4.6. Kan jag hjälpa till med projektet?
Kdy jsou změny nutné?
Potřeba změny grantové smlouvy o dotaci v projektech ESF+, ERDF nebo Interreg může nastat v několika situacích. Zde jsou uvedeny některé běžné situace, kdy mohou být takové změny nezbytné:
- Změny rozsahu projektu: Pokud dojde k významným změnám v cílech, činnostech nebo výsledcích projektu, které se odchylují od toho, co bylo původně uvedeno v grantové smlouvě nebo smlouvě o dotaci, může být vyžadován dodatek. To může zahrnovat přidání nebo odebrání složek projektu, úpravu cílové skupiny nebo změnu očekávaných výsledků.
- Úpravy rozpočtu: Pokud dojde ke změnám v rozpočtu projektu, které přesahují povolené limity nebo vyžadují realokaci finančních prostředků mezi rozpočtovými kategoriemi, může být nutný dodatek ke grantové smlouvě nebo smlouvě o dotaci. To může zahrnovat navýšení, snížení nebo přerozdělení finančních prostředků, aby se zajistil soulad s potřebami a prioritami projektu.
- Úpravy časového rámce: V případě potřeby prodloužit nebo zkrátit dobu trvání projektu nad rámec původního plánu může být vyžadována změna grantové smlouvy nebo smlouvy o dotaci. Důvodem mohou být nepředvídané okolnosti, zpoždění nebo potřeba přizpůsobit se změnám v harmonogramu realizace.
- Změny partnerství: Pokud dojde ke změnám v projektovém partnerství, například k přidání nebo odebrání projektových partnerů, může být nutné odpovídajícím způsobem aktualizovat grantovou smlouvu nebo smlouvu o dotaci. Tím se zajistí, že všechny zúčastněné strany budou řádně zdokumentovány a sladěny s cíli projektu.
- Požadavky na předkládání zpráv a hodnocení: Pokud dojde ke změnám v požadavcích na předkládání zpráv nebo evaluaci uvedených v původní grantové smlouvě nebo smlouvě o dotaci, může být nutné uzavřít dodatek, který bude odrážet aktualizovaná očekávání. To může zahrnovat úpravy četnosti, formátu nebo zprávy o realizaci, finančních výkazů nebo hodnotících činností.
- Aktualisering av regler och föreskrifter: Pokud dojde ke změnám v právním nebo regulačním rámci, kterým se řídí program financování nebo konkrétní projekt, může být nutné provést změnu, aby se zajistil soulad s novými požadavky. To může zahrnovat úpravy kritérií způsobilosti, pravidel pro zadávání veřejných zakázek nebo povinností podávat zprávy.
Je důležité si uvědomit, že přesný postup pro podání žádosti a získání změny grantové smlouvy nebo smlouvy o dotaci se může lišit v závislosti na konkrétním programu financování a zásadách financujícího orgánu. Doporučujeme nahlédnout do pokynů k programu a oslovit příslušné úředníky nebo orgány programu, abyste porozuměli konkrétním postupům a požadavkům pro podání žádosti o změnu.
Kdy nejsou změny nutné?
- Drobné administrativní změny: Pokud jsou navrhované úpravy drobnými administrativními změnami, které nemají významný dopad na rozsah, cíle, výsledky, rozpočet nebo časový plán projektu, nemusí být změna nutná. Tyto změny se obvykle týkají běžných administrativních úkonů, jako je aktualizace kontaktních informací, drobné úpravy formátů výkazů nebo podobné administrativní záležitosti, které nemají vliv na věcné aspekty projektu.
- Pokud jsou v rámci schválených limitů flexibilitet: Mnoho programů financování poskytuje určitou míru flexibility v rámci předem stanovených limitů. Pokud navrhované úpravy spadají do těchto předem stanovených limitů flexibility, jak je uvedeno v grantové smlouvě nebo smlouvě o dotaci, nemusí být vyžadován dodatek. Je však nezbytné prostudovat konkrétní pokyny programu a konzultovat je s orgánem pro financování, aby bylo zajištěno, že navrhované změny zůstanou v rámci přípustných limitů.
- Předem schválené změny: Některé programy financování mohou mít pro určité typy změn zvláštní postupy nebo mechanismy předběžného schvalování. Tato předběžná schválení se obvykle udělují pro předpokládané úpravy, které jsou v rámci financovaných projektů běžné. Pokud navrhované úpravy spadají do rozsahu předem schválených změn, nemusí být nutný dodatek. Je důležité konzultovat pokyny k programu a orgán pro financování, abyste zjistili, zda navrhované změny splňují podmínky pro předběžné schválení.
