4.6. Besoin d'ajuster un projet?
Quand les avenants sont-ils nécessaires?
La nécessité d’une convention de subvention ou d’un avenant à un contrat de subvention dans le cadre de projets FSE+, FEDER ou Interreg peut survenir dans plusieurs situations. Voici quelques scénarios courants dans lesquels de tels avenants peuvent s’avérer nécessaires :
- Changements dans la portée du projet : Si les objectifs, les activités ou les résultats du projet subissent des modifications importantes par rapport à ce qui était initialement prévu dans la convention de subvention ou le contrat de subvention, un avenant peut être nécessaire. Il peut s’agir d’ajouter ou de supprimer des éléments du projet, de modifier la population cible ou les résultats escomptés.
- Modifications budgétaires : Si le budget du projet subit des modifications qui dépassent les seuils autorisés ou qui nécessitent une réaffectation des fonds entre les catégories budgétaires, un avenant à la convention de subvention ou au contrat de subvention peut s’avérer nécessaire. Il peut s’agir d’une augmentation ou d’une diminution du budget, ou d’une réaffectation des fonds pour garantir l’alignement sur les besoins et les priorités du projet.
- Ajustements du calendrier : S’il est nécessaire de prolonger ou de raccourcir la durée du projet au-delà de ce qui était initialement prévu, un avenant à la convention de subvention ou au contrat de subvention peut être nécessaire. Cela peut être dû à des circonstances imprévues, à des retards ou à la nécessité de tenir compte de changements dans les calendriers de mise en œuvre.
- Modifications du partenariat : Si des modifications sont apportées au partenariat du projet, comme l’ajout ou la suppression de partenaires, un avenant peut être nécessaire pour mettre à jour la convention de subvention ou le contrat de subvention en conséquence. Cela permet de s’assurer que toutes les parties impliquées sont correctement documentées et alignées sur les objectifs du projet.
- Exigences en matière de rapports et d’évaluation : Si les exigences en matière de rapports ou d’évaluation spécifiées dans la convention de subvention initiale ou le contrat de subvention ont été modifiées, un avenant peut être nécessaire pour refléter les attentes actualisées. Il peut s’agir d’ajustements de la fréquence, du format ou du contenu des rapports d’avancement, des états financiers ou des activités d’évaluation.
- Mises à jour juridiques et réglementaires : En cas de modification du cadre juridique ou réglementaire régissant le programme de financement ou le projet spécifique, un avenant peut s’avérer nécessaire pour garantir la conformité avec les nouvelles exigences. Il peut s’agir de modifications des critères d’éligibilité, des règles de passation des marchés ou des obligations en matière de rapports.
Il est important de noter que la procédure exacte de demande et d’obtention d’un avenant à une convention de subvention ou à un contrat de subvention peut varier en fonction du programme de financement spécifique et des politiques de l’autorité de financement. Il est conseillé de consulter les lignes directrices du programme et de prendre contact avec les responsables du programme ou les autorités compétentes pour comprendre les procédures et les exigences spécifiques relatives à la demande d’avenant.
Quand les avenants ne sont-ils pas nécessaires?
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- Modifications administratives mineures : Si les ajustements proposés sont des changements administratifs mineurs qui n’ont pas d’impact significatif sur la portée, les objectifs, les résultats, le budget ou le calendrier du projet, un avenant peut ne pas être nécessaire. Ces modifications concernent généralement des tâches administratives de routine telles que la mise à jour des coordonnées, des ajustements mineurs des formats de rapport ou des questions administratives similaires qui n’ont pas d’incidence sur les aspects substantiels du projet.
- Dans les limites de flexibilité approuvées : De nombreux programmes de financement offrent un certain niveau de flexibilité dans des limites prédéfinies. Si les ajustements proposés s’inscrivent dans ces limites de flexibilité prédéfinies, telles que décrites dans la convention de subvention ou le contrat de subvention, un avenant peut ne pas être nécessaire. Toutefois, il est essentiel d’examiner les lignes directrices spécifiques du programme et de consulter l’autorité de financement pour s’assurer que les changements proposés restent dans les limites autorisées.
