6.6. Audity
Po ukončení projektu je nesmírně důležité uchovávat záznamy a další podpůrnou dokumentaci po dobu nejméně 5 let od jeho ukončení, aby bylo možné v případě auditu prokázat řádnou realizaci projektu a vykázané náklady.
Co je to audit?
Audit je administrativní kontrola (formou kontroly na místě a/nebo kontroly od stolu) prováděná u projektů financovaných Evropskou unií. Hlavními cíli auditu jsou:
- kontrola zákonnosti a správnosti výdajů projektu, tj. dodržování zákonů a předpisů a platných smluvních pravidel a kritérií,
- ověřování, zda byly finanční prostředky projektu použity efektivně a hospodárně, tj. v souladu s řádným finančním řízením,
- zajištění řádné realizace projektu.
Typy auditů
Externí audit (audit prvního stupně)
V některých případech může být požadováno, aby finanční výkazy projektu ověřil externí auditor. Často se tak děje u větších projektů nebo v případě, že projekt realizuje konsorcium partnerů a jedná se o finančně složitý projekt.
Externí audit poskytuje nezávislé ověření finančních výkazů projektu a může řídicímu orgánu i realizátorům projektu poskytnout ujištění, že finanční řízení projektu je řádné.
Externí audit však není vždy nutný. Potřeba externího auditu se řídí pravidly konkrétního fondu, velikostí a složitostí projektu a požadavky řídicího orgánu.
V každém případě, ať už je externí audit vyžadován, či nikoli, musí všechny projekty zajistit, aby měly zavedeny spolehlivé vnitřní kontroly a systémy finančního řízení, které zajistí řádné využívání finančních prostředků EU. Je také důležité vést přesné a komplexní záznamy o všech projektových činnostech a výdajích, protože ty budou v případě auditu potřeba.
Řídicí orgán
Tyto audity pomáhají zajistit, aby byly finanční prostředky využívány vhodně, v souladu s pravidly EU a vnitrostátními pravidly a aby bylo dosaženo zamýšlených výsledků. Zde je uveden obecný postup a soubor zásad, kterými se tyto audity řídí:
- Výběr projektů pro audit: Řídicí orgány obvykle používají k výběru projektů pro audit přístup založený na riziku. Mohou zohlednit různé faktory, jako je velikost projektu, jeho složitost, předchozí zjištění auditu a dosavadní výsledky příjemce při řízení finančních prostředků EU.
- Auditní postupy: Audit obvykle zahrnuje kontrolu projektové dokumentace, finančních záznamů a fyzické ověření výsledků projektu (pokud je to relevantní). To zahrnuje kontrolu souladu projektu s postupy pro podávání žádostí, pravidly pro zadávání veřejných zakázek, způsobilostí výdajů a dosažením cílů projektu.
- Zjištění auditu a následná opatření: Po provedení auditu vydá řídicí orgán zprávu o auditu, ve které podrobně uvede zjištěné nesrovnalosti nebo nesoulad s předpisy a doporučí nápravná opatření. V závislosti na závažnosti zjištění to může vést k finančním opravám (tj. vrácení finančních prostředků) nebo změnám v realizaci projektu.
Cílem těchto auditů je nejen zajistit finanční soulad, ale také zlepšit kvalitu provádění, zvýšit dopad projektů a přispět ke zjednodušení a snížení administrativní zátěže.
Audity jsou sice kritické, ale lze je vnímat i jako příležitost k učení a zlepšení. Zpětná vazba z procesu auditu může projektovým manažerům pomoci identifikovat potenciální nedostatky v jejich systémech řízení a kontroly projektů a přijmout nápravná opatření ke zlepšení jejich výkonnosti.
Konkrétní auditní postupy se mohou v jednotlivých zemích a programech lišit v důsledku rozdílů ve vnitrostátních pravidlech a správních strukturách.
Evropská komise
Ačkoli primární odpovědnost za řízení a kontrolu fondů EU, včetně provádění auditů na úrovni projektů, nesou členské státy, Evropská komise (EK) má rovněž pravomoc provádět vlastní audity. Tyto audity EK jsou obvykle zaměřeny na kontrolu účinnosti řídicích a kontrolních systémů zavedených členskými státy, ale mohou zahrnovat i audity jednotlivých projektů.
Audity EK na úrovni projektů jsou obecně spíše výjimkou než pravidlem. Obvykle se provádějí, pokud existují vážné obavy ohledně řídicích a kontrolních systémů v členském státě nebo pokud existují konkrétní obavy ohledně konkrétního projektu. Ve většině případů se EK spoléhá na audity prováděné řídicími orgány v jednotlivých členských státech a úloha EK spočívá spíše v ověřování, zda jsou tyto audity prováděny řádně a zda členské státy plní své povinnosti.
Mějte na paměti, že v případě nedodržení podmínek budou náklady považovány za nezpůsobilé, budou zamítnuty a budou vám uloženy správní a finanční sankce.
Poskytování důkazů
Při auditu budete muset předložit důkazy o nárokovaných výdajích. Nezapomeňte, že je třeba předložit originály dokladů (nebo jejich autorizované digitální kopie). Komise/agentura přijme jakýkoli dokument, který je podle vnitrostátních právních předpisů považován za originál. Pokud tyto dokumenty chybí, výdaje, ke kterým se vztahují, budou zamítnuty.
Uvědomte si, že aby byly náklady považovány za způsobilé, musí být:
- skutečně vzniklé (nikoliv odhadované, rozpočtované nebo imputované),
- vzniklé příjemci,
- vzniklé během trvání projektu a použité výhradně pro účely projektu.