- Sørg for, at du forstår definitionen af output.
Fortæller, hvordan du vil måle dit projekts succes - værktøjer til at måle output:
- collation of records – Events Schedules – Diaries/Calendars – Attendance/Engagement – Production Figures – Activity Levels,
- indbygge tid til overvågning,
- identificere den bedste kilde,
- konsistens,
- passende intervaller.
Bæredygtighed og exit-strategi
Sustainability is the ability of a project’s results to be maintained after the grant funding ends. You should be able to explain how you will ensure this sustainability within the project and offer concrete examples, such as:
- dissemination of results – plan a strategy for this,
- transferability of results to others – describe how
- continuation of activities – develop an implementation plan.
Til hvem (modtagere)
Målgruppen for dit projekt vil drage fordel af de handlinger, du planlægger at foretage. Denne gruppe skal være definerbar og målbar.
Derefter skal du vurdere, hvilke direkte og indirekte fordele denne målgruppe vil få. Det er vigtigt at sikre, at dine målgrupper/klientgrupper drager fordel af alle aspekter af projektet, eller at de er differentierede.
Med hvem?
Det er nødvendigt klart at definere, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver. Når du tildeler personale, skal du være klar over, hvem der skal arbejde sammen med hvem. Bruger du personalets tid som matchende midler? Lønnet personale eller frivillige?
Her er tre kategorier af personer, der arbejder på projektet:
- Projektledelsesteam: personer, der skal lede projektet og sikre, at de overordnede mål bliver nået.
- Projektimplementeringsteam: gruppe, der vil være ansvarlig for at implementere beslutningerne. De vil implementere projektet (rekruttering, indkøb osv.) og lukke projektet (endelige krav, afvikling, arv, evaluering).
- Projektpartnere: organisationer, der vil ledsage dig i gennemførelsen af dit projekt. Det er vigtigt at definere disse partnere tidligt, så deres engagement maksimeres fra starten af projektet. Det vil også give dig mulighed for at få deres meninger og råd gennem hele projektet.
Hvor
Projektets placering skal defineres i forhold til projektaktivitetens placering og projektets modtagere. Det er vigtigt at være tydelig omkring denne placering og dens afstand. Tøv ikke med at inkludere kort i din ansøgning, hvis det er nødvendigt.
Hvornår (tidslinje)
Hvad angår varigheden af hele projektet, skal du være omhyggelig med at definere start- og slutdatoer så realistisk som muligt. Sørg for, at der er tid nok til at gennemføre projektet.
Alle projektaktiviteter skal have start- og slutdatoer. Find ud af, om de forskellige projektaktiviteter finder sted samtidigt, eller om de er afhængige af hinanden.
Projektets merværdi
For bedst at demonstrere projektets nytteværdi bør du identificere organisationer, der tilbyder den samme eller lignende aktivitet, og forklare, hvordan det foreslåede projekt tilfører værdi eller er transformativt. Forklar tydeligt, hvordan dit projekt ikke duplikerer eller fortrænger en eksisterende aktivitet. Endelig skal du fremhæve dine grunde til at arbejde på en bestemt måde og med bestemte partnere.