6.7. Plan för bevarande
Dokumentation – vad ska sparas?
Bevarande av register (dokument) är en central EU-förordning. Kontrollera noggrant ditt avtal för krav på bevarande. I allmänhet är detta dokument som du bör behålla i minst 2 år efter projektavslutningen, för revisionsändamål, men landets förvaltningsmyndighet kan kräva att dokumenten bevaras längre:
Grundläggande dokument för projektrapporter
- senaste godkända versionen av ansökningsformuläret och budgeten,
- Avtal om bidrag,
- Bevis på redovisningssystemet (antingen separat redovisningssystem eller lämplig redovisningskod/kostnadsställe) för alla projektrelaterade transaktioner,
- projektpartnerskapsavtal och alla ändringar,
- Lägesrapporter inklusive alla obligatoriska bilagor, korrekt undertecknade och inlämnade,
- Förteckning över utgifter,
- Kopior av de viktigaste projektresultaten,
- Publicitetsmaterial såsom broschyrer, publikationer, webbplatser etc,
- Bekräftelse på mottagande av bidraget från föregående period.
Kostnader för personal
- Dokument som visar avtalsförhållandena (t.ex. anställningsavtal eller annat formellt avtal) för alla anställda som rapporterar personalkostnader (deltids- och heltidsanställda),
- Ett dokument som specificerar lönerna för varje relevant månad och varje person som arbetar med projektet (t.ex. lönespecifikationer, utskrift av redovisningssystemet),
- tidrapporter för det antal timmar som deklarerats. Tidrapporteringen skall: vara skriftlig, innehålla en beskrivning av den aktuella aktiviteten, vara godkänd av de personer som arbetar med åtgärden och deras arbetsledare/projektledare,
- Bevis på betalning av löner och eventuella ytterligare obligatoriska arbetsgivaravgifter (t.ex. socialförsäkring),
- beräkning av produktiva timmar,
- Beräkning av timpriser.
Externa experter och tjänster
- det valda erbjudandet eller avtalet,
- fakturor och betalningsbevis för externa tjänster och experter (t.ex. kontoutdrag),
- Leveranser och andra bevis på det arbete som utförts av externa experter.
Resor och logi
- dagordning eller liknande för mötet/seminariet/konferensen,
- Bevis på deltagande (t.ex. undertecknad deltagarförteckning),
- betalda fakturor eller handlingar med motsvarande bevisvärde (hotellräkningar, biljetter etc.),
- Information om ansökningar om dagtraktamente/dagersättning,
- Bevis på betalning av rese- och logikostnader (t.ex. kontoutdrag, kvitton, i förekommande fall ersättning till personalen).
Utrustning
- Bevis på inköp av utrustningen (datum och kostnad),
- När det gäller hyrd utrustning: hyresavtal,
- fakturor och betalningsbevis,
- Bevis på existens och användning i projektet (bilder, följesedel etc.).
Observera att projektledaren är den som ansvarar för den ekonomiska förvaltningen av projektet och för att samla in alla nödvändiga dokument som rör de utgifter som utförs från alla partner.
Regler för hållbarhet
Enligt varaktighetsregeln måste stödmottagaren behålla de EU-finansierade investeringarna i fem år efter slutbetalningarna (tre år för investeringar som skapats av små och medelstora företag) för investeringar i infrastruktur eller produktiva investeringar.
EU:s reklamskylt
EU:s synlighetselement (tavlor, plaketter) behöver inte sättas upp efter projektets avslutande. Det rekommenderas dock att dessa förvaras tillsammans med alla stödjande dokument tills deras bevarandeperiod har löpt ut.
Projektets webbplats
Projektwebbplatsen förväntas vanligtvis vara live och innehålla EU-synlighetselement endast fram till slutet av projektet. Du bör se till att behålla bevisen för publicerat innehåll på webbplatsen, särskilt när det gäller att synliggöra stödkanalen för EU-finansiering. Utskrivna och PDF-arkiverade skärmdumpar bör vara tillräckliga.
Utrustning (bärbara datorer, möbler) efter projektets avslutande
I allmänhet gäller de hållbarhetsregler som förklaras ovan inte för utrustning. Det finns dock ett övergripande krav på att säkerställa att medlen används för det avsedda ändamålet. Detta ska tolkas som att utrustningen ska fortsätta att användas på ett sätt som liknar projektmålet.
Kostnad efter nedläggning
Kostnader efter avslutandet är i allmänhet inte berättigade till återbetalning, med vissa undantag för verksamhet i samband med projektavslut, utvärdering och revision. Dessa bör dock uppkomma inom flera veckor efter projektets slutdatum.