3.6. Evaluatieplan
Aan het begin van je project moet je een evaluatieplan ontwikkelen op basis van je doelen en doelstellingen. Het moet gedeeld worden met alle partners en de volgende informatie bevatten: waarom de evaluatie wordt uitgevoerd, het doel ervan, wat er geëvalueerd zal worden, welke aspecten je organisatie wil evalueren en tegen welke doelstellingen, welke bronnen en indicatoren gebruikt zullen worden, wie de resultaten van het evaluatieproces zal gebruiken en waarvoor ze gebruikt zullen worden.
Om de evaluatie van je project goed te plannen, moet je de volgende stappen volgen:
Evaluatie Doelstellingen
Bepaal duidelijk de doelstellingen van het evaluatieplan, die moeten aansluiten bij de algemene doelen van het project. Specificeer de belangrijkste aspecten die zullen worden beoordeeld, zoals projectresultaten, effecten, efficiëntie, effectiviteit en duurzaamheid.
Keep in mind that it is impossible to evaluate everything! Decisions about the themes or areas which are to be evaluated should be spread across the following broad categories:
- de processen van het project: activiteiten, vergaderingen, communicatie
- de lopende projectplannen: de plannen voor verspreiding, exploitatie en duurzaamheid
- de output van producten: materialen, website, leerplatform, trainingen, conferenties
- het beheer en de dagelijkse werking van het project
- het "transnationale element": Europese toegevoegde waarde
Het is ook belangrijk dat sommige resultaten in de lijst worden opgenomen. Deze kunnen zijn:
- veranderingen in denken of gedrag van de doelgroep(en)
- prestaties van leden van de doelgroep(en)
- impact van het project op aangesloten instellingen of organisaties
- invloed van het project op andere instellingen of organisaties
- een bredere impact op regionale of nationale systemen.
Om nauwkeurige en zinvolle KPI's (key performance indicators) te ontwikkelen, is het in het algemeen nuttig om de S.M.A.R.T.-benadering te volgen. Dit betekent dat de indicatoren die je kiest:
Specifiek: duidelijk zijn over doelstellingen en verwachtingen is de eerste stap op weg naar het einddoel. Daarom moeten indicatoren het doel duidelijk definiëren en zich richten op het 'wie' en 'wat' van de interventie, 'hoe' en 'waar' het 'wie' het 'wat' doet.
Meetbaar: naast specifiek zijn in de doelstellingen, moet je ook in staat zijn om gegevens te kwantificeren of aan te geven waar je staat ten opzichte van het te bereiken doel. Het is daarom belangrijk dat de indicatoren die je kiest zowel kwantitatief als kwalitatief kunnen worden geteld en gemeten.
Haalbaar: indicatoren moeten haalbaar en realistisch zijn. De indicator is haalbaar als het prestatiedoel nauwkeurig de hoeveelheid of het niveau specificeert van wat moet worden gemeten om je doel te bereiken.
Relevant: indicatoren moeten relevant zijn voor de doelstellingen die je met je project wilt bereiken.
Tijdgebonden: indicatoren moeten worden gedefinieerd in een precies tijdsbestek. Zonder deadlines kan geen resultaat worden gepland.
Methoden voor gegevensverzameling
Beschrijf de methoden en bronnen die gebruikt zullen worden om relevante gegevens te verzamelen. Dit kunnen enquêtes, interviews, focusgroepen, bezoeken ter plaatse, documentanalyse of gegevens uit bestaande bronnen zijn. Denk na over de specifieke indicatoren en maatregelen die zullen worden gebruikt om de prestaties van het project te beoordelen.
Technieken voor gegevensanalyse
Leg uit welke analysetechnieken gebruikt zullen worden om de verzamelde gegevens te analyseren. Dit kunnen zowel kwalitatieve als kwantitatieve benaderingen zijn. Beschrijf voor kwalitatieve gegevens hoe thema's, patronen of trends zullen worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Voor kwantitatieve gegevens, specificeer de statistische methoden, zoals regressieanalyse of eenvoudige beschrijvende statistieken (gemiddelden, ...), die zullen worden gebruikt om de gegevens te analyseren.
Gegevensbeheer en kwaliteitsborging
Ga in op hoe gegevens worden beheerd, opgeslagen en beveiligd tijdens het evaluatieproces. Bespreek de stappen die genomen zullen worden om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen, waaronder het opschonen, verifiëren en valideren van gegevens. Schets eventuele protocollen die gevolgd zullen worden om de vertrouwelijkheid en privacy van gegevens te waarborgen.
Rapportage en visualisatie
Leg uit hoe de evaluatiebevindingen gerapporteerd en gecommuniceerd zullen worden. Beschrijf de vorm van het evaluatierapport, inclusief de structuur, inhoud en visualisaties die zullen worden gebruikt om de resultaten van de gegevensanalyse te presenteren. Overweeg het gebruik van grafieken, diagrammen en tabellen om de bevindingen effectief over te brengen.
Timing en frequentie
Specificeer het tijdschema en de frequentie van gegevensverzameling en analyse. Benoem de belangrijkste mijlpalen van de evaluatie, waaronder tussentijdse en eindevaluatieverslagen, en geef aan met welke tussenpozen de voortgang zal worden beoordeeld.
Betrokkenheid van belanghebbenden
Bespreek hoe belanghebbenden, zoals projectpartners, begunstigden en relevante autoriteiten, zullen worden betrokken bij het proces van gegevensanalyse. Ga in op eventuele plannen voor overleg met belanghebbenden, workshops of feedbackmechanismen om aanvullende inzichten te verzamelen.
Geleerde lessen en aanbevelingen
Beschrijf hoe de bevindingen van de gegevensanalyse zullen worden gebruikt om lessen te trekken en aanbevelingen te doen voor verbetering van het project. Benadruk het belang van het gebruik van de evaluatieresultaten om de besluitvorming te informeren en toekomstige acties te sturen.