4.7. Připravte se na zprávy o realizaci
Budete muset průběžně předkládat zprávy. Období pro předkládání zpráv jsou uvedena ve vaší grantové smlouvě. Tyto zprávy umožní orgánu, který vás dotuje, sledovat pokrok vašeho projektu. Je důležité, abyste nejprve předvídali vypracování těchto zpráv s ohledem na různé požadované vstupy (např. výkazy práce). V těchto zprávách budete muset uvést co nejvíce podrobností: výstupy, milníky, výsledky, kritická rizika, ukazatele atd.
- Výstupy – výstupy, které mají být předloženy EU (např. publikace, leták, zpráva o realizaci, brožura, seznam atd.).
- Milníky – kontrolní body projektu, které pomáhají mapovat jeho průběh (např. úvodní schůzky, řídící výbory, první návrh průzkumu, prototyp atd.). Mohou odpovídat dokončení klíčového výstupu, který umožňuje zahájit další fázi práce, nebo jsou potřebné v mezistupních.
Tyto zprávy musí splňovat podmínky stanovené předem orgánem poskytujícím dotaci v grantové smlouvě a musí být doručeny včas v souladu se stanoveným harmonogramem.
Hlavními a důležitými prvky těchto zpráv jsou:
- zpráva a prezentace práce vykonané od začátku projektu,
- co se plánuje do budoucna,
- problémy, rizika a otázky, které se vyskytly, a způsob jejich řešení, včetně případných odchylek od původního návrhu,
- aktualizace plánu,
Pokud jde o poslední bod, je důležité upřesnit, že účelem těchto zpráv je určit, zda máte nárok na další financování. Abyste mohli požádat o platby (dodatečné předběžné financování nebo průběžné platby), budete skutečně muset předkládat pravidelné zprávy (technické zprávy a finanční výkazy).
Další informace naleznete také na této stránce Evropské komise “Řízení grantů“, kde jsou k dispozici různé velmi užitečné kategorie, například dokumenty “Zprávy a žádosti o platbu” a “Výstupy a milníky”.