10.3. Rapporti con le autorità di gestione
Sintesi delle migliori pratiche
Comunicazione aperta
Mantenere aperte le linee di comunicazione. Aggiornate regolarmente l’AdG sull’andamento del progetto, anche se non lo richiede esplicitamente. La trasparenza è fondamentale.
Reporting proattivo
Non aspettate le scadenze. Presentate rapporti, aggiornamenti e documentazione necessaria in modo proattivo, assicurandovi che tutto sia dettagliato e chiaro.
Cercare un feedback
Chiedete regolarmente un feedback sull’attuazione e sui progressi del vostro progetto. In questo modo dimostrate di apprezzare le loro intuizioni e di essere aperti alle indicazioni.
Riunioni regolari
Programmate riunioni periodiche faccia a faccia (o virtuali) per discutere le tappe del progetto, le sfide e le aspettative. Se sorgono sfide o ostacoli, affrontateli in modo collaborativo. Coinvolgete l’AdG nella ricerca di soluzioni piuttosto che presentare loro i problemi.
Partecipare a seminari/formazione
Partecipare a workshop, seminari o sessioni di formazione organizzati dall’AdG. Questo dimostra l’impegno e offre opportunità di networking e interazione diretta.
Processo di programmazione e monitoraggio partecipativo
La partecipazione alle riunioni di programmazione e monitoraggio di un programma rafforza il partenariato tra le autorità di gestione e i titolari dei progetti.
Rispetto delle linee guida
Garantire il rigoroso rispetto delle linee guida, dei regolamenti e dei protocolli stabiliti dall’AdG. In questo modo vi farete una reputazione di partner affidabile e conforme.
Invito alle attività del progetto
Invitate attivamente i rappresentanti dell’AdG a partecipare a eventi, lanci o tappe significative del progetto. In questo modo potranno vedere in prima persona l’impatto del progetto.
Rispondere prontamente alle preoccupazioni
Se l’AdG ha dubbi o problemi, affrontateli con prontezza ed efficienza. Dimostrare prontezza di riflessi crea fiducia.
Documentazione e tenuta dei registri
Assicuratevi che tutte le interazioni, gli accordi e le discussioni siano ben documentati. Questo garantisce chiarezza e può essere utile in caso di cambio di personale o di controversie.
Impegnarsi in una pubblicità congiunta
Collaborare con l’AdG per pubblicizzare le tappe o i successi del progetto. Comunicati stampa, eventi o impegni con i media possono favorire un senso di partnership.
Visione condivisa
Rafforzare regolarmente gli obiettivi e le finalità condivise del progetto. Questa visione comune può fungere da base per una relazione forte e collaborativa.
Applicazioni pratiche del progetto
Attivazione di comitati di monitoraggio, Governo della Romania: in Romania, il governo ha istituito comitati di monitoraggio per l’attuazione dei fondi FESR e FSE e, in conformità con la metodologia e il funzionamento dei comitati, almeno il 40% dei membri è costituito da rappresentanti della società civile, del mondo accademico e delle parti sociali. Vengono organizzate tavole rotonde, seminari e workshop per facilitare la creazione di reti, la comunicazione e il monitoraggio dei programmi (attuazione in sé e monitoraggio dei risultati e della spesa), nonché la promozione di buone pratiche e visite sul campo.
OP PRAGA – Polo di crescita della Repubblica Ceca (programma plurifondo FESR+, FSE+, periodo di programmazione 2014-2020): L’Autorità di gestione del programma operativo ha deciso di accrescere la fiducia dei richiedenti e dei beneficiari istituendo la figura dell’Ombudsman indipendente. In caso di dubbi sulla procedura, sul processo o sulla condotta del personale dell’AdG, i richiedenti o i beneficiari hanno potuto contattare un esperto indipendente senza che la loro identità e le loro domande fossero collegate al personale dell’AdG. Il ruolo dell’esperto indipendente (Ombudsman) era quello di valutare la situazione specifica, raccomandare una soluzione e la linea d’azione più appropriata. Il Mediatore è stato anche in grado di mediare una situazione problematica tra l’AdG e il richiedente o il beneficiario.
Creazione di un sistema sociale e sanitario di frontiera nella Regione di Vysočina, Kraj Vysočina, Repubblica Ceca: La Regione di Vysočina ha mantenuto una comunicazione e una cooperazione attiva con l’Autorità di gestione per tutta la durata del progetto. Le consultazioni collaborative hanno portato a soluzioni reciprocamente vantaggiose, favorendo una documentazione e una rendicontazione del progetto prive di intoppi.