3.5. Buget și finanțe
Exigences de base en matière de coûts:
- există și sunt necesare pentru punerea în aplicare a proiectului,
- sunt identificabile, indicate în bugetul previzional global comun cu convenția de subvenționare,
- sunt rezonabile, justificate și conforme cu cerințele unei bune gestiuni financiare, în special în ceea ce privește economia și eficiența,
- se vor afla în cursul perioadei de desfășurare a proiectului stabilite în decizia dumneavoastră de sprijin,
- sunt verificabile și compatibile cu legislația europeană și cu reglementările naționale,
- remplissent les conditions spécifiées dans votre décision de soutien
Un cost nu este eligibil dacă face parte dintr-un alt proiect al UE sau dacă a fost finanțat de un alt ajutor public.
Les coûts éligibles doivent:
- se caracterizează printr-un raport cost-eficacitate bun:
- Economice: resursele utilizate trebuie să corespundă calității și cantității necesare.
- Efficients/efficaces: resursele trebuie să fie utilizate în cea mai bună manieră posibilă pentru a atinge rezultatul scontat.
- Adaptarea la obiectiv: proiectele trebuie să fie puse în aplicare astfel încât să atingă obiectivul și rezultatul scontat în cea mai bună manieră posibilă.
- să se conformeze normelor aplicabile în materie de trecere a piețelor sau de cumpărare,
- să respecte normele referitoare la obligațiile de informare.
Cerințe în materie de probe
Toate costurile eligibile pot fi dovedite prin copii de facturi, documente contabile sau alte documente care au fost înregistrate în conformitate cu bunele practici contabile (de exemplu, fișele de plată și fișele de timp care justifică cheltuielile de personal reale declarate), les reçus, les cartes d'embarquement et les billets utilisés doivent toujours être conservés comme preuves des frais de voyage payés), sau care răspund cerințelor aplicabile la alternativele contabile simplificate.
Dovezile care justifică costurile trebuie să fie conservate de către beneficiar timp de cinci ani după plata finală de către Comisie.
Trecerea pe piețele de servicii externe
Cheltuielile legate de expertiză și de serviciile externe necesare pentru punerea în aplicare a proiectului sunt eligibile pentru subvenție.
Serviciile de consultanță și alte servicii externe trebuie, în general, să fie achiziționate sau produse în concurență. Ei sunt supuși cerinței conform căreia proiectele trebuie să fie realizate în mod rentabil, ceea ce înseamnă că trebuie aleasă alternativa cea mai eficientă.
Documentația care arată cum și pe ce baze a fost efectuată alegerea furnizorului trebuie să fie întotdeauna disponibilă. În ceea ce privește costurile declarate în cererea de plată, trebuie să se furnizeze documentația privind diferitele etape ale procedurii de trecere pe piață.
Documentația referitoare la achiziționarea de servicii trebuie să precizeze amploarea, durata și natura muncii efectuate sau a serviciului furnizat. Este posibil să se utilizeze un contract sau o specificație a unei facturi.
Principalele cerințe:
- căutarea de oferte concurențiale pe lângă contractanții potențiali,
- să atribuie piața ofertei care prezintă cel mai bun raport calitate-preț,
- să respecte principiile de transparență și de egalitate de tratament al contractanților potențiali,
- să evite orice conflict de interese.
Élaboration du budget
Coûts eligibles
Costurile eligibile sunt repartizate astfel:
- coûts directs (costuri directe legate de gestionarea proiectului) : Le bénéficiaire doit fournir des preuves pour tous ces éléments s'il souhaite demander le remboursement de l'argent. Este vorba, în special, de elementele următoare:
- costurile de recrutare,
- les salaires du personnel pour les heures direct consacrées au projet (sunt eligibile salariile reale, plus taxele sociale și alte costuri legale incluse în remunerație),
- la formation du personnel,
- cheltuielile de personal și de voluntari,
- indemnizațiile de deplasare, de cazare și de ședere (rate rezonabile disponibile pe piață și care nu depășesc barierele aprobate periodic de Comisie),
- Les services:
- marketing și promovare,
- publicațiile/materialele de comunicare (descriere, estimarea numărului de pagini și de exemplare prevăzute, frecvența și limba de publicare, indicarea costurilor de producție pentru fiecare exemplar, precum și o estimare a costurilor de distribuție, dacă este cazul),
- la traduction (doit inclure: le nombre de langues, les pages à traduire, le tarif appliqué par page),
- l'interprétation (doit comprendre : le nombre de langues, le nombre d'interprètes, le nombre de jours et les tarifs journaliers doivent être précisés. Tariful de jurnalist acceptat pentru un interpret nu trebuie să depășească 700 de euro (TVA include). Interpreții trebuie să fie angajați la fața locului, în caz contrar trebuie să se furnizeze o justificare rezonabilă),
- evaluarea (dacă este necesar).
- la sous-traitance,
- Autre
- locație de săli,
- restaurare,
- achat/location de matériel,
- costuri/încrederi pentru participanți,
- costurile de prestare a formării.
- costurile indirecte (costuri care acoperă cheltuielile generale și cheltuielile de birou/administrative care nu pot fi direct legate de proiectul FSE+).
Suma totală de cheltuit pentru costurile indirecte este în general limitată la un forfait maxim de 15 % din costurile directe de personal și face parte din costurile totale ale proiectului. Un beneficiar nu are nevoie să furnizeze de dovezi pentru elementele care sunt incluse în costurile indirecte, tels que:
- les coûts de personnel central (RH/gestion),
- suportul informatic,
- l'entretien,
- les fournitures de bureau,
- les fotocopii,
- l'affranchissement,
- cheltuielile de telefonie/fax, încălzire,
- l'électricité ou d'autres formes d'énergie, l'eau,
- locația birourilor (cu excepția cazului în care acestea sunt utilizate exclusiv pentru activități legate de FSE),
- le mobilier de birou,
- les asigurări, etc..