- Modifications approuvées au préalable : Certains programmes de financement peuvent disposer de procédures ou de mécanismes d’approbation préalable spécifiques pour certains types de modifications. Ces approbations préalables sont généralement accordées pour des ajustements anticipés qui sont courants dans le contexte des projets financés. Si les ajustements proposés entrent dans le cadre des modifications approuvées au préalable, un avenant formel n’est peut-être pas nécessaire.. Il est important de consulter les lignes directrices du programme et l’autorité de financement pour déterminer si les modifications proposées peuvent être approuvées au préalable.
- Réaffectations budgétaires mineures : Dans les cas où les ajustements proposés impliquent des réaffectations budgétaires insignifiantes qui n’affectent pas le budget global du projet de manière significative, un avenant peut ne pas être nécessaire. Cependant, la définition du terme « insignifiant » peut varier en fonction du programme de financement et du contexte spécifique du projet. Il est conseillé de consulter les lignes directrices du programme et l’autorité de financement pour déterminer le seuil de ce qui est considéré comme une réaffectation budgétaire insignifiante.
- Modifications des rapports : Si les ajustements ne concernent que les exigences en matière de rapports, tels que des changements dans les modèles de rapports, la fréquence ou des modifications mineures du contenu des rapports, un avenant n’est peut-être pas nécessaire. Toutefois, il est important de veiller à ce que toute modification des rapports soit communiquée à l’autorité de financement en temps opportun et de manière transparente.
Il est essentiel de noter que la décision de savoir si un avenant est nécessaire incombe en dernier ressort à l’autorité de financement.
Comment préparer un avenant?
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- Examiner la convention ou le contrat initial : commencez par examiner minutieusement la convention de subvention initial ou le contrat de subvention signé entre l’autorité de financement et l’organisation chargée de la mise en œuvre du projet. Comprenez les termes, les conditions et les obligations énoncés dans la convention afin d’évaluer la portée des ajustements potentiels.
- Identifier la nature des ajustements : Déterminez les changements spécifiques requis pour le projet. Il peut s’agir de modifications des activités, des produits, des résultats, du budget, du calendrier, du partenariat ou des exigences en matière de rapports. Expliquez clairement les raisons des ajustements et fournissez des documents ou des justifications à l’appui.
- Consulter l’autorité de financement : Contactez le responsable de programme ou le contact compétent au sein de l’autorité de financement pour discuter des ajustements proposés. Demandez-leur des conseils sur les procédures appropriées et la documentation requise pour demander des modifications de la convention ou du contrat. Ils fourniront des instructions spécifiques et clarifieront toute exigence propre au programme.
- Préparer une demande d’avenant : Sur la base des instructions reçues de l’autorité de financement, préparez une demande d’avenant formelle. Cette demande doit comprendre une description claire des ajustements proposés, leur justification et l’impact potentiel sur les résultats, le budget et le calendrier du projet. Joignez tous les documents justificatifs, tels que les plans de projet révisés, les feuilles de budget ou les accords de partenariat.
- Modifications budgétaires et considérations financières : Si les ajustements proposés impliquent des modifications budgétaires, fournissez une ventilation détaillée du budget révisé, en expliquant clairement comment les fonds seront réaffectés, ajoutés ou réduits. Veillez à ce que le budget révisé soit conforme aux lignes directrices et aux politiques du programme de financement.
- Conformité et considérations juridiques : Examinez les aspects juridiques et de conformité liés aux ajustements proposés. Vérifiez si les modifications sont conformes aux réglementations, aux règles de passation des marchés ou aux critères d’éligibilité applicables. Veillez à ce que les documents juridiques nécessaires, tels que les accords de partenariat ou les accords de sous-traitance, soient mis à jour en conséquence.
- Délais et rapports : Si les ajustements ont une incidence sur le calendrier du projet ou sur les exigences en matière de rapports, veuillez fournir un calendrier actualisé et un calendrier des rapports, en indiquant clairement comment le projet s’adaptera aux changements et respectera les obligations révisées.
- Soumission et approbation : Suivez les procédures de soumission spécifiées par l’autorité de financement. Soumettez la demande d’avenant accompagnée des documents justificatifs dans les délais prescrits. L’autorité de financement examinera la demande, évaluera sa faisabilité et communiquera sa décision concernant les ajustements proposés. La procédure d’approbation peut varier en fonction du programme et de la nature des ajustements.
Un avenant est demandé et traité sous forme dématérialisée dans le portail des opportunités de financement et d’appel d’offres.