3.5. Budget och finanser
Grundläggande krav på kostnader:
- har uppstått och är nödvändiga för att genomföra projektet
- är identifierbara och anges i den beräknade totala budgeten som bifogas bidragsavtalet
- är rimliga och motiverade samt uppfyller kraven på en sund ekonomisk förvaltning, särskilt när det gäller sparsamhet och effektivitet
- har uppstått under den projektperiod som fastställs i ditt beslut om stöd
- är verifierbara och förenliga med EU:s lagstiftning och nationella bestämmelser
- uppfyller de villkor som anges i ditt beslut om stöd
En kostnad är inte stödberättigande om den har ingått i ett annat EU-projekt eller finansierats genom något annat offentligt stöd.
Stödberättigande kostnader måste:
- kännetecknas av kostnadseffektivitet:
- Ekonomisk: de resurser som används måste vara av den kvalitet och kvantitet som behövs
- Effektivt: resurserna måste användas på bästa sätt för att uppnå det förväntade resultatet.
- Ändamålsenliga: projekten måste genomföras så att de når målet och det förväntade resultatet på bästa möjliga sätt
- följa tillämpliga upphandlings- eller inköpsregler
- följa reglerna om informationsskyldighet.
Krav på bevisning
Alla stödberättigande kostnader kan styrkas med fakturakopior, bokföringsunderlag eller andra handlingar som har bokförts i enlighet med god redovisningssed (dvs. lönespecifikationer och tidrapporter som styrker de faktiska personalkostnader som redovisats, kvitton, boardingkort och använda biljetter ska alltid sparas som underlag för betalda resekostnader), eller som uppfyller de krav som gäller för förenklade redovisningsalternativ.
Belägg som styrker kostnaderna skall bevaras av stödmottagaren i fem år efter kommissionens slutbetalning.
Upphandling av externa tjänster
Utgifter för extern expertis och externa tjänster för att genomföra projektet är berättigade till stöd.
Konsulttjänster och andra externa tjänster skall som huvudregel upphandlas eller produceras i konkurrens. De omfattas av kravet på att projekt skall bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt, vilket innebär att det mest effektiva alternativet skall väljas.
Dokumentation som visar hur och på vilka grunder valet av leverantör har gjorts ska alltid finnas tillgänglig. I samband med att kostnaden redovisas i ansökan om utbetalning skall dokumentation av de olika stegen i upphandlingsförfarandet tillhandahållas.
Dokumentationen avseende köp av tjänster ska ange omfattning, tidpunkt och art för utfört arbete eller tillhandahållen tjänst. Underlaget kan vara ett avtal eller en specifikation till en faktura.
Huvudsakliga krav:
- begära in konkurrenskraftiga anbud från potentiella entreprenörer,
- tilldela kontraktet till det anbud som ger bäst valuta för pengarna, dvs. det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,
- följa principerna om öppenhet och likabehandling av potentiella entreprenörer,
- se till att undvika eventuella intressekonflikter.
Uppbyggnad av budgeten
Stödberättigande kostnader
Stödberättigande kostnader fördelas på:
- Direkta kostnader (kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av projektet): Bidragsmottagaren måste styrka alla dessa poster om han/hon vill kräva tillbaka pengarna. Detta omfattar följande:
- Kostnader för rekrytering
- Personalens löner för de timmar som direkt läggs på projektet (faktiska löner plus sociala avgifter och andra lagstadgade kostnader som ingår i ersättningen är stödberättigande)
- utbildning av personal,
- skostnader för personal/volontärer,,
- Ersättning för resor, logi och uppehälle (rimliga priser som finns tillgängliga på marknaden och som inte överstiger de skalor som regelbundet godkänns av kommissionen),
- tjänster:
- marknadsföring och säljfrämjande åtgärder,,
- Publikationer/kommunikationsmaterial (beskrivning, en uppskattning av antalet sidor och exemplar, planerad utgivningsfrekvens och utgivningsspråk, en uppgift om produktionskostnaderna per exemplar samt en uppskattning av distributionskostnaderna i förekommande fall),
- Översättning (skall innehålla: antal språk, sidor som skall översättas, pris per sida),
- Tolkning (måste omfatta: antal språk, antal tolkar, antal dagar och dagspriserna måste anges. Det accepterade dagarvodet för en tolk får inte överstiga 700 EURO (inklusive moms). Tolkar bör anlitas lokalt, om så inte sker måste ett rimligt skäl anges),
- utvärdering (om så krävs).
- Underleverantörer,
- Övriga:
- hyra av rum/plats,
- catering,
- inköp/uthyrning av utrustning,
- Kostnader/incitament för deltagarna,
- kostnader för tillhandahållande av utbildning.
- indirekta kostnader (kostnader som täcker allmänna omkostnader och kontors- och administrationskostnader som inte direkt kan hänföras till ESF+-projektet).
Det totala belopp som får användas för indirekta kostnader begränsas vanligtvis till en schablonsats på högst 15 % av de direkta personalkostnaderna och kommer att utgöra en del av de totala projektkostnaderna. Bidragsmottagaren behöver inte tillhandahålla bevis för poster som ingår i indirekta kostnader, t.ex:
- Centrala personalkostnader (HR/ledning))
- IT-support
- underhåll,
- brevpapper,
- Fotokopiering,
- porto för utskick,
- Telefon- och faxkostnader, uppvärmning,
- elektricitet eller andra former av energi, vatten,
- kontorshyra (om den inte enbart används för ESF-relaterad verksamhet)
- kontorsmöbler,
- försäkringar etc.
