3.4. Het voorstel bouwen
De noodzaak
Dit hoofdstuk bekijkt de behoefte vanuit het oogpunt van het schrijven van een voorstel. Je moet ook het volgende controleren Hoofdstuk 1 om breder na te denken over de behoeften van je doelgroep.
De behoefte definiëren
Om een behoefte zo goed mogelijk uit te drukken, moet ze in de juiste context worden geplaatst door de situatie te inventariseren. Deze behoefte moet zijn uitgedrukt door de actoren op het terrein en een leemte opvullen. Daarom is het nodig om de belangrijkste actoren in verband met dit probleem te peilen om hun behoefte in zijn geheel te begrijpen en te kaderen: de noodsituatie, de uitdagingen, de obstakels, de belanghebbenden, de kernproblemen, enz. Je moet er rekening mee houden dat sommige behoeften verborgen zijn en moeilijker rechtstreeks te identificeren. De ondersteuningsbehoeften van individuen kunnen complex en gevarieerd zijn.
Het is belangrijk om duidelijk en specifiek te zijn over de behoeften die u naar voren brengt:
- Nodig: Wat is het doel dat je verdedigt/ondersteunt? In welk actiegebied wil je actief zijn?
- Doelgroep: Door wie wordt in deze behoefte voorzien? Wie zijn de mensen op wie dit probleem betrekking heeft?
- Context: Leg uit in welke context deze behoefte zich voordoet: historisch, sociaal-politiek, demografisch, enz.
- Geografisch bereik: Wat is het geografische bereik waar deze behoefte het duidelijkst is?
- Gat: Wat ontbreekt er op dit moment en moet worden aangepakt?
- Belanghebbenden: Welke andere actoren kunnen worden betrokken? Hoe worden zij beïnvloed?
Bewijs de noodzaak
Het is belangrijk om met concreet bewijs aan te tonen waarom je project nodig is. Er zijn twee belangrijke manieren om de behoefte te objectiveren: literaire bronnen over het onderwerp en kwalitatieve en kwantitatieve gegevens. Betrouwbare en erkende bronnen en/of gegevens zijn essentieel om je voorstel te ondersteunen en aan te tonen waar en wat de leemte is die je voorstel wil opvullen.
Wat literaire bronnen betreft, is het een kwestie van het vinden van relevante studies die de behoefte ondersteunen die je eerder hebt gedefinieerd en uitgedrukt. De literatuur is te vinden in landenstrategiedocumenten en relevante ontwikkelingsbeleidsdocumenten van Europese instellingen (Europese Commissie, Europees Parlement, Raad van de EU) en hun onderzoekscentra, EU-agentschappen (bijv. Eurofound, EU-OSHA, enz.), de Verenigde Naties en hun gespecialiseerde agentschappen, de OESO, enz. Contacten leggen met universiteiten, academici en onderzoekers op uw vakgebied kan u ook helpen om de juiste studies te vinden en uw behoeften te objectiveren.
Daarnaast kun je projecten raadplegen die al zijn uitgevoerd over het onderwerp om te begrijpen wat er is mislukt, waar actie nodig is of hoe je de leemte kunt aanvullen of vullen met acties die al zijn uitgevoerd.
Als aanvulling kunt u ook veldonderzoeken uitvoeren om uw behoefte te kwantificeren. Het type onderzoek dat moet worden uitgevoerd is gevarieerd en meervoudig, het is aan u om te bepalen wat het meest relevant is voor uw organisatie. Onderzoekers kunnen u daarbij helpen, om het soort gegevens te identificeren, om uw enquête methodologisch te omkaderen of eventueel om het onderzoek uitvoeren voor hun eigen onderzoek:
- Voor kwalitatieve inhoud kun je interviews afnemen (individueel of collectief) en getuigenissen verzamelen.
- Voor kwantitatieve inhoud is het relevant om enquêtes/peilingen uit te voeren om een groter aantal mensen te bereiken en de behoefte te kwantificeren.
Wees je bewust van de vooroordelen met betrekking tot de representativiteit van je steekproef en druk deze vooroordelen uit bij het objectiveren van je behoefte.
De expertise aantonen
Vervolgens moet je aantonen dat jouw organisatie het meest geschikt is om in deze behoefte te voorzien en dat dit van je gevraagd wordt. Dit kun je doen door kwalitatief bewijs te verzamelen: betrokkenheid bij je gemeenschap, steunbrieven, staat van dienst, gebruik van je partners. Je moet ook wijzen op vergelijkbare projecten die je in het verleden hebt gedaan en die je de ervaring hebben gegeven om in deze behoefte te voorzien. Je moet deze informatie vinden in je activiteitenverslagen of die van je partners, maar ook in je andere publicaties die je expertise en/of interesse kunnen aantonen. Je expertise berust in de eerste plaats op je mensen, zowel medewerkers als partners, die mogelijk de kennis, vaardigheden en ervaring hebben om in de behoefte te voorzien en je projectvoorstel uit te voeren.
