3.4. Изготвяне на предложението
Необходимостта
Тази глава разглежда необходимостта от гледна точка на писането на предложения. Трябва също така да проверите Глава 1 за по-широко осмисляне на нуждите на вашата целева група.
Определяне на необходимостта
За да се изрази най-добре една потребност, е необходимо тя да се контекстуализира, като се направи преглед на ситуацията. Тази потребност трябва да е изразена от участниците на терен и да е насочена към даден пропуск. Следователно е необходимо да се издирят основните участници, свързани с този проблем, за да се разбере и формулира тяхната потребност като цяло: нейната спешност, нейните предизвикателства, нейните пречки, заинтересованите страни, основните въпроси и т.н. Трябва да обърнете внимание, че някои нужди са скрити и по-трудно се идентифицират директно. Нуждите от подкрепа на отделните хора могат да бъдат сложни и разнообразни.
Важно е да сте ясни и конкретни по отношение на нуждите които представяте:
- Нуждаете се от: Каква е каузата, която защитавате/подкрепяте? В коя област на действие искате да действате?
- Целева аудитория: От кого се задоволява тази потребност? Кои са хората, засегнати от този проблем?
- Контекст: Обяснете контекста, в който възниква тази необходимост: исторически, социално-политически, демографски и т.н.
- Географски обхват: Какъв е географският обхват, в който тази нужда е най-очевидна?
- Недостиг: Какво липсва в момента, което трябва да бъде преодоляно?
- Заинтересовани страни: Кои други участници могат да бъдат привлечени? Как са засегнати те?
Доказване на необходимостта
Важно е да покажете защо вашият проект е необходим чрез конкретни доказателства. За да обективирате нуждата, има два основни начина да я подчертаете: литературни източници по темата и качествени и количествени данни. Надеждните и признати ресурси и/или данни са от ключово значение, за да подкрепят вашето предложение и да покажат къде и каква е празнината, която вашето предложение цели да запълни.
Що се отнася до литературните източници, въпросът е да се намерят подходящи проучвания в подкрепа на нуждата, която предварително сте определили и изразили. Литературните източници могат да бъдат намерени в стратегическите документи на страните и съответните документи за политиката за развитие, изготвени от европейските институции (Европейската комисия, Европейския парламент, Съвета на ЕС) и техните изследователски центрове, агенциите на ЕС (например Eurofound, EU-OSHA и др.), Организацията на обединените нации и нейните специализирани агенции, ОИСР и др. Развиването на контакти с университети, академични среди и изследователи във вашата област също може да ви помогне да намерите подходящите проучвания и да обективизирате нуждите си.
Освен това можете да се консултирате с вече осъществени проекти по темата, за да разберете какво се е провалило, къде е необходимо да се предприемат действия или как да се допълнят или запълнят пропуските с вече осъществени действия.
Като допълнение можете да проведете и полеви проучвания, за да определите количествено нуждите си. Видът на проучването, което трябва да се проведе, е разнообразен и многообразен, като вие сами трябва да определите кое е най-подходящо за вашата организация. Изследователите също могат да ви помогнат в това отношение, да определят вида на данните, да оформят методологически вашето проучване или евентуално да провеждане на проучването за собствените си изследвания:
- За качествено съдържание можете да провеждате интервюта (индивидуални или колективни) и да събирате препоръки.
- За количественото съдържание е уместно да се провеждат проучвания/анкети, за да се достигне до по-голям брой хора и да се определи количествено потребността.
Осъзнайте предубежденията, свързани с представителността на вашата извадка, и изразете тези предубеждения, когато обективирате своята потребност.
Демонстрирайте експертни познания
След това ще трябва да докажете, че вашата организация е най-подходяща да отговори на тази нужда и че от нея се иска да го направи. Това може да стане чрез събиране на качествени доказателства: ангажираност с вашата общност, писма за подкрепа, постижения, използване на вашите партньори. Трябва също така да изтъкнете сходни проекти, които сте изпълнявали в миналото и които са ви дали опит да посрещнете тази нужда. Тази информация трябва да намерите в отчетите за дейността си или в тези на партньорите си, но също така и в други ваши публикации, които биха могли да покажат вашия опит и/или интерес. вашият опит се основава на първо място на вашите хора, независимо дали са служители или партньори, които могат да имат знанията, уменията и опита, отнасящи се до удовлетворяване на потребността и изпълнение на вашето проектно предложение.