Informații minime de furnizat pentru bugetul proiectului:
- costul total al proiectului,
- la répartition annuelle totale du projet,
- la ventilation annuelle pour chaque fournisseur (s'il y en a),
- lista principală a cheltuielilor de personal (cu, dacă este cazul, informațiile referitoare la rata orară)
Fondurile de contrapartidă și FSE ar trebui să fie incluse în buget.
La nivelul proiectului, cifrele privind totalul anual și totalul proiectului pentru:
- Coûts directs de personnel du FSE,
- Alte costuri directe ale FSE (dacă este cazul),
- Coûts indirects forfaitaires (le cas échéant).
Cifrele de mai sus ar trebui să corespundă cu cele din anexa financiară prezentată împreună cu cererea completă.
Coûts non eligibles
Cheltuielile următoare ne sont pas éligibles et ne sont pas acceptées:
- les contributions en nature: este vorba de contribuții neefectuate, de exemplu voluntare,
- lucrările, echipamentele sau spațiile puse la dispoziție gratuit,
- le rendement du capital,
- la dette et les charges de la dette,
- les créances douteuses,
- dispozițiile privind pierderile sau pierderile potențiale viitoare,
- les intérêts dus,
- les pertes de change,
- TVA, cu excepția cazului în care beneficiarul poate demonstra că nu este în măsură să o recupereze. Trebuie remarcat faptul că TVA-ul plătit de un organism public unor operatori angajați la TVA (cu ocazia achiziției de bunuri sau a prestării de servicii în cadrul punerii în aplicare a acțiunii cofinanțate) nu este eligibil. TVA-ul astfel colectat de către operatorii assujettizați va fi efectiv inversat în conturile statului membru al organismului public. Considerarea acestui TVA ca fiind un cost eligibil ar conduce la o dublă finanțare (de către Comunitate și de către veniturile fiscale),
- cheltuielile excesive sau incorecte,
- costurile declarate de către beneficiar și acoperite de o altă acțiune sau de un alt program de lucru care beneficiază de o subvenție comunitară,
- cheltuielile efectuate în afara țărilor participante la programul PROGRESS,
- costurile de recrutare,
- costul de achiziție a echipamentelor de infrastructură, inclusiv clădirile, terenurile și echipamentele ocazionale (cu excepția valorii amortizării anuale a echipamentelor achiziționate).
Opțiunea de cost simplificat (OCS)
Termenul "opțiuni de costuri simplificate" (OCS) se referă la o abordare simplificată a calculării și declarării costurilor în cadrul proiectelor finanțate de Uniunea Europeană (UE). OCS vizează să optimizeze și să simplifice sarcina administrativă asociată calculului costurilor, ceea ce permite beneficiarilor să gestioneze și să declare mai ușor cheltuielile legate de proiectul lor.
Datorită simplificării procesului de gestionare, acestea facilitează accesul la Fonduri structurale și de investiții europene (FSE+ și FEDER, fondurile care îi interesează pe prestatorii de servicii sociale, sunt de asemenea incluse în această categorie de fonduri) și permit organizațiilor să se concentreze mai mult pe realizarea obiectivelor.
În cadrul opțiunilor de costuri simplificate, beneficiarii pot utiliser
- les coûts unitaires,
- les sommes forfaitaires,
- ou les taux forfaitaires,
pentru a determina cheltuielile legate de proiectul lor. Aceste rate prestabilite sunt stabilite de UE și se bazează, în general, pe costuri medii sau pe estimări pentru activități sau rezultate specifice ale proiectului. Utilizând aceste metode simplificate, beneficiarii pot evita să își justifice costurile în mod individual, cu condiția ca aceștia să respecte condițiile de eligibilitate și de declarare a programului de finanțare al UE.
Utilizarea opțiunilor de costuri simplificate (OCS) în cadrul unor programe precum Fondul social european (FSE+), Fondul european de dezvoltare regională (FEDER) și Interreg variază în funcție de liniile directoare și de reglementările specifice fiecărui program. OCS sunt în general încurajate și promovate ca un mijloc de simplificare a calculului costurilor și de reducere a taxelor administrative pentru beneficiari. Cu toate acestea, caracterul obligatoriu sau nu al utilizării lor poate depinde de mai mulți factori.
În anumite cazuri, utilizarea OCS poate fi obligatorie pentru anumite activități de proiect sau categorii de costuri în cadrul acestor programe. De exemplu, anumite tipuri de costuri specifice, cum ar fi costurile de personal sau cheltuielile generale, pot avea niveluri prestabilite sau bareme standard care trebuie aplicate de beneficiari.
Cu toate acestea, este important de menționat că toate costurile unui proiect nu sunt eligibile pentru OCS și că anumite costuri pot necesita o documentație detaliată și justificări individuale. În plus, cerințele specifice și liniile directoare referitoare la OCS pot varia de la o regiune la alta, de la un stat membru la altul sau de la un apel la propuneri la altul în cadrul acestor programe.
Pentru a determina regulile și cerințele exacte privind OCS în cadrul FSE+, FEDER sau Interreg, este esențial să se consulte liniile directoare oficiale și documentația furnizată de autoritățile de gestionare sau de administratorii programelor în cauză..