Behoefte -> vraag -> oplossing
Nadat je de behoefte en de vraag hebt aangetoond, is het tijd om uit te leggen hoe je in die behoefte voorziet en waarom jouw organisatie daarvoor het meest geschikt is.
Dit betekent dat je je project stap voor stap uitlegt, door de algemene en specifieke doelstellingen, de prestaties en gerelateerde activiteiten te definiëren en toe te lichten, evenals de ingezette middelen en kosten voor elke groep activiteiten (of werkpakket).
Je moet hier uitleggen hoe je plan relevant is om te voldoen aan de behoefte die je hebt gedefinieerd. Het is belangrijk om aan te tonen hoe nuttig je voorstel is, hoe het een prioriteit aanpakt en hoe het verschilt van projecten die al hebben plaatsgevonden.
De projectbeschrijving: laat zien welke oplossingen je project biedt
Het logische kader
Een duidelijke en consistente beschrijving van je projectvoorstel moet aantonen hoe de oplossingen van het project bijdragen aan de behoefte zoals die eerder is vastgesteld.
Het logisch kader (of logframe) is een hulpmiddel dat je kan helpen bij het consistent formuleren van je projectvoorstel, door definitie van:
- the project’s objectives and their hierarchy,
- het toezicht op en de evaluatie van de resultaten van het project; en,
- de belangrijkste externe factoren die het succes van je project kunnen beïnvloeden.
Deze logische kadermatrix biedt ook een basis om de benodigde middelen en de kosten of het budget van activiteiten te bepalen. Na voltooiing moet deze matrix een samenvatting geven van het projectontwerp.
Om verder te gaan dan de inleiding die hierbij wordt gegeven, vindt u meer methodologische details in Methoden voor steunverlening - Richtsnoeren voor projectcyclusbeheer.
Leg de "Wat" uit
Het niet volledig beschrijven van een project is een van de meest voorkomende fouten. Wanneer je je projectvoorstel beschrijft, moet je ervan uitgaan dat de beoordelaar niets weet over je organisatie, je nationale of regionale context, je activiteiten, enz.
Hier is de "wat & waarom" methode die je kunt volgen:
- Wat ben je van plan te doen? Waarom?
- Hoe is deze activiteit specifiek voor het project?
- Is het een piloot of komt het voort uit een piloot? Onderbouw je uitleg.
- Hoe sluit het aan bij een vastgestelde behoefte of leemte?
- Hoe zijn de vragen geformuleerd? - Moet je aansluiten bij een strategische fit of bij de doelen van de financier?
- Hoe wordt het opgesplitst in onderdelen van het werk? Naar doelgroep/ tijdschaal/ doel van de financier/ type activiteit?
- Wie levert het werk?
- Leidende organisatie (beschrijf organisatie, staat van dienst van organisatie, waarom is deze organisatie het meest geschikt om dit project te leveren)?
- Zijn er leveringspartners? Hoe passen zij in het geheel?
- Aannemers/ geleverde diensten?
- Strategische partners (projecttoezicht)?
- Organisatieschema (schema of diagram dat laat zien hoe de organisaties met elkaar verbonden zijn)?
- Hoe past je publiek/begunstigden in het plaatje? Met wie hebben ze interactie?
Constructing a project objective using S.M.A.R.T.
Writing a project objective correctly using the S.M.A.R.T. criteria involves creating objectives that are Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. Here’s a guide to help you craft an effective S.M.A.R.T. objective:
Specifiek
Define the Objective Clearly: The objective should be clear and specific to ensure everyone understands what is expected. It should answer the W questions: What needs to be accomplished? Who will be involved? Where will it take place?
Measurable
Quantify the Objective: Include measurable elements to track progress and know when the objective is achieved. Define the indicators of success – these could be numerical targets or specific milestones.
Achievable
Ensure Feasibility: The objective should be realistic and attainable within the scope of your resources and constraints. It should stretch your abilities but remain possible.
Relevant
Align with ESF+ Goals: Make sure your objective is relevant to the aims of the ESF+, such as promoting social inclusion, improving education and training, or enhancing employment opportunities.
Time-bound
Set a Deadline: Your objective should have a clear timeline specifying when the result(s) can be achieved. This helps to create a sense of urgency and prompts action.
