8.2. Documente tipice de propunere de proiect
For each EU funding programme the specific documents required may vary according to the specific call for proposals and the managing authority. However, typically, the application process involves submitting several key documents that are generally similar across these programs.
Formular de cerere
Acesta este documentul principal în care vă prezentați proiectul. Acesta include, de obicei, secțiuni pentru un rezumat al proiectului, obiective, rezultate preconizate, activități, plan de lucru, grupuri țintă, detalii despre parteneriat și buget. Formularul trebuie completat într-una dintre limbile oficiale ale UE.
Formular de buget
This is usually a separate document or a part of the application form where you provide detailed financial information about your project, including the costs of each activity and how they will be covered. You also need to indicate any co-financing sources. EU-funded project budgets are usually broken down into several budget lines or categories, although the specifics can vary depending on the programme and nature of the project. Below are the common budget lines used in many EU projects:
- Staff Costs: This includes the salaries and social security contributions of the personnel directly employed by the project. This could include project managers, researchers, administrative staff, etc. Some programs may also allow for costs related to temporary staff or subcontractors.
- Travel and Subsistence: This budget line includes costs for travel and accommodations for staff when they are away from their normal place of work for project-related activities, such as meetings, conferences, site visits, etc.
- Equipment: This includes costs for purchasing, renting, or leasing equipment necessary for the implementation of the project. This could include lab equipment for research projects, IT hardware and software, vehicles, etc.
- Consumables and Supplies: This includes costs for materials and supplies that are used up during the course of the project. This could include office supplies, laboratory consumables, etc.
- Contractual Services: This budget line includes costs for services contracted specifically for the project. This could include consultants, auditors, translators, event organisers, etc.
- Other Direct Costs: This category includes other costs directly linked to the project that do not fall under the other categories. This could include costs for disseminating project results, costs for organising meetings or events, publication costs, etc.
- Indirect Costs (Overheads): This includes costs that are not directly linked to the project but are necessary for its implementation. This could include costs for utilities, office rent, administrative and financial management, etc. In some programs, these costs are calculated as a flat rate of the total direct costs.
Matricea cadrului logic (sau un document similar)
Unele programe pot necesita o matrice de cadru logic, care este un instrument utilizat pentru planificarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor. Aceasta prezintă obiectivele generale ale proiectului, obiectivele specifice, rezultatele preconizate, activitățile, indicatorii, sursele de verificare și ipotezele.
Un cadru logic standard constă într-o matrice 4×4 cu următoarele rânduri și coloane:
Rânduri (de sus în jos):
Gol: Schimbarea amplă, pe termen lung, la care va contribui proiectul.
Scop (cunoscut și sub numele de obiectivul sau rezultatele proiectului): Schimbările specifice, pe termen mediu, pe care proiectul urmărește să le producă.
Ieșiri (sau rezultate): Produsele sau serviciile tangibile pe care le va furniza proiectul.
Activități: Sarcinile care trebuie îndeplinite pentru a obține rezultatele.
Coloane (de la stânga la dreapta):
Descrierea logicii de intervenție: Aceasta detaliază ierarhia obiectivelor (scop, finalitate, rezultate și activități), așa cum a fost descrisă mai sus.
Indicatori: Acestea sunt declarații specifice, măsurabile, care arată modul în care vor fi măsurate progresele înregistrate în vederea atingerii fiecărui obiectiv.
Mijloace de verificare (cunoscute și sub denumirea de surse de verificare): Acestea sunt sursele de informații sau metodele de colectare a datelor care vor fi utilizate pentru a aduna dovezi cu privire la indicatori.
Ipoteze (sau Riscuri): Aceștia sunt factori aflați în afara controlului proiectului care ar putea afecta realizarea obiectivelor proiectului.
Matricea cadrului logic este un instrument dinamic, ceea ce înseamnă că trebuie actualizată și revizuită, după caz, pe parcursul ciclului de proiect. Este, de asemenea, un instrument participativ, ceea ce înseamnă că ar trebui să fie elaborat cu implicarea tuturor părților interesate cheie.
Declarația de parteneriat
În cazul în care proiectul dumneavoastră implică parteneri din organizații sau țări diferite, este posibil să fie necesar să prezentați o declarație de parteneriat semnată de fiecare partener. Aceasta confirmă acordul acestora de a participa la proiect și angajamentul lor față de obiectivele acestuia.
Formular de entitate juridică
Acest document este utilizat pentru a colecta informații juridice despre organizația solicitantă. De obicei, este nevoie de documente oficiale care să dovedească statutul juridic al organizației.
Formular de identificare financiară
Acest formular furnizează informații despre contul bancar în care va fi plătită subvenția UE în cazul în care cererea este acceptată.
Raportul de audit sau situațiile financiare
Unele apeluri vă pot cere să furnizați rapoarte de audit sau situații financiare recente pentru a dovedi capacitatea financiară a organizației dumneavoastră.
CV-uri ale personalului cheie
În cazul anumitor candidaturi, este posibil să fie necesară prezentarea CV-urilor personalului cheie al proiectului, pentru a demonstra calificările și experiența acestuia.