Нужда -> търсене -> решение
И накрая, след като покажете нуждата и търсенето, е време да обясните как задоволявате тази нужда и защо вашата организация е най-подходяща за това.
Това означава да обясните проекта си стъпка по стъпка, като определите и обясните общите и специфичните цели, постиженията и свързаните с тях дейности, както и мобилизираните ресурси и разходи за всяка група дейности (или работен пакет).
Тук трябва да обясните как вашият план е подходящ за задоволяване на нуждите, които сте определили. Важно е да представите доказателства за това, с какво вашето предложение е полезно, как отговаря на даден приоритет и с какво се различава от вече осъществените проекти.
Описание на проекта: представете решенията, които предлага вашият проект
Логическата рамка
Ясното и последователно описание на вашето проектно предложение трябва да има за цел да покаже как решенията на проекта допринасят за задоволяване на предварително установените нужди.
Матрицата на логическата рамка (или логическата рамка) е инструмент, който може да ви помогне да формулирате последователно своето проектно предложение, като определяне на:
- the project’s objectives and their hierarchy,
- мониторинг и оценка на постиженията на проекта; и,
- ключовите външни фактори, които биха могли да повлияят на успеха на вашия проект.
Тази матрица на логическата рамка също така представлява основа за определяне на потребностите от ресурси и разходите или бюджета на дейностите. След като бъде завършена, тази матрица трябва да предостави обобщение на проектния дизайн.
За да надхвърлите въведението, което ще бъде предоставено с настоящото, ще получите допълнителни методологически подробности в Методи за предоставяне на помощ - Насоки за управление на проектния цикъл.
Обяснете "Какво"
Непълното описание на проекта е една от най-често срещаните грешки. Когато описвате проектното си предложение, трябва да приемете, че оценителят не знае нищо за вашата организация, за националния или регионалния контекст, за вашите дейности и т.н.
Тук е "какво и защо", който можете да следвате:
- Какво планирате да направите? Защо?
- Как тази дейност е специфична за проекта?
- Това е пилотен проект или е резултат от пилотен проект? Подкрепете обяснението си.
- По какъв начин тя е свързана с идентифицирана нужда или пропуск?
- Как са формулирани въпросите? - Трябва ли да се обвързват със стратегическото съответствие или с целите на финансиращия орган?
- Как се разделя на части от работата? По аудитория/ времеви график/ цел на финансиращия орган/ вид дейност?
- Кой ще достави работата:
- Водеща организация (опишете организацията, нейния опит, защо тази организация е най-подходяща за изпълнението на този проект)?
- Има ли партньори за доставка? Как се вписват те?
- Изпълнители/предоставени услуги?
- Стратегически партньори (надзор на проекта)?
- Организационна схема (схема или диаграма, която показва как организациите са свързани помежду си)?
- Как се вписва аудиторията/бенефициентите ви в картината? С кого си взаимодействат те?
Constructing a project objective using S.M.A.R.T.
Writing a project objective correctly using the S.M.A.R.T. criteria involves creating objectives that are Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. Here’s a guide to help you craft an effective S.M.A.R.T. objective:
Специфичен
Define the Objective Clearly: The objective should be clear and specific to ensure everyone understands what is expected. It should answer the W questions: What needs to be accomplished? Who will be involved? Where will it take place?
Measurable
Quantify the Objective: Include measurable elements to track progress and know when the objective is achieved. Define the indicators of success – these could be numerical targets or specific milestones.
Achievable
Ensure Feasibility: The objective should be realistic and attainable within the scope of your resources and constraints. It should stretch your abilities but remain possible.
Relevant
Align with ESF+ Goals: Make sure your objective is relevant to the aims of the ESF+, such as promoting social inclusion, improving education and training, or enhancing employment opportunities.
Time-bound
Set a Deadline: Your objective should have a clear timeline specifying when the result(s) can be achieved. This helps to create a sense of urgency and prompts action.