- Triviální přerozdělení rozpočtu: V případech, kdy navrhované úpravy zahrnují triviální přerozdělení rozpočtu, které nemá významný vliv na celkový rozpočet projektu, nemusí být změna vyžadována. Definice pojmu "triviální" se však může lišit v závislosti na programu financování a konkrétním kontextu projektu. Doporučujeme konzultovat pokyny programu a orgánu pro financování, abyste určili hranici, která je považována za triviální přerozdělení rozpočtu.
- Úpravy hlášení: Pokud se úpravy týkají pouze požadavků na předkládání zpráv, jako jsou změny šablon, četnosti nebo drobné úpravy obsahu zpráv, nemusí být změna nutná. Je však důležité zajistit, aby veškeré změny ve výkaznictví byly včas a transparentně oznámeny financujícímu orgánu.
Je důležité si uvědomit, že rozhodnutí o tom, zda je změna nutná, nakonec závisí na financujícím orgánu.
Jak připravit změnu?
- Přezkoumejte původní smlouvy: Začněte důkladným přezkoumáním původní grantové smlouvy nebo smlouvy o dotaci, která byla podepsána mezi financujícím orgánem a organizací, která projekt realizuje. Porozumějte podmínkám a závazkům uvedeným ve smlouvě, abyste mohli posoudit rozsah možných úprav.
- Určete povahu úprav: Určete, jaké konkrétní změny jsou pro projekt nutné. Může jít o úpravy projektových aktivit, výstupů, výsledků, rozpočtu, časového plánu, partnerství nebo požadavků na předkládání zpráv. Jasně formulujte důvody úprav a předložte podpůrnou dokumentaci nebo odůvodnění.
- Obraťte se na financující orgán: Obraťte se na příslušného programového pracovníka nebo kontaktní osobu v rámci financujícího orgánu a projednejte navrhované úpravy. Vyžádejte si od nich pokyny ohledně příslušných postupů a dokumentace potřebné k žádosti o změnu dohody nebo smlouvy. Poskytnou vám konkrétní pokyny a objasní případné specifické požadavky programu.
- Připravte žádost o změnu: Na základě pokynů obdržených od financujícího orgánu připravte formální žádost o změnu. Tato žádost by měla obsahovat jasný popis navrhovaných úprav, jejich zdůvodnění a potenciální dopad na výsledky projektu, rozpočet a časový harmonogram. Přiložte veškeré podpůrné dokumenty, jako jsou revidované plány projektu, rozpočtové tabulky nebo dohody o partnerství.
- Úpravy rozpočtu a finanční rozvaha: Pokud navrhované úpravy zahrnují úpravy rozpočtu, uveďte podrobný rozpis revidovaného rozpočtu a jasně vysvětlete, jak budou prostředky přerozděleny, přidány nebo sníženy. Zajistěte, aby byl revidovaný rozpočet v souladu s pokyny a zásadami programu financování.
- Dodržujte předpisy a právní aspekty: Zvažte všechny právní aspekty spojené s navrhovanými úpravami. Ověřte, zda jsou úpravy v souladu s příslušnými předpisy, pravidly pro zadávání veřejných zakázek nebo kritérii způsobilosti. Zajistěte, aby byla odpovídajícím způsobem aktualizována veškerá nezbytná právní dokumentace, jako jsou dohody o partnerství nebo smlouvy se subdodavateli.
- Časové plány a předkládání zpráv: Pokud úpravy ovlivňují časový plán projektu nebo požadavky na předkládání zpráv, uveďte aktualizovaný časový plán a harmonogram předkládání zpráv, ve kterém jasně uvedete, jak se projekt přizpůsobí změnám a splní revidované povinnosti.
- Předložení och schválení: Postupujte podle postupů stanovených financujícím orgánem. Předložte žádost o změnu spolu s podpůrnými dokumenty ve stanovené lhůtě. Financující orgán žádost přezkoumá, posoudí její proveditelnost a sdělí své rozhodnutí ohledně navrhovaných úprav. Schvalovací proces se může lišit v závislosti na programu a povaze úprav.
Žádost o změnu se podává a zpracovává v bezpapírové podobě na portálu možností financování a výběrových řízení.