Doelen, resultaten, uitkomsten
Doelen bereiken
Europese fondsen hebben verschillende sleuteldocumenten waarin prioriteiten en verwachte resultaten worden gedefinieerd. Zorg ervoor dat je project voldoet aan de vereisten van de specificaties. Je project wordt namelijk niet gefinancierd als het niet voldoet aan de doelstellingen die in de oproep worden gevraagd. Om waar voor je geld te krijgen, moet je begrijpen hoe deze doelstellingen worden geëvalueerd.
Uitkomsten
Basislijnen vaststellen om de algehele voortgang van het project te evalueren voordeel:
- stel uw basislijn vast,
- Identificeer waar je nu bent,
- your own or published statistics / diagrams / reports,
- first survey or interview of users/beneficiaries.
Hoe ziet succes eruit?
Wanneer beslissen over je output en resultaten voor het project:
- Sommige financiers geven de voorkeur aan outputs boven uitkomsten en vice versa (bijv. economisch versus sociaal).
- Wees realistisch over wat je organisatie kan doen.
- Beloof te weinig en lever te veel (zowel in cijfers als in tijd).
- Balans met waar voor je geld.
- Identificeer alle aannames en risico's die de levering kunnen belemmeren.
- Denk na over de praktische aspecten van het meten van resultaten.
- Zorg ervoor dat je de definitie van de uitvoer begrijpt.
Informeert hoe je het succes van je project gaat meten - tools om output te meten:
- collation of records – Events Schedules – Diaries/Calendars – Attendance/Engagement – Production Figures – Activity Levels,
- bouw tijd in om te controleren,
- bepaal de beste bron,
- consistentie,
- geschikte intervallen.
Duurzaamheid & Exit-strategie
Sustainability is the ability of a project’s results to be maintained after the grant funding ends. You should be able to explain how you will ensure this sustainability within the project and offer concrete examples, such as:
- dissemination of results – plan a strategy for this,
- transferability of results to others – describe how
- continuation of activities – develop an implementation plan.
Voor wie (begunstigden)
De doelgroep van je project zal profiteren van de acties die je van plan bent te ondernemen. Deze groep moet definieerbaar en meetbaar zijn.
Vervolgens moet je beoordelen welke directe en indirecte voordelen deze doelgroep zal ontvangen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je doelgroepen/cliëntengroepen profiteren van alle aspecten van het project of dat ze worden gedifferentieerd.
Met wie?
Het is noodzakelijk om duidelijk te definiëren wie verantwoordelijk is voor welke taken. Wees bij het toewijzen van personeel duidelijk over wie met wie gaat samenwerken. Gebruik je personeelstijd als matching funds? Betaald personeel of vrijwilligers?
Hier zijn drie categorieën van personen die aan het project werken:
- Project Management Team: mensen die de leiding nemen over het project en ervoor zorgen dat de algemene doelstellingen worden gehaald.
- Projectimplementatieteam: groep die verantwoordelijk is voor het implementeren van de beslissingen. Zij implementeren het project (werving, inkoop, etc.) en sluiten het project af (eindclaims, liquidatie, nalatenschap, evaluatie).
- Projectpartners: organisaties die je zullen begeleiden bij de implementatie van je project. Het is belangrijk om deze partners al in een vroeg stadium te definiëren, zodat hun betrokkenheid vanaf het begin van het project maximaal is. Zo kun je tijdens het hele project ook hun mening en advies krijgen.
Waar
De locatie van het project moet worden bepaald aan de hand van de locatie van de projectactiviteit en de begunstigden van het project. Het is belangrijk om duidelijk te zijn over deze locatie en de afstand. Aarzel niet om indien nodig kaarten bij je aanvraag te voegen.
Wanneer (tijdlijn)
Wat de duur van het hele project betreft, moet je erop letten dat je de begin- en einddatum zo realistisch mogelijk definieert. Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt om je project af te ronden.
Alle projectactiviteiten moeten een begin- en einddatum hebben. Bepaal of de verschillende projectactiviteiten tegelijkertijd plaatsvinden of dat ze van elkaar afhankelijk zijn.
Toegevoegde waarde van het project
Om het nut van het project zo goed mogelijk aan te tonen, moet je organisaties identificeren die dezelfde of een vergelijkbare activiteit aanbieden en uitleggen hoe het voorgestelde project waarde toevoegt of transformatief is. Leg duidelijk uit hoe je project een bestaande activiteit niet dupliceert of vervangt. Leg tot slot uit waarom je op een bepaalde manier en met bepaalde partners wilt werken.