Цели, крайни продукти, резултати
Изпълнение на целите
Европейските фондове разполагат с няколко основни документа, определящи приоритетите и очакваните резултати. Уверете се, че проектът ви отговаря на изискванията на спецификациите. Всъщност проектът ви няма да бъде финансиран, ако не отговаря на целите, изисквани в поканата. За да гарантирате съотношението между качество и цена, трябва да разберете как се оценяват тези цели.
Изходи и резултати
Установяване на базови стойности за оценка на цялостния проект полза:
- определяне на изходната линия,
- да определите къде се намирате сега,
- your own or published statistics / diagrams / reports,
- first survey or interview of users/beneficiaries.
Как изглежда успехът?
Когато вземане на решение за вашите продукти и резултати. за проекта:
- Някои финансиращи организации предпочитат крайните продукти пред резултатите и обратното (напр. икономически пред социални).
- Бъдете реалисти по отношение на това, което вашата организация може да направи.
- Необещавайте достатъчно и изпълнявайте повече от очакваното (както в цифри, така и във време).
- Баланс и съотношение цена-качество.
- Идентифицирайте всички предположения и рискове, които биха могли да възпрепятстват изпълнението.
- Помислете за практическите аспекти на измерването на резултатите.
- Уверете се, че разбирате дефиницията на изхода.
Информира ви как ще измервате успеха на проекта - инструменти за измерване на резултатите:
- collation of records – Events Schedules – Diaries/Calendars – Attendance/Engagement – Production Figures – Activity Levels,
- вграждане на време за наблюдение,
- идентифицирайте най-добрия източник,
- последователност,
- на подходящи интервали.
Устойчивост и стратегия за излизане
Sustainability is the ability of a project’s results to be maintained after the grant funding ends. You should be able to explain how you will ensure this sustainability within the project and offer concrete examples, such as:
- dissemination of results – plan a strategy for this,
- transferability of results to others – describe how
- continuation of activities – develop an implementation plan.
За кого (бенефициери)
Целевата група на вашия проект ще се възползва от действията, които планирате да предприемете. Тази група трябва да може да бъде определена и измерена.
След това трябва да прецените какви преки и непреки ползи ще получи тази целева група. Важно е да се уверите, че вашите аудитории/клиентски групи се възползват от всички аспекти на проекта или че те са диференцирани.
С кого?
Необходимо е ясно да се определи кой за кои задачи отговаря. Когато разпределяте персонала, бъдете наясно кой с кого ще работи. Използвате ли времето на персонала като съпътстващи средства? Платен персонал или доброволци?
Ето три категории лица, които работят по проекта:
- Екип за управление на проекта: хората, които ще поемат ръководството на проекта и ще гарантират постигането на общите цели.
- Екип за изпълнение на проекта: групата, която ще отговаря за изпълнението на решенията. Те ще изпълняват проекта (набиране на персонал, обществени поръчки и т.н.) и ще приключват проекта (окончателни искове, ликвидация, наследство, оценка).
- Партньори по проекта: организации, които ще ви придружават при изпълнението на вашия проект. Важно е да определите тези партньори на ранен етап, така че тяхното участие да бъде максимално увеличено от самото начало на проекта. Това ще ви позволи също така да разполагате с техните мнения и съвети по време на целия проект.
Къде:
Местоположението на проекта трябва да се определи в зависимост от местоположението на проектната дейност и бенефициентите на проекта. Важно е това местоположение и неговото разстояние да бъдат ясно определени. Не се колебайте да включите карти в заявлението си, ако е необходимо.
Кога (времева рамка)
Що се отнася до продължителността на целия проект, трябва да внимавате да определите началната и крайната дата възможно най-реалистично. Уверете се, че сте предвидили достатъчно време за завършване на проекта.
Всички дейности по проекта трябва да имат начална и крайна дата. Определете дали различните дейности по проекта се изпълняват едновременно или са зависими една от друга.
Добавена стойност на проекта
За да демонстрирате най-добре полезността на проекта, трябва да посочите организации, които предлагат същата или подобна дейност, и да обясните как предложеният проект добавя стойност или е трансформиращ. Ясно обяснете как вашият проект не дублира или измества съществуваща дейност. И накрая, изтъкнете причините да работите по определен начин и с определени партньори.