Minsta information du behöver tillhandahålla för projektbudgeten:
- totala projektkostnader,
- totalt projekt årlig fördelning,
- Årlig uppdelning för varje leveranspartner (om det finns några),
- Huvudlista över personalkostnader (med uppgifter om timpris i förekommande fall).
Både matchningsfinansiering och ESF bör ingå i budgeten.
På projektnivå, årssumman och projektsumman för:
- ESF:s direkta personalkostnader,
- ESF:s övriga direkta kostnader (i förekommande fall),
- schablonberäknade indirekta kostnader (om tillämpligt).
Ovanstående ska motsvara samma siffror i den finansiella bilaga som lämnas in tillsammans med den fullständiga ansökan.
Icke stödberättigande kostnader
Följande kostnader är inte stödberättigande och godtas inte:
- Bidrag in natura: detta är bidrag som inte faktureras, t.ex. frivilliga bidrag,
- Arbete, utrustning eller lokaler som tillhandahålls kostnadsfritt,
- avkastning på kapital,
- skuld och avgifter för skuldtjänst,
- osäkra fordringar,
- avsättningar för förluster eller potentiella framtida skulder,
- upplupen ränta,
- valutakursförluster,
- Moms, såvida inte stödmottagaren kan visa att han/hon inte kan återkräva den. Det bör noteras att moms som betalas av ett offentligt organ till aktörer som är momspliktiga (när de köper varor eller tillhandahåller tjänster inom ramen för genomförandet av den samfinansierade åtgärden) inte är stödberättigande. Den mervärdesskatt som på detta sätt uppbärs av skattskyldiga aktörer kommer i själva verket att återföras till kontona i det offentliga organets medlemsstat. Att betrakta denna mervärdesskatt som en stödberättigande kostnad skulle leda till dubbel finansiering (av gemenskapen och av skatteintäkterna),
- överdrivna eller vårdslösa utgifter,
- Kostnader som deklarerats av stödmottagaren och som täcks av en annan åtgärd eller ett annat arbetsprogram som får gemenskapsbidrag,,
- kostnader som uppkommit utanför de länder som deltar i PROGRESS,
- Kostnader för rekrytering,
- Kostnader för inköp av infrastrukturutrustning, inklusive byggnader, mark och begagnad utrustning (utom upp till beloppet för den årliga avskrivningen av den inköpta utrustningen).
Förenklat kostnadsalternativ (SCO)
Termen “förenklade kostnadsalternativ” (SCO) avser ett förenklat tillvägagångssätt för att beräkna och rapportera kostnader i projekt som finansieras av Europeiska unionen (EU). SCO syftar till att rationalisera och förenkla den administrativa bördan i samband med kostnadsberäkningar, vilket gör det lättare för stödmottagarna att hantera och rapportera sina projektutgifter.
Tack vare förenklingen av förvaltningsprocessen underlättar de tillgången till de europeiska struktur- och investeringsfonderna (ESF+ och ERUF, de fonder som är av intresse för leverantörer av sociala tjänster, ingår också i denna kategori av fonder) och gör det möjligt för organisationer att fokusera mer på att uppnå målen.
Enligt de förenklade kostnadsalternativen kan förmånstagarna använda
- enhetskostnader,
- klumpsummor,
- eller fasta priser
för att fastställa sina projektkostnader. Dessa förutbestämda satser fastställs av EU och baseras vanligtvis på genomsnittliga kostnader eller uppskattningar för specifika projektaktiviteter eller resultat. Genom att använda dessa förenklade metoder kan stödmottagarna undvika behovet av individuella kostnadsredovisningar, förutsatt att de uppfyller kraven för stödberättigande och rapportering i EU:s finansieringsprogram.
Användningen av förenklade kostnadsalternativ (SCO) i program som Europeiska socialfonden (ESF +), Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) och Interreg varierar beroende på de specifika riktlinjerna och bestämmelserna för varje program. SCO uppmuntras generellt och främjas som ett sätt att förenkla kostnadsberäkningar och minska den administrativa bördan för stödmottagare. Huruvida användningen av dem är obligatorisk eller inte kan dock bero på flera faktorer.
I vissa fall kan användningen av SCO vara obligatorisk för vissa projektaktiviteter eller kostnadskategorier inom dessa program. Till exempel kan specifika typer av kostnader, såsom personalkostnader eller allmänna omkostnader, ha förutbestämda satser eller standardskalor som måste tillämpas av stödmottagarna.
Det är dock viktigt att notera att inte alla projektkostnader är berättigade till SCO, och vissa kostnader kan fortfarande kräva detaljerad dokumentation och individuella motiveringar. Dessutom kan de specifika kraven och riktlinjerna för SCO variera mellan olika regioner, medlemsländer eller specifika ansökningsomgångar inom dessa program.
För att fastställa de exakta reglerna och kraven för SCO inom ESF+, ERUF eller Interreg är det viktigt att konsultera de officiella riktlinjerna och dokumentationen från de relevanta förvaltningsmyndigheterna eller programadministratörerna.